Il valore dei dati e delle informazioni

Quanto ci tieni alla sicurezza ed integrità dei dati della tua azienda?

Prendo spunto da questo interessante articolo pubblicato su MQ – Magazine Qualità che parla di sicurezza ed integrità dei dati per parlarvi delle funzionalità di QualiWare che potrebbero rispondere alle esigenze che vengono spiegate da Ezio Boiani, senior consultant del Gruppo Galgano.

Per chi non avesse tempo o voglia di leggere l’articolo, il succo è che la sicurezza dei dati è un problema ancora poco sentito dalle persone e di conseguenza dalle aziende anche se entro i prossimi 5 anni il traffico cloud (i contenitori di dati e informazioni in internet) e quello dei data-center (i mega server che fisicamente contengono i dati del cloud) cresceranno di 4 volte. Questo renderà ancora più grande il problema della sicurezza ed integrità dei dati.

Nelle aziende la sicurezza e la riservatezza dei dati, siano essi in cloud o all’interno dei server aziendali, deve diventare uno dei punti cardini delle attività da svolgere.

I dati più sensibili sono ovviamente quelli relativi alle persone, i loro dati anagrafici, i loro contratti e le loro malattie. Ma anche molti documenti aziendali devono essere trattati con altrettanta riservatezza e integrità.

QualiWare permette innanzi tutto di impostare criteri di accesso alle informazioni e ai documenti che consentono di restringere la possibilità di accedere a determinate informazioni e documenti solo a determinate persone. Questo, soprattutto per la parte di gestione delle risorse umane, diventa un punto fondamentale per garantire la riservatezza dei dati.

Permessi QualiWare

Una delle prime azioni che implementano la sicurezza è l’impostazione di una password complessa e l’obbligo di sostituirla in maniera periodica. Questa impostazione può essere gestita da QualiWare in due maniere distinte: da QualiWare stesso o prendendo le impostazioni del vostro dominio Windows.

Gestione password QualiWare

Un’altra funzionalità estremamente importante che garantisce l’integrità dei dati è l’attivazione dell’Audit Trail che consente di mantenere traccia delle modifiche fatte ad un documento e di chi le fa, mantiene una copia del documento prima della modifica e monitora anche tutti i cambiamenti dei diritti di accesso.
Inoltre l’Audit Trail non è modificabile e fa uso della crittografia per rilevare eventuali modifiche indebite effettuate da utenti che accedono direttamente al database tramite strumenti esterni o profili amministrativi ad alto livello.

Audit Trail

Infine la funzionalità della Firma Forte, cioè la richiesta di nome utente e password prima che si possa effettuare una qualunque modifica o che si possa dare il proprio benestare ad una fase del processo di gestione della documentazione, impediscono che utenti non autorizzati effettuino delle azioni al posto di un’altra persona. Solitamente queste fasi o modifiche possono essere fatte “liberamente”, avendo gli opportuni permessi, una volta che si è effettuato l’accesso al programma con il proprio utente e password.

Queste due ultime funzionalità, cioè l’Audit Trail e la richiesta di nome utente e password ad ogni modifica possono essere attivati in maniera puntuale alle sole categorie documentali che si ritiene che debbano essere protette maggiormente. Questo consente di non appesantire o rallentare il lavoro degli utenti quando devono gestire documenti che non necessitano di un grado così elevato di riservatezza o integrità.

Tutti questi elementi di sicurezza uniti alle funzionalità garantiti dal database che fa da base al programma lo rendono adeguato ad essere utilizzato in un contesto conforme alla norma ISO/IEC 27001:2013.

Queste funzionalità sono state implementate soprattutto per rendere QualiWare validabile secondo le linee guida delle normative Annex 11 EU GMP e dalla 21 CFR Part 11.

QualiWare è quindi il programma adatto non solo a chi vuole gestire in maniera efficace ed efficiente un’azienda certificata ISO 9000 (soprattutto nella nuova versione ISO 9001:2015 basata sulla gestione per processi), ISO 14001 o OHSAS 18001, ma anche a chi deve mantenere e garantire INTEGRITA’, RISERVATEZZA e DISPONIBILITA’ dei dati ai propri utenti e clienti.

Compila il form sotto per avere maggiori informazioni.

[contact-form-7 404 "Non trovato"]

Scopri i vantaggi di gestione le Risorse Umane con QualiWare

Scopri come risparmiare tempo e denaro nella gestione delle risorse umane in azienda con un metodo semplice e semi-automatico.

