Nuova funzionalità “Condividi” in QualiWare

Condividere documenti Qualità tramite social

Ti è mai capitato di voler condividere un documento o delle registrazioni tramite WhatsApp o altri servizi di messaggistica per praticità o perché il destinatario non è presente nell’applicativo?

Se ci hai pensato anche solo un po’ faresti bene ad usare due minuti del tuo tempo per saperne di più sulla nuova funzionalità sviluppata nell’ultima versione di QualiWare.

Sappiamo tutti quanto veloci viaggino al giorno d’oggi le informazioni di qualsiasi genere, lavorative e non. Sarà capitato sicuramente anche a te di condividere un articolo, un video con un amico tramite le piattaforme di messaggistica come WhatsApp o Messenger ma anche tramite social come Linkedin o Facebook. Più di rado invece, ti sarà capitato di condividere con queste piattaforme documenti o registrazioni inerenti alla tua attività. In questi casi probabilmente avrai utilizzato soluzioni come Google Drive, Dropbox o OneDrive che non garantiscono un livello di sicurezza adeguato in quanto NON controllano come viene generato il documento. Difatti quando si usano queste soluzioni ci si limita a copiare il documento in una cartella e condividerlo senza un reale workflow, in questo modo chiunque può condividere qualsiasi cosa in qualsiasi versione.

Proprio in ottica di miglioramento nello scambio di informazioni che è stata sviluppata la funzionalità “Condividi” di QualiWare. 

A partire dalla prossima versione infatti sarà possibile per l’utente condividere su WhatsApp, Messenger, Facebook e Linkedin documenti e registrazioni anche con utenti che non sono censiti in QualiWare. Per ogni documento o registrazione, QualiWare genererà un link che potrà essere copiato e incollato per la condivisione o essere inviato direttamente via WhatsApp. Inoltre potrai anche inserire una data entro cui sarà possibile scaricare il documento.

In questo modo condividere le informazioni con chi di dovere sarà più pratico ma allo stesso tempo efficace e soprattutto sicuro.

Sì hai letto bene, sicuro. Questo perché a differenza dei sistemi citati prima come Onedrive e Google Drive o Dropbox il documento all’origine è controllato in modo molto stringente, così come il processo di creazione del link, ciò significa che sarà assolutamente impossibile che un virus archivi un file malevolo e poi lo distribuisca traendo in inganno il destinatario.

Vuoi saperne di più su questa funzionalità o vuoi aggiornare il tuo QualiWare? Allora scrivi a commerciale@qualiware.it 

QWAY Office: come modificare i tuoi file Word e Excel senza acquistare le licenze Office

Vorresti poter modificare i file Word ed Excel su qualsiasi dispositivo e senza acquistare le licenze Office, semplicemente usando QualiWare?

 

Se hai risposto di sì allora non puoi mancare al prossimo Webinar della QualiWare Academy previsto per il 26/03 alle ore 16, che avrà come argomento il nuovissimo QWay Office.

Cosa è il QWAY Office?

È una nuova funzionalità integrata in QualiWare 2020 che ti permette di creare e modificare, direttamente in QualiWare e nel browser, i tuoi documenti in formato Word ed Excel!  

Come funziona?

Lo scoprirai il 26 marzo, quando il CEO di Analysis, l’Ing. Pier Alberto Guidotti, presenterà la nuova funzionalità e sarà lieto di fornirti tutte le risposte alle tue domande.

Per ora pensa ai benefici che potresti avere:

  • diminuzione del tempo impiegato per la creazione e la modifica dei documenti;
  • possibilità di farlo da qualsiasi dispositivo (pc, mac, smartphone, tablet Android e iPad).
  • diminuzione dei costi, perché potrai fare a meno di avere la licenza di Office su tutti i dispositivi.

Non perdere l’occasione di rendere più efficace ed efficiente la tua operatività,  iscriviti subito al nostro Webinar inviando una mail a commerciale@qualiware.it .

È possibile gestire il sistema Qualità, Sicurezza o Ambiente con un semplice documentale?

