Case Study: Gestione Trasportatori e Smaltimento Rifiuti

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo allo Smaltimento Rifiuti e  Trasportatori.

Esigenza:
nel rispetto delle norme ambientali, il Cliente aveva l’esigenza di velocizzare i propri controlli sui trasportatori e sugli smaltitori oltre ad informatizzare l’archivio.

Soluzione:
L’esigenza del Cliente è stata soddisfatta con la realizzazione di un form (QW-07 Documentale – Form Designer) nel quale censire le specifiche anagrafiche dei Fornitori che svolgono attività di Trasportatore o Smaltitore.

Il form prevede l’inserimento della data rilascio autorizzazione e la data di scadenza della stessa. Questo ha consentito la realizzazione di un promemoria che 30 giorni prima della scadenza avvisa l’amministrazione la quale può avvisare e richiedere il documento aggiornato al Fornitore ed al suo recepimento caricarlo aggiornato in QualiWare. Nei relativi riquadri è possibile scegliere da apposita lista i codici CER per il quale il fornitore è abilitato, e nell’altra l’elenco delle targhe abilitate.

La presenza delle targhe consente attraverso la ricerca rapida il controllo immediato dell’autorizzazione quando il mezzo arriva in azienda.

Vantaggi:
Il trasferimento delle informazioni cartacee in QualiWare ha consentito rapidamente la creazione di uno scadenziario delle autorizzazioni prima non esistente in azienda. Mediante la ricerca rapida sulla categoria in essere possibile ora individuare quale fornitore è abilitato al trasporto/smaltimento di uno specifico codice CER, funzione molto utile in caso di indisponibilità del fornitore di riferimento. Il controllo targhe come già descritto ha reso rapida ed efficace una operazione prima onerosa in termini di tempo sia per l’azienda che per il fornitore perché totalmente manuale.

 

 

 

 

Case study Fascicolazione Fatture-Ordini-Bolle

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla “Fascicolazione Fatture-Ordini-Bolle”.

Esigenza:
Azzerare i tempi di ricerca dei documenti contabili.

Soluzione:
I documenti contabili passivi (fatture, bolle, ordini) vengono registrati nel gestionale che, al termine di ogni registrazione, produce una etichetta che viene incollata sul documento. I fogli vengono poi scannerizzati e producono un file pdf che viene importato automaticamente da QualiWare. Allo stesso modo i documenti contabili attivi (fatture, bolle, ordini) stampati dal gestionale vengono stampati in formato pdf e importati in QualiWare. Una volta terminata la fase di importazione per ogni documento vengono riempiti alcuni campi (codice cliente o fornitore, importo fattura, iva, …) utilizzando alcune viste che contengono i dati del gestionale. Allo stesso modo vengono creati i collegamenti fra le varie registrazioni (gli ordini vengono collegati alle fatture, le bolle agli ordini) utilizzando la fascicolazione o i collegamenti fra documenti.

In questo modo si può isolare l’intero fascicolo di documenti relativi a una fattura, a una bolla o a un ordine.

Vantaggi:
I tempi di ricerca dei documenti contabili sono azzerati.

 

 

Case study Gestione workflow modifica prodotti

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla Gestione workflow modifica prodotti.

Esigenza:
gestire le Richieste di Modifica su scala internazionale (Sedi in diversi paesi) delegando le singole attività, potendo però mantenere un controllo costante monitorando in tempo reale l’avanzamento delle operazioni.

Soluzione:
QualiWare Form Designer e QualiWare Web Server hanno permesso di garantire la copertura totale delle esigenze manifestate dal cliente:

  1. Definire un Workflow operativo solido ed allo stesso tempo flessibile in grado di coprire tutte le possibili casistiche al fine di ottenere una completa regolarizzazione.
  2. Generare da zero un’unica interfaccia da condividere internazionalmente fra tutti gli utenti interessati.
  3. Permettere ad ogni utente l’inserimento di allegati da condividere con altri nell’ambito del medesimo flusso operativo.
  4. Monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento di una singola Richiesta di Modifica ed anche di poter avere a propria disposizione una visione globale di tutte le richieste.

Vantaggi:
In conclusione quindi, si è potuto notare un sostanziale abbattimento dei tempi e dei costi di gestione. Si è verificato un concreto miglioramento dell’organizzazione, a livello internazionale, tenendo quindi conto delle diversità di lingue, di software e di tempi di gestione; QualiWare ha infatti permesso di introdurre anche un sistema di Scadenze per le singole attività da svolgere, con in aggiunta, un sistema integrato di Promemoria Automatici per comunicare ciò via email agli utenti.

 

 

Case study Registro accessi azienda

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al Registro accessi azienda.

