Portale Web Clienti Fornitori

Chi altro vuole condividere i propri documenti in maniera semplice e sicura con i propri clienti e fornitori?

L’aspetto fondamentale della norma ISO 9001 è la soddisfazione del cliente. Questa soddisfazione può avere mille sfaccettature ed una di queste può essere la condivisione con il tuo cliente di documenti in maniera rapida, puntuale e sicura.

Per ottenere questo risultato potresti utilizzare il caro e vecchio Outlook, grazie al quale riusciresti ad inviare un documento in maniera rapida ma senza garanzia che il documento arrivi e che nessuno ti stia leggendo la posta. Rischio da non sottovalutare visto che al giorno d’oggi ci sono tantissimi malintenzionati pronti a ricavare informazioni e dati che gli possono servire per fare soldi sulle tue spalle.

Potresti anche affidarti al fax, più sicuro ma allo stesso tempo più lento e obbliga sia te che il tuo cliente a stampare i documenti che dovete scambiarvi, con un costo che sommato per ogni documento condiviso con ognuno dei tuoi clienti alla fine dell’anno si tramuta in un mucchio di soldi che avresti potuto risparmiare.

In aggiunta ai singoli problemi dei due metodi di cui ti ho parlato sopra ce n’è uno che li accomuna…l’impossibilità di aggiornare il dato automaticamente e con la certezza che il cliente abbia a disposizione l’ultima versione del documento.

Questo stesso discorso potresti farlo anche rivolto verso i tuoi fornitori, ai quali ad esempio potresti avere la necessità di inviare i disegni relativi ad un pezzo che ti devono creare ed essere sicuro che la versione su cui il tuo fornitore sta lavorando sia proprio quella esatta.

Prova ad immaginare quali  problemi potresti avere se tu non riuscissi ad essere sicuro che questi documenti vengano ricevuti e che allo stesso tempo siano aggiornati in maniera corretta.

Come potresti evitare questa situazione?

All’interno di QualiWare Web Server c’è una funzionalità chiamata Portale Clienti/Fornitori.

Attraverso questa funzionalità potrai condividere con i tuoi clienti o fornitori tutti i documenti che ritieni necessari.

Area Riservata

L’accesso al portale è possibile solo tramite nome utente e password che sono gestiti da QualiWare, avrai così la sicurezza che il dato non sia accessibile a nessun altro se non al cliente o fornitore con il quale hai condiviso il documento.

Accesso Portale

Tutti i Clienti e Fornitori abilitati possono usufruire del Portale  semplicemente digitando su internet l’indirizzo del portale.

Una volta che avrai condiviso un documento con un cliente o fornitore una mail lo informerà che nel Portale a lui dedicato sono disponibili questi documenti.

Con questa modalità sarai in grado di vedere l’avvenuta lettura di ogni singolo documento ed anche la data esatta di quando questo è avvenuto.

File distribuiti

Utilizzando il Portale potrai uniformare la procedura di distribuzione dei documenti, riuscendo quindi a snellire e semplificare notevolmente le operazioni da compiere ed utilizzando sempre e solo la medesima interfaccia. In meno della metà del tempo riuscirai a svolgere le stesse attività in maniera ancora più pratica.  Tutto questo ti sarà possibile grazie all’utilizzo di uno strumento semplice ed essenziale, che ti permetterà di recapitare rapidamente ed in maniera controllata solo ed esclusivamente quelle informazioni che devono essere condivise avendo infine un feedback automatico.

Scrivi a commerciale@qualiware.it per avere maggiori informazioni sul Portale Clienti e Fornitori di QualiWare.

Case Study “Permessi Ingresso Fornitori”

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al “Permesso Accessi Fornitori”.

Esigenza
Necessità di introdurre uno strumento aziendale che permettesse di consentire o negare con esattezza l’ingresso in azienda di Fornitori Esterni; in particolar modo tenendo in considerazione la presenza e la validità di particolari documenti chiave, come ad esempio, il DURC o la Visione Camerale.

