Case Study Controlli in accettazione con feedback su altro sistema gestionale

 

Aperitivo QualiWareNuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare”!
Vi proponiamo un Case Study relativo ai “Controlli in accettazione con feedback su altro sistema gestionale”.

Esigenza
Creare un sistema di comunicazione bidirezionale con il programma che gestisce la supply chain, in modo da rendere immediatamente disponibili ai fornitori i dati
sulla merce consegnata.

Soluzione
I dati relativi ai materiali in entrata sono inseriti via web dai fornitori nel gestionale; vengono poi importati in QualiWare ed esaminati da parte del Controllo Qualità dell’azienda, che, utilizzando il modulo controlli in accettazione, registra le verifiche effettuate sulla merce. Questi dati passano poi su una tabella di frontiera, che genera un feedback verso il gestionale; in questo modo si chiude il ciclo e c’è un controllo completo di tutte le fasi.

Vantaggi
Situazione monitorata costantemente, riduzione di contatti e richieste con i fornitori.  Possibilità di statistiche ed elaborazioni.

Case study: CV personale

 

Aperitivo QualiWareCome nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al “CV personale”.

Esigenza
Il Cliente ha necessità di interrogare un vasto database di informazioni relative ai dipendenti relativamente a Titoli, Attestati e Precedenti esperienze lavorative in occasione di gare d’appalto per la fornitura di servizi. Tra queste informazioni vi sono anche le scansioni degli attestati e di diplomi.

Soluzione:
E’ stata realizzata una specifica personalizzazione alla scheda Gestione del Personale in combinazione al modulo Documentale. Nella scheda Anagrafica del Personale sono state aggiunte due nuove schede oltre a quelle presenti nello standard ed accolgono “Titoli ed Attestati” e “Esperienze Lavorative ed Eventi Rilevanti”.

La modalità di inserimento dei dati avverrà in tutte le sezioni della scheda tramite la pulsantiera standard di QualiWare (conferma, annulla, inserisci, elimina). L’unica particolarità è presente nella sezione “Attestati” in cui sono presenti altri due pulsanti. Per l’inserimento di un nuovo attestato sarà necessario:
1 – inserire (pulsante “+”) il nuovo attestato. Verrà chiesto il percorso file in cui trovare il file “*.tif”.
2 – posizionandosi sul campo “Codice Formazione” sarà possibile selezionare tramite apposito pulsante (se necessario) il codice formazione dai Rapporti di Formazione registrati in QualiWare
Successivamente è possibile visualizzare l’attestato (anteprima) tramite apposito pulsante (3).
L’attestato viene fisicamente archiviato in una apposita categoria documentale di QualiWare e automaticamente legato all’anagrafica del dipendente.

In occasione delle gare di appalto per i servizi, viene richiesto all’azienda di produrre l’elenco del personale che può ricoprire l’incarico per l’attività richiesta e contestualmente la documentazione relativa in formato CV europeo.

Per facilitare tale attività è stata predisposta una interfaccia di richiesta documentale dietro la quale viene generata una query di interrogazione dati mutevole in base ai parametri selezionati. Oltre ai parametri di selezione delle anagrafiche sono presenti sul form alcune opzioni relative alla generazione dei CV.

Dopo aver effettuato la selezione delle anagrafiche interessate e aver selezionato le modalità di stampa del CV con l’apposizione dei flag è possibile eseguire l’esportazione e verrà richiesto un percorso fisico sul PC su cui effettuare l’esportazione. A tale percorso verranno inseriti i singoli CV in formato europeo ed un unico file .zip contenente tutti i CV generati.

Vantaggi:
Lo sviluppo di questa applicazione ha consentito all’azienda un enorme risparmio di tempo nella produzione dei CV. La possibilità di interrogare e di filtrare le informazioni archiviate con rapidità ha infatti dimezzato i tempi precedenti. Inoltre la generazione automatica dei documenti nel formato standard ha consentito l’uniformità e la standardizzazione della documentazione di output.
L’utilizzo di QualiWare ha inoltre reso disponibile l’applicazione su più postazioni dell’ufficio Risorse Umane sia per la produzione dei documenti che per l’interrogazione delle informazioni, che in precedenza erano limitate ad una singola postazione.