Come ben sai la normativa ISO 9001 sulla Qualità (anche se lo stesso vale per quella sulla Sicurezza ISO 45001 o la 14001 riguardante l’Ambiente) descrive precisamente quali sono i requisiti di conformità e di efficacia che un’azienda certificata deve rispettare, ma poco o quasi dice su come e con quali strumenti gestire al meglio i sistemi per renderli più efficienti.

Soprattutto nelle piccole e medie imprese (ma il fenomeno si rileva anche nelle grandi) la “liberta” di scelta degli strumenti di gestione da adottare viene risolta con metodi che spesso risultano essere inadeguati:

  • applicativi verticali, difficilmente personalizzabili e che quindi mal si adattano a logiche differenti da quelle che propongono (e come saprai bene nella Qualità le logiche predefinite non sono accettabili);
  • file Word e Excel, o email, che risultano poco efficienti perché le informazioni non sono strutturate né facilmente rintracciabili;
  • supporto cartaceo, con aumento dei costi e del tempo impiegato per la registrazione e trascrizione delle informazioni;
  • software documentali che promettono di gestire tutto il sistema Qualità ma in realtà svolgono solo il ruolo di archiviatori di file e, quando va bene, di connettori tra più software già presenti in azienda.

Se dei primi tre punti ne abbiamo già parlato (puoi trovare una sintesi QUI questa volta vogliamo concentrarci sull’ultimo, meritevole di una riflessione più consistente.

Capita spesso di incappare in pubblicità da parte di software house che sostengono di potere garantire, grazie al loro software documentale, grandi prestazioni nella gestione della Qualità senza risparmiare parole come efficienza ed efficacia nonostante si parli di un mero archiviatore di documenti.

Ma è possibile gestire la Qualità in modo ottimale avendone benefici in termini di tempo e riduzione dei costi con un software documentale?

Sicuramente l’obiettivo di “gestire il sistema Qualità” viene raggiunto, d’altra parte come si è detto all’inizio di questo articolo è possibile raggiungerlo anche con gli altri sistemi sopraelencati. Ma è possibile affermare con altrettanta certezza che parlare di diminuzione di costi e tempo non è veritiero se paragonato ad un software che aderisce completamente alle esigenze dell’azienda e che nasce per gestire le normative come è QualiWare.

Ti faccio un esempio: come può un documentale gestire i controlli in accettazione?

Non può certamente farlo in modo completo, semmai aiuta a farlo acquisendo il (file del) DDT dal sistema gestionale, passandolo al software di controllo qualità nel caso in cui il materiale debba essere controllato, e poi rimandandolo al gestionale stesso al termine dei controlli. In altre parole, funge semplicemente da connettore tra i software già presenti in azienda. Il risultato viene raggiunto ma con esso anche un aumento dei costi derivanti da questa sovrapposizione di applicativi aziendali. Tre software quando ne bastavano semplicemente due.

Con QualiWare non è necessario avere un terzo software, perché con modulo “QW-01, Controllo in Accettazione” dialoga direttamente con il sistema gestionale, e così i nostri clienti riescono a gestire il controllo senza dover ricorrere ad altri strumenti, ottenendo i seguenti benefici:

  1. diminuiscono il numero dei controlli perché individuano i fornitori in FREEPASS in base alle informazioni storiche;
  2. hanno evidenza del margine di errore delle misure rispetto al valore ottimale previsto;
  3. hanno rintracciabilità assoluta delle matricole di ciascun componente e dei lotti di appartenenza;
  4. generano un Modulo o una Segnalazione di Non Conformità da inviare al fornitore responsabile, il quale può accedere al Portale Clienti-Fornitori per visualizzare le segnalazioni di Non Conformità a suo carico e compilare i campi di sua competenza;
  5. l’operatore è libero di eseguire il controllo direttamente da app tramite smartphone o tablet dandogli quindi la possibilità documentare con foto eventuali criticità.

