Case Study Gestione del firmware

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla Gestione del Firmware.

Esigenza:
L’esigenza che andiamo a trattare deriva da una piccola lacuna, direttamente collegata alla mancanza di uno strumento adatto, nella gestione della giusta versione di Firmware da installare nei prodotti finali realizzati dall’azienda.

All’interno delle fasi di produzione si trova la fase di programmazione delle schede elettroniche. Esiste una serie di inseritori dove vengono montate le schede elettroniche con microprocessore il cui fine è quello di essere programmate e tarate in relazione al modello e le prestazioni dello strumento finale da produrre. Questi inseritori, in produzione, sono collegati a dei PC ed eseguono un programma di lettura-scrittura-riscrittura dei Micro.

Prima dell’entrata in scena di QualiWare, venivano messi sul Documento di Produzione STRIP i riferimenti del Firmware da utilizzare. Questo presupponeva che:

1)      I Progettisti avessero emesso e validato la versione di Firmware.
2)      L’informazione del nuovo Firmware doveva essere passata a chi aggiorna le notizie e le note nello STRIP.
3)      Nel server aziendale, memorizzato in una generica cartella condivisa, vi fosse l’ultima versione aggiornata.
4)      Nel server aziendale fosse stata fatta pulizia delle versioni vecchie e superate.
5)      L’operatore leggesse e caricasse correttamente il file giusto.

Negli anni si sono registrati più volte degli errori e dei disordini in merito a questa gestione.

In merito ai 5 punti sopra citati, entrando un po’ più nel dettaglio, va detto che il caricamento del file del Firmware era gestito in via del tutto manuale, direttamente dall’operatore sulla linea di produzione; questa attività era quindi soggetta ad una possibilità d’errore elevata. I problemi si verificavano anche nel momento in cui i Progettisti rilasciavano una nuova release. Se la copia locale del file utilizzata in Produzione non veniva immediatamente e prontamente sostituita con l’ultima e più aggiornata versione, accadeva che fosse installata una versione non corretta del Firmware. Accadeva anche che il nome del nuovo file aggiornato non fosse stato generato secondo una logica ferrea e che quindi, di conseguenza, venisse scartato dall’operatore sulla linea; o perché non visto (CONFUSIONE dovuta alla presenza contemporanea all’interno della medesima cartella di altri Firmware dal nome simile) oppure per via del fatto che la scelta di utilizzare o meno questo nuovo archivio era a tutti gli effetti diventata totalmente arbitraria (DUBBIO o RILUTTANZA da parte dell’utente direttamente interessato, inerente l’utilizzo di un file del tutto nuovo senza magari aver ricevuto prima la dovuta comunicazione ufficiale o più semplicemente il benestare verbale a procedere da parte di un Responsabile di Produzione).

Non esisteva quindi un adeguato sistema di controllo, il quale vincolasse rigorosamente l’utilizzo (non dipendente da una scelta personale) della giusta versione di Firmware; era divenuto necessario trovare una soluzione al problema.

Soluzione:
Gestione Documentazione. Il funzionamento standard di questo modulo ha appunto permesso di risolvere definitivamente il problema in oggetto. Semplicemente, completamente e molto velocemente.  Il Progetto Firmware si basa quindi essenzialmente su 3 aspetti:
1 – Codifica
2 – Archiviazione
3 – Produzione

Come prima cosa è stata creata una nuova apposita Categoria Documentale.
I Progettisti della R&S compilano il Form (vedi Fig. 1) contenente le informazioni relative al Firmware e confezionano un file.zip contenente il Firmware stesso. Il file viene caricato in QualiWare ed identificato con il proprio Codice, che sarà univoco (es.: 51010240); pertanto non vi è più alcun file liberamente posizionato in cartelle di rete condivise. Attraverso il Workflow di QualiWare vengono effettuate le procedure di Approvazione del Firmware. È stato stabilito che la versione di Firmware che deve essere utilizzata in Produzione deve essere obbligatoriamente Pubblicata all’interno di QualiWare che, di conseguenza, diviene l’unico vero ed autorizzato garante dei Firmware rilasciati.
Dal momento in cui il Firmware è distribuito, diventa utilizzabile dalla Produzione. Eventuali versioni obsolete, non vengono eliminate, bensì archiviate nello Storico (di QualiWare) ma di fatto non sono più disponibili in Produzione.

