Webinar: QualiWare e la gestione della Qualità: giovedì 28 maggio ore 16

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Nuovo appuntamento relativo ai seminari online dell’iniziativa QualiWare Academy, riservata ai clienti che hanno sottoscritto il contratto di manutenzione QIS.

In questo appuntamento, dal titolo QualiWare e la gestione della Qualità”, tratteremo i seguenti argomenti:

  • Il valore aggiunto dato dall’uso di QualiWare, per l’azienda, per i suoi clienti e per l’ente di certificazione.
  • La rintracciabilità di documenti e registrazioni
  • Estrarre conoscenza dalle informazioni per migliorare
  • Attività, Obiettivi, Rischi: le nuove funzioni per le ISO 2015

Vi aspettiamo on-line giovedì 28 maggio alle ore 16 alle ore 17.

Per iscrivervi: formazione@qualiware.it

Informazioni utili:

  • Al momento dell’iscrizione vi verrà inviato il link da utilizzare per l’installazione automatica del software necessario per stabilire il collegamento.
  • Per potere interagire con il docente durante il corso è necessario l’utilizzo di cuffie con microfono.
  • Il calendario completo della QualiWare Academy 2015 è disponibile qui
  • Hai perso un Webinar della QualiWare Academy? Niente paura! Puoi rivedere i precedenti seminari sul nostro canale YouTube accedendovi dall’apposita sezione Video del Forum

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Webinar: QualiWare e la gestione documentale – giovedì 16 aprile ore 16

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Nuovo appuntamento relativo ai seminari online dell’iniziativa QualiWare Academy, riservata ai clienti che hanno sottoscritto il contratto di manutenzione QIS.

Il terzo appuntamento, dal titolo QualiWare e la gestione Documentale”, tratterà i seguenti argomenti:

  • I principi generali della gestione documentale in QualiWare
  • Categorie di tipo form e file
  • Albero documentale, gruppi e sottogruppi
  • L’integrazione con Microsoft Office e OpenOffice/LibreOffice
  • Definizione del workflow tramite il WorkFlow Designer
  • Definizione del form tramite il Form Designer
  • Utilizzo della gestione documentale via web tramite i Cloud Components

Vi aspettiamo on-line giovedì 16 aprile dalle ore 16 alle ore 17.

Per iscrivervi: formazione@qualiware.it

Informazioni utili:

  • Al momento dell’iscrizione vi verrà inviato il link da utilizzare per l’installazione automatica del software necessario per stabilire il collegamento.
  • Per potere interagire con il docente durante il corso è necessario l’utilizzo di cuffie con microfono.
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Case Study “Gestione dei Ticket di Assistenza Tecnica”

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla “Gestione dei Ticket di Assistenza Tecnica”.

Esigenza
Gestire per mezzo di un’unica interfaccia tutte le attività connesse ai Ticket di Assistenza Tecnica (dalla sua apertura alla sua chiusura), alla Registrazione dei Costi da esse derivanti ed infine, di conseguenza, all’avanzamento del Consuntivo delle relative Fasi di Progetto.

Soluzione
S
ono state realizzate due apposite Categorie Documentali QualiWare che interagiscono tra loro e che si  collegano, oltre al modulo base di Anagrafica Clienti, a due diversi moduli QualiWare Standard: Progetti e Commesse e Registrazione Costi.

Nelle Fig. 1, 2 e 3 viene mostrato il Form della Categoria Documentale “Ticket Assistenza” realizzato con il form Designer.
All’arrivo di una nuova email nella casella postale (MS Outlook) dedicata viene generato un nuovo Ticket, aprendo il Form come in Fig. 1.  e premendo il pulsante “Crea Ticket da email”. Il sistema automaticamente ricava dall’email selezionata tutti i dati anagrafici ed anche quelli relativi al contratto di assistenza in essere. Il tecnico a questo punto compila la scheda “SEGNALAZIONE” e per invia comunicazione al cliente premendo il pulsante “Genera Ticket ed invia email”. Il sistema genera automaticamente un’email di risposta ed inserisce nei Documenti Collegati QualiWare di questo Ticket l’email originale inviata dal cliente (evidenziato in giallo in Fig. 1).
Tutti i tempi di gestione relativi al Ticket in oggetto vengono inseriti nel sistema per mezzo della scheda “REGISTRAZIONE ATTIVITÀ” (vedi Fig. 2). Alla chiusura del Ticket viene sempre inviata un’email di conferma conclusiva che il tecnico importa nell’apposito campo e registra la chiusura definitiva del Ticket premendo il pulsante “Importa email chiusura ticket”, come mostrato in Fig. 3.