Soluzione
Grazie alla flessibilità del modulo QW-07 – Gestione Documentazione di QualiWare, sono state realizzate tutte le interfacce utente necessarie per l’acquisizione dei documenti ed il controllo degli accessi.
Come prima cosa, è stato generato un nuovo ramo all’interno dell’Albero Documentale di QualiWare

AccessoFornitori01Punto 1
Generata una nuova Categoria Documentale “Area Sicurezza” (fittizia) per definire nell’Albero Documentale esistente, un’apposita area di gestione.

Punto 2
Generata una nuova Categoria Documentale “Permessi Ingresso Fornitori”(tipo FORM). È l’archivio di dati principale, ossia il vero e proprio contenitore dei Permessi di Ingresso emessi dall’azienda.
L’emissione di un permesso VALIDO è però sottomessa alla presenza ed alla validità dei documenti contenuti nelle Categorie Documentali di cui ai successivi punti.

Punto 3
Anagrafica Personale Fornitori (Tipo FORM). È l’archivio Anagrafico di tutti i Lavoratori appartenenti allo staff del singolo Fornitore.
Come si può notare, i Sottogruppi di QualiWare permettono una suddivisione dei dati già direttamene all’interno dell’Albero Documentale.

Punto 4
Abilitazioni Personale Fornitori (Tipo FORM). È l’archivio contenente tutte le Abilitazioni (Compentenze/Funzioni) attribuite al singolo Lavoratore.

Punto 5
Documentazione Fornitori (Tipo File FILE). È l’archivio di tutta la Documentazione Elettronica che l’azienda deve possedere al fine di poter emettere un Permesso di Ingresso Valido. QualiWare richiede la compilazione di una form (Form Designer) appositamente creato; questo Form contiene i Metadati necessari alla corretta identificazione del Documento Originale (MS Word, PDF, ecc.) pervenuto direttamente dal Fornitore.

Punto 6
Documentazione Personale Fornitori (Tipo FILE). È l’equivalente esatto del Punto 5, con la sola differenza che la Documentazione in oggetto è riconducibile al singolo Lavoratore.


 

Vantaggi
L’applicazione ha consentito notevoli risparmi di tempo in vari ambiti. Con la precedente gestione era possibile emettere un Permesso di Ingresso valido e controllato solo dopo alcune ore di lavoro. Lo sviluppo personalizzato realizzato all’interno di QualiWare ha abbassato questi tempi in modo drastico. Inoltre, la soluzione in oggetto, ha integrato un sistema totalmente automatizzzato di promemoria automatici atti ad anticipare la Scadenza di documenti cardine necessari all’emissione di un Permesso d’Ingresso Valido. Questi Promemoria vengono inviati in automatico da QualiWare, contemporaneamente, sia al Fornitore che al personale interno addetto.

Case Study Compilazione Segnalazioni di Non Conformità da Portale Web Clienti/Fornitori

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla Compilazione Segnalazioni di Non Conformità da Portale Web Clienti/Fornitori.

Esigenza:
Rendere disponibile ai propri Fornitori la compilazione diretta di una parte di un Modulo standard di QualiWare a loro dedicata.

Soluzione:
utilizzo della funzionalità standard di QualiWare Web Server denominata Portale Clienti/Fornitori.

Premessa:
per poter “attivare” il suddetto portale è necessario esporre su Internet, quindi all’esterno dell’azienda, il sito web di QualiWare Web Server. Questo permetterà ai propri Fornitori di accedere direttamente ai dati, a loro riservati, che sono archiviati all’interno di QualiWare. Tutti i Fornitori abilitati potranno usufruire del Portale semplicemente richiamando il link di QualiWare Web ed inserendo le proprie credenziali

Accedendo al Portale il Fornitore potrà prendere visione dei documenti a lui distribuiti ed accedere mediante apposito link alla maschera di Segnalazioni di Non Conformità, dove potrà visualizzare le segnalazioni a lui imputate e provvedere alla diretta compilazione.