Ma il controllo in accettazione non è l’unico requisito che non riusciresti a gestire in modo pratico ed efficiente con un documentale. Pensa ad esempio alla gestione e al monitoraggio dei processi aziendali.

La gestione dei processi ha bisogno di documenti, ma questi non devono essere semplicemente archiviati, perché i dati all’interno devono essere vivi, ossia aggiornabili e interrogabili. Un “normale” documentale non permette tutto questo, né tantomeno di individuare o di costruire liberamente gli indicatori da associare loro, tutt’al più aiuterebbe ad archiviare il file Excel all’interno del quale li si calcola.

Anche in questo caso il risultato finale è una semplice archiviazione che va ad aggiungersi a quelle già esistenti.

Con QualiWare le cose funzionano in modo molto diverso, molto più strutturato da un punto di vista digitale. QualiWare permette di realizzare maschere di immissione dati completamente personalizzabili e associarle ad un modello di documento (file Excel o Word). In questo modo è possibile interrogare il sistema ed inoltre, grazie ai Cloud Components, (per saperne di più clicca QUI) consente di trasferire sui documenti Word ed Excel (qualora debbano essere mantenuto a livello documentale) i dati inserti nel database, senza che tu debba scaricarli sul tuo pc, aggiornarli a mano, e ricaricarli una volta terminate le modifiche. Come avviene con i “normali” software documentali.

Inoltre con il modulo “Questionari, Indicatori (KPI) e Dashboard” non solo definirai i processi aziendali gestendo i dati che tu ritieni importanti ma questi saranno costantemente aggiornati così da essere tempestivamente informato sui processi che non raggiungono gli obiettivi e intraprendere azioni migliorative mirate. Anche in questo caso il risparmio è concreto oltre al beneficio di una gestione del sistema informativo aziendale più snella e organizzata.

Questi sono gli aspetti che permettono di diminuire costi e tempi nella gestione del sistema Qualità e non aggiungere un semplice documentale agli altri sistemi presenti in azienda.

Se hai compreso quanto scritto in queste righe ti sarà chiaro che l’acquisto di un mero archiviatore documentale non è necessario né sufficiente per gestire la qualità. Ma non solo, la possibilità di rendere interrogabili i dati all’interno dei tuoi documenti e l’esclusiva funzionalità che ti permette di modificarli direttamente in QualiWare senza doverli scaricare , aggiornarli manualmente e successivamente ricaricare, rende QualiWare un applicativo che, anche per la sola gestione documentale, garantisce migliori performance in termini di efficienza ed efficacia rispetto ad un classico documentale la cui unica funzionalità è, appunto, la sola archiviazione documentale.

Per concludere usando una metafora, gestire il sistema Qualità con un documentale sarebbe come “mangiare i tortellini in brodo con la forchetta”. Si può fare, ma il brodo rimane nel piatto. E, nel nostro caso, il brodo è la conoscenza contenuta nei dati, che, se questi rimangono scritti solo all’interno del file, e non vanno nel database, non si può certamente estrarre se non con tempi e costi elevati e senza automatismi di alcun tipo.

 

Vuoi saperne di più su come gestire il sistema Qualità in modo efficiente ed efficace? Allora scrivi a commerciale@qualiware.it!

Video: Gestire la nuova IATF 16949 con QualiWare

Entro il 14 settembre 2018 tutte le aziende certificate con la precedente ISO-TS 16949 dovranno aver completato la transizione alla IATF 16949:2016, il che comporta per forza di ragioni, l’adeguamento del proprio sistema qualità alla ISO 9001:2015.

Vediamo brevemente cosa ha portato la nuova norma nel mondo ICT e scopri come QualiWare ti permette la gestione dei punti presenti all’interno della stessa.

Si parla innnanzitutto di un numero maggiore di requisiti che richiedono informazioni documentate (i.d.);

I requisiti sono più specifici rispetto alla ISO 9001:2015 e si soffermano maggiormente sulla loro gestione.

Si parla di un nuovo tipo di colloquio: il “colloquio informatico“.

