Case study Gestione Documentale Appalti

Aperitivo QualiWareCome nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” siamo a proporvi il Case Study relativo alla “Gestione Documentale Appalti”.

Esigenza
Informatizzare un flusso documentale e di richieste esistente ma fuori controllo. Il flusso operativo coinvolge principalmente due uffici aziendali (Tecnico, Ufficio Acquisti) e il Fornitore. Al momento della richiesta viene gestito in modo estemporaneo con l’invio di mail ed è mancante un controllo degli step di richiesta e la   responsabilizzazione dei relativi uffici  nella verifica dei tempi e dei documenti richiesti in ottica Sicurezza, legati al Contratto di Appalto. Il flusso gestionale è quello riportato in immagine.

Documentazione relativa ai lavori in appalto

Soluzione e Vantaggi:
In base al flusso sopra esposto sono stati realizzate alcune categorie documentali per gestirlo dalla richiesta iniziale fino all’inizio dei lavori e, grazie a caratteristiche peculiari di QualiWare come la fascicolazione e il collegamento automatico di documenti all’anagrafica Clienti-Fornitori si è potuta dare una strutturazione organica a tutta la gestione documentale afferente gli Appalti. Nella pagina seguente vengono riportati i form realizzati dove sono presenti specifici pulsanti per l’invio di mail di richiesta e sollecito di documenti al Fornitore, ed anche un pulsante che consente all’Ufficio Acquisiti di informare l’Ufficio Tecnico della stesura del Contratto di Appalto. I form “Contratto d’Appalto” e “documenti Base” e “Sicurezza” hanno specifiche date di scadenza tramite le quali è possibile monitorare la validità dei documenti e mediante promemoria dedicati avvisare il fornitore della necessità di aggiornamento.

Case Study: gestione documenti DUVRI

 

Aperitivo QualiWare

Come sesto appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” !
Oggi vi proponiamo oggi il Case Study relativo alla “Gestione documenti DUVRI”.

Esigenza:
Gestire la richiesta e l’invio dei documenti inerenti la sicurezza tra aziende, ed avere anche un repository condiviso con relativo scadenzario. L’azienda ha diverse sedi per cui gestire questa problematica.

Soluzione:
Per gestire i documenti relativi alla Sicurezza Fornitori sono state create quattro apposite categorie documentali:
–          Documenti interni sicurezza
–          Modelli Documenti
–          Richiesta Documenti
–          Documenti Esterni

La categoria “Documenti Interni Sicurezza” raccoglie i documenti relativi alla gestione sicurezza dell’Azienda, inseriti identificando la sede di appartenenza (causale parametrizzabile) e la tipologia (causale parametrizzabile).

La categoria “Modelli Documenti” conterrà la modulistica standard che l’azienda definirà come aiuto alla compilazione dei documenti richiesti mediante il form “Richiesta Documenti” (vedi pag. successiva).

La categoria “Documenti Esterni”  raccoglie i documenti esterni pervenuti dai Fornitori a seguito di richiesta. Questi documenti vengono inseriti identificando l’anagrafica e la tipologia documento. I documenti inseriti andranno a far parte di uno specifico fascicolo documentale visibile accanto alla Richiesta Documenti, la quale vedrà automaticamente aggiornata la lista “Documentazione Inserita in QualiWare”.
Ogni documento di questa categoria avrà la propria data di scadenza ed un contatto esterno per poter gestire promemoria sia interni che esterni.

La categoria “Richiesta Documenti” è la categoria principale dell’applicazione realizzata e funge da collettore per le informazioni ed i documenti inseriti nelle altre tre categorie.

Nella prima scheda è possibile definire quale è l’anagrafica Fornitore di riferimento della richiesta con l’inserimento di un diretto responsabile a cui indirizzare i successivi mail e promemoria, ed i documenti per i quali si fa esplicita richiesta (con allegato eventuali modelli).
L’’inserimento dei documenti pervenuti nella categoria “Documenti Esterni” auto aggiorna l’elenco dei documenti inseriti in QualiWare e mediante apposito tasto è possibile sollecitare con un mail l’invio dei mancanti.

Nella scheda successiva “da Inviare” è possibile gestire la documentazione richiesta dal fornitore e da inviare. L’invio avviene mediante distribuzione automatica dei documenti in lista presenti  nella categoria “Documenti Interni Sicurezza”.

Il form prevede inoltre un report stampabile in formato html che riassume tutta la richiesta.

Vantaggi:
Con la soluzione realizzata è stato possibile razionalizzare ed uniformare una gestione prima diversificata tra gli stabilimenti e di difficile controllo da parte del Responsabile Sicurezza. Ora tutto è centralizzato e condiviso, inoltre grazie ai promemoria l’azienda, e volendo anche il fornitore stesso, può essere avvisata della scadenza di un documento e richiedere la versione aggiornata o provvedere alla revisione.