Video: Come gestire la formazione e gli addestramenti con QualiWare

Scopri come puoi avere grazie a QualiWare una buona gestione dettagliata della formazione in azienda

QualiWare ti permette di avere una gestione dettagliata della formazione in azienda, non solo in termini di consuntivazione, ma anche di pianificazione.

Ti permette di gestire i contenuti delle formazioni aziendali e la convocazione dei partecipanti, quest’ultimii riceveranno nel proprio calendario ed eventualmente sul loro Outlook (se opportunamente configurato) la relativa convocazione tramite mail.

Si possono coinvolgere funzioni e riportare chi le svolge, assegnare le competenze con i relativi rinnovi e fare una gestione del costo, registrare l’efficacia e stampare gli eventuali attestati ottenuti dopo aver sostenuto la formazione.

E’ possibile inoltre andare a creare un calendario personalizzato degli addestramenti.

Per quello che riguarda la fase di pianificazione, vengono inseriti i punti di base (oggetto, date della formazione, il luogo, le competenze che verranno fornite ed un livello, che la persona che ne prenderà parte raggiungerà).

Per ogni formazione è possibile gestirne le lezioni, i docenti, orari di inizio e fine, e i contenuti e gli obiettivi.

Hai grazie a questo modulo, un valido strumento per gestire in totale completezza e semplicità la formazione delle varie risorse presenti nel tuo organico aziendale.

Guarda il video qui sotto!

Video: Gestire la nuova IATF 16949 con QualiWare

Entro il 14 settembre 2018 tutte le aziende certificate con la precedente ISO-TS 16949 dovranno aver completato la transizione alla IATF 16949:2016, il che comporta per forza di ragioni, l’adeguamento del proprio sistema qualità alla ISO 9001:2015.

Vediamo brevemente cosa ha portato la nuova norma nel mondo ICT e scopri come QualiWare ti permette la gestione dei punti presenti all’interno della stessa.

Si parla innnanzitutto di un numero maggiore di requisiti che richiedono informazioni documentate (i.d.);

I requisiti sono più specifici rispetto alla ISO 9001:2015 e si soffermano maggiormente sulla loro gestione.

Si parla di un nuovo tipo di colloquio: il “colloquio informatico“.

Oltre al colloquio scritto e verbale, fornitore e cliente devono comunicare anche secondo una nuova modalità (quella informatica), che implicitamente comporta l’integrazione di strumenti come QualiWare, che permettono la digitalizzazione delle informazioni che girano all’interno del sistema qualità.

Le i.d. devono tramite un sistema di controllo, essere sempre disponibili (quando e dove necessario) e sempre idonee all’utilizzo.

Devono inoltre essere protette dalla perdita di riservatezza e bisogna evitarne l’utilizzo improprio. [pto 7.5.3.1].

Si devono conservare le registrazioni durante tutto il periodo di tempo nel quale il prodotto rimane attivo. [pto 7.5.3.2].

L’organizzazione è dovuta a comunicare le informazioni necessarie (inclusi i dati) nel linguaggio informatico e nel formato richiesto dal cliente.

In QualiWare ad esempio è presente il portale cliente fornitori, oltre ovviamente alla esistente possibilità di importazione ed esportazione verso l’esterno di informazioni in vari tipi di formato. [pto 8.2.1.1].

Per quanto riguarda i processi, in merito al process owner, riconosciuto come responsabile della gestione di quest’ultimi (quelli  riguardanti ovviamente la propria organizzazione), si dice che chi copre questo ruolo all’interno dell’azienda, deve garantire la gestione dei processi e dei relativi output, nonchè essere competente nello svolgimento del suo ruolo. [pto 5.1.1.3]. 

Nella norma si dice anche che la persona che è stata opportunamente incaricata, deve essere informata dei prodotti e processi non conformi ai requisiti e, deve saper recapitare a chi di competenza le dovute informazioni necessarie ed inviare i dovuti alert per poter poi proseguire con le dovute azioni correttive.

Deve quindi essere garantito all’interno dell’organizzazione un concetto di divulgazione delle informazioni che richiede la possibilità di poter e dover notificare informazioni, eventi, criticità, al responsabile indicato. [pto 5.3.2].

