Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alle “Riunioni periodiche con check list”.
Esigenza
Il Cliente esegue in ogni stabilimento riunioni periodiche del Comitato Sicurezza Alimentare le quali devono seguire una particolare check-list utile alla verbalizzazione dell’incontro ma anche alla segnalazione al Responsabile Qualità e Sicurezza di eventuali provvedimenti da intraprendere. Tali riunioni venivano pianificate su calendari non comuni e non sempre veniva riportato sullo schema definito quanto richiesto.
Soluzione
La soluzione all’esigenza del Cliente è stata realizzata attraverso la creazione di una apposita categoria documentale e di un promemoria. La categoria documentale funge da scadenzario ed in un primo step viene definita data, ora e luogo della riunione del comitato. 15 giorni prima viene inviato all’indirizzo mail presente in maschera, un alias mail aziendale del quale fanno parte le persone interessate alla tematica, la convocazione della riunione con specifica richiesta di invio al Responsabile Qualità degli argomenti da trattare.
La lista degli argomenti da trattare è uno specifico documento allegato al mail ed inserito nella medesima categoria con una codifica particolare (es. CHK-ARG), per il quale è quindi possibile effettuarne la revisione.
Il Responsabile Qualità tramite scelta lista predefinita andrà a censire sul form gli argomenti oggetto di discussione durante la riunione ed al termine invierà mail al medesimo indirizzo mediante una funzione standard di QualiWare, il documento riepilogativo pre-incontro. Successivamente verrà effettuata la fase di verbalizzazione in cui verranno censiti, oltre ai presenti all’incontro, i temi per i quali verrà attivata una azione sul sistema qualità, generabile direttamente mediante i pulsanti presenti in maschera, la quale verrà collegata automaticamente al verbale della riunione mensile.
L’avere un unico documento revisionabile e sempre aggiornato negli invii ai referenti ha evitato gli inconvenienti classici dell’utilizzo di documentazione obsoleta. La gestione uniforme di queste riunioni nei diversi stabilimenti ha consentito al Responsabile Qualità di poter avere più semplicemente una visione d’insieme delle problematiche anche tramite l’utilizzo di specifiche query sui temi oggetto di azione sul Sistema.