 

La seconda Categoria Documentale interessata è denominata “Mail Assistenza Tecnica”, è di tipo “E-Mail” (questa è una opzione di configurazione standard di QualiWare). Questo particolare tipo di categoria documentale permette di monitorare selettivamente una, alcune, oppure tutte le cartelle contenenti email di una cassetta postale gestita per mezzo di MS Outlook. In questa gestione, il tecnico che presidia l’Assistenza Tecnica provvede ad importare in QualiWare tutte le email non ancora archiviate presenti in Outlook. Ciò produce l’effetto evidenziato in verde in Fig. 1, ossia poter consultare direttamente da QualiWare (per mezzo dei Documenti Collegati) l’intero scambio di email avvenuto fra il tecnico in assistenza ed il cliente, esclusivamente relativo al singolo Ticket; senza dover effettuare alcun altro tipo di ricerca o di collegamento manuale.

I vari tempi di gestione delle attività di Assistenza Tecnica, come anticipato, vengono registrati per mezzo della scheda raffigurata in Fig. 2 ed archiviati direttamente nella base dati relativa ai costi del Progetto, in modo tale che il consuntivo della fase di Assistenza del Progetto relativo al Cliente sia sempre e costantemente aggiornato.

Vantaggi
Grazie a questa implementazione si è potuto semplificare il processo di gestione dei Ticket di Assistenza Tecnica rendendolo più efficiente. Consolidando tutte le attività in un unico Cruscotto si è ottenuto un senso di sicurezza e controllo; aumentando soprattutto la tracciabilità delle informazioni. Diverse attività sono state eliminate mentre altre sono state velocizzate nei tempi, dimezzandoli e con un immenso risparmio.

Case Study “Gestione Certificati Forniture”

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla “Gestione Certificati Forniture”.

Esigenza:
Con l’obiettivo di produrre in modalità paperless il fascicolo Qualità del prodotto finito (Quality Book), si aveva l’esigenza di archiviare i certificati delle forniture.

Soluzione:
Avendo escluso l’inserimento manuale di certificati cartacei a causa dell’elevato impegno richiesto in termini di tempo, si è optato per una soluzione paperless che prevede la richiesta ai fornitori di trasmettere i certificati tramite e-mail inviati ad un indirizzo di posta specificamente creato, e la successiva importazione da parte di QualiWare in maniera totalmente automatizzata.
Nella scheda “Elenco materiali in entrata”, che contiene l’elenco di tutti prodotti in entrata, divisi per DDT, è presente un apposito pulsante tramite il quale l’utente avvia la procedura di importazione. Essa esamina tutti i messaggi presenti nella cartella “Posta in arrivo”, e ne archivia gli allegati (il cui nome corrisponde al codice articolo) in un’apposita categoria documentale, il cui form contiene anche i campi per memorizzare il codice
fornitore e il riferimento all’ordine di acquisto, reperito dall’oggetto del messaggio.
I messaggi elaborati con successo vengono spostati in un’apposita sottocartella, mentre per quelli che presentano errori (come ad esempio la mancata specifica del numero d’ordine d’acquisto, o la presenza di allegati aventi come nome un codice articolo non esistente) viene generata una risposta automatica al fornitore con l’indicazione della mancata importazione e dei motivi. Essi vengono anche spostati in un’apposita
sottocartella, per un’eventuale elaborazione manuale.
Ogni certificato archiviato viene collegato automaticamente al rapporto di accettazione cui fa riferimento, determinato tramite l’ordine di acquisto e il codice articolo.


 

Vantaggi:  
La  soluzione  ha  consentito  di  trasferire  al  fornitore  buona  parte  del  lavoro  necessario  per  l’archiviazione  dei certificati  di  fornitura.  In  questo  modo  si  è  resa  sostenibile  per  l’azienda  una  attività  indispensabile  per  la produzione del Quality Book di ogni prodotto finito, che è richiesto dai clienti come condizione necessaria per il pagamento delle forniture.

Case Study “Gestione Listini ed Offerte – Configuratore”

 

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla “Gestione Listini ed Offerte – Configuratore”.

Esigenza:
Migrare in QualiWare l’applicazione per la gestione di Listini ed Offerte commerciali ormai obsoleta, realizzata in Access e non più manutenuta, condivisa fra alcuni utenti tramite file Database situato in cartella condivisa sul Server aziendale.  

