ISO 9001:2015. I punti critici evidenziati durante gli audit di certificazione.

Stai pensando o hai già pianificato di adeguare il tuo sistema di gestione per la qualità alla ISO 9001:2015? Vuoi conoscere quali sono le principali osservazioni e non conformità che sono state riscontrate dagli auditor durante le verifiche per la certificazione ISO 9001:2015 per poter correre ai ripari prima che tocchi a te?

Anche se le aziende che hanno effettuato il passaggio alla nuova ISO 9001:2015 sono,in percentuale, veramente poche, è possibile già farsi un’idea di quali sono i punti dell norma per i quali sono state aperte più osservazioni e non conformità da parte dei valutatori.

Questi punti sono, dal 2015 ad oggi, il 7, l’8 e il 10 che come puoi vedere nel grafico sotto hanno ricevuto, rispetto agli altri, un alto numero di osservazioni e non conformità, a volte anche gravi.

Grafico delle segnalazioni e non conformità riscontrate durate gli audit di certificazione ISO 9001:2015

Questi punti riguardano il SUPPORTO(p.to 7), le ATTIVITA’ OPERATIVE (p.to 8) e il MIGLIORAMENTO (p.to 10).

Osservazioni e non conformità legate al punto 7

Le segnalazioni riguardano la manutenzione delle infrastrutture e dei sistemi di misurazione che servono per effettuare i controlli di qualità sui prodotti, la determinazione delle competenze relative alle risorse la cui attività impattano sulla gestione della qualità e la relativa formazione ed infine la comunicazione, sia interna che esterna, relative al sistema di gestione della qualità.

Le problematiche legate a questo punto della norma riguardano diverse componenti dell’azienda.

Primo tra tutti la necessità di determinare e manutenere in maniera corretta tutto ciò che riguarda le infrastrutture in termini di edifici ed impianti (quindi macchinari, strumenti ed attrezzature), ma anche in termini di hardware, software ed in generale ciò che riguarda la struttura informatica dell’azienda. e quindi in questo caso devono essere coinvolto sia chi si occupa di manutenzione degli impianti, sia chi si occupa dell’infrastruttura informatica.

C’è poi un problema legato alla gestione delle competenze che si divide in due tronconi differenti, ma conseguenti tra di lor.

Da una parte la definizione delle competenze necessarie per svolgere una determinata attività, compito che dovrebbe svolgere chi realmente conosce questa attività (ad es. un capo turno o un operaio più anziano).

Dall’altra c’è la gestione ed il monitoraggio della formazione necessaria affinché chi deve svolgere una determinata funzione abbia le competenze per svolgerla. In questo caso il compito può spettare alle Risorse Umane.

Sempre legato al punto 7 c’è poi un problema di comunicazione che spesso non viene gestita nella maniera corretta, non individuando correttamente i modi, i tempi e chi dovrà comunicare le informazioni necessarie sia internamente che con l’esterno.

Osservazioni e non conformità legate al punto 8

Per il punto 8, in cui si parla di “Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall’esterno” le osservazioni si sono focalizzate sulla valutazione, monitoraggio e ri-valutazione dei fornitori esterni.

Spesso la valutazione dei fornitori viene fatta su dati incompleti e che non consentono di controllare correttamente i parametri che vanno ad impattare maggiormente sulla realizzazione del prodotto/servizio perchè fatta all’ultimo momento una volta all’anno, quando magari è troppo tardi per correggere un problema.

Inoltre, sempre sul punto 8, gli auditor hanno evidenziato la difficoltà o comunque le mancanze delle aziende in termini di “controllo della produzione e dell’erogazione dei servizi”, determinati sia dalla mancanza di documentazione che da problemi legati al monitoraggio in fase di accettazione o produzione dei processi o degli output.

Sullo stesso principio dei problemi legati al punto 7 manca poi una valutazione delle reali competenze necessarie a svolgere queste attività.

Osservazioni e non conformità legate al punto 10

Il punto 10 riguarda il miglioramento ed anche qui sono diverse le segnalazioni riscontrate, la maggior parte delle quali riguarda il miglioramento continuo e quindi la pianificazione ed attuazione di azioni che portino a migliorare l’idoneità, l’adeguatezza e l’efficacia del sistema di gestione per la qualità.

