Chi altro vuole condividere i propri documenti in maniera semplice e sicura con i propri clienti e fornitori?
L’aspetto fondamentale della norma ISO 9001 è la soddisfazione del cliente. Questa soddisfazione può avere mille sfaccettature ed una di queste può essere la condivisione con il tuo cliente di documenti in maniera rapida, puntuale e sicura.
Per ottenere questo risultato potresti utilizzare il caro e vecchio Outlook, grazie al quale riusciresti ad inviare un documento in maniera rapida ma senza garanzia che il documento arrivi e che nessuno ti stia leggendo la posta. Rischio da non sottovalutare visto che al giorno d’oggi ci sono tantissimi malintenzionati pronti a ricavare informazioni e dati che gli possono servire per fare soldi sulle tue spalle.
Potresti anche affidarti al fax, più sicuro ma allo stesso tempo più lento e obbliga sia te che il tuo cliente a stampare i documenti che dovete scambiarvi, con un costo che sommato per ogni documento condiviso con ognuno dei tuoi clienti alla fine dell’anno si tramuta in un mucchio di soldi che avresti potuto risparmiare.
In aggiunta ai singoli problemi dei due metodi di cui ti ho parlato sopra ce n’è uno che li accomuna…l’impossibilità di aggiornare il dato automaticamente e con la certezza che il cliente abbia a disposizione l’ultima versione del documento.
Questo stesso discorso potresti farlo anche rivolto verso i tuoi fornitori, ai quali ad esempio potresti avere la necessità di inviare i disegni relativi ad un pezzo che ti devono creare ed essere sicuro che la versione su cui il tuo fornitore sta lavorando sia proprio quella esatta.
Prova ad immaginare quali problemi potresti avere se tu non riuscissi ad essere sicuro che questi documenti vengano ricevuti e che allo stesso tempo siano aggiornati in maniera corretta.
Come potresti evitare questa situazione?
All’interno di QualiWare Web Server c’è una funzionalità chiamata Portale Clienti/Fornitori.
Attraverso questa funzionalità potrai condividere con i tuoi clienti o fornitori tutti i documenti che ritieni necessari.
L’accesso al portale è possibile solo tramite nome utente e password che sono gestiti da QualiWare, avrai così la sicurezza che il dato non sia accessibile a nessun altro se non al cliente o fornitore con il quale hai condiviso il documento.
Tutti i Clienti e Fornitori abilitati possono usufruire del Portale semplicemente digitando su internet l’indirizzo del portale.
Una volta che avrai condiviso un documento con un cliente o fornitore una mail lo informerà che nel Portale a lui dedicato sono disponibili questi documenti.
Con questa modalità sarai in grado di vedere l’avvenuta lettura di ogni singolo documento ed anche la data esatta di quando questo è avvenuto.
Utilizzando il Portale potrai uniformare la procedura di distribuzione dei documenti, riuscendo quindi a snellire e semplificare notevolmente le operazioni da compiere ed utilizzando sempre e solo la medesima interfaccia. In meno della metà del tempo riuscirai a svolgere le stesse attività in maniera ancora più pratica. Tutto questo ti sarà possibile grazie all’utilizzo di uno strumento semplice ed essenziale, che ti permetterà di recapitare rapidamente ed in maniera controllata solo ed esclusivamente quelle informazioni che devono essere condivise avendo infine un feedback automatico.
Scrivi a commerciale@qualiware.it per avere maggiori informazioni sul Portale Clienti e Fornitori di QualiWare.
Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al “Permesso Accessi Fornitori”.