Oltre al colloquio scritto e verbale, fornitore e cliente devono comunicare anche secondo una nuova modalità (quella informatica), che implicitamente comporta l’integrazione di strumenti come QualiWare, che permettono la digitalizzazione delle informazioni che girano all’interno del sistema qualità.

Le i.d. devono tramite un sistema di controllo, essere sempre disponibili (quando e dove necessario) e sempre idonee all’utilizzo.

Devono inoltre essere protette dalla perdita di riservatezza e bisogna evitarne l’utilizzo improprio. [pto 7.5.3.1].

Si devono conservare le registrazioni durante tutto il periodo di tempo nel quale il prodotto rimane attivo. [pto 7.5.3.2].

L’organizzazione è dovuta a comunicare le informazioni necessarie (inclusi i dati) nel linguaggio informatico e nel formato richiesto dal cliente.

In QualiWare ad esempio è presente il portale cliente fornitori, oltre ovviamente alla esistente possibilità di importazione ed esportazione verso l’esterno di informazioni in vari tipi di formato. [pto 8.2.1.1].

Per quanto riguarda i processi, in merito al process owner, riconosciuto come responsabile della gestione di quest’ultimi (quelli  riguardanti ovviamente la propria organizzazione), si dice che chi copre questo ruolo all’interno dell’azienda, deve garantire la gestione dei processi e dei relativi output, nonchè essere competente nello svolgimento del suo ruolo. [pto 5.1.1.3]. 

Nella norma si dice anche che la persona che è stata opportunamente incaricata, deve essere informata dei prodotti e processi non conformi ai requisiti e, deve saper recapitare a chi di competenza le dovute informazioni necessarie ed inviare i dovuti alert per poter poi proseguire con le dovute azioni correttive.

Deve quindi essere garantito all’interno dell’organizzazione un concetto di divulgazione delle informazioni che richiede la possibilità di poter e dover notificare informazioni, eventi, criticità, al responsabile indicato. [pto 5.3.2].

L’organizzazione deve inoltre conservare le i.d. come evidenza dei risultati dell’ Analisi di Rischio, includendo la cosiddetta “lesson learned”, ovvero dare evidenza dei risultati dell’ Analisi del Rischio, dei richiami prodotto avuti, degli audit, delle riparazioni, dei reclami, degli scarti. [pto 6.1.2.1].

Per fare ciò, si possono utilizzare ad esempio l’FMEA o altre tipologie di documenttazione.

Tra i punti della norma ce n’è uno che riguarda la competenza: in tale punto si dice che l’organizzazione deve predisporre e mantenere processi documentati per individuare le esigenze di addestramento, nonchè avere la consapevolezza ed il raggiungimento di competenze da parte del proprio personale. [pto 7.2.1].

Presa coscienza dei punti riportati nella norma, nasce comunque una domanda: Come faccio a registrare le i.d. richieste dalla IATF 16949 e concentrarle in un unico posto?

Con QualiWare abbiamo dato risposta a questo col package IATF 16949 supportato dalla possibilità di integrare ad esso tutti i vari moduli già presenti nel sistema per la Iso 9001:2015.

Guarda il video qui sotto o richiedi informazioni a commerciale@qualiware.it

Video: Creare Workflow con QualiWare

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Scopri come puoi creare e gestire il workflow dei tuoi flussi di lavoro e dei tuoi processi aziendali, in maniera semplice e strutturata!

Le aziende presentano sempre più la necessità di gestire flussi di lavoro mediamente complessi, ma i prodotti sul mercato presentano generalmente requisiti elevati per la loro usabilità.

Per venire incontro a questo bisogno, abbiamo implementato nella nostra piattaforma QWay un motore di workflow BPM (Business Process Management), il quale cerca di garantire una buona gestione documentale e una buona centralità delle informazioni, concentrate in un unico posto (unico database), offrendo ai vari utilizzatori del software un prodotto quanto meglio strutturato e di semplice utilizzo.