 

Anche nella tua azienda tu o un tuo collega passate ore ed ore a gestire le informazioni relative al personale?
Anche tu devi gestire i corsi che devono essere fatti all’interno della tua azienda?
Passi le tue giornate a controllare le scadenze delle visite mediche a cui devono essere sottoposti i tuoi dipendenti?
Ti occupi tu di consegnare e gestire i dispositivi di protezione individuale che devono essere consegnati ai tuoi collaboratori o colleghi?

Se hai risposto SI ad almeno una delle domande qui sopra allora continua a leggere.

Le informazioni da gestire relativamente alle risorse umane sono di varia natura, e molte di queste sono legate a disposizioni legislative o normative che vengono aggiornate e alle quali tu difficilmente riesci ad adeguarti rapidamente o con uno sforzo minimo.

Hai mai pensato a quanto tempo dedichi ogni giorno, ad esempio, per organizzare i corsi di formazione del tuo personale?
Quante scadenze devi gestire per ogni singola persona?
Ci sono: la visita periodica per il controllo della vista, il corso di formazione per l’addetto all’antincendio che deve essere rinnovato ogni 3 anni così come il corso di addetto al primo soccorso.

La struttura delle informazioni è tipicamente “tabellare” per cui potresti pensare che Excel è lo strumento più adatto per gestirle, ma i suoi limiti sono veramente molti.

Pensa alla Riservatezza dei dati che devi gestire, con Excel riesci a garantire che nessuno li alteri o per lo meno riusciresti a risalire a chi potrebbe averli alterati? La risposta è no, a meno che tu non sia un esperto informatico o che il tuo reparto informatico non abbia attivato tutta una serie di procedure che gli consentirebbero di risalire a chi ha avuto accesso ad un documento ma con un enorme dispendio di risorse e tempo sia per implementarlo che per gestirlo.

E tutta questa mole di dati riusciresti ad estrarli e ad analizzarli velocemente? Dovresti aprire ogni singolo file Excel ed andarti a selezionare per ognuno le colonne che ti interessano per poi estrarre i dati che ti interessano per poi analizzarli. E questo ripetuto per ogni singolo foglio Excel che ti interessa.

E per condividere tutte queste informazioni quanto tempo ti ci vuole?

Ho provato a fare una botta di conti per te…

  • Per avere un’idea delle scadenze delle visite programmate impieghi in genere circa 15 minuti per fare un’estrazione dai fogli Excel.
  • Per fare il calendario della formazione per ogni area aziendale ti vogliono in media 30 minuti.
  • Per avere un riepilogo dei costi della formazione per ogni area altri 30 minuti almeno
  • Per l’analisi delle competenze per fare un piano formativo o per gestirlo ti servono in media 4 ore, mezza giornata per organizzare un piano formativo adeguato alle funzioni che vengono svolte nella tua azienda.
  • Infine per avere una statistica dei costi complessivi relativi alle risorse umane, comprese le retribuzioni, a te servono all’incirca 8 ore.

Quante cose potresti fare se riuscissi a dimezzare se non addirittura a ridurre ad un quarto il tempo necessario a svolgere queste attività?

Ma il tempo non è l’unico fattore da valutare…è importantissimo anche pensare al rischio che corri se ti dovessi dimenticare una scadenza.

Mettiamo caso che tu mandi i tuoi collaboratori presso i tuoi clienti ad eseguire dei lavori utilizzando dei muletti e uno di loro si fa male…come ti giustifichi con l’assicurazione se poi scoprono che ti sei dimenticato che gli scadeva il patentino per il muletto per cui non avrebbe potuto guidarlo? Non puoi certo dirgli che hai troppe cose a cui pensare e che ti è sfuggita proprio questa scadenza.

Cosa ti potrebbe servire per migliorare questa gestione?

Ti servirebbe un’unica interfaccia di accesso alle informazioni sulle risorse umane, ti servirebbe un database che da solo riuscirebbe a risolve i tre problemi di:

  • Riservatezza
  • Estrazione dati
  • Condivisione delle informazioni

Questa interfaccia esiste!

Il passaggio da fogli Excel ad un software gestionale è sempre delicato, ti faccio vedere in maniera più dettagliata di prima quali potrebbero essere i tempi necessari alle normali attività di gestione del personale fatte con Excel o fatte con il modulo Gestione Risorse Umane e Sicurezza di QualiWare.