Soluzione:
È stata realizzata una personalizzazione rispetto allo standard di QualiWare per la “Gestione delle Offerte Commerciali”. Nella redazione del Documento finale di un’Offerta viene assemblato un set di dati raccolti da varie anagrafiche.
L’offerta è vincolata ad una serie di Anagrafiche di supporto, inserite e gestite in QualiWare come Categorie Documentali, le quali contengono molte delle informazioni necessarie alla sua redazione, relativamente a  anagrafica “Macchine” (relativa alle macchine-base presenti nel listino, anagrafica “Dispositivi” (contenente tutti i dispositivi da includere nella macchina-base oggetto dell’offerta), anagrafica “Descrizioni Estese Multilingua Dispositivi” contenente le Descrizioni Estese ed in Lingua dei Dispositivi; nelle quali è possibile includere anche diagrammi, foto o particolari descrizioni grafiche.


 

Vantaggi:
Il principale vantaggio ottenuto dall’azienda è rappresentato dalla migrazione ad un sistema di gestione moderno e flessibile e con l’introduzione del concetto di workflow assegnare ad ogni ruolo la propria specifica attività. Oltre a questo QualiWare ha permesso di condividere ed utilizzare facilmente le anagrafiche provenienti dal Gestionale Aziendale, impedendone la duplicazione, permettendo anche la creazione di ulteriori anagrafiche aggiuntive, totalmente personalizzate e collegate fra loro.
L’azienda al fine di migliorare ulteriormente la gestione dei processi di vendita e amministrativi, ha realizzatouna ulteriore categoria documentale per raccogliere i documenti ufficiali degli ordini inviati al cliente ed corrispondente documento firmato per accettazione, legati automaticamente all’offerta di origine in un fascicolo.
Questa nuova modalità operativa ha consentito il risparmio dei tempi di gestione ed una migliore comunicazione e condivisione delle informazioni.

Case Study “Liste di Distribuzione Dinamiche”

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alle Liste di Distribuzione Dinamiche.

Esigenza
ottenere un elenco di Contatti (prelevati dai singoli Organigramma Clienti/Fornitori), a cui inviare in un’unica soluzione un Documento gestito per mezzo del modulo QualiWare Gestione Documentazione.

Soluzione
E’ stata realizzata un’apposita query parametrica che ricerca in base ai parametri specificati dall’utente tutti i corrispondenti Contatti contenuti all’interno dei singoli organigramma dell’anagrafica Clienti/Fornitori di QualiWare.

In maschera sono presenti 3 pulsanti funzione:
“Scheda Cliente” apre la maschera standard di gestione del relativo record di anagrafica.

“Invia e-mail”  crea una bozza di e-mail in cui vengono inseriti come destinatari l’elenco dei nominativi risultato della query. Sarà possibile terminare di compilare ed infine inviare questo messaggio.

“Crea lista di distribuzione” crea un’apposita Lista di Distribuzione con l’elenco dei risultati ottenuti in formato standard QualiWare (il file generato sarà automaticamente salvato nella giusta collocazione, senza alcun intervento da parte dell’utente).
L’utente potrà utilizzare la lista di distribuzione dimanica creata accedendo alla scheda di distribuzione del documento desiderato importandola tramite la funzione “Importa Lista”. La lista dei Destinatari si alimenterà automaticamente ed il Documento sarà distribuito, secondo la modalità selezionata, pochi istanti dopo.

 Vantaggi
La query parametrica realizzata ad hoc ha permesso di generare ricerche mirate e ottimizzate per “rimescolare” in più modi i dati esistenti. Con un unico cruscotto di lavoro l’operatore può leggere e riutilizzare a piacimento nel programma, in modo facile, immediato e pratico, i risultati ottenuti. Questo ha consentito un risparmio di tempo nelle attività svolte, in precedenza manuali, in modo così più efficace.

Case Study “Monitoraggio del Workflow”

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al “Monitoraggio del Workflow”.

Esigenza
Controllare in tempo reale lo stato dei workflow di RECLAMI e NON CONFORMITA’ in modo da evidenziare i punti di blocco del processo di gestione. Comunicare tempestivamente agli utenti quali sono le attività da svolgere.

Soluzione
Viene realizzato un report da inviare via email ad ogni utente che contiene le attività aperte. Un secondo report, che contiene le attività di tutto il gruppo di lavoro, viene inviato agli amministratori del sistema. Ogni volta che un utente chiude una fase di lavoro il sistema di invio automatico delle email avverte l’operatore responsabile della fase successiva.

Il report contiene, per ogni tipo di registrazione, la sequenza delle fasi ancora aperte. Il segnale rosso a destra indica quale attività è in corso.