Case Study Rilevazione infrazioni personale

Aperitivo QualiWareCome nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare”  vi proponiamo un Case Study relativo alla “Rilevazione infrazioni personale”.

Esigenza
Registrare puntualmente tutte le infrazioni rilevate ed effettuate dal personale interno ed anche da parte del personale  di altre aziende operante in Azienda.

Soluzione:
E’ stato realizzato uno specifico form (QW-07 Documentazione – Form Designer) in cui il Responsabile della Sicurezza aziendale ha potuto inserire le rilevazioni da lui effettuate. Inoltre ha esteso tale possibilità ai Capi Reparto avendo maggiore efficacia di rilevazione. Successivamente alla rilevazione documentata nella prima parte della maschera, è possibile documentare il successivo colloquio effettuato riportando i provvedimenti presi a seguito dello stesso, quali contestazioni o definizione di azioni correttive (corsi formazione e aggiornamento documenti). Tutte queste informazioni vengono automaticamente trasferite su un verbale il cui layout è stato definito dall’azienda stessa e modificabile.

Vantaggi:
La possibilità di rilevare in modo più distribuito e capillare questi accadimenti ha fatto emergere in modo più chiaro e netto le aree di miglioramento in ambito sicurezza. Quando la rilevazione ha interessato operatori esterni all’azienda è stato possibile segnalare con tempestività ai responsabili sicurezza dell’azienda partner il comportamento non conforme del proprio dipendente e ciò ha anche consentito la ridefinizione di alcuni contratti di appalto.

Case Study: Carburanti Automezzi (e manutenzione)

Aperitivo QualiWareCome nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo il Case Study Carburanti Automezzi  (e manutenzione).

Esigenza
Verificare puntualmente il consumo carburante del parco automezzi aziendali e monitorarne l’andamento.

Soluzione:
Partendo dal costo carburante mensile per automezzo che il fornitore invia al Cliente, è stato possibile realizzare un semplice form designer per l’inserimento di questi dati. Ad ogni recepimento di documenti sul consumo carburante, l’amministrazione inserirà Chilometri, Litri e costo. In questa circostanza, data la presenza del modulo QW-06 Controllo Strumenti e Attrezzature, il Veicolo di riferimento verrà scelto da apposita scelta lista che presenterà le anagrafiche inserite nell’archivio Attrezzature (è possibile comunque gestire l’anagrafica anche in assenza del modulo).

Definendo il veicolo come attrezzatura nell’anagrafica Strumenti/Attrezzature è possibile programmare e monitorare anche la manutenzione ordinaria e straordinaria in cui registrare anche il costo diretto della manutenzione applicata dallo specifico fornitore.
Come si può vedere dall’immagine nei documenti collegati è presente il link automatico alla categoria documentale “Carburanti Automezzi”.

E’ stata definita inoltre una query parametrica che in base alla scelta dell’anno fornisce i dati di sintesi (totalizzazione) relativamente ai consumi dei veicoli aziendali.

Vantaggi
E’ stato possibile in questo modo dare un significato a numeri che abitualmente venivano ignorati, dato che solitamente veniva dato valore essenzialmente al totale del costo mensile. In questo modo è stato possibile rendersi conto del chilometraggio effettivo degli automezzi potendo ridistribuire gli spostamenti tra loro e definendo la dismissione di mezzi obsoleti ad alto consumo grazie all’aggiunta di queste informazioni alla normale gestione della manutenzione.

Case Study: Questionario Valutazione Dipendenti in rinnovo

Aperitivo QualiWare

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” vi proponiamo un Case Study relativo al “Questionario Valutazione Dipendenti in rinnovo”.

