La corretta gestione documentale costituisce le fondamenta di un efficace Sistema di Gestione, come ad es. quelli conformi alle normative ISO 9001, ISO 14001, ISO 13485, ISO-TS 16949, OHSAS 18001.

Il software QualiWare dispone di un modulo specifico, riconosciuto dagli utenti come versatile, completo, semplice da utilizzare e pienamente efficace, per la gestione di tutta la documentazione presente in azienda, inclusi sia i documenti inerenti al sistema Qualità-Sicurezza-Ambiente (Manuali, Procedure, Istruzioni Operative, Registrazioni), sia ogni altro tipo di documento (testuale, grafico o amministrativo). Il modulo gestisce gli aspetti legati alla sicurezza e alla riservatezza, la costruzione del workflow, grazie all’integrazione con il modulo BPM, offre la possibilità di importazione automatica e massiva, anche da e-mail, consente la distribuzione dei documenti ed offre numerose funzioni di ricerca.

Grazie all’esclusiva integrazione con il Form Designer, anche utenti non esperti possono facilmente configurare le maschere di definizione dei metadati dei documenti o creare veri e propri moduli di raccolta dati, gestiti con la stessa logica dei documenti.

Il modulo Gestione Documentale di QualiWare offre le stesse funzionalità dei software di archiviazione documentale, ma con in più la possibilità di far nascere i documenti direttamente nel sistema, anzichè archiviarli a posteriori, una volta redatti. Ciò è possibile grazie all’integrazione con Microsoft Office, OpenOffice e LibreOffice, che consente di creare nuovi documenti partendo da template definiti dall’utente, senza che quest’ultimo debba preoccuparsi di definire dove salvare il file, o di aggiornare il documento con le informazioni (metadati) presenti nel database.

Utilizzando il modulo di gestione documentale diventa naturale estenderlo a quanti più tipi di documento possibile, fra quelli gestiti in azienda, e non confinarlo ai soli documenti del Sistema di Gestione della Qualità. Il miglioramento nell’efficienza ma soprattutto l’aumento del livello di sicurezza dei documenti, rispetto ad una gestione effettuata semplicemente usando le cartelle del server (o, peggio, del PC dell’utente) è tangibile.

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