Il Codice del Firmware viene inserito come componente nella Distinta di Prodotto. La Distinta di Prodotto è archiviata dal Sistema Gestionale unitamente all’Ordine di Produzione e di conseguenza alla Commessa del Cliente. Questo consente in ogni momento, partendo dalla Commessa di un Cliente, di risalire alla versione Firmware con la quale è stato realizzato il Prodotto.

Per rendere il Firmware disponibile alla Produzione, in modo tale che l’intervento umano non fosse più in alcun modo necessario, è stata generata una condivisione di rete nascosta per la sola cartella contenente i Documenti Pubblicati di questa Categoria Documentale QualiWare. Nell’Ordine di Produzione, nella Distinta di Prodotto, è indicato il Codice del Firmware da utilizzare per la produzione dello strumento. L’operatore, utilizzando un apposito software, digita il codice del Firmware indicato nella Distinta di Prodotto ed il software preleva da QualiWare il Firmware richiesto e lo rende disponibile all’utilizzo in Produzione.

Con il Form abbiamo anche potuto aggiungere informazioni da condividere come:
1)      Versione Firmware e Tipo di Micro, Famiglia di Prodotto, Modello e Clienti Speciali.
2)      Descrizione Tecnica e Descrizione Commerciale da divulgare.
3)      Cosa deve essere caricato, in caso di variazione, con lotti in corso di costruzione.
4)      Punto temporale preciso di applicazione del nuovo Firmware.
5)      Eventuali azioni speciali in relazione a Prodotti Clienti OEM.
6)      Gestione di eventuali richiami di prodotti in magazzino ed eventuale richiamo interno per ri-programmazione Micro.


 

Vantaggi:
Per il cliente sono stati elevatissimi, in termini di tempo risparmiato e recuperato, di semplificazione della gestione operativa e soprattutto nella drastica riduzione del numero di errori. La regolarizzazione del rilascio delle versioni di Firmware e soprattutto il controllo assoluto che si è ottenuto nella loro distribuzione controllata, il tutto secondo il funzionamento standard di QualiWare, ha creato un nuovo solido standard procedurale all’interno dell’azienda. Lo scambio di informazioni avviene ora in un unico modo, chiaro, condiviso, totalmente rintracciabile e per di più storicizzabile. Anche la codifica dei nuovi Firmware è stata sottoposta e regole ferree che ne garantiscono l’integrità, cosa che prima era addirittura impensabile. Ancor più di valore è risultato il fatto che questi dati, una volta giunti sulla linea di produzione, assicurano la certezza di controlli rigorosi che sono già stati eseguiti a monte, in precedenza. L’operatore è stato liberato dalla responsabilità di dover decidere in merito alla bontà di ciò che si stava approcciando ad utilizzare, dal momento che ora, una volta eseguito l’apposito programma, il caricamento di dati avviene automaticamente.
QualiWare garantisce sempre la storicizzazione delle versioni precedenti dei file che gestisce; questo per il cliente è stato un notevole valore aggiunto, dal momento che in caso di problemi, è risultato assai pratico e veloce risalire all’esatta versione di Firmware utilizzata (senza alcuna possibilità d’errore).

Case Study Gestione rapporti di collaudo via web per stabilimento delocalizzato

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla “Gestione rapporti di collaudo via web per stabilimento delocalizzato”.

Esigenza:
Verificare dalla sede centrale i collaudi effettuati nello stabilimento in Africa.

Soluzione:
Tramite una maschera di controllo personalizzata in QualiWare Web, il responsabile ha un quadro di insieme costantemente aggiornato e  assegna i test ai collaudatori.


Vantaggi:
Dalla sede centrale è possibile in ogni momento avere un resoconto della situazione dello stabilimento estero, potendo così anche gestire con maggiore efficacia la ripartizione dei carichi di lavoro fra le varie sedi.

 

Case Study Compilazione Segnalazioni di Non Conformità da Portale Web Clienti/Fornitori

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla Compilazione Segnalazioni di Non Conformità da Portale Web Clienti/Fornitori.

Esigenza:
Rendere disponibile ai propri Fornitori la compilazione diretta di una parte di un Modulo standard di QualiWare a loro dedicata.