Quest’ultimo punto raggruppa in se tutta la serie di mancanze che fanno parte dell’intero sistema di gestione.

Il problema che accomuna tutti i punti della norma, non solo quelli dove sono state aperte più non conformità da parte dei verificatori, è la gestione di tutte queste informazioni documentate che ancora troppo spesso sono gestite in maniera cartacea o su sistemi informatici destrutturati e slegati tra di loro.

C’è una soluzione?

Basterebbe essere in grado di convogliare tutte queste informazioni in un unico sistema per ottenere in un colpo solo una migliore gestione delle infrastrutture, delle risorse, delle competenze e del prodotto.

Si potrebbe valutare meglio i fornitori portando una serie di miglioramenti sia dal punto di vista della qualità del prodotto, ad esempio scegliendo un fornitore che mi consegna materia prima senza difetti, oppure una diminuzione dei prezzi, ad esempio rinegoziando i termini di acquisto con quei fornitori che consegnano in ritardo costringendo l’azienda a consegnare il lavoro finale al cliente in ritardo.

Di nuovo la presenza di un sistema strutturato che ti consente di collezionare i risultati dei controlli in accettazione, in produzione o sul prodotto finito ti consentirebbe di pianificare in maniera migliore l’acquisto di materiale o la consegna dei tuoi prodotto. Potendo ad esempio mandare in free-pass la materia prima inviata dai quei fornitori che sai aver consegnato sempre materiale di qualità.

Allo stesso modo una gestione centralizzata di reclami, non conformità,segnalazioni e azioni sul sistema ti consentirebbe di migliorare non solo il tuo sistema di gestione ma il prodotto stesso e l’assistenza che potresti offrire al tuo cliente, gestendo al tempo stesso un piano di miglioramento continuo.

Che caratteristiche dovrebbe avere quindi questo sistema?

Per evitare di avere anche tu queste segnalazioni e dover correre ai ripari la soluzione è quindi di dotarti di un sistema centralizzato, magari composto di diversi moduli interconnessi tra di loro che ti consentano di:

  • fare controlli in accettazione
  • fare controlli in process
  • fare controlli sul prodotto finito
  • gestire reclami, non conformità, segnalazioni ed azioni sul sistema
  • pianificare e gestire la manutenzione di impianti, macchinari, strumenti ed attrezzature
  • gestire le procedure, i manuali e tutta la documentazione. Con la garanzia di distribuire solo i documenti corretti alle persone interessate, sia internamente che con l’esterno
  • effettuare gli audit ai fornitori o ai reparti interni
  • gestire le competenze e la formazione del personale e al tempo stesso le consegna dei DPI e la pianificazione delle visite mediche
  • gestire gli indicatori con un sistema che possa anche calcolarseli in automatico
  • gestire la valutazione dei fornitori
  • pianificare e gestire le riunioni con la possibilità di attribuire le attività individuate alle persone
  • pianificare e gestire il riesame della direzione, raccogliendo in automatico tutte le informazioni a sistema

Se poi lo stesso sistema ti consente anche di gestire i processi e i rischi ad essi associati e ti avvisasse in automatico di tutte le scadenze che ti riguardano avresti trovato il sistema perfetto per te.

Come dici? Non credi possa esistere un sistema del genere?

Lo pensavo anche io prima di conoscere QualiWare.

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Applicazioni Cloud: Risk9001

RISK9001_logoLa nuova norma ISO 9001, dalla qualità alla gestione d’impresa

Analysis in collaborazione con NCG vi propone il servizio cloud  “Risk9001”.

L’obiettivo di Risk9001 è di consentire all’azienda e all’imprenditore una valutazione autonoma e online del livello di conformità alla nuova versione della norma ISO 9001 del 2015.
Con Risk9001 le nostre PMI potranno autovalutarsi e sfruttare tutte le opportunità che si presentano per:

  • Capire quali sono i propri punti di forza e quelli di debolezza
  • Investire in modo mirato le risorse disponibili
  • Migliorare l’organizzazione
  • Ridurre le inefficienze ed i costi associati

 In poche parole definire il proprio modello di organizzazione e controllo.

