Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” siamo a proporvi il Case Study relativo alla “Gestione Documentale Appalti”.
Esigenza
Informatizzare un flusso documentale e di richieste esistente ma fuori controllo. Il flusso operativo coinvolge principalmente due uffici aziendali (Tecnico, Ufficio Acquisti) e il Fornitore. Al momento della richiesta viene gestito in modo estemporaneo con l’invio di mail ed è mancante un controllo degli step di richiesta e la responsabilizzazione dei relativi uffici nella verifica dei tempi e dei documenti richiesti in ottica Sicurezza, legati al Contratto di Appalto. Il flusso gestionale è quello riportato in immagine.
Soluzione e Vantaggi:
In base al flusso sopra esposto sono stati realizzate alcune categorie documentali per gestirlo dalla richiesta iniziale fino all’inizio dei lavori e, grazie a caratteristiche peculiari di QualiWare come la fascicolazione e il collegamento automatico di documenti all’anagrafica Clienti-Fornitori si è potuta dare una strutturazione organica a tutta la gestione documentale afferente gli Appalti. Nella pagina seguente vengono riportati i form realizzati dove sono presenti specifici pulsanti per l’invio di mail di richiesta e sollecito di documenti al Fornitore, ed anche un pulsante che consente all’Ufficio Acquisiti di informare l’Ufficio Tecnico della stesura del Contratto di Appalto. I form “Contratto d’Appalto” e “documenti Base” e “Sicurezza” hanno specifiche date di scadenza tramite le quali è possibile monitorare la validità dei documenti e mediante promemoria dedicati avvisare il fornitore della necessità di aggiornamento.
