È possibile gestire il sistema Qualità, Sicurezza o Ambiente con un semplice documentale?

Come ben sai la normativa ISO 9001 sulla Qualità (anche se lo stesso vale per quella sulla Sicurezza ISO 45001 o la 14001 riguardante l’Ambiente) descrive precisamente quali sono i requisiti di conformità e di efficacia che un’azienda certificata deve rispettare, ma poco o quasi dice su come e con quali strumenti gestire al meglio i sistemi per renderli più efficienti.

Soprattutto nelle piccole e medie imprese (ma il fenomeno si rileva anche nelle grandi) la “liberta” di scelta degli strumenti di gestione da adottare viene risolta con metodi che spesso risultano essere inadeguati:

  • applicativi verticali, difficilmente personalizzabili e che quindi mal si adattano a logiche differenti da quelle che propongono (e come saprai bene nella Qualità le logiche predefinite non sono accettabili);
  • file Word e Excel, o email, che risultano poco efficienti perché le informazioni non sono strutturate né facilmente rintracciabili;
  • supporto cartaceo, con aumento dei costi e del tempo impiegato per la registrazione e trascrizione delle informazioni;
  • software documentali che promettono di gestire tutto il sistema Qualità ma in realtà svolgono solo il ruolo di archiviatori di file e, quando va bene, di connettori tra più software già presenti in azienda.

Se dei primi tre punti ne abbiamo già parlato (puoi trovare una sintesi QUI questa volta vogliamo concentrarci sull’ultimo, meritevole di una riflessione più consistente.

Capita spesso di incappare in pubblicità da parte di software house che sostengono di potere garantire, grazie al loro software documentale, grandi prestazioni nella gestione della Qualità senza risparmiare parole come efficienza ed efficacia nonostante si parli di un mero archiviatore di documenti.

Ma è possibile gestire la Qualità in modo ottimale avendone benefici in termini di tempo e riduzione dei costi con un software documentale?

Sicuramente l’obiettivo di “gestire il sistema Qualità” viene raggiunto, d’altra parte come si è detto all’inizio di questo articolo è possibile raggiungerlo anche con gli altri sistemi sopraelencati. Ma è possibile affermare con altrettanta certezza che parlare di diminuzione di costi e tempo non è veritiero se paragonato ad un software che aderisce completamente alle esigenze dell’azienda e che nasce per gestire le normative come è QualiWare.

Ti faccio un esempio: come può un documentale gestire i controlli in accettazione?

Non può certamente farlo in modo completo, semmai aiuta a farlo acquisendo il (file del) DDT dal sistema gestionale, passandolo al software di controllo qualità nel caso in cui il materiale debba essere controllato, e poi rimandandolo al gestionale stesso al termine dei controlli. In altre parole, funge semplicemente da connettore tra i software già presenti in azienda. Il risultato viene raggiunto ma con esso anche un aumento dei costi derivanti da questa sovrapposizione di applicativi aziendali. Tre software quando ne bastavano semplicemente due.

Con QualiWare non è necessario avere un terzo software, perché con modulo “QW-01, Controllo in Accettazione” dialoga direttamente con il sistema gestionale, e così i nostri clienti riescono a gestire il controllo senza dover ricorrere ad altri strumenti, ottenendo i seguenti benefici:

  1. diminuiscono il numero dei controlli perché individuano i fornitori in FREEPASS in base alle informazioni storiche;
  2. hanno evidenza del margine di errore delle misure rispetto al valore ottimale previsto;
  3. hanno rintracciabilità assoluta delle matricole di ciascun componente e dei lotti di appartenenza;
  4. generano un Modulo o una Segnalazione di Non Conformità da inviare al fornitore responsabile, il quale può accedere al Portale Clienti-Fornitori per visualizzare le segnalazioni di Non Conformità a suo carico e compilare i campi di sua competenza;
  5. l’operatore è libero di eseguire il controllo direttamente da app tramite smartphone o tablet dandogli quindi la possibilità documentare con foto eventuali criticità.

Ma il controllo in accettazione non è l’unico requisito che non riusciresti a gestire in modo pratico ed efficiente con un documentale. Pensa ad esempio alla gestione e al monitoraggio dei processi aziendali.

