Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla “Registrazione Trasferte”.
Esigenza:
L’azienda ha la necessità di inviare il proprio personale tecnico presso vari clienti ed ha quindi espresso l’esigenza di un prodotto in grado di assicurare la gestione dei costi sostenuti durante queste trasferte.
Il prodotto deve concedere all’ufficio amministrativo la possibilità di pianificare le trasferte che devono preliminarmente essere approvate dall’ufficio commerciale interno.
La possibilità di avere dati costantemente aggiornati è uno dei requisiti indispensabili richiesti per questa applicazione.
Soluzione:
La soluzione adottata prevede di dotare l’utente QualiWare di una maschera dedicata alla pianificazione delle trasferte ed utilizzata dall’ufficio amministrativo per indicare eventuali costi anticipati.
Non appena conclusa la pianificazione della trasferta, l’ufficio commerciale ne considera l’approvazione che viene effettuata accedendo ad una ulteriore pagina della stessa maschera di pianificazione. Ufficio amministrativo e commerciale condividono quindi tutti i dati all’interno di un unico ambiente di lavoro.
E’ stata creata una ulteriore maschera dedicata al personale che, conclusa la trasferta, voglia richiedere un rimborso o indichi eventuali costi sostenuti. A chiusura della registrazione dei costi incorsi nella trasferta può effettuare la stampa di una distinta che verrà allegata alle ricevute raccolte. La maschera fornisce la possibilità di utilizzare due valute diverse oltre all’euro e registrare le modalità di pagamento (contanti, carta di credito, etc.).
Le due maschere di inserimento dati sono state realizzate utilizzando lo strumento Form Designer presente nell’ambiente QualiWare che permette una elevata rapidità e flessibilità di sviluppo.
Una estesa reportistica permette all’amministrazione e all’ufficio commerciale di visualizzare dati costantemente aggiornati relativi ai costi sostenuti, ed aggregati per:
1) Cliente;
2) Voci di costo;
3) Singolo dipendente.
All’interno di questa soluzione è stata creata anche la possibilità di ottenere in qualsiasi momento un foglio elettronico che contiene le spese sostenute dal personale per una particolare trasferta. L’ufficio commerciale e la direzione ricevono mensilmente un foglio elettronico compilato automaticamente da QualiWare che contiene gli extra costi sostenuti nell’anno corrente per le trasferte coperte da garanzia, parametro importante per il controllo dei costi.
Con l’auto-compilazione dei costi sostenuti dal personale in trasferta è stato notevolmente ridotto il carico di lavoro per il personale amministrativo. L’intera gestione e consultazione dei dati è possibile per tutti gli utenti abilitati e su qualsiasi postazione che dispone del Client – QualiWare. Si ha la possibilità di eseguire facilmente verifiche ex-post sui costi sostenuti.