La figura successiva descrive lo schema implementato per gli avvisi agli utenti.


 

 


Vantaggi
Ogni utente dispone di una lista delle attività di sua competenza. I responsabili possono controllare in ogni momento lo stato complessivo  delle registrazioni aperte.

 

Case Study “Portale di importazione files”

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al “Portale di importazione files”.

Esigenza:
Importare nel documentale un gruppo di files relativi ad un singolo argomento in un colpo solo.

Soluzione:
L’utente stabilisce i collegamenti da generare e copia i files un una directory di transito che viene utilizzata dal servizio di importazione automatica di QualiWare (QWNTSEC).


 

 

Vantaggi:
Risparmio di tempo sia in fase di inserimento che in fase di ricerca dei documenti caricati

 

Case Study Gestione del firmware

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla Gestione del Firmware.

Esigenza:
L’esigenza che andiamo a trattare deriva da una piccola lacuna, direttamente collegata alla mancanza di uno strumento adatto, nella gestione della giusta versione di Firmware da installare nei prodotti finali realizzati dall’azienda.

All’interno delle fasi di produzione si trova la fase di programmazione delle schede elettroniche. Esiste una serie di inseritori dove vengono montate le schede elettroniche con microprocessore il cui fine è quello di essere programmate e tarate in relazione al modello e le prestazioni dello strumento finale da produrre. Questi inseritori, in produzione, sono collegati a dei PC ed eseguono un programma di lettura-scrittura-riscrittura dei Micro.

Prima dell’entrata in scena di QualiWare, venivano messi sul Documento di Produzione STRIP i riferimenti del Firmware da utilizzare. Questo presupponeva che:

1)      I Progettisti avessero emesso e validato la versione di Firmware.
2)      L’informazione del nuovo Firmware doveva essere passata a chi aggiorna le notizie e le note nello STRIP.
3)      Nel server aziendale, memorizzato in una generica cartella condivisa, vi fosse l’ultima versione aggiornata.
4)      Nel server aziendale fosse stata fatta pulizia delle versioni vecchie e superate.
5)      L’operatore leggesse e caricasse correttamente il file giusto.

Negli anni si sono registrati più volte degli errori e dei disordini in merito a questa gestione.

In merito ai 5 punti sopra citati, entrando un po’ più nel dettaglio, va detto che il caricamento del file del Firmware era gestito in via del tutto manuale, direttamente dall’operatore sulla linea di produzione; questa attività era quindi soggetta ad una possibilità d’errore elevata. I problemi si verificavano anche nel momento in cui i Progettisti rilasciavano una nuova release. Se la copia locale del file utilizzata in Produzione non veniva immediatamente e prontamente sostituita con l’ultima e più aggiornata versione, accadeva che fosse installata una versione non corretta del Firmware. Accadeva anche che il nome del nuovo file aggiornato non fosse stato generato secondo una logica ferrea e che quindi, di conseguenza, venisse scartato dall’operatore sulla linea; o perché non visto (CONFUSIONE dovuta alla presenza contemporanea all’interno della medesima cartella di altri Firmware dal nome simile) oppure per via del fatto che la scelta di utilizzare o meno questo nuovo archivio era a tutti gli effetti diventata totalmente arbitraria (DUBBIO o RILUTTANZA da parte dell’utente direttamente interessato, inerente l’utilizzo di un file del tutto nuovo senza magari aver ricevuto prima la dovuta comunicazione ufficiale o più semplicemente il benestare verbale a procedere da parte di un Responsabile di Produzione).

Non esisteva quindi un adeguato sistema di controllo, il quale vincolasse rigorosamente l’utilizzo (non dipendente da una scelta personale) della giusta versione di Firmware; era divenuto necessario trovare una soluzione al problema.

Soluzione:
Gestione Documentazione. Il funzionamento standard di questo modulo ha appunto permesso di risolvere definitivamente il problema in oggetto. Semplicemente, completamente e molto velocemente.  Il Progetto Firmware si basa quindi essenzialmente su 3 aspetti:
1 – Codifica
2 – Archiviazione
3 – Produzione

Come prima cosa è stata creata una nuova apposita Categoria Documentale.
I Progettisti della R&S compilano il Form (vedi Fig. 1) contenente le informazioni relative al Firmware e confezionano un file.zip contenente il Firmware stesso. Il file viene caricato in QualiWare ed identificato con il proprio Codice, che sarà univoco (es.: 51010240); pertanto non vi è più alcun file liberamente posizionato in cartelle di rete condivise. Attraverso il Workflow di QualiWare vengono effettuate le procedure di Approvazione del Firmware. È stato stabilito che la versione di Firmware che deve essere utilizzata in Produzione deve essere obbligatoriamente Pubblicata all’interno di QualiWare che, di conseguenza, diviene l’unico vero ed autorizzato garante dei Firmware rilasciati.
Dal momento in cui il Firmware è distribuito, diventa utilizzabile dalla Produzione. Eventuali versioni obsolete, non vengono eliminate, bensì archiviate nello Storico (di QualiWare) ma di fatto non sono più disponibili in Produzione.