L’organizzazione deve inoltre conservare le i.d. come evidenza dei risultati dell’ Analisi di Rischio, includendo la cosiddetta “lesson learned”, ovvero dare evidenza dei risultati dell’ Analisi del Rischio, dei richiami prodotto avuti, degli audit, delle riparazioni, dei reclami, degli scarti. [pto 6.1.2.1].

Per fare ciò, si possono utilizzare ad esempio l’FMEA o altre tipologie di documenttazione.

Tra i punti della norma ce n’è uno che riguarda la competenza: in tale punto si dice che l’organizzazione deve predisporre e mantenere processi documentati per individuare le esigenze di addestramento, nonchè avere la consapevolezza ed il raggiungimento di competenze da parte del proprio personale. [pto 7.2.1].

Presa coscienza dei punti riportati nella norma, nasce comunque una domanda: Come faccio a registrare le i.d. richieste dalla IATF 16949 e concentrarle in un unico posto?

Con QualiWare abbiamo dato risposta a questo col package IATF 16949 supportato dalla possibilità di integrare ad esso tutti i vari moduli già presenti nel sistema per la Iso 9001:2015.

Guarda il video qui sotto o richiedi informazioni a commerciale@qualiware.it

Webinar: Modulo Gestione Risorse Umane e Sicurezza: Giovedì 27 Ottobre ore 16

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Il prossimo Seminario Online di QualiWare Academy, iniziativa riservata ai clienti che hanno sottoscritto il contratto di manutenzione QIS, sarà dedicato al Modulo Gestione Risorse Umane e Sicurezza integrato in QualiWare.

Questo modulo è trasversale a tutte le norme, dalla ISO 9001 alla 14001 passando per la OHSAS 18001, e permette di gestire: l’anagrafica del personale, la formazione e la gestione dei DPI avendo sempre in evidenza tutte le relative scadenze.

Vi aspettiamo on-line giovedì 27 Ottobre dalle ore 16 alle ore 17 per discutere i seguenti Argomenti:

  • Anagrafica del personale;
  • Competenze, Funzioni e Formazione
  • DPI e visite mediche
  • Risorse umane e Processi

Relatore:

  • Pier Alberto Guidotti | Direttore Tecnico Analysis S.r.l.

Iscrivetevi mandando una mail a formazione@qualiware.it.

Informazioni utili:

  • Al momento dell’iscrizione vi verrà inviato il link da utilizzare per l’installazione automatica del software necessario per stabilire il collegamento.
  • Per potere interagire con il docente durante il corso è necessario l’utilizzo di cuffie con microfono.
  • Il calendario completo della QualiWare Academy 2016 è disponibile qui
  • Hai perso un Webinar della QualiWare Academy? Niente paura! Puoi rivedere i precedenti seminari sul nostro canale YouTube accedendovi dall’apposita sezione Video del Forum

YouTube

Ricordiamo inoltre la seconda edizione  dell’evento #QualityWay con ACCREDIA e AICQ-SICEV che si terrà Giovedì 20 Ottobre 2016.

Il seminario avrà come tema: “Il futuro dei sistemi di gestione, la nuova ISO 9001 per una qualità sostenibileCasi d’uso, testimonianze aziendali e stato dell’arte su applicazione, linee guida e nuovi percorsi formativi” e si svolgerà  presso la prestigiosa cornice del Centro Congressi Artemide – Viale delle Terme, 1010/B, Castel San Pietro Terme BO alle ore 14:00.

La partecipazione è gratuita previa iscrizione obbligatoria che può essere effettuata scrivendo a eventi@qualiware.it , fino ad esaurimento dei posti disponibili.

Vi aspettiamo.

Applicazioni Cloud: Analisi delle attività

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“Le aziende sono l’insieme di tutte le attività
che vengono svolte al loro interno”

Analysis in collaborazione con NCG vi propone il servizio di “Analisi delle Attività”.

Obiettivi:
– permettere all’Azienda di sapere “chi fa cosa”.
Si applica alle attività degli uffici.
– consentire alle Persone di capire l’importanza di quello che fanno.
All’imprenditore viene fornito quadro chiaro dei costi del personale.
– permettere di ottimizzare i costi del lavoro, ridurre le inefficienze e migliorare i flussi lavorativi.

