Case Study “Censimento Immobili-Porzioni-Reparti-Locali”

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al “Censimento Immobili e gestione dei relativi strumenti e attrezzature”.

Esigenza
l’azienda interessata è un Gruppo che ha la necessità di trovare uno strumento che potesse permettere ai singoli Responsabili di ogni rispettiva entità, di censire efficacemente tutti gli immobili di propria competenza. Inoltre, era altresì importante corredare ogni elemento censito di ulteriori informazioni aggiuntive, ed ovviamente di condividerle a livello di Gruppo.

Soluzione
Le funzionalità integrate in QualiWare hanno permesso di incrementare facilmente uno strato superiore aggiuntivo ai dati principali immessi dagli utenti (Promemoria Automatici, Query, Documentazione Accessoria Collegata automaticamente, ecc.).
Nell’Albero Documentale di QualiWare è stato generato un nuovo apposito ramo, denominandolo “Area Immobili”. Al di sotto di esso sono state create 8 nuove Categorie Documentali. Le prime 4 di tipo FORM (di fatto, il Censimento vero e proprio), le ultime 4 di tipo FILE (non sono altro che 4 archivi indipendenti ma collegati in rapporto uno-a-uno coi precedenti elementi, che devono contenere rispettivamente tutti i Documenti Elettronici, ad esempio: contratti di affitto, contratti di acquisto, atti notarili, ecc.; in formato MS Word, PDF, ecc.).

Censimento Immobile
Censimento Immobile

Il risultato finale ottenuto con l’implementazione è rappresentato nella figura sovrastante. Il punto di ingresso nel Censimento, in questo caso, è stato l’immobile. Il medesimo risultato (rappresentato sempre nella finestra dei Documenti Collegati di QualiWare ancorata sulla destra) si può però ottenere anche utilizzando la Porzione (1), od il Reparto (2) oppure infine il Locale (3) come posizione di inizio consultazione del Censimento. È perciò molto importante sottolineare il fatto che l’intera struttura dell’Immobile è sempre e comunque visibile e consultabile; non sono infatti necessarie ricerche manuali di alcun genere.

Associazione Strumenti-Attrezzature dell'i Immobile
Associazione Strumenti-Attrezzature dell’immobile

Il Censimento ha termine in corrispondenza di tutti gli Strumenti o delle Attrezzatture che sono contenuti all’interno di un Locale (identificato come unità immobiliare minima per il contenimento). Nella figura sovrastante viene mostrato come questo rapporto (uno-a-molti) è stato ottenuto. La cosa interessante è rappresentata dal fatto che il Modulo di QualiWare Gestione Documentazione ,col quale è stato possibile realizzare il sistema di gestione della struttura del censimento, è stato messo in collegamento diretto (Documenti Collegati) con il Modulo Controllo Strumenti e Attrezzature.

Vantaggi
zero dispersione di informazioni. Con la centralizzazione in uno strumento unico (QualiWare), totale condivisione dei dati. L’interfaccia Web ha permesso di superare ogni sorta di barriera tecnologica e geografica.
Ciò che in precedenza era totalmente incerto e di difficile condivisione è divenuto fruibile e sicuro.

Sviluppi futuri
A seguito dello sviluppo effettuato sono previsti ulteriori sviluppi nell’ambito di un progetto più ampio, partendo come base dall’Anagrafica di Censimento:
– creazione categoria documentale per la gestione  delle Richieste di Intervento sul singolo Strumento/Attrezzatura, identificato ripercorrendo fedelmente l’albero del Censimento.
– creazione categoria documentale per l’archiviazione e la condivisione con l’Amministrazione Centrale di Gruppo di tutte le Fatture dei Fornitori che ogni singolo Responsabile di Immobile deve presentare in caso di intervento.
– categoria documentale la raccolta dei dati di consumo (Acqua, Luce, Gas, ecc.) dello specifico Strumento/Attrezzatura. Sarà quindi possibile determinare nel dettaglio i consumi di Locali, Reparti, Porzioni ed Immobili.

Tips & Tricks – Importazione dei messaggi Outlook

Tips and Tricks

Lo sapevi che in tutti i moduli è possibile visualizzare la finestra “Documenti Collegati” ed in essa oltre ad inserire documenti esterni, importare automaticamente una o più email da Outlook?

E’ semplice, e lo possiamo fare in soli due passaggi!
Come prima cosa selezioniamo un messaggio di Outlook, se necessario puoi selezionarne anche più di uno.
Il passaggio successivo è posizionarsi nel riquadro dei documenti collegati e, premendo il pulsante destro del mouse tramite il menù contestuale  selezionare la relativa opzione “Importa messaggi selezionati da Outlook”

TIPSTRICKS_20150316In questo modo, per esempio, potrai allegare le comunicazioni importanti relativamente ad un Reclamo o ad una Non conformità, oppure ul report di taratura esterna strumento effettuato da un laboratorio specializzato.

Case Study: Carburanti Automezzi (e manutenzione)

Aperitivo QualiWareCome nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo il Case Study Carburanti Automezzi  (e manutenzione).

Esigenza
Verificare puntualmente il consumo carburante del parco automezzi aziendali e monitorarne l’andamento.

Soluzione:
Partendo dal costo carburante mensile per automezzo che il fornitore invia al Cliente, è stato possibile realizzare un semplice form designer per l’inserimento di questi dati. Ad ogni recepimento di documenti sul consumo carburante, l’amministrazione inserirà Chilometri, Litri e costo. In questa circostanza, data la presenza del modulo QW-06 Controllo Strumenti e Attrezzature, il Veicolo di riferimento verrà scelto da apposita scelta lista che presenterà le anagrafiche inserite nell’archivio Attrezzature (è possibile comunque gestire l’anagrafica anche in assenza del modulo).

Definendo il veicolo come attrezzatura nell’anagrafica Strumenti/Attrezzature è possibile programmare e monitorare anche la manutenzione ordinaria e straordinaria in cui registrare anche il costo diretto della manutenzione applicata dallo specifico fornitore.
Come si può vedere dall’immagine nei documenti collegati è presente il link automatico alla categoria documentale “Carburanti Automezzi”.

E’ stata definita inoltre una query parametrica che in base alla scelta dell’anno fornisce i dati di sintesi (totalizzazione) relativamente ai consumi dei veicoli aziendali.

Vantaggi
E’ stato possibile in questo modo dare un significato a numeri che abitualmente venivano ignorati, dato che solitamente veniva dato valore essenzialmente al totale del costo mensile. In questo modo è stato possibile rendersi conto del chilometraggio effettivo degli automezzi potendo ridistribuire gli spostamenti tra loro e definendo la dismissione di mezzi obsoleti ad alto consumo grazie all’aggiunta di queste informazioni alla normale gestione della manutenzione.