La gestione dei processi ha bisogno di documenti, ma questi non devono essere semplicemente archiviati, perché i dati all’interno devono essere vivi, ossia aggiornabili e interrogabili. Un “normale” documentale non permette tutto questo, né tantomeno di individuare o di costruire liberamente gli indicatori da associare loro, tutt’al più aiuterebbe ad archiviare il file Excel all’interno del quale li si calcola.

Anche in questo caso il risultato finale è una semplice archiviazione che va ad aggiungersi a quelle già esistenti.

Con QualiWare le cose funzionano in modo molto diverso, molto più strutturato da un punto di vista digitale. QualiWare permette di realizzare maschere di immissione dati completamente personalizzabili e associarle ad un modello di documento (file Excel o Word). In questo modo è possibile interrogare il sistema ed inoltre, grazie ai Cloud Components, (per saperne di più clicca QUI) consente di trasferire sui documenti Word ed Excel (qualora debbano essere mantenuto a livello documentale) i dati inserti nel database, senza che tu debba scaricarli sul tuo pc, aggiornarli a mano, e ricaricarli una volta terminate le modifiche. Come avviene con i “normali” software documentali.

Inoltre con il modulo “Questionari, Indicatori (KPI) e Dashboard” non solo definirai i processi aziendali gestendo i dati che tu ritieni importanti ma questi saranno costantemente aggiornati così da essere tempestivamente informato sui processi che non raggiungono gli obiettivi e intraprendere azioni migliorative mirate. Anche in questo caso il risparmio è concreto oltre al beneficio di una gestione del sistema informativo aziendale più snella e organizzata.

Questi sono gli aspetti che permettono di diminuire costi e tempi nella gestione del sistema Qualità e non aggiungere un semplice documentale agli altri sistemi presenti in azienda.

Se hai compreso quanto scritto in queste righe ti sarà chiaro che l’acquisto di un mero archiviatore documentale non è necessario né sufficiente per gestire la qualità. Ma non solo, la possibilità di rendere interrogabili i dati all’interno dei tuoi documenti e l’esclusiva funzionalità che ti permette di modificarli direttamente in QualiWare senza doverli scaricare , aggiornarli manualmente e successivamente ricaricare, rende QualiWare un applicativo che, anche per la sola gestione documentale, garantisce migliori performance in termini di efficienza ed efficacia rispetto ad un classico documentale la cui unica funzionalità è, appunto, la sola archiviazione documentale.

Per concludere usando una metafora, gestire il sistema Qualità con un documentale sarebbe come “mangiare i tortellini in brodo con la forchetta”. Si può fare, ma il brodo rimane nel piatto. E, nel nostro caso, il brodo è la conoscenza contenuta nei dati, che, se questi rimangono scritti solo all’interno del file, e non vanno nel database, non si può certamente estrarre se non con tempi e costi elevati e senza automatismi di alcun tipo.

 

Vuoi saperne di più su come gestire il sistema Qualità in modo efficiente ed efficace? Allora scrivi a commerciale@qualiware.it!

Video: Creare l’organigramma aziendale con QualiWare

Scopri come puoi creare il tuo organigramma aziendale con QualiWare, anche in maniera grafica.

Tutte le aziende possiedono un’organigramma, ma spesso averne una buona rappresentazione non è facile.

Ecco perchè QualiWare si candida ad essere anche un buon strumento per permetterti di creare il tuo organigramma aziendale, sia esso semplice o molto articolato.

Per prima cosa ci si deve occupare della gestione degli enti, che una volta inseriti nella relativa anagrafica (Anagrafica degli enti), costituiscono la base dell’attribuzione delle persone e la visione gerarchica dell’azienda (che si contrappone a quella per processi).

Ogni ente possiede un codice, una descrizione ed una serie di altre informazioni tipo l’inizio e la fine di validità e la frequenza degli audit.

E’ possibile ottenere la rappresentazione grafica dell’organigramma e la rispettiva stampa.

E’ inoltre possibile esportare l’organigramma in diversi formati, tra i quali word e pdf.

Guarda il video qui sotto!