Esigenza:
La sicurezza nelle aziende e del personale che accede ai propri locali è
un argomento molto importante in ambito sicurezza, ma anche per la riservatezza delle informazioni aziendali. L’azienda ha necessità di informatizzare il registro su carta per distribuire la rilevazione degli accessi in diverse aree di accesso e per poter avere in un solo istante la situazione del personale esterno presente in azienda, potendo così interrogare rapidamente anche lo storico.

Soluzione:
Partendo dalle informazioni del registro cartaceo è stato realizzato un form (QW-07 Documentale – Form Designer) il cui utilizzo è stato attivato nei due punti di accesso aziendali nella zona Amministrativa e nella zona Produzione-Magazzino, ma grazie alla diffusione di QualiWare chiunque in azienda è ora in grado di registrare gli accessi del personale esterno.

 


Vantaggi:
La diffusione capillare di QualiWare e la semplicità di compilazione del form ha consentito la registrazione sistematica degli accessi ed un monitoraggio efficiente della presenza di personale esterno in azienda.

 

 

 

Case study Gestione Documentale Appalti

Aperitivo QualiWareCome nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” siamo a proporvi il Case Study relativo alla “Gestione Documentale Appalti”.

Esigenza
Informatizzare un flusso documentale e di richieste esistente ma fuori controllo. Il flusso operativo coinvolge principalmente due uffici aziendali (Tecnico, Ufficio Acquisti) e il Fornitore. Al momento della richiesta viene gestito in modo estemporaneo con l’invio di mail ed è mancante un controllo degli step di richiesta e la   responsabilizzazione dei relativi uffici  nella verifica dei tempi e dei documenti richiesti in ottica Sicurezza, legati al Contratto di Appalto. Il flusso gestionale è quello riportato in immagine.

Documentazione relativa ai lavori in appalto

Soluzione e Vantaggi:
In base al flusso sopra esposto sono stati realizzate alcune categorie documentali per gestirlo dalla richiesta iniziale fino all’inizio dei lavori e, grazie a caratteristiche peculiari di QualiWare come la fascicolazione e il collegamento automatico di documenti all’anagrafica Clienti-Fornitori si è potuta dare una strutturazione organica a tutta la gestione documentale afferente gli Appalti. Nella pagina seguente vengono riportati i form realizzati dove sono presenti specifici pulsanti per l’invio di mail di richiesta e sollecito di documenti al Fornitore, ed anche un pulsante che consente all’Ufficio Acquisiti di informare l’Ufficio Tecnico della stesura del Contratto di Appalto. I form “Contratto d’Appalto” e “documenti Base” e “Sicurezza” hanno specifiche date di scadenza tramite le quali è possibile monitorare la validità dei documenti e mediante promemoria dedicati avvisare il fornitore della necessità di aggiornamento.

Case Study Riunioni periodiche con check-list

Aperitivo QualiWare

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alle “Riunioni periodiche con check list”.

Esigenza
Il Cliente esegue in ogni stabilimento riunioni periodiche del Comitato Sicurezza Alimentare le quali devono seguire una particolare check-list utile alla verbalizzazione dell’incontro ma anche alla segnalazione al Responsabile Qualità e Sicurezza di eventuali provvedimenti da intraprendere. Tali riunioni venivano pianificate su calendari non comuni e non sempre veniva riportato sullo schema definito quanto richiesto.

Soluzione
La soluzione all’esigenza del Cliente è stata realizzata attraverso la creazione di una apposita categoria documentale e di un promemoria. La categoria documentale funge da scadenzario ed in un primo step viene definita data, ora e luogo della riunione del comitato. 15 giorni prima viene inviato all’indirizzo mail presente in maschera, un alias mail aziendale del quale fanno parte le persone interessate alla tematica, la convocazione della riunione con specifica richiesta di invio al Responsabile Qualità degli argomenti da trattare.
La lista degli argomenti da trattare è uno specifico documento allegato al mail ed inserito nella medesima categoria con una codifica particolare (es. CHK-ARG), per il quale è quindi possibile effettuarne la revisione.
Il Responsabile Qualità tramite scelta lista predefinita andrà a censire sul form gli argomenti oggetto di discussione durante la riunione ed al termine invierà mail al medesimo indirizzo mediante una funzione standard di QualiWare, il documento riepilogativo pre-incontro. Successivamente verrà effettuata la fase di verbalizzazione in cui verranno censiti, oltre ai presenti all’incontro, i temi per i quali verrà attivata una azione sul sistema qualità, generabile direttamente mediante i pulsanti presenti in maschera, la quale verrà collegata automaticamente al verbale della riunione mensile.