Risk9001 utilizza un database di domande riferite a tutti i punti della nuova norma, cui l’azienda dà risposta con il supporto di un nostro esperto nel corso di un audit della durata media di mezza giornata, effettuato presso l’azienda stessa.

Le domande sono legate a prospettive di rischio predefinite, e grazie a vari livelli di classificazione è possibile, al termine della compilazione del questionario, avere un quadro complessivo di conformità suddiviso per aspetto, attraverso una serie di efficaci valutazioni grafiche.

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Queste informazioni permettono una ampia possibilità di prospettive e risultano utili per la formazione ed allineamento dei responsabili dei sistemi e degli auditor.

Risk9001 è lo strumento concreto, completo e veloce di valutazione del proprio livello di conformità alla nuova norma.

NCG_R9001_brochurescarica la brochure

Per maggiori informazioni consulta il sito www.risk9001.it

Applicazioni Cloud: Analisi delle attività

NCG_AnalisiAttivita
“Le aziende sono l’insieme di tutte le attività
che vengono svolte al loro interno”

Analysis in collaborazione con NCG vi propone il servizio di “Analisi delle Attività”.

Obiettivi:
– permettere all’Azienda di sapere “chi fa cosa”.
Si applica alle attività degli uffici.
– consentire alle Persone di capire l’importanza di quello che fanno.
All’imprenditore viene fornito quadro chiaro dei costi del personale.
– permettere di ottimizzare i costi del lavoro, ridurre le inefficienze e migliorare i flussi lavorativi.

Queste la macrofasi del servizio

  • Formazione
  • Categorizzazione
  • Rilievo qualitativo
  • Analisi dati
  • Report sui dati emersi

L’analisi viene svolta da NCG con il supporto di QualiWare in cloud.
Ogni persona coinvolta nell’analisi avrà a disposizione un accesso allo strumento, tramite il quale potrà registrare, in modo molto semplice, le attività giornaliere svolte.
In questo modo la raccolta dati non comporterà per il personale lavoro aggiuntivo significativo ma allo stesso tempo saranno garantiti integrità e correttezza dei dati rilevati.

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L’utilizzo avviene attraverso un comune browser internet o tramite app e non necessità di nessuna installazione.

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scarica la brochure

Per maggiori informazioni: commerciale@qualiware.it

Webinar sulla gestione KPI con QualiWare: venerdì 19 settembre ore 16

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Il prossimo Seminario Online dell’iniziativa QualiWare Academy 2014, riservata ai clienti che hanno sottoscritto il contratto di manutenzione QIS, sarà dedicato alla gestione dei KPI (Key Performance Indicators)
Vi aspettiamo on-line venerdì 19 settembre dalle ore 16 alle ore 17.
Per iscrivervi: formazione@qualiware.it
 
Argomenti:

 

  • Cos’è un KPI dal punto di vista teorico
  • Gli strumenti di QualiWare per la gestione dei KPI
  • Il process designer e la maschera di definizione dei KPI
  • Inserimento manuale e valutazione tramite query
  • L’uso del Form Designer per strutturare l’informazione
  • La valutazione automatica
  • I KPI nel Riesame di Sistema

Informazioni utili:

  • Al momento dell’iscrizione vi verrà inviato il link da utilizzare per l’installazione automatica del software necessario per stabilire il collegamento.
  • Per potere interagire con il docente durante il corso è necessario l’utilizzo di cuffie con microfono.
  • Il calendario completo della QualiWare Academy 2014 è disponibile qui.
  • Hai perso un Webinar della QualiWare Academy? Niente paura! Puoi rivedere i precedenti seminari sul nostro canale YouTube accedendovi dall’apposita sezione Video del Forum

YouTube

Case study: Indagine soddisfazione Utenti

Aperitivo QualiWare

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo all'”Indagine soddisfazione Utenti”.

Esigenza:
Censire il grado di soddisfazione dei propri utenti e coglierne spunti migliorativi.