Video: Gestire la nuova IATF 16949 con QualiWare

Entro il 14 settembre 2018 tutte le aziende certificate con la precedente ISO-TS 16949 dovranno aver completato la transizione alla IATF 16949:2016, il che comporta per forza di ragioni, l’adeguamento del proprio sistema qualità alla ISO 9001:2015.

Vediamo brevemente cosa ha portato la nuova norma nel mondo ICT e scopri come QualiWare ti permette la gestione dei punti presenti all’interno della stessa.

Si parla innnanzitutto di un numero maggiore di requisiti che richiedono informazioni documentate (i.d.);

I requisiti sono più specifici rispetto alla ISO 9001:2015 e si soffermano maggiormente sulla loro gestione.

Si parla di un nuovo tipo di colloquio: il “colloquio informatico“.

Oltre al colloquio scritto e verbale, fornitore e cliente devono comunicare anche secondo una nuova modalità (quella informatica), che implicitamente comporta l’integrazione di strumenti come QualiWare, che permettono la digitalizzazione delle informazioni che girano all’interno del sistema qualità.

Le i.d. devono tramite un sistema di controllo, essere sempre disponibili (quando e dove necessario) e sempre idonee all’utilizzo.

Devono inoltre essere protette dalla perdita di riservatezza e bisogna evitarne l’utilizzo improprio. [pto 7.5.3.1].

Si devono conservare le registrazioni durante tutto il periodo di tempo nel quale il prodotto rimane attivo. [pto 7.5.3.2].

L’organizzazione è dovuta a comunicare le informazioni necessarie (inclusi i dati) nel linguaggio informatico e nel formato richiesto dal cliente.

In QualiWare ad esempio è presente il portale cliente fornitori, oltre ovviamente alla esistente possibilità di importazione ed esportazione verso l’esterno di informazioni in vari tipi di formato. [pto 8.2.1.1].

Per quanto riguarda i processi, in merito al process owner, riconosciuto come responsabile della gestione di quest’ultimi (quelli  riguardanti ovviamente la propria organizzazione), si dice che chi copre questo ruolo all’interno dell’azienda, deve garantire la gestione dei processi e dei relativi output, nonchè essere competente nello svolgimento del suo ruolo. [pto 5.1.1.3]. 

Nella norma si dice anche che la persona che è stata opportunamente incaricata, deve essere informata dei prodotti e processi non conformi ai requisiti e, deve saper recapitare a chi di competenza le dovute informazioni necessarie ed inviare i dovuti alert per poter poi proseguire con le dovute azioni correttive.

Deve quindi essere garantito all’interno dell’organizzazione un concetto di divulgazione delle informazioni che richiede la possibilità di poter e dover notificare informazioni, eventi, criticità, al responsabile indicato. [pto 5.3.2].

L’organizzazione deve inoltre conservare le i.d. come evidenza dei risultati dell’ Analisi di Rischio, includendo la cosiddetta “lesson learned”, ovvero dare evidenza dei risultati dell’ Analisi del Rischio, dei richiami prodotto avuti, degli audit, delle riparazioni, dei reclami, degli scarti. [pto 6.1.2.1].

Per fare ciò, si possono utilizzare ad esempio l’FMEA o altre tipologie di documenttazione.

Tra i punti della norma ce n’è uno che riguarda la competenza: in tale punto si dice che l’organizzazione deve predisporre e mantenere processi documentati per individuare le esigenze di addestramento, nonchè avere la consapevolezza ed il raggiungimento di competenze da parte del proprio personale. [pto 7.2.1].

Presa coscienza dei punti riportati nella norma, nasce comunque una domanda: Come faccio a registrare le i.d. richieste dalla IATF 16949 e concentrarle in un unico posto?

Con QualiWare abbiamo dato risposta a questo col package IATF 16949 supportato dalla possibilità di integrare ad esso tutti i vari moduli già presenti nel sistema per la Iso 9001:2015.

Guarda il video qui sotto o richiedi informazioni a commerciale@qualiware.it

Video: Mail Collector: archivia le mail e il loro contenuto in automatico!