 

Vantaggi:
L’avere un unico documento revisionabile e sempre aggiornato negli invii ai referenti ha evitato gli inconvenienti classici dell’utilizzo di documentazione obsoleta. La gestione uniforme di queste riunioni nei diversi stabilimenti ha consentito al Responsabile Qualità di poter avere più semplicemente una visione d’insieme delle problematiche anche tramite l’utilizzo di specifiche query sui temi oggetto di azione sul Sistema.

Case study: CV personale

 

Aperitivo QualiWareCome nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al “CV personale”.

Esigenza
Il Cliente ha necessità di interrogare un vasto database di informazioni relative ai dipendenti relativamente a Titoli, Attestati e Precedenti esperienze lavorative in occasione di gare d’appalto per la fornitura di servizi. Tra queste informazioni vi sono anche le scansioni degli attestati e di diplomi.

Soluzione:
E’ stata realizzata una specifica personalizzazione alla scheda Gestione del Personale in combinazione al modulo Documentale. Nella scheda Anagrafica del Personale sono state aggiunte due nuove schede oltre a quelle presenti nello standard ed accolgono “Titoli ed Attestati” e “Esperienze Lavorative ed Eventi Rilevanti”.

La modalità di inserimento dei dati avverrà in tutte le sezioni della scheda tramite la pulsantiera standard di QualiWare (conferma, annulla, inserisci, elimina). L’unica particolarità è presente nella sezione “Attestati” in cui sono presenti altri due pulsanti. Per l’inserimento di un nuovo attestato sarà necessario:
1 – inserire (pulsante “+”) il nuovo attestato. Verrà chiesto il percorso file in cui trovare il file “*.tif”.
2 – posizionandosi sul campo “Codice Formazione” sarà possibile selezionare tramite apposito pulsante (se necessario) il codice formazione dai Rapporti di Formazione registrati in QualiWare
Successivamente è possibile visualizzare l’attestato (anteprima) tramite apposito pulsante (3).
L’attestato viene fisicamente archiviato in una apposita categoria documentale di QualiWare e automaticamente legato all’anagrafica del dipendente.

In occasione delle gare di appalto per i servizi, viene richiesto all’azienda di produrre l’elenco del personale che può ricoprire l’incarico per l’attività richiesta e contestualmente la documentazione relativa in formato CV europeo.

Per facilitare tale attività è stata predisposta una interfaccia di richiesta documentale dietro la quale viene generata una query di interrogazione dati mutevole in base ai parametri selezionati. Oltre ai parametri di selezione delle anagrafiche sono presenti sul form alcune opzioni relative alla generazione dei CV.

Dopo aver effettuato la selezione delle anagrafiche interessate e aver selezionato le modalità di stampa del CV con l’apposizione dei flag è possibile eseguire l’esportazione e verrà richiesto un percorso fisico sul PC su cui effettuare l’esportazione. A tale percorso verranno inseriti i singoli CV in formato europeo ed un unico file .zip contenente tutti i CV generati.

Vantaggi:
Lo sviluppo di questa applicazione ha consentito all’azienda un enorme risparmio di tempo nella produzione dei CV. La possibilità di interrogare e di filtrare le informazioni archiviate con rapidità ha infatti dimezzato i tempi precedenti. Inoltre la generazione automatica dei documenti nel formato standard ha consentito l’uniformità e la standardizzazione della documentazione di output.
L’utilizzo di QualiWare ha inoltre reso disponibile l’applicazione su più postazioni dell’ufficio Risorse Umane sia per la produzione dei documenti che per l’interrogazione delle informazioni, che in precedenza erano limitate ad una singola postazione.

Case Study Rilevazione infrazioni personale

Aperitivo QualiWareCome nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare”  vi proponiamo un Case Study relativo alla “Rilevazione infrazioni personale”.

Esigenza
Registrare puntualmente tutte le infrazioni rilevate ed effettuate dal personale interno ed anche da parte del personale  di altre aziende operante in Azienda.

Soluzione:
E’ stato realizzato uno specifico form (QW-07 Documentazione – Form Designer) in cui il Responsabile della Sicurezza aziendale ha potuto inserire le rilevazioni da lui effettuate. Inoltre ha esteso tale possibilità ai Capi Reparto avendo maggiore efficacia di rilevazione. Successivamente alla rilevazione documentata nella prima parte della maschera, è possibile documentare il successivo colloquio effettuato riportando i provvedimenti presi a seguito dello stesso, quali contestazioni o definizione di azioni correttive (corsi formazione e aggiornamento documenti). Tutte queste informazioni vengono automaticamente trasferite su un verbale il cui layout è stato definito dall’azienda stessa e modificabile.