Esigenza
Causa avvicendamento periodico delle risorse assunte a tempo determinato è necessario poterne valutare rapidamente le qualità in base ad uno specifico questionario per poterne valutare il rinnovo, coinvolgendo direttamente i responsabili di area.

Soluzione
Questa esigenza è stata soddisfatta con la creazione di una specifica categoria documentale in interazione con il modulo Risorse Umane. La categoria documentale consente la compilazione del questionario da parte di diverse figure presenti in azienda (ognuna di esse mediante una impostazione dello standard visualizza solo i propri questionari). Le domande presenti nel questionario sono precedentemente stabilite e prevedono l’assegnazione di un punteggio da 0 a 10 ed il form ne esegui la somma in tempo reale.

Al termine della compilazione l’ufficio Risorse Umane ne viene informato come successivo utente della fase i workflow, e procede alla pubblicazione dello stesso dopo verifica. Il questionario produce automaticamente un report excel nel quale viene evidenziato i valori minimi e massimi rilevati, in questo modo è possibile individuare rapidamente quali sono le valutazioni in cui eccelle o meno il dipendente.

Quando si renda necessario compiere l’analisi delle risorse in scadenza di contratto è possibile utilizzare una specifica query di interrogazione dati con esportazione su file excel che consente l’analisi delle informazioni precedentemente acquisite in base alla definizione della tipologia di contratto e dell’intervallo delle possibili date di scadenza.

 

Vantaggi:
La compilazione diretta da parte dei capi area dei questionari ha alleggerito l’ufficio risorse umane di una incombenza periodica che comportava il sollecito e l’intervista ai responsabili di area. Ora delegando a chi di competenza il giudizio diretto del personale a scadenza contratto e utilizzando un questionario unico aziendale che ne uniforma il giudizio tale attività è divenuta più efficiente. Mediante le informazioni memorizzate nel database QualiWare a seguito della compilazione dei questionari su Form Designer è ora semplice e rapido avere l’informazione sintetica e riepilogativa per ogni dipendente con possibilità di confronto tra le diverse risorse.

 

Case Study: Portale Web Clienti/Fornitori

Aperitivo QualiWare

 

Decimo appuntamento all’ ”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente.
Vi proponiamo questa volta un Case Study relativo al Portale Web Clienti/Fornitori.

Esigenza

Rendere disponibile, in maniera controllata, la documentazione aziendale ai propri Clienti e/o Fornitori.

Soluzione

Utilizzo della funzionalità standard di QualiWare Web Server denominata Portale Clienti/Fornitori.
Premessa: per poter “attivare” il suddetto portale è necessario esporre su Internet, quindi all’esterno dell’azienda, il sito web di QualiWare Web Server. Questo permetterà ai propri Clienti e/o Fornitori di accedere direttamente ai dati, a loro riservati, che sono archiviati all’interno di QualiWare.
Per abilitare un proprio Cliente/Fornitore è sufficiente attribuirgli una Password di accesso (2), dal momento che come nome utente (1) sarà utilizzato il Codice Univoco QualiWare ad esso associato; utilizzare perciò l’apposita maschera di gestione.

Tutti i Clienti/Fornitori abilitati possono usufruire del Portale  semplicemente digitando o richiamando il link:

http://<dominio azienda>/QualiWare/clifor_default.aspx

dove saranno ovviamente richieste le credenziali di accesso, precedentemente definite.

Ipotizziamo di aver distribuito in precedenza con QualiWare alcune Istruzioni Operative al nostro Cliente/Fornitore avente codice “C0034” e di averlo informato tramite mail che nel Portale a lui dedicato tali documenti sono disponibili.

Dopo l’accesso altro non dovrà fare che eseguire un click sulla voce “Istruzioni Operative”.

Qui il Cliente/Fornitore potrà leggere uno per volta (tasto “Leggi”) tutti i Documenti a lui Distribuiti oppure potrà inserirne tutti o alcuni all’interno di un unico archivio.zip (tasto “Crea Zip”).