 

  Configurazione tempi di gestione Hr  
Attività Excel QualiWare
Gestione Anagrafica Personale Inserimento 5 min Inserimento5 min
Gestione dati:DPI – visite mediche Ins.2 min. Ins.4 min
Statistica dei DPI consegnati Estrazione file 15 min Stampa1 min
Statistica scadenze visite programmate Estr.file15 min Stampa 1 min
Pianificazione formazione Ins.se fatto 2 min Ins.2 min
Inserimento dati formazione a consuntivo Ins. (Se fatto) 5 min Ins.in scheda relativa 5 min
Calendario formazione per area 30 min. 1 min
Riepilogo costi formazione per area +30 min 1 min
Gestione competenze 10 min 10 min
Analisi competenze per redazione/verifica piano formativo Estrazione excel 4 ore Stampa 1 min
Gestione infortuni (Se fatto) 2 min 1 min
Statistica infortuni 20 min 1 min
Gestione richiami e provvedimenti 5 min 5 min
Inserimento costi retribuzione su una persona per esecuzione statistiche Ins.20 min/mese Import. da paga 1 min
nserimento costi benefit per persona per esecuzione statistiche (Se fatto) 15 min 5 min
Inserimento dati contrattuali per persona per esecuzione statistiche e budget 5 min. 5 min
Riepilogo costi formazione per area +30 min 1 min
Statistica costi complessivi risorse umane (comprese retribuzioni) Estr.4 ore 1 min
Esecuzione di statistiche sulle risorse umane in generale Ricerca dei dati necessari e copia sui fogli Excel +4 ore Esecuzione di una query 1 min
Recupero informazioni complessive su una persona Estr.60 min. stampa 1 min
Sicurezza dei dati legata ai permessi sul disco alta probabilità di errori o dimenticanze Gestibile in modo centralizzato per tutte le informazioni conformemente

Marco Marchetti – Responsabile Qualità – Galletti s.p.a. “L’ utilizzo di QualiWare ha reso più semplice la coordinazione del personale in materia di sicurezza aziendale, in particolare il tema del controllo in termini di: Processo di assunzione, visite mediche, formazione del personale, utilizzo DPI, QualiWare ha permesso di automatizzarne la gestione assicurando il rispetto delle scadenze a cui queste attività sono soggette, permettendo il pieno controllo delle operazioni inerenti al rispetto dei requisiti cogenti a cui la sicurezza aziendale è sottoposta.”

In un momento di storico sfavorevole come quello attuale, le aziende devono mantenere sotto controllo i costi, e migliorare l’efficienza, di ogni aspetto della propria organizzazione.
Le risorse umane sono una voce di costo consistente e devi gestirle con molta attenzione, monitorando i costi ma soprattutto verificando l’adeguatezza alle funzioni ricoperte, preparando piani di formazione adeguati e verificandone l’efficacia.

Diventa quindi necessario gestire molte informazioni in modo strutturato, applicando tecniche di Business Intelligence per prendere le decisioni più adeguate.
Per fare questo è necessario un apposito software gestionale che consenta di gestire tutte le informazioni sulle risorse umane in modo rapido e centralizzato, e offra quindi le risposte giuste nei tempi richiesti.

Vuoi maggiori informazioni su questo fantastico strumento allora CLICCA QUI.

Case Study: Gestione Trasportatori e Smaltimento Rifiuti

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo allo Smaltimento Rifiuti e  Trasportatori.

Esigenza:
nel rispetto delle norme ambientali, il Cliente aveva l’esigenza di velocizzare i propri controlli sui trasportatori e sugli smaltitori oltre ad informatizzare l’archivio.

Soluzione:
L’esigenza del Cliente è stata soddisfatta con la realizzazione di un form (QW-07 Documentale – Form Designer) nel quale censire le specifiche anagrafiche dei Fornitori che svolgono attività di Trasportatore o Smaltitore.

Il form prevede l’inserimento della data rilascio autorizzazione e la data di scadenza della stessa. Questo ha consentito la realizzazione di un promemoria che 30 giorni prima della scadenza avvisa l’amministrazione la quale può avvisare e richiedere il documento aggiornato al Fornitore ed al suo recepimento caricarlo aggiornato in QualiWare. Nei relativi riquadri è possibile scegliere da apposita lista i codici CER per il quale il fornitore è abilitato, e nell’altra l’elenco delle targhe abilitate.

La presenza delle targhe consente attraverso la ricerca rapida il controllo immediato dell’autorizzazione quando il mezzo arriva in azienda.

Vantaggi:
Il trasferimento delle informazioni cartacee in QualiWare ha consentito rapidamente la creazione di uno scadenziario delle autorizzazioni prima non esistente in azienda. Mediante la ricerca rapida sulla categoria in essere possibile ora individuare quale fornitore è abilitato al trasporto/smaltimento di uno specifico codice CER, funzione molto utile in caso di indisponibilità del fornitore di riferimento. Il controllo targhe come già descritto ha reso rapida ed efficace una operazione prima onerosa in termini di tempo sia per l’azienda che per il fornitore perché totalmente manuale.