Il QWay BPM, estensione del precedente gestore di workflow di QualiWare, presenta, secondo il paradigma delle Reti di Petri, una gestione dei flussi di lavoro aventi percorsi non solo sequenziali come avveniva col vecchio workflow, ma ora anche percorsi condizionali, paralleli ed interattivi, basati sulla transizione di stato e sull’avanzamento delle attività.

Ad ogni transizione di stato è possibile far corrispondere una specifica azione, che può ad esempio essere l’invio di una mail, l’invio di un promemoria o l’esecuzione di uno script.

Il sistema può interagire con altri sistemi esterni, quali ad esempio sensori, altri Erp o dati acquisiti da macchine esterne, non limitandosi inoltre della gestione di workflow di un solo documento o di un unico form, ma interagendo anche con gli altri moduli presenti. 

Guarda il video qui sotto!

 

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Development Diary – Aprile 2018

Scopri le novità dell’ultima versione di QualiWare!

Come succede da diversi anni ormai, nei primissimi mesi rilasciamo una nuova release incrementale e, quest’anno è la volta della Release 2018!

Questo nuovo aggiornamento, da un lato pone fine al ciclo della precedente e fortunata Release 2015, dall’altro cerca di proseguire sulla stessa scia e si pone l’obiettivo di ottimizzare sempre più quella che è l’interazione tra utente e software, rendendo quest’ultimo il più semplice e flessibile possibile.

Ti piacerebbe gestire in maniera del tutto automatizzata i progetti che sono in atto nella tua azienda, oppure vuoi realizzare una bozza di quello che potrebbe essere un progetto futuro? Vuoi gestire la consuntivazione di un progetto e pianificare le diverse fasi di lavoro ma non sai come fare?

Allora la risposta alle tue domande potrebbe essere una sola: utilizzare il nuovo modulo Gestione Progetti e Commesse di QualiWare.

Il modulo, grazie anche alle recenti implementazioni, si avvicina sempre di più a quelli che sono i maggiori software di Project Management, salvo ovviamente conservare quelle peculiarità che lo contraddistinguono, come, ad esempio, una gestione del piano di progetto multiutente, la possibilità di allegare in maniera semplice documenti e mail, e un’interfaccia rinnovata e semplice da usare.

In questo modulo ora è possibile muoversi facilmente nel piano di progetto, utilizzare il mouse direttamente nel grafico di Gantt e visualizzare la situazione live della consuntivazione.

Avrai inoltre la possibilità di gestire le risorse coinvolte nel progetto (sia personale interno che clienti o fornitori), e di inserire gli strumenti o le attrezzature che potrai gestire in maniera più completa nel relativo modulo Strumenti e Attrezzature.

Potrai inoltre personalizzare la calendarizzazione delle fasi e dei tempi di lavoro preventivati nel Piano di progetto.

Per avere poi una panoramica generale del progetto e delle attività e dei tempi registrati al suo interno, a livello di reportistica si possono usare stampe standard oppure create ad hoc tramite query personalizzate, in maniera semplice e immediata.

Come gestire i progetti tramite Gantt

Vuoi maggiori informazioni su questo nuovo modulo?

 Allora scrivi a commerciale@qualiware.it

Si sente spesso parlare di GDPR e gestione dei dati sensibili e ti potresti chiedere che cosa Analysis ha fatto per salvaguardare questo aspetto? Come fa QualiWare a preservare l’integrità dei dati personali in esso archiviati? E come può supportare la gestione dei documenti richiesti per dimostrare la conformità al GDPR?

Molti ti proporranno software che sulla carta dovrebbero sistemarti in automatico il problema legato al GDPR, il problema di questi applicativi è che fanno solo quello.

QualiWare può aiutarti nella gestione del GDPR in diverse maniere.

QualiWare ha  come specifica di progetto la riservatezza e la protezione dei dati. La gestione integrata delle password, i profili di accesso granulari, e l’integrazione con Active Directory sono tutti elementi che contribuiscono a questo, e la possibilità di usare l’Audit Trail conferisce ulteriore garanzia di integrità laddove necessario.