 

Quando hai necessità di scambiare informazioni con i tuoi clienti e fornitori ma non hai la possibilità di implementare un portale clienti e fornitori, puoi implementare un sistema di MAIL COLLECTOR.
Questa funzionalità di QualiWare ti consente non solo di archiviare automaticamente le mail ma anche di importare il loro contenuto in maniera strutturata all’interno del database.

Video: Il portale clienti fornitori – Come scambiare documenti in maniera strutturata

 

La catena di fornitura è uno degli aspetti più critici per le aziende che producono o vendono i propri prodotti.
Ogni giorno migliaia di aziende si scambiano mail in cui sono contenuti file molto importanti per i rapporti con i clienti e i fornitori e spesso, queste mail, vengono perse o dimenticate causando, nella migliore delle ipotesi, ritardi nella consegna del materiale.
Se stai cercando un software che ti consenta di scambiare documenti ed informazioni con i tuoi clienti, in maniera facile, flessibile, veloce e strutturata allora QualiWare è la soluzione che fa per te!
Il nuovo portale clienti fornitori di QualiWare ti consente non solo di distribuire ma anche di ricevere e tenere monitorati documenti e informazioni con i tuoi clienti e fornitori.

Da “Documenti e Registrazioni” a “Informazioni documentate”

Uno dei cambiamenti più importanti nel passaggio dalla ISO 9001:2008 (che in realtà rappresentava una evoluzione della ISO 9001:2000) alla ISO 9001:2015 è rappresentato dalla modifica del requisito relativo alla Documentazione del SGQ. I termini “Documenti” e “Registrazioni” si sono trasformati in “Informazioni documentate“. In particolare, i p.ti 7.5.2 e 7.5.3 richiedono di definire i seguenti aspetti o requisiti:

  1. Identificazione e descrizione;
  2. Definizione del formato e supporto (cartaceo, elettronico);
  3. Disponibilità e protezione;
  4. Distribuzione, accesso (permessi), reperimento e utilizzo;
  5. Archiviazione e preservazione, compreso il mantenimento della leggibilità;
  6. Tenuta sotto controllo delle modifiche (per esempio controllo delle versioni);
  7. Conservazione ed eliminazione.

Si tratta di una evoluzione molto importante perchè fornisce indicazioni precise su come le “informazioni documentate” devono essere gestite. La consuetudine ormai affermata nella stragrande maggioranza delle aziende (almeno quelle italiane) di usare file Office, archiviate su cartelle del server o sui PC personali, oppure le e-mail, per archiviare le informazioni del SGQ, non sembra più essere adeguata, almeno da un punto di vista della stretta interpretazione della norma. E’ infatti evidente che, se si parla ad esempio di “tenuta sotto controllo delle modifiche” o di “permessi di accesso”, serva qualcosa di più di una gestione di files su cartelle.

Di fatto la versione 2015 delle norme introduce (finalmente) anche per le informazioni del SGQ la necessità di dare loro una strutturazione, e quindi disporre per la loro gestione di un sistema applicativo basato su un repository centralizzato (database) sotto il suo totale controllo, il quale veicola le informazioni in entrata e in uscita sulla base di opportune policy, facilitando la rintracciabilità, la gestione delle modifiche, il workflow, l’analisi dei dati, ecc. Niente di diverso da quanto qualsiasi ERP fa con le informazioni di contabilità, magazzino, produzione. Ma in questo caso il concetto è applicato alle informazioni della Qualità.

QualiWare rappresenta lo strumento ideale per passare da un sistema non strutturato ad uno strutturato, conservando laddove possibile le informazioni esistenti ma inserendole in un contesto protetto. Tutto questo grazie alla sua grande possibilità di configurazione. La gestione della qualità è infatti diversa da azienda ad azienda, ed è indispensabile adeguare lo strumento informatico all’azienda e non viceversa.

Webinar: QualiWare e la gestione della Qualità: giovedì 21 aprile 2016

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La QualiWare Academy 2016 arriva al quarto appuntamento, per discutere insieme di QualiWare e la gestione della Qualità”.