Soluzione:
Per soddisfare questa esigenza nel 2010 è stata effettuata una personalizzazione al modulo standard di QualiWare “QW-10 Miglioramento”  nel quale è presente la gestione del Questionario Soddisfazione Clienti. A seguito del successo riscontrato da questa personalizzazione e dati gli ulteriori segnali di gradimento del parco Clienti, tale verticalizzazione è stata inserita nello standard del software.

Mediante la maschera di “Indagine Soddisfazione Clienti” è possibile ora definire un questionario ad uso interno dell’azienda coinvolgendo quindi come intervistati i propri dipendenti definiti “clienti interni”. Il modulo si compone di diverse schede in cui è possibile compilare i dati generali dell’indagine con gli obiettivi (informazioni a uso interno) e nella scheda successiva le singole domande. Per ogni domanda è possibile scegliere il tipo di risposta e le opzioni di risposta accettabili/non accettabili.

Nella scheda successiva vengono definiti i destinatari del questionario, che può essere divulgato anche in forma anonima, ed è possibile monitorare in tempo reale la compilazione dei risultati del questionario.

Nella quarta ed ultima scheda è possibile vedere sinteticamente il numero di questionari inviati e compilati, ed accedere al report sui risultati del questionario.

Il questionario è possibile produrlo in differenti lingue ed inoltre nel modulo è presente una importante funzionalità “copia questionario” che consente la rapida definizione di questionari periodici modificabili ed integrabili prima dell’invio.

Vantaggi:
Con questa funzionalità il Cliente ha razionalizzato drasticamente l’impiego di risorse e di tempo per effettuare l’indagine di soddisfazione utenti (clienti interni). In precedenza tale attività era effettuata su supporti cartacei o informatici che successivamente prevedevano attività di consuntivazione. Ora oltre ad una migliore interfaccia di presentazione dei quesiti e fruibilità del questionario, si ha l’immediata sintesi dei risultati.

 

Seminario online sui KPI: venerdì 12 aprile ore 16

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Analysis vi ricorda il terzo Seminario Online dell’iniziativa QualiWare Academy riservata ai clienti che hanno sottoscritto il contratto di manutenzione QIS.
L’argomento trattato sarà la gestione dei KPI (Key Performance Indicators).
Vi aspettiamo on-line venerdì 12 aprile alle ore 16Per iscrivervi: formazione@qualiware.it.

Argomenti:

  • Cos’è un KPI dal punto di vista teorico
  • Gli strumenti di QualiWare per la gestione dei KPI
  • Il process designer e la maschera di definizione dei KPI
  • Inserimento manuale e valutazione tramite query
  • L’uso del Form Designer per strutturare l’informazione
  • La valutazione automatica
  • I KPI nel Riesame di Sistema
Informazioni utili:
Al momento dell’iscrizione vi verrà inviato il link da utilizzare per l’installazione automatica del software necessario per stabilire il collegamento.
Per potere interagire con il docente durante il corso è necessario l’utilizzo di cuffie con microfono.
 
 

La gestione della Employee Satisfaction con QualiWare

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La release 2012.01 di QualiWare presenta una importante novità nel modulo di gestione dei Questionari. E’ infatti ora possibile prevedere, come destinatari, non solo i clienti ma anche il personale dell’azienda. E’ così possibile creare indagini rivolte al monitoraggio della soddisfazione del personale o alla valutazione dell’efficacia dei corsi di formazione. Questi tipi di indagine vengono sempre più richiesti, sia dai clienti (soprattutto quelli di dimensione multinazionale) che dagli enti di certificazione, in quanto consentono all’azienda non solo di capire quanto le risorse umane sono soddisfatte e quindi motivate (e la motivazione deriva anche da una formazione che viene percepita efficace), ma anche di trarre importanti informazioni per il miglioramento dell’organizzazione.

I questionari prodotti con QualiWare possono essere somministrati sia in modo cartaceo ma soprattutto via web(anche in più lingue), e in forma anonima. Quest’ultima modalità è indispensabile per consentire a chi compila la massima libertà di esprimere la propria opinione senza condizionamenti psicologici di alcun tipo.
Le risposte fornite per ciascuna indagine possono poi essere elaborate tramite le statistiche offerte da QualiWare o esportate in Excel per ulteriori elaborazioni.