Avrai la garanzia di un elevato livello di sicurezza, perché abbiamo fatto eseguire un penetration test da un’azienda di livello internazionale operante nell’ambito dell’ICT security, la SSL247.

Scopri come QualiWare ti può aiutare ad essere conforme alle normative!

Sono state apportate al programma anche diverse migliorie a livello di interfaccia grafica, alimentata da nuove funzionalità come, ad esempio, i pannelli sganciabili.

Infine, con lo scopo di garantire un migliore utilizzo delle risorse server abbiamo introdotto la tecnologia a 64 bit.

C’è qualcosa che non va col nostro programma, c’è qualcosa che vorresti suggerirci, hai in mente delle nuove implementazioni che ti potrebbero interessare? Vorresti ricevere materiale di supporto?

Per rispondere a queste e ad altre necessità, contatta in qualsiasi momento il nostro nuovo reparto di Customer Care, che sarà sempre disponibile nel dare ascolto alle tue richieste e a fornirti supporto nel caso ce ne sia bisogno.

Quindi non esitare! Scrivi a customercare@qualiware.it

Case Study “Censimento Immobili-Porzioni-Reparti-Locali”

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al “Censimento Immobili e gestione dei relativi strumenti e attrezzature”.

Esigenza
l’azienda interessata è un Gruppo che ha la necessità di trovare uno strumento che potesse permettere ai singoli Responsabili di ogni rispettiva entità, di censire efficacemente tutti gli immobili di propria competenza. Inoltre, era altresì importante corredare ogni elemento censito di ulteriori informazioni aggiuntive, ed ovviamente di condividerle a livello di Gruppo.

Soluzione
Le funzionalità integrate in QualiWare hanno permesso di incrementare facilmente uno strato superiore aggiuntivo ai dati principali immessi dagli utenti (Promemoria Automatici, Query, Documentazione Accessoria Collegata automaticamente, ecc.).
Nell’Albero Documentale di QualiWare è stato generato un nuovo apposito ramo, denominandolo “Area Immobili”. Al di sotto di esso sono state create 8 nuove Categorie Documentali. Le prime 4 di tipo FORM (di fatto, il Censimento vero e proprio), le ultime 4 di tipo FILE (non sono altro che 4 archivi indipendenti ma collegati in rapporto uno-a-uno coi precedenti elementi, che devono contenere rispettivamente tutti i Documenti Elettronici, ad esempio: contratti di affitto, contratti di acquisto, atti notarili, ecc.; in formato MS Word, PDF, ecc.).

Censimento Immobile
Censimento Immobile

Il risultato finale ottenuto con l’implementazione è rappresentato nella figura sovrastante. Il punto di ingresso nel Censimento, in questo caso, è stato l’immobile. Il medesimo risultato (rappresentato sempre nella finestra dei Documenti Collegati di QualiWare ancorata sulla destra) si può però ottenere anche utilizzando la Porzione (1), od il Reparto (2) oppure infine il Locale (3) come posizione di inizio consultazione del Censimento. È perciò molto importante sottolineare il fatto che l’intera struttura dell’Immobile è sempre e comunque visibile e consultabile; non sono infatti necessarie ricerche manuali di alcun genere.

Associazione Strumenti-Attrezzature dell'i Immobile
Associazione Strumenti-Attrezzature dell’immobile

Il Censimento ha termine in corrispondenza di tutti gli Strumenti o delle Attrezzatture che sono contenuti all’interno di un Locale (identificato come unità immobiliare minima per il contenimento). Nella figura sovrastante viene mostrato come questo rapporto (uno-a-molti) è stato ottenuto. La cosa interessante è rappresentata dal fatto che il Modulo di QualiWare Gestione Documentazione ,col quale è stato possibile realizzare il sistema di gestione della struttura del censimento, è stato messo in collegamento diretto (Documenti Collegati) con il Modulo Controllo Strumenti e Attrezzature.