Come è facile intuire, con questa modalità è possibile distribuire a destinatari esterni qualunque genere di documento, esattamente come viene fatto con quelli interni. In aggiunta a ciò deve essere detto che QualiWare, grazie a questa modalità, è anche in grado di storicizzare l’avvenuta lettura di ogni singolo documento ed anche la data esatta di quando questo è avvenuto.

Vantaggi

Utilizzando il Portale è stato possibile uniformare (interno con esterno) la procedura di distribuzione dei documenti, riuscendo quindi a snellire e semplificare notevolmente le operazioni da compiere ed utilizzando sempre e solo la medesima interfaccia. Le tempistiche operative sono state più che dimezzate. Il grande valore aggiunto è stato dato dall’utilizzo di uno strumento semplice ed essenziale, che ha permesso di recapitare rapidamente ed in maniera controllata solo ed esclusivamente quelle informazioni che dovevano essere condivise; ricavandone un feedback automatico.

Case study: Indagine soddisfazione Utenti

Aperitivo QualiWare

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo all'”Indagine soddisfazione Utenti”.

Esigenza:
Censire il grado di soddisfazione dei propri utenti e coglierne spunti migliorativi.

Soluzione:
Per soddisfare questa esigenza nel 2010 è stata effettuata una personalizzazione al modulo standard di QualiWare “QW-10 Miglioramento”  nel quale è presente la gestione del Questionario Soddisfazione Clienti. A seguito del successo riscontrato da questa personalizzazione e dati gli ulteriori segnali di gradimento del parco Clienti, tale verticalizzazione è stata inserita nello standard del software.

Mediante la maschera di “Indagine Soddisfazione Clienti” è possibile ora definire un questionario ad uso interno dell’azienda coinvolgendo quindi come intervistati i propri dipendenti definiti “clienti interni”. Il modulo si compone di diverse schede in cui è possibile compilare i dati generali dell’indagine con gli obiettivi (informazioni a uso interno) e nella scheda successiva le singole domande. Per ogni domanda è possibile scegliere il tipo di risposta e le opzioni di risposta accettabili/non accettabili.

Nella scheda successiva vengono definiti i destinatari del questionario, che può essere divulgato anche in forma anonima, ed è possibile monitorare in tempo reale la compilazione dei risultati del questionario.

Nella quarta ed ultima scheda è possibile vedere sinteticamente il numero di questionari inviati e compilati, ed accedere al report sui risultati del questionario.

Il questionario è possibile produrlo in differenti lingue ed inoltre nel modulo è presente una importante funzionalità “copia questionario” che consente la rapida definizione di questionari periodici modificabili ed integrabili prima dell’invio.

Vantaggi:
Con questa funzionalità il Cliente ha razionalizzato drasticamente l’impiego di risorse e di tempo per effettuare l’indagine di soddisfazione utenti (clienti interni). In precedenza tale attività era effettuata su supporti cartacei o informatici che successivamente prevedevano attività di consuntivazione. Ora oltre ad una migliore interfaccia di presentazione dei quesiti e fruibilità del questionario, si ha l’immediata sintesi dei risultati.

 

Case study: Consumi Energetici

Aperitivo QualiWareCome nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” vi proponiamo un Case Study relativo ai Consumi Energetici

Esigenza:
Controllare l’andamento dei consumi e dei costi delle utenze energetiche, con un click.

Soluzione:
Le informazioni relative ai consumi delle utenze (luce, acqua, gas) sono gestite parzialmente dall’area Amministrativa dell’azienda che, solitamente, si preoccupa di registrarle nel gestionale inserendo il dato economico e la scadenza. E’ però importante per l’azienda monitorare con puntualità e dettaglio l’andamento dei propri consumi energetici e quelli delle eventuali sedi distaccate. A tale scopo si sono realizzate due applicazioni semplici con QualiWare Form Designer e Query Form Designer. E’ stata realizzata una apposita categoria documentale “Consumi Energetici” all’interno del ramo documentale “Area Ambiente”.