Soluzione:
utilizzo della funzionalità standard di QualiWare Web Server denominata Portale Clienti/Fornitori.

Premessa:
per poter “attivare” il suddetto portale è necessario esporre su Internet, quindi all’esterno dell’azienda, il sito web di QualiWare Web Server. Questo permetterà ai propri Fornitori di accedere direttamente ai dati, a loro riservati, che sono archiviati all’interno di QualiWare. Tutti i Fornitori abilitati potranno usufruire del Portale semplicemente richiamando il link di QualiWare Web ed inserendo le proprie credenziali

Accedendo al Portale il Fornitore potrà prendere visione dei documenti a lui distribuiti ed accedere mediante apposito link alla maschera di Segnalazioni di Non Conformità, dove potrà visualizzare le segnalazioni a lui imputate e provvedere alla diretta compilazione.


 

Vantaggi:
utilizzando il Portale è stato possibile uniformare (interno con esterno) la procedura di compilazione della Segnalazione, riuscendo quindi a snellire e semplificare notevolmente le operazioni da compiere, limitando l’invio/ricezione di email, spostando sul Fornitore la compilazione diretta a sistema ed avendo maggiore efficacia sui ritorni, utilizzando uno strumento standard come il Portale Web: semplice ed essenziale e ricavandone soprattutto un feedback automatico e immediato alla compilazione.

Case study: Lettere Richiamo e Sanzione

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alle Lettere Richiamo e Sanzione.

Esigenza
gestire attraverso il modulo documentale gli aspetti formali e le scadenze relative ai richiami e provvedimenti verso i dipendenti.

Soluzione:
La gestione della documentazione disciplinare è stata sviluppata attraverso due specifiche categorie documentali nelle quali sono stati inseriti come modelli i documenti precedentemente in uso in azienda. In una terza categoria documentale è stato caricato mediante importazione documentale il pregresso dei provvedimenti. Questo consente di avere la situazione aggiornata nei documenti collegati dell’anagrafica dipendente.
Mediante l’inserimento delle date inserite nel primo form è stato possibile attivare specifici promemoria per l’ufficio del personale, utili al proseguimento dell’iter burocratico del provvedimento. Al recepimento della giustificazione del dipendente ed alla compilazione dei relativi campi si attiva il pulsante di generazione della Lettera Provvedimento Disciplinare che riporta i dati principali registrati nella maschera successiva, generando il secondo documento. Anche su questo form sono attivi promemoria specifici sulle date inserite. Al termine dell’iter documentale con la pubblicazione l’informazione del provvedimento viene inserito automaticamente nell’apposita scheda della maschera anagrafica dipendente.


Vantaggi:
Il vantaggio primario per l’utente dell’ufficio personale è stato quello di avere uno scadenzario con specifici promemoria su questa tematica. A questo si aggiunge la rapida reperibilità di informazioni e documenti all’interno di un sistema informatizzato accessibile anche alla Direzione Generale.

 

Case Study: Gestione Trasportatori e Smaltimento Rifiuti

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo allo Smaltimento Rifiuti e  Trasportatori.

Esigenza:
nel rispetto delle norme ambientali, il Cliente aveva l’esigenza di velocizzare i propri controlli sui trasportatori e sugli smaltitori oltre ad informatizzare l’archivio.

Soluzione:
L’esigenza del Cliente è stata soddisfatta con la realizzazione di un form (QW-07 Documentale – Form Designer) nel quale censire le specifiche anagrafiche dei Fornitori che svolgono attività di Trasportatore o Smaltitore.

Il form prevede l’inserimento della data rilascio autorizzazione e la data di scadenza della stessa. Questo ha consentito la realizzazione di un promemoria che 30 giorni prima della scadenza avvisa l’amministrazione la quale può avvisare e richiedere il documento aggiornato al Fornitore ed al suo recepimento caricarlo aggiornato in QualiWare. Nei relativi riquadri è possibile scegliere da apposita lista i codici CER per il quale il fornitore è abilitato, e nell’altra l’elenco delle targhe abilitate.

La presenza delle targhe consente attraverso la ricerca rapida il controllo immediato dell’autorizzazione quando il mezzo arriva in azienda.