 

Vantaggi:
utilizzando il Portale è stato possibile uniformare (interno con esterno) la procedura di compilazione della Segnalazione, riuscendo quindi a snellire e semplificare notevolmente le operazioni da compiere, limitando l’invio/ricezione di email, spostando sul Fornitore la compilazione diretta a sistema ed avendo maggiore efficacia sui ritorni, utilizzando uno strumento standard come il Portale Web: semplice ed essenziale e ricavandone soprattutto un feedback automatico e immediato alla compilazione.

Case study Gestione Documentale Appalti

Aperitivo QualiWareCome nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” siamo a proporvi il Case Study relativo alla “Gestione Documentale Appalti”.

Esigenza
Informatizzare un flusso documentale e di richieste esistente ma fuori controllo. Il flusso operativo coinvolge principalmente due uffici aziendali (Tecnico, Ufficio Acquisti) e il Fornitore. Al momento della richiesta viene gestito in modo estemporaneo con l’invio di mail ed è mancante un controllo degli step di richiesta e la   responsabilizzazione dei relativi uffici  nella verifica dei tempi e dei documenti richiesti in ottica Sicurezza, legati al Contratto di Appalto. Il flusso gestionale è quello riportato in immagine.

Documentazione relativa ai lavori in appalto

Soluzione e Vantaggi:
In base al flusso sopra esposto sono stati realizzate alcune categorie documentali per gestirlo dalla richiesta iniziale fino all’inizio dei lavori e, grazie a caratteristiche peculiari di QualiWare come la fascicolazione e il collegamento automatico di documenti all’anagrafica Clienti-Fornitori si è potuta dare una strutturazione organica a tutta la gestione documentale afferente gli Appalti. Nella pagina seguente vengono riportati i form realizzati dove sono presenti specifici pulsanti per l’invio di mail di richiesta e sollecito di documenti al Fornitore, ed anche un pulsante che consente all’Ufficio Acquisiti di informare l’Ufficio Tecnico della stesura del Contratto di Appalto. I form “Contratto d’Appalto” e “documenti Base” e “Sicurezza” hanno specifiche date di scadenza tramite le quali è possibile monitorare la validità dei documenti e mediante promemoria dedicati avvisare il fornitore della necessità di aggiornamento.

Case Study: Portale Web Clienti/Fornitori

Aperitivo QualiWare

 

Decimo appuntamento all’ ”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente.
Vi proponiamo questa volta un Case Study relativo 
al Portale Web Clienti/Fornitori.

Esigenza

Rendere disponibile, in maniera controllata, la documentazione aziendale ai propri Clienti e/o Fornitori.

Soluzione

Utilizzo della funzionalità standard di QualiWare Web Server denominata Portale Clienti/Fornitori.
Premessa: per poter “attivare” il suddetto portale è necessario esporre su Internet, quindi all’esterno dell’azienda, il sito web di QualiWare Web Server. Questo permetterà ai propri Clienti e/o Fornitori di accedere direttamente ai dati, a loro riservati, che sono archiviati all’interno di QualiWare.
Per abilitare un proprio Cliente/Fornitore è sufficiente attribuirgli una Password di accesso (2), dal momento che come nome utente (1) sarà utilizzato il Codice Univoco QualiWare ad esso associato; utilizzare perciò l’apposita maschera di gestione.

Tutti i Clienti/Fornitori abilitati possono usufruire del Portale  semplicemente digitando o richiamando il link:

http://<dominio azienda>/QualiWare/clifor_default.aspx

dove saranno ovviamente richieste le credenziali di accesso, precedentemente definite.

Ipotizziamo di aver distribuito in precedenza con QualiWare alcune Istruzioni Operative al nostro Cliente/Fornitore avente codice “C0034” e di averlo informato tramite mail che nel Portale a lui dedicato tali documenti sono disponibili.

Dopo l’accesso altro non dovrà fare che eseguire un click sulla voce “Istruzioni Operative”.

Qui il Cliente/Fornitore potrà leggere uno per volta (tasto “Leggi”) tutti i Documenti a lui Distribuiti oppure potrà inserirne tutti o alcuni all’interno di un unico archivio.zip (tasto “Crea Zip”).