Queste la macrofasi del servizio

  • Formazione
  • Categorizzazione
  • Rilievo qualitativo
  • Analisi dati
  • Report sui dati emersi

L’analisi viene svolta da NCG con il supporto di QualiWare in cloud.
Ogni persona coinvolta nell’analisi avrà a disposizione un accesso allo strumento, tramite il quale potrà registrare, in modo molto semplice, le attività giornaliere svolte.
In questo modo la raccolta dati non comporterà per il personale lavoro aggiuntivo significativo ma allo stesso tempo saranno garantiti integrità e correttezza dei dati rilevati.

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L’utilizzo avviene attraverso un comune browser internet o tramite app e non necessità di nessuna installazione.

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scarica la brochure

Per maggiori informazioni: commerciale@qualiware.it

Case study: Lettere Richiamo e Sanzione

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alle Lettere Richiamo e Sanzione.

Esigenza
gestire attraverso il modulo documentale gli aspetti formali e le scadenze relative ai richiami e provvedimenti verso i dipendenti.

Soluzione:
La gestione della documentazione disciplinare è stata sviluppata attraverso due specifiche categorie documentali nelle quali sono stati inseriti come modelli i documenti precedentemente in uso in azienda. In una terza categoria documentale è stato caricato mediante importazione documentale il pregresso dei provvedimenti. Questo consente di avere la situazione aggiornata nei documenti collegati dell’anagrafica dipendente.
Mediante l’inserimento delle date inserite nel primo form è stato possibile attivare specifici promemoria per l’ufficio del personale, utili al proseguimento dell’iter burocratico del provvedimento. Al recepimento della giustificazione del dipendente ed alla compilazione dei relativi campi si attiva il pulsante di generazione della Lettera Provvedimento Disciplinare che riporta i dati principali registrati nella maschera successiva, generando il secondo documento. Anche su questo form sono attivi promemoria specifici sulle date inserite. Al termine dell’iter documentale con la pubblicazione l’informazione del provvedimento viene inserito automaticamente nell’apposita scheda della maschera anagrafica dipendente.


Vantaggi:
Il vantaggio primario per l’utente dell’ufficio personale è stato quello di avere uno scadenzario con specifici promemoria su questa tematica. A questo si aggiunge la rapida reperibilità di informazioni e documenti all’interno di un sistema informatizzato accessibile anche alla Direzione Generale.

 

Case study Registro accessi azienda

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al Registro accessi azienda.

Esigenza:
La sicurezza nelle aziende e del personale che accede ai propri locali è
un argomento molto importante in ambito sicurezza, ma anche per la riservatezza delle informazioni aziendali. L’azienda ha necessità di informatizzare il registro su carta per distribuire la rilevazione degli accessi in diverse aree di accesso e per poter avere in un solo istante la situazione del personale esterno presente in azienda, potendo così interrogare rapidamente anche lo storico.

Soluzione:
Partendo dalle informazioni del registro cartaceo è stato realizzato un form (QW-07 Documentale – Form Designer) il cui utilizzo è stato attivato nei due punti di accesso aziendali nella zona Amministrativa e nella zona Produzione-Magazzino, ma grazie alla diffusione di QualiWare chiunque in azienda è ora in grado di registrare gli accessi del personale esterno.

 


Vantaggi:
La diffusione capillare di QualiWare e la semplicità di compilazione del form ha consentito la registrazione sistematica degli accessi ed un monitoraggio efficiente della presenza di personale esterno in azienda.

 

 

 

Case study: CV personale

 

Aperitivo QualiWareCome nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al “CV personale”.

Esigenza
Il Cliente ha necessità di interrogare un vasto database di informazioni relative ai dipendenti relativamente a Titoli, Attestati e Precedenti esperienze lavorative in occasione di gare d’appalto per la fornitura di servizi. Tra queste informazioni vi sono anche le scansioni degli attestati e di diplomi.

Soluzione:
E’ stata realizzata una specifica personalizzazione alla scheda Gestione del Personale in combinazione al modulo Documentale. Nella scheda Anagrafica del Personale sono state aggiunte due nuove schede oltre a quelle presenti nello standard ed accolgono “Titoli ed Attestati” e “Esperienze Lavorative ed Eventi Rilevanti”.