Vantaggi:
Il trasferimento delle informazioni cartacee in QualiWare ha consentito rapidamente la creazione di uno scadenziario delle autorizzazioni prima non esistente in azienda. Mediante la ricerca rapida sulla categoria in essere possibile ora individuare quale fornitore è abilitato al trasporto/smaltimento di uno specifico codice CER, funzione molto utile in caso di indisponibilità del fornitore di riferimento. Il controllo targhe come già descritto ha reso rapida ed efficace una operazione prima onerosa in termini di tempo sia per l’azienda che per il fornitore perché totalmente manuale.

 

 

 

 

Case study Fascicolazione Fatture-Ordini-Bolle

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla “Fascicolazione Fatture-Ordini-Bolle”.

Esigenza:
Azzerare i tempi di ricerca dei documenti contabili.

Soluzione:
I documenti contabili passivi (fatture, bolle, ordini) vengono registrati nel gestionale che, al termine di ogni registrazione, produce una etichetta che viene incollata sul documento. I fogli vengono poi scannerizzati e producono un file pdf che viene importato automaticamente da QualiWare. Allo stesso modo i documenti contabili attivi (fatture, bolle, ordini) stampati dal gestionale vengono stampati in formato pdf e importati in QualiWare. Una volta terminata la fase di importazione per ogni documento vengono riempiti alcuni campi (codice cliente o fornitore, importo fattura, iva, …) utilizzando alcune viste che contengono i dati del gestionale. Allo stesso modo vengono creati i collegamenti fra le varie registrazioni (gli ordini vengono collegati alle fatture, le bolle agli ordini) utilizzando la fascicolazione o i collegamenti fra documenti.

In questo modo si può isolare l’intero fascicolo di documenti relativi a una fattura, a una bolla o a un ordine.

Vantaggi:
I tempi di ricerca dei documenti contabili sono azzerati.

 

 

Case study Gestione workflow modifica prodotti

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla Gestione workflow modifica prodotti.

Esigenza:
gestire le Richieste di Modifica su scala internazionale (Sedi in diversi paesi) delegando le singole attività, potendo però mantenere un controllo costante monitorando in tempo reale l’avanzamento delle operazioni.

Soluzione:
QualiWare Form Designer e QualiWare Web Server hanno permesso di garantire la copertura totale delle esigenze manifestate dal cliente:

  1. Definire un Workflow operativo solido ed allo stesso tempo flessibile in grado di coprire tutte le possibili casistiche al fine di ottenere una completa regolarizzazione.
  2. Generare da zero un’unica interfaccia da condividere internazionalmente fra tutti gli utenti interessati.
  3. Permettere ad ogni utente l’inserimento di allegati da condividere con altri nell’ambito del medesimo flusso operativo.
  4. Monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento di una singola Richiesta di Modifica ed anche di poter avere a propria disposizione una visione globale di tutte le richieste.

Vantaggi:
In conclusione quindi, si è potuto notare un sostanziale abbattimento dei tempi e dei costi di gestione. Si è verificato un concreto miglioramento dell’organizzazione, a livello internazionale, tenendo quindi conto delle diversità di lingue, di software e di tempi di gestione; QualiWare ha infatti permesso di introdurre anche un sistema di Scadenze per le singole attività da svolgere, con in aggiunta, un sistema integrato di Promemoria Automatici per comunicare ciò via email agli utenti.

 

 

Case study Registro accessi azienda

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al Registro accessi azienda.

Esigenza:
La sicurezza nelle aziende e del personale che accede ai propri locali è
un argomento molto importante in ambito sicurezza, ma anche per la riservatezza delle informazioni aziendali. L’azienda ha necessità di informatizzare il registro su carta per distribuire la rilevazione degli accessi in diverse aree di accesso e per poter avere in un solo istante la situazione del personale esterno presente in azienda, potendo così interrogare rapidamente anche lo storico.

Soluzione:
Partendo dalle informazioni del registro cartaceo è stato realizzato un form (QW-07 Documentale – Form Designer) il cui utilizzo è stato attivato nei due punti di accesso aziendali nella zona Amministrativa e nella zona Produzione-Magazzino, ma grazie alla diffusione di QualiWare chiunque in azienda è ora in grado di registrare gli accessi del personale esterno.