 

 

 

 

Case Study: Carburanti Automezzi (e manutenzione)

Aperitivo QualiWareCome nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo il Case Study Carburanti Automezzi  (e manutenzione).

Esigenza
Verificare puntualmente il consumo carburante del parco automezzi aziendali e monitorarne l’andamento.

Soluzione:
Partendo dal costo carburante mensile per automezzo che il fornitore invia al Cliente, è stato possibile realizzare un semplice form designer per l’inserimento di questi dati. Ad ogni recepimento di documenti sul consumo carburante, l’amministrazione inserirà Chilometri, Litri e costo. In questa circostanza, data la presenza del modulo QW-06 Controllo Strumenti e Attrezzature, il Veicolo di riferimento verrà scelto da apposita scelta lista che presenterà le anagrafiche inserite nell’archivio Attrezzature (è possibile comunque gestire l’anagrafica anche in assenza del modulo).

Definendo il veicolo come attrezzatura nell’anagrafica Strumenti/Attrezzature è possibile programmare e monitorare anche la manutenzione ordinaria e straordinaria in cui registrare anche il costo diretto della manutenzione applicata dallo specifico fornitore.
Come si può vedere dall’immagine nei documenti collegati è presente il link automatico alla categoria documentale “Carburanti Automezzi”.

E’ stata definita inoltre una query parametrica che in base alla scelta dell’anno fornisce i dati di sintesi (totalizzazione) relativamente ai consumi dei veicoli aziendali.

Vantaggi
E’ stato possibile in questo modo dare un significato a numeri che abitualmente venivano ignorati, dato che solitamente veniva dato valore essenzialmente al totale del costo mensile. In questo modo è stato possibile rendersi conto del chilometraggio effettivo degli automezzi potendo ridistribuire gli spostamenti tra loro e definendo la dismissione di mezzi obsoleti ad alto consumo grazie all’aggiunta di queste informazioni alla normale gestione della manutenzione.

Case study: Consumi Energetici

Aperitivo QualiWareCome nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” vi proponiamo un Case Study relativo ai Consumi Energetici

Esigenza:
Controllare l’andamento dei consumi e dei costi delle utenze energetiche, con un click.

Soluzione:
Le informazioni relative ai consumi delle utenze (luce, acqua, gas) sono gestite parzialmente dall’area Amministrativa dell’azienda che, solitamente, si preoccupa di registrarle nel gestionale inserendo il dato economico e la scadenza. E’ però importante per l’azienda monitorare con puntualità e dettaglio l’andamento dei propri consumi energetici e quelli delle eventuali sedi distaccate. A tale scopo si sono realizzate due applicazioni semplici con QualiWare Form Designer e Query Form Designer. E’ stata realizzata una apposita categoria documentale “Consumi Energetici” all’interno del ramo documentale “Area Ambiente”.

Il form della categoria presenta i campi necessari per riportare le informazioni utili alle statistiche aziendali, alcuni di questi campi sono caratterizzati da scelta lista per agevolare l’inserimento da pare dell’utente (sito, fornitore, utenza, periodo, unità misura). L’inserimento di queste informazioni consente anche la definizione di specifici sottogruppi, cioè dei filtri automatici che QualiWare propone all’interno della categoria documentale (anno-sito; utenza-anno) che agevolano l’utente nella ricerca dei dati-documenti. Oltre a registrare le informazioni nel form è infatti possibile inserire la scansione del documento nella finestra “documenti collegati”.

In riferimento a questa categoria Documentale, è stata realizzata una Query parametrica per l’estrazione delle informazioni di dettaglio e riepilogo, consentendo la selezione di ANNO, SITO, UTENZA e FORNITORE. Il risultato dell’interrogazione dati viene esportato direttamente su un modello di Excel definito dall’utente in cui, mediante l’uso di tabelle e grafici pivot, è possibile avere un riepilogo grafico dell’andamento dei consumi e degli importi pagati.

Vantaggi:
Richiedendo soltanto una operazione aggiuntiva all’Amministrazione, cioè l’annotazione dei dati di dettaglio nei form, è stato possibile far emergere e condividere informazioni che prima rimanevano soltanto sul cartaceo delle bollette, creando così una base dati su cui poter effettuare analisi e statistiche. Con queste informazioni è stato possibile ottimizzare la gestione dei consumi programmando in modo più efficiente il riscaldamento e condizionamento di alcune sedi in cui è risultata evidente una non corretta gestione degli impianti.