Vi aspettiamo on-line giovedì 21 aprile dalle ore 16 alle ore 17 per discutere i seguenti Argomenti:

  • Il valore aggiunto dato dall’uso di QualiWare, per l’azienda, per i suoi clienti e per l’ente di certificazione.
  • La rintracciabilità di documenti e registrazioni
  • Estrarre conoscenza dalle informazioni per migliorare
  • Attività, Obiettivi, Rischi: le nuove funzioni per le ISO 2015

Relatore:

  • Pier Alberto Guidotti | Direttore Tecnico Analysis S.r.l.

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Ricordiamo che le iniziative della QualiWare Academy sono riservate ai clienti che hanno sottoscritto il contratto di manutenzione QIS o accessibili su invito diretto.

Per iscriversi o richiedere un invito: formazione@qualiware.it

Informazioni utili:

  • Al momento dell’iscrizione vi verrà inviato il link da utilizzare per l’installazione automatica del software necessario per stabilire il collegamento.
  • Per potere interagire con il docente durante il corso è necessario l’utilizzo di cuffie con microfono.
  • Il calendario completo della QualiWare Academy 2016 è disponibile qui
  • Hai perso un Webinar della QualiWare Academy? Niente paura! Puoi rivedere i precedenti seminari sul nostro canale YouTube accedendovi dall’apposita sezione Video del Forum

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Case Study “Censimento Immobili-Porzioni-Reparti-Locali”

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al “Censimento Immobili e gestione dei relativi strumenti e attrezzature”.

Esigenza
l’azienda interessata è un Gruppo che ha la necessità di trovare uno strumento che potesse permettere ai singoli Responsabili di ogni rispettiva entità, di censire efficacemente tutti gli immobili di propria competenza. Inoltre, era altresì importante corredare ogni elemento censito di ulteriori informazioni aggiuntive, ed ovviamente di condividerle a livello di Gruppo.

Soluzione
Le funzionalità integrate in QualiWare hanno permesso di incrementare facilmente uno strato superiore aggiuntivo ai dati principali immessi dagli utenti (Promemoria Automatici, Query, Documentazione Accessoria Collegata automaticamente, ecc.).
Nell’Albero Documentale di QualiWare è stato generato un nuovo apposito ramo, denominandolo “Area Immobili”. Al di sotto di esso sono state create 8 nuove Categorie Documentali. Le prime 4 di tipo FORM (di fatto, il Censimento vero e proprio), le ultime 4 di tipo FILE (non sono altro che 4 archivi indipendenti ma collegati in rapporto uno-a-uno coi precedenti elementi, che devono contenere rispettivamente tutti i Documenti Elettronici, ad esempio: contratti di affitto, contratti di acquisto, atti notarili, ecc.; in formato MS Word, PDF, ecc.).

Censimento Immobile
Censimento Immobile

Il risultato finale ottenuto con l’implementazione è rappresentato nella figura sovrastante. Il punto di ingresso nel Censimento, in questo caso, è stato l’immobile. Il medesimo risultato (rappresentato sempre nella finestra dei Documenti Collegati di QualiWare ancorata sulla destra) si può però ottenere anche utilizzando la Porzione (1), od il Reparto (2) oppure infine il Locale (3) come posizione di inizio consultazione del Censimento. È perciò molto importante sottolineare il fatto che l’intera struttura dell’Immobile è sempre e comunque visibile e consultabile; non sono infatti necessarie ricerche manuali di alcun genere.

Associazione Strumenti-Attrezzature dell'i Immobile
Associazione Strumenti-Attrezzature dell’immobile

Il Censimento ha termine in corrispondenza di tutti gli Strumenti o delle Attrezzatture che sono contenuti all’interno di un Locale (identificato come unità immobiliare minima per il contenimento). Nella figura sovrastante viene mostrato come questo rapporto (uno-a-molti) è stato ottenuto. La cosa interessante è rappresentata dal fatto che il Modulo di QualiWare Gestione Documentazione ,col quale è stato possibile realizzare il sistema di gestione della struttura del censimento, è stato messo in collegamento diretto (Documenti Collegati) con il Modulo Controllo Strumenti e Attrezzature.

Vantaggi
zero dispersione di informazioni. Con la centralizzazione in uno strumento unico (QualiWare), totale condivisione dei dati. L’interfaccia Web ha permesso di superare ogni sorta di barriera tecnologica e geografica.
Ciò che in precedenza era totalmente incerto e di difficile condivisione è divenuto fruibile e sicuro.