 


Vantaggi:
La diffusione capillare di QualiWare e la semplicità di compilazione del form ha consentito la registrazione sistematica degli accessi ed un monitoraggio efficiente della presenza di personale esterno in azienda.

 

 

 

Case study Gestione Documentale Appalti

Aperitivo QualiWareCome nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” siamo a proporvi il Case Study relativo alla “Gestione Documentale Appalti”.

Esigenza
Informatizzare un flusso documentale e di richieste esistente ma fuori controllo. Il flusso operativo coinvolge principalmente due uffici aziendali (Tecnico, Ufficio Acquisti) e il Fornitore. Al momento della richiesta viene gestito in modo estemporaneo con l’invio di mail ed è mancante un controllo degli step di richiesta e la   responsabilizzazione dei relativi uffici  nella verifica dei tempi e dei documenti richiesti in ottica Sicurezza, legati al Contratto di Appalto. Il flusso gestionale è quello riportato in immagine.

Documentazione relativa ai lavori in appalto

Soluzione e Vantaggi:
In base al flusso sopra esposto sono stati realizzate alcune categorie documentali per gestirlo dalla richiesta iniziale fino all’inizio dei lavori e, grazie a caratteristiche peculiari di QualiWare come la fascicolazione e il collegamento automatico di documenti all’anagrafica Clienti-Fornitori si è potuta dare una strutturazione organica a tutta la gestione documentale afferente gli Appalti. Nella pagina seguente vengono riportati i form realizzati dove sono presenti specifici pulsanti per l’invio di mail di richiesta e sollecito di documenti al Fornitore, ed anche un pulsante che consente all’Ufficio Acquisiti di informare l’Ufficio Tecnico della stesura del Contratto di Appalto. I form “Contratto d’Appalto” e “documenti Base” e “Sicurezza” hanno specifiche date di scadenza tramite le quali è possibile monitorare la validità dei documenti e mediante promemoria dedicati avvisare il fornitore della necessità di aggiornamento.

Case Study Riunioni periodiche con check-list

Aperitivo QualiWare

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alle “Riunioni periodiche con check list”.

Esigenza
Il Cliente esegue in ogni stabilimento riunioni periodiche del Comitato Sicurezza Alimentare le quali devono seguire una particolare check-list utile alla verbalizzazione dell’incontro ma anche alla segnalazione al Responsabile Qualità e Sicurezza di eventuali provvedimenti da intraprendere. Tali riunioni venivano pianificate su calendari non comuni e non sempre veniva riportato sullo schema definito quanto richiesto.

Soluzione
La soluzione all’esigenza del Cliente è stata realizzata attraverso la creazione di una apposita categoria documentale e di un promemoria. La categoria documentale funge da scadenzario ed in un primo step viene definita data, ora e luogo della riunione del comitato. 15 giorni prima viene inviato all’indirizzo mail presente in maschera, un alias mail aziendale del quale fanno parte le persone interessate alla tematica, la convocazione della riunione con specifica richiesta di invio al Responsabile Qualità degli argomenti da trattare.
La lista degli argomenti da trattare è uno specifico documento allegato al mail ed inserito nella medesima categoria con una codifica particolare (es. CHK-ARG), per il quale è quindi possibile effettuarne la revisione.
Il Responsabile Qualità tramite scelta lista predefinita andrà a censire sul form gli argomenti oggetto di discussione durante la riunione ed al termine invierà mail al medesimo indirizzo mediante una funzione standard di QualiWare, il documento riepilogativo pre-incontro. Successivamente verrà effettuata la fase di verbalizzazione in cui verranno censiti, oltre ai presenti all’incontro, i temi per i quali verrà attivata una azione sul sistema qualità, generabile direttamente mediante i pulsanti presenti in maschera, la quale verrà collegata automaticamente al verbale della riunione mensile.

 

Vantaggi:
L’avere un unico documento revisionabile e sempre aggiornato negli invii ai referenti ha evitato gli inconvenienti classici dell’utilizzo di documentazione obsoleta. La gestione uniforme di queste riunioni nei diversi stabilimenti ha consentito al Responsabile Qualità di poter avere più semplicemente una visione d’insieme delle problematiche anche tramite l’utilizzo di specifiche query sui temi oggetto di azione sul Sistema.