Il Codice del Firmware viene inserito come componente nella Distinta di Prodotto. La Distinta di Prodotto è archiviata dal Sistema Gestionale unitamente all’Ordine di Produzione e di conseguenza alla Commessa del Cliente. Questo consente in ogni momento, partendo dalla Commessa di un Cliente, di risalire alla versione Firmware con la quale è stato realizzato il Prodotto.

Per rendere il Firmware disponibile alla Produzione, in modo tale che l’intervento umano non fosse più in alcun modo necessario, è stata generata una condivisione di rete nascosta per la sola cartella contenente i Documenti Pubblicati di questa Categoria Documentale QualiWare. Nell’Ordine di Produzione, nella Distinta di Prodotto, è indicato il Codice del Firmware da utilizzare per la produzione dello strumento. L’operatore, utilizzando un apposito software, digita il codice del Firmware indicato nella Distinta di Prodotto ed il software preleva da QualiWare il Firmware richiesto e lo rende disponibile all’utilizzo in Produzione.

Con il Form abbiamo anche potuto aggiungere informazioni da condividere come:
1)      Versione Firmware e Tipo di Micro, Famiglia di Prodotto, Modello e Clienti Speciali.
2)      Descrizione Tecnica e Descrizione Commerciale da divulgare.
3)      Cosa deve essere caricato, in caso di variazione, con lotti in corso di costruzione.
4)      Punto temporale preciso di applicazione del nuovo Firmware.
5)      Eventuali azioni speciali in relazione a Prodotti Clienti OEM.
6)      Gestione di eventuali richiami di prodotti in magazzino ed eventuale richiamo interno per ri-programmazione Micro.


 

Vantaggi:
Per il cliente sono stati elevatissimi, in termini di tempo risparmiato e recuperato, di semplificazione della gestione operativa e soprattutto nella drastica riduzione del numero di errori. La regolarizzazione del rilascio delle versioni di Firmware e soprattutto il controllo assoluto che si è ottenuto nella loro distribuzione controllata, il tutto secondo il funzionamento standard di QualiWare, ha creato un nuovo solido standard procedurale all’interno dell’azienda. Lo scambio di informazioni avviene ora in un unico modo, chiaro, condiviso, totalmente rintracciabile e per di più storicizzabile. Anche la codifica dei nuovi Firmware è stata sottoposta e regole ferree che ne garantiscono l’integrità, cosa che prima era addirittura impensabile. Ancor più di valore è risultato il fatto che questi dati, una volta giunti sulla linea di produzione, assicurano la certezza di controlli rigorosi che sono già stati eseguiti a monte, in precedenza. L’operatore è stato liberato dalla responsabilità di dover decidere in merito alla bontà di ciò che si stava approcciando ad utilizzare, dal momento che ora, una volta eseguito l’apposito programma, il caricamento di dati avviene automaticamente.
QualiWare garantisce sempre la storicizzazione delle versioni precedenti dei file che gestisce; questo per il cliente è stato un notevole valore aggiunto, dal momento che in caso di problemi, è risultato assai pratico e veloce risalire all’esatta versione di Firmware utilizzata (senza alcuna possibilità d’errore).

Webinar sulla gestione documentale con QualiWare: venerdì 17 ottobre ore 16

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Il prossimo Seminario Online dell’iniziativa QualiWare Academy 2014, riservata ai clienti che hanno sottoscritto il contratto di manutenzione QIS, sarà dedicato alla gestione documentale.
Vi aspettiamo on-line venerdì 17 ottobre dalle ore 16 alle ore 17.
Per iscrivervi: formazione@qualiware.it

Argomenti:

  • I principi generali della gestione documentale in QualiWare
  • Categorie di tipo form e file
  • Albero documentale, gruppi e sottogruppi
  • L’integrazione con Microsoft Office e OpenOffice/LibreOffice
  • Definizione del workflow tramite il WorkFlow Designer
  • Definizione del form tramite il Form Designer
  • Utilizzo della gestione documentale via web tramite i Cloud Components

Informazioni utili:

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