Sviluppi futuri
A seguito dello sviluppo effettuato sono previsti ulteriori sviluppi nell’ambito di un progetto più ampio, partendo come base dall’Anagrafica di Censimento:
– creazione categoria documentale per la gestione  delle Richieste di Intervento sul singolo Strumento/Attrezzatura, identificato ripercorrendo fedelmente l’albero del Censimento.
– creazione categoria documentale per l’archiviazione e la condivisione con l’Amministrazione Centrale di Gruppo di tutte le Fatture dei Fornitori che ogni singolo Responsabile di Immobile deve presentare in caso di intervento.
– categoria documentale la raccolta dei dati di consumo (Acqua, Luce, Gas, ecc.) dello specifico Strumento/Attrezzatura. Sarà quindi possibile determinare nel dettaglio i consumi di Locali, Reparti, Porzioni ed Immobili.

Case Study “Permessi Ingresso Fornitori”

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al “Permesso Accessi Fornitori”.

Esigenza
Necessità di introdurre uno strumento aziendale che permettesse di consentire o negare con esattezza l’ingresso in azienda di Fornitori Esterni; in particolar modo tenendo in considerazione la presenza e la validità di particolari documenti chiave, come ad esempio, il DURC o la Visione Camerale.

Soluzione
Grazie alla flessibilità del modulo QW-07 – Gestione Documentazione di QualiWare, sono state realizzate tutte le interfacce utente necessarie per l’acquisizione dei documenti ed il controllo degli accessi.
Come prima cosa, è stato generato un nuovo ramo all’interno dell’Albero Documentale di QualiWare

AccessoFornitori01Punto 1
Generata una nuova Categoria Documentale “Area Sicurezza” (fittizia) per definire nell’Albero Documentale esistente, un’apposita area di gestione.

Punto 2
Generata una nuova Categoria Documentale “Permessi Ingresso Fornitori”(tipo FORM). È l’archivio di dati principale, ossia il vero e proprio contenitore dei Permessi di Ingresso emessi dall’azienda.
L’emissione di un permesso VALIDO è però sottomessa alla presenza ed alla validità dei documenti contenuti nelle Categorie Documentali di cui ai successivi punti.

Punto 3
Anagrafica Personale Fornitori (Tipo FORM). È l’archivio Anagrafico di tutti i Lavoratori appartenenti allo staff del singolo Fornitore.
Come si può notare, i Sottogruppi di QualiWare permettono una suddivisione dei dati già direttamene all’interno dell’Albero Documentale.

Punto 4
Abilitazioni Personale Fornitori (Tipo FORM). È l’archivio contenente tutte le Abilitazioni (Compentenze/Funzioni) attribuite al singolo Lavoratore.

Punto 5
Documentazione Fornitori (Tipo File FILE). È l’archivio di tutta la Documentazione Elettronica che l’azienda deve possedere al fine di poter emettere un Permesso di Ingresso Valido. QualiWare richiede la compilazione di una form (Form Designer) appositamente creato; questo Form contiene i Metadati necessari alla corretta identificazione del Documento Originale (MS Word, PDF, ecc.) pervenuto direttamente dal Fornitore.

Punto 6
Documentazione Personale Fornitori (Tipo FILE). È l’equivalente esatto del Punto 5, con la sola differenza che la Documentazione in oggetto è riconducibile al singolo Lavoratore.


 

Vantaggi
L’applicazione ha consentito notevoli risparmi di tempo in vari ambiti. Con la precedente gestione era possibile emettere un Permesso di Ingresso valido e controllato solo dopo alcune ore di lavoro. Lo sviluppo personalizzato realizzato all’interno di QualiWare ha abbassato questi tempi in modo drastico. Inoltre, la soluzione in oggetto, ha integrato un sistema totalmente automatizzzato di promemoria automatici atti ad anticipare la Scadenza di documenti cardine necessari all’emissione di un Permesso d’Ingresso Valido. Questi Promemoria vengono inviati in automatico da QualiWare, contemporaneamente, sia al Fornitore che al personale interno addetto.