Vantaggi
zero dispersione di informazioni. Con la centralizzazione in uno strumento unico (QualiWare), totale condivisione dei dati. L’interfaccia Web ha permesso di superare ogni sorta di barriera tecnologica e geografica.
Ciò che in precedenza era totalmente incerto e di difficile condivisione è divenuto fruibile e sicuro.

Sviluppi futuri
A seguito dello sviluppo effettuato sono previsti ulteriori sviluppi nell’ambito di un progetto più ampio, partendo come base dall’Anagrafica di Censimento:
– creazione categoria documentale per la gestione  delle Richieste di Intervento sul singolo Strumento/Attrezzatura, identificato ripercorrendo fedelmente l’albero del Censimento.
– creazione categoria documentale per l’archiviazione e la condivisione con l’Amministrazione Centrale di Gruppo di tutte le Fatture dei Fornitori che ogni singolo Responsabile di Immobile deve presentare in caso di intervento.
– categoria documentale la raccolta dei dati di consumo (Acqua, Luce, Gas, ecc.) dello specifico Strumento/Attrezzatura. Sarà quindi possibile determinare nel dettaglio i consumi di Locali, Reparti, Porzioni ed Immobili.

Case Study “Permessi Ingresso Fornitori”

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al “Permesso Accessi Fornitori”.

Esigenza
Necessità di introdurre uno strumento aziendale che permettesse di consentire o negare con esattezza l’ingresso in azienda di Fornitori Esterni; in particolar modo tenendo in considerazione la presenza e la validità di particolari documenti chiave, come ad esempio, il DURC o la Visione Camerale.

Soluzione
Grazie alla flessibilità del modulo QW-07 – Gestione Documentazione di QualiWare, sono state realizzate tutte le interfacce utente necessarie per l’acquisizione dei documenti ed il controllo degli accessi.
Come prima cosa, è stato generato un nuovo ramo all’interno dell’Albero Documentale di QualiWare

AccessoFornitori01Punto 1
Generata una nuova Categoria Documentale “Area Sicurezza” (fittizia) per definire nell’Albero Documentale esistente, un’apposita area di gestione.

Punto 2
Generata una nuova Categoria Documentale “Permessi Ingresso Fornitori”(tipo FORM). È l’archivio di dati principale, ossia il vero e proprio contenitore dei Permessi di Ingresso emessi dall’azienda.
L’emissione di un permesso VALIDO è però sottomessa alla presenza ed alla validità dei documenti contenuti nelle Categorie Documentali di cui ai successivi punti.

Punto 3
Anagrafica Personale Fornitori (Tipo FORM). È l’archivio Anagrafico di tutti i Lavoratori appartenenti allo staff del singolo Fornitore.
Come si può notare, i Sottogruppi di QualiWare permettono una suddivisione dei dati già direttamene all’interno dell’Albero Documentale.

Punto 4
Abilitazioni Personale Fornitori (Tipo FORM). È l’archivio contenente tutte le Abilitazioni (Compentenze/Funzioni) attribuite al singolo Lavoratore.

Punto 5
Documentazione Fornitori (Tipo File FILE). È l’archivio di tutta la Documentazione Elettronica che l’azienda deve possedere al fine di poter emettere un Permesso di Ingresso Valido. QualiWare richiede la compilazione di una form (Form Designer) appositamente creato; questo Form contiene i Metadati necessari alla corretta identificazione del Documento Originale (MS Word, PDF, ecc.) pervenuto direttamente dal Fornitore.

Punto 6
Documentazione Personale Fornitori (Tipo FILE). È l’equivalente esatto del Punto 5, con la sola differenza che la Documentazione in oggetto è riconducibile al singolo Lavoratore.


 

Vantaggi
L’applicazione ha consentito notevoli risparmi di tempo in vari ambiti. Con la precedente gestione era possibile emettere un Permesso di Ingresso valido e controllato solo dopo alcune ore di lavoro. Lo sviluppo personalizzato realizzato all’interno di QualiWare ha abbassato questi tempi in modo drastico. Inoltre, la soluzione in oggetto, ha integrato un sistema totalmente automatizzzato di promemoria automatici atti ad anticipare la Scadenza di documenti cardine necessari all’emissione di un Permesso d’Ingresso Valido. Questi Promemoria vengono inviati in automatico da QualiWare, contemporaneamente, sia al Fornitore che al personale interno addetto.