Vantaggi:
La possibilità di rilevare in modo più distribuito e capillare questi accadimenti ha fatto emergere in modo più chiaro e netto le aree di miglioramento in ambito sicurezza. Quando la rilevazione ha interessato operatori esterni all’azienda è stato possibile segnalare con tempestività ai responsabili sicurezza dell’azienda partner il comportamento non conforme del proprio dipendente e ciò ha anche consentito la ridefinizione di alcuni contratti di appalto.

Case Study: Carburanti Automezzi (e manutenzione)

Aperitivo QualiWareCome nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo il Case Study Carburanti Automezzi  (e manutenzione).

Esigenza
Verificare puntualmente il consumo carburante del parco automezzi aziendali e monitorarne l’andamento.

Soluzione:
Partendo dal costo carburante mensile per automezzo che il fornitore invia al Cliente, è stato possibile realizzare un semplice form designer per l’inserimento di questi dati. Ad ogni recepimento di documenti sul consumo carburante, l’amministrazione inserirà Chilometri, Litri e costo. In questa circostanza, data la presenza del modulo QW-06 Controllo Strumenti e Attrezzature, il Veicolo di riferimento verrà scelto da apposita scelta lista che presenterà le anagrafiche inserite nell’archivio Attrezzature (è possibile comunque gestire l’anagrafica anche in assenza del modulo).

Definendo il veicolo come attrezzatura nell’anagrafica Strumenti/Attrezzature è possibile programmare e monitorare anche la manutenzione ordinaria e straordinaria in cui registrare anche il costo diretto della manutenzione applicata dallo specifico fornitore.
Come si può vedere dall’immagine nei documenti collegati è presente il link automatico alla categoria documentale “Carburanti Automezzi”.

E’ stata definita inoltre una query parametrica che in base alla scelta dell’anno fornisce i dati di sintesi (totalizzazione) relativamente ai consumi dei veicoli aziendali.

Vantaggi
E’ stato possibile in questo modo dare un significato a numeri che abitualmente venivano ignorati, dato che solitamente veniva dato valore essenzialmente al totale del costo mensile. In questo modo è stato possibile rendersi conto del chilometraggio effettivo degli automezzi potendo ridistribuire gli spostamenti tra loro e definendo la dismissione di mezzi obsoleti ad alto consumo grazie all’aggiunta di queste informazioni alla normale gestione della manutenzione.

Case Study: Questionario Valutazione Dipendenti in rinnovo

Aperitivo QualiWare

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” vi proponiamo un Case Study relativo al “Questionario Valutazione Dipendenti in rinnovo”.

Esigenza
Causa avvicendamento periodico delle risorse assunte a tempo determinato è necessario poterne valutare rapidamente le qualità in base ad uno specifico questionario per poterne valutare il rinnovo, coinvolgendo direttamente i responsabili di area.

Soluzione
Questa esigenza è stata soddisfatta con la creazione di una specifica categoria documentale in interazione con il modulo Risorse Umane. La categoria documentale consente la compilazione del questionario da parte di diverse figure presenti in azienda (ognuna di esse mediante una impostazione dello standard visualizza solo i propri questionari). Le domande presenti nel questionario sono precedentemente stabilite e prevedono l’assegnazione di un punteggio da 0 a 10 ed il form ne esegui la somma in tempo reale.

Al termine della compilazione l’ufficio Risorse Umane ne viene informato come successivo utente della fase i workflow, e procede alla pubblicazione dello stesso dopo verifica. Il questionario produce automaticamente un report excel nel quale viene evidenziato i valori minimi e massimi rilevati, in questo modo è possibile individuare rapidamente quali sono le valutazioni in cui eccelle o meno il dipendente.

Quando si renda necessario compiere l’analisi delle risorse in scadenza di contratto è possibile utilizzare una specifica query di interrogazione dati con esportazione su file excel che consente l’analisi delle informazioni precedentemente acquisite in base alla definizione della tipologia di contratto e dell’intervallo delle possibili date di scadenza.

 

Vantaggi:
La compilazione diretta da parte dei capi area dei questionari ha alleggerito l’ufficio risorse umane di una incombenza periodica che comportava il sollecito e l’intervista ai responsabili di area. Ora delegando a chi di competenza il giudizio diretto del personale a scadenza contratto e utilizzando un questionario unico aziendale che ne uniforma il giudizio tale attività è divenuta più efficiente. Mediante le informazioni memorizzate nel database QualiWare a seguito della compilazione dei questionari su Form Designer è ora semplice e rapido avere l’informazione sintetica e riepilogativa per ogni dipendente con possibilità di confronto tra le diverse risorse.