La modalità di inserimento dei dati avverrà in tutte le sezioni della scheda tramite la pulsantiera standard di QualiWare (conferma, annulla, inserisci, elimina). L’unica particolarità è presente nella sezione “Attestati” in cui sono presenti altri due pulsanti. Per l’inserimento di un nuovo attestato sarà necessario:
1 – inserire (pulsante “+”) il nuovo attestato. Verrà chiesto il percorso file in cui trovare il file “*.tif”.
2 – posizionandosi sul campo “Codice Formazione” sarà possibile selezionare tramite apposito pulsante (se necessario) il codice formazione dai Rapporti di Formazione registrati in QualiWare
Successivamente è possibile visualizzare l’attestato (anteprima) tramite apposito pulsante (3).
L’attestato viene fisicamente archiviato in una apposita categoria documentale di QualiWare e automaticamente legato all’anagrafica del dipendente.

In occasione delle gare di appalto per i servizi, viene richiesto all’azienda di produrre l’elenco del personale che può ricoprire l’incarico per l’attività richiesta e contestualmente la documentazione relativa in formato CV europeo.

Per facilitare tale attività è stata predisposta una interfaccia di richiesta documentale dietro la quale viene generata una query di interrogazione dati mutevole in base ai parametri selezionati. Oltre ai parametri di selezione delle anagrafiche sono presenti sul form alcune opzioni relative alla generazione dei CV.

Dopo aver effettuato la selezione delle anagrafiche interessate e aver selezionato le modalità di stampa del CV con l’apposizione dei flag è possibile eseguire l’esportazione e verrà richiesto un percorso fisico sul PC su cui effettuare l’esportazione. A tale percorso verranno inseriti i singoli CV in formato europeo ed un unico file .zip contenente tutti i CV generati.

Vantaggi:
Lo sviluppo di questa applicazione ha consentito all’azienda un enorme risparmio di tempo nella produzione dei CV. La possibilità di interrogare e di filtrare le informazioni archiviate con rapidità ha infatti dimezzato i tempi precedenti. Inoltre la generazione automatica dei documenti nel formato standard ha consentito l’uniformità e la standardizzazione della documentazione di output.
L’utilizzo di QualiWare ha inoltre reso disponibile l’applicazione su più postazioni dell’ufficio Risorse Umane sia per la produzione dei documenti che per l’interrogazione delle informazioni, che in precedenza erano limitate ad una singola postazione.

Case Study Rilevazione infrazioni personale

Aperitivo QualiWareCome nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare”  vi proponiamo un Case Study relativo alla “Rilevazione infrazioni personale”.

Esigenza
Registrare puntualmente tutte le infrazioni rilevate ed effettuate dal personale interno ed anche da parte del personale  di altre aziende operante in Azienda.

Soluzione:
E’ stato realizzato uno specifico form (QW-07 Documentazione – Form Designer) in cui il Responsabile della Sicurezza aziendale ha potuto inserire le rilevazioni da lui effettuate. Inoltre ha esteso tale possibilità ai Capi Reparto avendo maggiore efficacia di rilevazione. Successivamente alla rilevazione documentata nella prima parte della maschera, è possibile documentare il successivo colloquio effettuato riportando i provvedimenti presi a seguito dello stesso, quali contestazioni o definizione di azioni correttive (corsi formazione e aggiornamento documenti). Tutte queste informazioni vengono automaticamente trasferite su un verbale il cui layout è stato definito dall’azienda stessa e modificabile.

Vantaggi:
La possibilità di rilevare in modo più distribuito e capillare questi accadimenti ha fatto emergere in modo più chiaro e netto le aree di miglioramento in ambito sicurezza. Quando la rilevazione ha interessato operatori esterni all’azienda è stato possibile segnalare con tempestività ai responsabili sicurezza dell’azienda partner il comportamento non conforme del proprio dipendente e ciò ha anche consentito la ridefinizione di alcuni contratti di appalto.

Case Study: Questionario Valutazione Dipendenti in rinnovo

Aperitivo QualiWare

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” vi proponiamo un Case Study relativo al “Questionario Valutazione Dipendenti in rinnovo.

Esigenza
Causa avvicendamento periodico delle risorse assunte a tempo determinato è necessario poterne valutare rapidamente le qualità in base ad uno specifico questionario per poterne valutare il rinnovo, coinvolgendo direttamente i responsabili di area.

Soluzione
Questa esigenza è stata soddisfatta con la creazione di una specifica categoria documentale in interazione con il modulo Risorse Umane. La categoria documentale consente la compilazione del questionario da parte di diverse figure presenti in azienda (ognuna di esse mediante una impostazione dello standard visualizza solo i propri questionari). Le domande presenti nel questionario sono precedentemente stabilite e prevedono l’assegnazione di un punteggio da 0 a 10 ed il form ne esegui la somma in tempo reale.