Il form della categoria presenta i campi necessari per riportare le informazioni utili alle statistiche aziendali, alcuni di questi campi sono caratterizzati da scelta lista per agevolare l’inserimento da pare dell’utente (sito, fornitore, utenza, periodo, unità misura). L’inserimento di queste informazioni consente anche la definizione di specifici sottogruppi, cioè dei filtri automatici che QualiWare propone all’interno della categoria documentale (anno-sito; utenza-anno) che agevolano l’utente nella ricerca dei dati-documenti. Oltre a registrare le informazioni nel form è infatti possibile inserire la scansione del documento nella finestra “documenti collegati”.

In riferimento a questa categoria Documentale, è stata realizzata una Query parametrica per l’estrazione delle informazioni di dettaglio e riepilogo, consentendo la selezione di ANNO, SITO, UTENZA e FORNITORE. Il risultato dell’interrogazione dati viene esportato direttamente su un modello di Excel definito dall’utente in cui, mediante l’uso di tabelle e grafici pivot, è possibile avere un riepilogo grafico dell’andamento dei consumi e degli importi pagati.

Vantaggi:
Richiedendo soltanto una operazione aggiuntiva all’Amministrazione, cioè l’annotazione dei dati di dettaglio nei form, è stato possibile far emergere e condividere informazioni che prima rimanevano soltanto sul cartaceo delle bollette, creando così una base dati su cui poter effettuare analisi e statistiche. Con queste informazioni è stato possibile ottimizzare la gestione dei consumi programmando in modo più efficiente il riscaldamento e condizionamento di alcune sedi in cui è risultata evidente una non corretta gestione degli impianti.

 

Case Study: Registrazione Trasferte

Aperitivo QualiWareCome nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla “Registrazione Trasferte”.

Esigenza:
L’azienda ha la necessità di inviare il proprio personale tecnico presso vari clienti ed ha quindi espresso l’esigenza di un prodotto in grado di assicurare la gestione dei costi sostenuti durante queste trasferte.
Il prodotto deve concedere all’ufficio amministrativo la possibilità di pianificare le trasferte che devono preliminarmente essere approvate dall’ufficio commerciale interno.
La possibilità di avere dati costantemente aggiornati è uno dei requisiti indispensabili richiesti per questa applicazione.

Soluzione:
La soluzione adottata prevede di dotare l’utente QualiWare di una maschera dedicata alla pianificazione delle trasferte ed utilizzata dall’ufficio amministrativo per indicare eventuali costi anticipati.
Non appena conclusa la pianificazione della trasferta, l’ufficio commerciale ne considera l’approvazione che viene effettuata accedendo ad una ulteriore pagina della stessa maschera di pianificazione. Ufficio amministrativo e commerciale condividono quindi tutti i dati all’interno di un unico ambiente di lavoro.

E’ stata creata una ulteriore maschera dedicata al personale che, conclusa la trasferta, voglia richiedere un rimborso o indichi eventuali costi sostenuti. A chiusura della registrazione dei costi incorsi nella trasferta può effettuare la stampa di una distinta che verrà allegata alle ricevute raccolte. La maschera fornisce la possibilità di utilizzare due valute diverse oltre all’euro e registrare le modalità di pagamento (contanti, carta di credito, etc.).

Le due maschere di inserimento dati sono state realizzate utilizzando lo strumento Form Designer presente nell’ambiente QualiWare che permette una elevata rapidità e flessibilità di sviluppo.
Una estesa reportistica permette all’amministrazione e all’ufficio commerciale di visualizzare dati costantemente aggiornati relativi ai costi sostenuti, ed aggregati per:
1) Cliente;
2) Voci di costo;
3) Singolo dipendente.