Premere qui per scaricare la nuova scheda descrittiva del modulo di gestione Questionari in formato PDF.

Corso QualiWare KPI (Key Performance Indicator) – 29/9/2011

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Il modulo QW-10 di QualiWare comprende la funzionalità di gestione dei Processi aziendali e dei relativiIndicatori, anche detti KPI (Key Performance Indicator).

L’utilizzo di indicatori aziendali per la misura della performance rappresenta una importante opportunità per le aziende che si pongano come obbiettivo il miglioramento costante della propria organizzazione.

Una volta indivuati gli indicatori più adeguati a misurare le performance nelle aree strategiche, vi è la necessità di calcolarli periodicamente. QualiWare consente di risolvere questo problema, fornendo anche strumenti che in modo proattivo recapitano l’informazione sulla valutazione direttamente sul desktop di chi deve prendere le decisioni strategiche.

Il corso “QualiWare KPI” si propone di mostrare la modalità di utilizzo di tali strumenti attraverso l’analisi di applicazioni già realizzate. Si terrà il giorno 29/9/2011 dalle 14.00 alle 18.00 presso la sede di Analysis, in via delle Fosse Ardeatine 3/5/7 a Trebbo di Reno (BO) ed è gratuito per clienti titolari di contratto di manutenzione QIS.

Per iscrivervi, potete inviare una mail all’indirizzo commerciale@qualiware.it.

Valutazione automatica degli indicatori di performance

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Quella in cui viviamo è la civiltà dell’Information Technology: ciascuno di noi è costantemente collegato al resto del mondo e viene costantemente informato di ciò che accade tramite e-mail, SMS e gli strumenti social.
Questo modo di vivere l’informazione stenta però a prendere piede nel mondo delle aziende, dove per reperire un dato fondamentale spesso bisogna fare i salti mortali, e tante volte ci si deve accontentare di approssimazioni o stime anche quando i dati stivati all’interno dei sistemi informatici consentirebbero, se opportunamente elaborati, di ottenere un’informazione molto precisa.
Ciò vale in particolare per gli indicatori aziendali indicatori di performance (KPI = Key Performance Indicator), che danno (o dovrebbero dare) un’immagine di come l’azienda si sta comportando nelle varie aree.
Si è portati a pensare che la valutazione di questi indicatori, comportando spesso un grosso sforzo in termini di aggregazione dei dati, debba essere fatta una o due volte all’anno. Questo è però sbagliato, perché ci sono molte situazioni nelle quali sarebbe utile conoscere il dato con maggiore frequenza, mensile, settimanale o addirittura, in alcuni casi, giornaliera. Dando per scontata la possibilità di reperire in tempi rapidi un dato di sintesi (e con gli attuali sistemi ERP e di gestione della qualità come QualiWare, questo è quasi sempre possibile), resta il problema di come trasmettere l’informazione al destinatario.
L’ideale sarebbe, ovviamente, recapitargliela automaticamente nella casella di posta elettronica, anziché costringerlo ad attivare manualmente una funzione presente all’interno di un cruscotto. In questo modo infatti si conferirebbe al sistema quella proattività che dovrebbe sempre essere l’obbiettivo dei moderni sistemi informativi aziendali.

Con QualiWare è da oggi possibile attivare una funzionalità di questo tipo. Grazie alla nuova funzione di Valutazione Automatica Indicatori, qualsiasi indicatore definito nell’apposita sezione del programma può essere valutato in automatico e il risultato trasmesso via e-mail alle persone interessate, assieme ad un grafico riepilogativo dell’andamento delle valutazioni.
Si tratta di una innovazione molto importante, perché consente di “chiudere il cerchio” fornendo un feedback in tempo reale delle attività intraprese per migliorare le performance, verificandone l’efficacia e consentendo di correggere tempestivamente eventuali situazioni insoddisfacenti o tendenti al peggioramento.

La funzionalità di valutazione automatica indicatori verrà presentata nel corso “QualiWare System Tools” in programma nelle prossime settimane. Per dare la vostra pre-iscrizione o richiedere ulteriori informazioni sulla nuova funzionalità, potete inviare una mail all’indirizzo commerciale@qualiware.it.