Al termine della compilazione l’ufficio Risorse Umane ne viene informato come successivo utente della fase i workflow, e procede alla pubblicazione dello stesso dopo verifica. Il questionario produce automaticamente un report excel nel quale viene evidenziato i valori minimi e massimi rilevati, in questo modo è possibile individuare rapidamente quali sono le valutazioni in cui eccelle o meno il dipendente.

Quando si renda necessario compiere l’analisi delle risorse in scadenza di contratto è possibile utilizzare una specifica query di interrogazione dati con esportazione su file excel che consente l’analisi delle informazioni precedentemente acquisite in base alla definizione della tipologia di contratto e dell’intervallo delle possibili date di scadenza.

 

Vantaggi:
La compilazione diretta da parte dei capi area dei questionari ha alleggerito l’ufficio risorse umane di una incombenza periodica che comportava il sollecito e l’intervista ai responsabili di area. Ora delegando a chi di competenza il giudizio diretto del personale a scadenza contratto e utilizzando un questionario unico aziendale che ne uniforma il giudizio tale attività è divenuta più efficiente. Mediante le informazioni memorizzate nel database QualiWare a seguito della compilazione dei questionari su Form Designer è ora semplice e rapido avere l’informazione sintetica e riepilogativa per ogni dipendente con possibilità di confronto tra le diverse risorse.

 

Case Study: Registrazione Trasferte

Aperitivo QualiWareCome nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla “Registrazione Trasferte”.

Esigenza:
L’azienda ha la necessità di inviare il proprio personale tecnico presso vari clienti ed ha quindi espresso l’esigenza di un prodotto in grado di assicurare la gestione dei costi sostenuti durante queste trasferte.
Il prodotto deve concedere all’ufficio amministrativo la possibilità di pianificare le trasferte che devono preliminarmente essere approvate dall’ufficio commerciale interno.
La possibilità di avere dati costantemente aggiornati è uno dei requisiti indispensabili richiesti per questa applicazione.

Soluzione:
La soluzione adottata prevede di dotare l’utente QualiWare di una maschera dedicata alla pianificazione delle trasferte ed utilizzata dall’ufficio amministrativo per indicare eventuali costi anticipati.
Non appena conclusa la pianificazione della trasferta, l’ufficio commerciale ne considera l’approvazione che viene effettuata accedendo ad una ulteriore pagina della stessa maschera di pianificazione. Ufficio amministrativo e commerciale condividono quindi tutti i dati all’interno di un unico ambiente di lavoro.

E’ stata creata una ulteriore maschera dedicata al personale che, conclusa la trasferta, voglia richiedere un rimborso o indichi eventuali costi sostenuti. A chiusura della registrazione dei costi incorsi nella trasferta può effettuare la stampa di una distinta che verrà allegata alle ricevute raccolte. La maschera fornisce la possibilità di utilizzare due valute diverse oltre all’euro e registrare le modalità di pagamento (contanti, carta di credito, etc.).

Le due maschere di inserimento dati sono state realizzate utilizzando lo strumento Form Designer presente nell’ambiente QualiWare che permette una elevata rapidità e flessibilità di sviluppo.
Una estesa reportistica permette all’amministrazione e all’ufficio commerciale di visualizzare dati costantemente aggiornati relativi ai costi sostenuti, ed aggregati per:
1) Cliente;
2) Voci di costo;
3) Singolo dipendente.

All’interno di questa soluzione è stata creata anche la possibilità di ottenere in qualsiasi momento un foglio elettronico che contiene le spese sostenute dal personale per una particolare trasferta. L’ufficio commerciale e la direzione ricevono mensilmente un foglio elettronico compilato automaticamente da QualiWare che contiene gli extra costi sostenuti nell’anno corrente per le trasferte coperte da garanzia, parametro importante per il controllo dei costi.

Vantaggi:
Con l’auto-compilazione dei costi sostenuti dal personale in trasferta è stato notevolmente ridotto il carico di lavoro per il personale amministrativo. L’intera gestione e consultazione dei dati è possibile per tutti gli utenti abilitati e su qualsiasi postazione che dispone del Client – QualiWare. Si ha la possibilità di eseguire facilmente verifiche ex-post sui costi sostenuti.