Come è facile intuire, con questa modalità è possibile distribuire a destinatari esterni qualunque genere di documento, esattamente come viene fatto con quelli interni. In aggiunta a ciò deve essere detto che QualiWare, grazie a questa modalità, è anche in grado di storicizzare l’avvenuta lettura di ogni singolo documento ed anche la data esatta di quando questo è avvenuto.

Vantaggi

Utilizzando il Portale è stato possibile uniformare (interno con esterno) la procedura di distribuzione dei documenti, riuscendo quindi a snellire e semplificare notevolmente le operazioni da compiere ed utilizzando sempre e solo la medesima interfaccia. Le tempistiche operative sono state più che dimezzate. Il grande valore aggiunto è stato dato dall’utilizzo di uno strumento semplice ed essenziale, che ha permesso di recapitare rapidamente ed in maniera controllata solo ed esclusivamente quelle informazioni che dovevano essere condivise; ricavandone un feedback automatico.

Case Study: gestione documenti DUVRI

 

Aperitivo QualiWare

Come sesto appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” !
Oggi vi proponiamo oggi il Case Study relativo alla “Gestione documenti DUVRI”.

Esigenza:
Gestire la richiesta e l’invio dei documenti inerenti la sicurezza tra aziende, ed avere anche un repository condiviso con relativo scadenzario. L’azienda ha diverse sedi per cui gestire questa problematica.

Soluzione:
Per gestire i documenti relativi alla Sicurezza Fornitori sono state create quattro apposite categorie documentali:
–          Documenti interni sicurezza
–          Modelli Documenti
–          Richiesta Documenti
–          Documenti Esterni

La categoria “Documenti Interni Sicurezza” raccoglie i documenti relativi alla gestione sicurezza dell’Azienda, inseriti identificando la sede di appartenenza (causale parametrizzabile) e la tipologia (causale parametrizzabile).

La categoria “Modelli Documenti” conterrà la modulistica standard che l’azienda definirà come aiuto alla compilazione dei documenti richiesti mediante il form “Richiesta Documenti” (vedi pag. successiva).

La categoria “Documenti Esterni”  raccoglie i documenti esterni pervenuti dai Fornitori a seguito di richiesta. Questi documenti vengono inseriti identificando l’anagrafica e la tipologia documento. I documenti inseriti andranno a far parte di uno specifico fascicolo documentale visibile accanto alla Richiesta Documenti, la quale vedrà automaticamente aggiornata la lista “Documentazione Inserita in QualiWare”.
Ogni documento di questa categoria avrà la propria data di scadenza ed un contatto esterno per poter gestire promemoria sia interni che esterni.

La categoria “Richiesta Documenti” è la categoria principale dell’applicazione realizzata e funge da collettore per le informazioni ed i documenti inseriti nelle altre tre categorie.

Nella prima scheda è possibile definire quale è l’anagrafica Fornitore di riferimento della richiesta con l’inserimento di un diretto responsabile a cui indirizzare i successivi mail e promemoria, ed i documenti per i quali si fa esplicita richiesta (con allegato eventuali modelli).
L’’inserimento dei documenti pervenuti nella categoria “Documenti Esterni” auto aggiorna l’elenco dei documenti inseriti in QualiWare e mediante apposito tasto è possibile sollecitare con un mail l’invio dei mancanti.

Nella scheda successiva “da Inviare” è possibile gestire la documentazione richiesta dal fornitore e da inviare. L’invio avviene mediante distribuzione automatica dei documenti in lista presenti  nella categoria “Documenti Interni Sicurezza”.

Il form prevede inoltre un report stampabile in formato html che riassume tutta la richiesta.

Vantaggi:
Con la soluzione realizzata è stato possibile razionalizzare ed uniformare una gestione prima diversificata tra gli stabilimenti e di difficile controllo da parte del Responsabile Sicurezza. Ora tutto è centralizzato e condiviso, inoltre grazie ai promemoria l’azienda, e volendo anche il fornitore stesso, può essere avvisata della scadenza di un documento e richiedere la versione aggiornata o provvedere alla revisione.