Webinar: QualiWare e la gestione documentale – giovedì 16 aprile ore 16

Header_QW_Academy

Nuovo appuntamento relativo ai seminari online dell’iniziativa QualiWare Academy, riservata ai clienti che hanno sottoscritto il contratto di manutenzione QIS.

Il terzo appuntamento, dal titolo “QualiWare e la gestione Documentale”, tratterà i seguenti argomenti:

  • I principi generali della gestione documentale in QualiWare
  • Categorie di tipo form e file
  • Albero documentale, gruppi e sottogruppi
  • L’integrazione con Microsoft Office e OpenOffice/LibreOffice
  • Definizione del workflow tramite il WorkFlow Designer
  • Definizione del form tramite il Form Designer
  • Utilizzo della gestione documentale via web tramite i Cloud Components

Vi aspettiamo on-line giovedì 16 aprile dalle ore 16 alle ore 17.

Per iscrivervi: formazione@qualiware.it

Informazioni utili:

  • Al momento dell’iscrizione vi verrà inviato il link da utilizzare per l’installazione automatica del software necessario per stabilire il collegamento.
  • Per potere interagire con il docente durante il corso è necessario l’utilizzo di cuffie con microfono.
  • Il calendario completo della QualiWare Academy 2015 è disponibile qui
  • Hai perso un Webinar della QualiWare Academy? Niente paura! Puoi rivedere i precedenti seminari sul nostro canale YouTube accedendovi dall’apposita sezione Video del Forum

YouTube

Case Study “Gestione Certificati Forniture”

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla “Gestione Certificati Forniture”.

Esigenza:
Con l’obiettivo di produrre in modalità paperless il fascicolo Qualità del prodotto finito (Quality Book), si aveva l’esigenza di archiviare i certificati delle forniture.

Soluzione:
Avendo escluso l’inserimento manuale di certificati cartacei a causa dell’elevato impegno richiesto in termini di tempo, si è optato per una soluzione paperless che prevede la richiesta ai fornitori di trasmettere i certificati tramite e-mail inviati ad un indirizzo di posta specificamente creato, e la successiva importazione da parte di QualiWare in maniera totalmente automatizzata.
Nella scheda “Elenco materiali in entrata”, che contiene l’elenco di tutti prodotti in entrata, divisi per DDT, è presente un apposito pulsante tramite il quale l’utente avvia la procedura di importazione. Essa esamina tutti i messaggi presenti nella cartella “Posta in arrivo”, e ne archivia gli allegati (il cui nome corrisponde al codice articolo) in un’apposita categoria documentale, il cui form contiene anche i campi per memorizzare il codice
fornitore e il riferimento all’ordine di acquisto, reperito dall’oggetto del messaggio.
I messaggi elaborati con successo vengono spostati in un’apposita sottocartella, mentre per quelli che presentano errori (come ad esempio la mancata specifica del numero d’ordine d’acquisto, o la presenza di allegati aventi come nome un codice articolo non esistente) viene generata una risposta automatica al fornitore con l’indicazione della mancata importazione e dei motivi. Essi vengono anche spostati in un’apposita
sottocartella, per un’eventuale elaborazione manuale.
Ogni certificato archiviato viene collegato automaticamente al rapporto di accettazione cui fa riferimento, determinato tramite l’ordine di acquisto e il codice articolo.


 

Vantaggi:  
La  soluzione  ha  consentito  di  trasferire  al  fornitore  buona  parte  del  lavoro  necessario  per  l’archiviazione  dei certificati  di  fornitura.  In  questo  modo  si  è  resa  sostenibile  per  l’azienda  una  attività  indispensabile  per  la produzione del Quality Book di ogni prodotto finito, che è richiesto dai clienti come condizione necessaria per il pagamento delle forniture.