All’interno di questa soluzione è stata creata anche la possibilità di ottenere in qualsiasi momento un foglio elettronico che contiene le spese sostenute dal personale per una particolare trasferta. L’ufficio commerciale e la direzione ricevono mensilmente un foglio elettronico compilato automaticamente da QualiWare che contiene gli extra costi sostenuti nell’anno corrente per le trasferte coperte da garanzia, parametro importante per il controllo dei costi.

Vantaggi:
Con l’auto-compilazione dei costi sostenuti dal personale in trasferta è stato notevolmente ridotto il carico di lavoro per il personale amministrativo. L’intera gestione e consultazione dei dati è possibile per tutti gli utenti abilitati e su qualsiasi postazione che dispone del Client – QualiWare. Si ha la possibilità di eseguire facilmente verifiche ex-post sui costi sostenuti.

Case Study: gestione documenti DUVRI

 

Aperitivo QualiWare

Come sesto appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” !
Oggi vi proponiamo oggi il Case Study relativo alla “Gestione documenti DUVRI”.

Esigenza:
Gestire la richiesta e l’invio dei documenti inerenti la sicurezza tra aziende, ed avere anche un repository condiviso con relativo scadenzario. L’azienda ha diverse sedi per cui gestire questa problematica.

Soluzione:
Per gestire i documenti relativi alla Sicurezza Fornitori sono state create quattro apposite categorie documentali:
–          Documenti interni sicurezza
–          Modelli Documenti
–          Richiesta Documenti
–          Documenti Esterni

La categoria “Documenti Interni Sicurezza” raccoglie i documenti relativi alla gestione sicurezza dell’Azienda, inseriti identificando la sede di appartenenza (causale parametrizzabile) e la tipologia (causale parametrizzabile).

La categoria “Modelli Documenti” conterrà la modulistica standard che l’azienda definirà come aiuto alla compilazione dei documenti richiesti mediante il form “Richiesta Documenti” (vedi pag. successiva).

La categoria “Documenti Esterni”  raccoglie i documenti esterni pervenuti dai Fornitori a seguito di richiesta. Questi documenti vengono inseriti identificando l’anagrafica e la tipologia documento. I documenti inseriti andranno a far parte di uno specifico fascicolo documentale visibile accanto alla Richiesta Documenti, la quale vedrà automaticamente aggiornata la lista “Documentazione Inserita in QualiWare”.
Ogni documento di questa categoria avrà la propria data di scadenza ed un contatto esterno per poter gestire promemoria sia interni che esterni.

La categoria “Richiesta Documenti” è la categoria principale dell’applicazione realizzata e funge da collettore per le informazioni ed i documenti inseriti nelle altre tre categorie.

Nella prima scheda è possibile definire quale è l’anagrafica Fornitore di riferimento della richiesta con l’inserimento di un diretto responsabile a cui indirizzare i successivi mail e promemoria, ed i documenti per i quali si fa esplicita richiesta (con allegato eventuali modelli).
L’’inserimento dei documenti pervenuti nella categoria “Documenti Esterni” auto aggiorna l’elenco dei documenti inseriti in QualiWare e mediante apposito tasto è possibile sollecitare con un mail l’invio dei mancanti.

Nella scheda successiva “da Inviare” è possibile gestire la documentazione richiesta dal fornitore e da inviare. L’invio avviene mediante distribuzione automatica dei documenti in lista presenti  nella categoria “Documenti Interni Sicurezza”.

Il form prevede inoltre un report stampabile in formato html che riassume tutta la richiesta.

Vantaggi:
Con la soluzione realizzata è stato possibile razionalizzare ed uniformare una gestione prima diversificata tra gli stabilimenti e di difficile controllo da parte del Responsabile Sicurezza. Ora tutto è centralizzato e condiviso, inoltre grazie ai promemoria l’azienda, e volendo anche il fornitore stesso, può essere avvisata della scadenza di un documento e richiedere la versione aggiornata o provvedere alla revisione.