Come sesto appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” !
Oggi vi proponiamo oggi il Case Study relativo alla “Gestione documenti DUVRI”.
Esigenza:
Gestire la richiesta e l’invio dei documenti inerenti la sicurezza tra aziende, ed avere anche un repository condiviso con relativo scadenzario. L’azienda ha diverse sedi per cui gestire questa problematica.
Soluzione:
Per gestire i documenti relativi alla Sicurezza Fornitori sono state create quattro apposite categorie documentali:
– Documenti interni sicurezza
– Modelli Documenti
– Richiesta Documenti
– Documenti Esterni
La categoria “Documenti Interni Sicurezza” raccoglie i documenti relativi alla gestione sicurezza dell’Azienda, inseriti identificando la sede di appartenenza (causale parametrizzabile) e la tipologia (causale parametrizzabile).
La categoria “Modelli Documenti” conterrà la modulistica standard che l’azienda definirà come aiuto alla compilazione dei documenti richiesti mediante il form “Richiesta Documenti” (vedi pag. successiva).
La categoria “Documenti Esterni” raccoglie i documenti esterni pervenuti dai Fornitori a seguito di richiesta. Questi documenti vengono inseriti identificando l’anagrafica e la tipologia documento. I documenti inseriti andranno a far parte di uno specifico fascicolo documentale visibile accanto alla Richiesta Documenti, la quale vedrà automaticamente aggiornata la lista “Documentazione Inserita in QualiWare”.
Ogni documento di questa categoria avrà la propria data di scadenza ed un contatto esterno per poter gestire promemoria sia interni che esterni.
Nella prima scheda è possibile definire quale è l’anagrafica Fornitore di riferimento della richiesta con l’inserimento di un diretto responsabile a cui indirizzare i successivi mail e promemoria, ed i documenti per i quali si fa esplicita richiesta (con allegato eventuali modelli).
L’’inserimento dei documenti pervenuti nella categoria “Documenti Esterni” auto aggiorna l’elenco dei documenti inseriti in QualiWare e mediante apposito tasto è possibile sollecitare con un mail l’invio dei mancanti.
Nella scheda successiva “da Inviare” è possibile gestire la documentazione richiesta dal fornitore e da inviare. L’invio avviene mediante distribuzione automatica dei documenti in lista presenti nella categoria “Documenti Interni Sicurezza”.
Il form prevede inoltre un report stampabile in formato html che riassume tutta la richiesta.
Vantaggi:
Con la soluzione realizzata è stato possibile razionalizzare ed uniformare una gestione prima diversificata tra gli stabilimenti e di difficile controllo da parte del Responsabile Sicurezza. Ora tutto è centralizzato e condiviso, inoltre grazie ai promemoria l’azienda, e volendo anche il fornitore stesso, può essere avvisata della scadenza di un documento e richiedere la versione aggiornata o provvedere alla revisione.
