Webinar: Gestione avanzata delle Risorse Umane per Qualità e Sicurezza – Giovedì 28 Settembre ore 16

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Il prossimo Seminario Online di QualiWare Academy, iniziativa riservata ai clienti che hanno sottoscritto il contratto di manutenzione QIS, sarà dedicato alle funzioni di QualiWare per la gestione delle Risorse Umane per Qualità e Sicurezza.

Sono diversi i moduli di QualiWare che lo rendono lo strumento ideale per la gestione degli aspetti fondamentali legati alle Risorse Umane sia in ottica della Qualità che della Sicurezza. Unendo  i diversi moduli di QualiWare potrai monitorare le competenze del personale e gestire la formazione, dai corsi obbligatori per la Sicurezza ai percorsi formativi per migliorare le performance dei tuoi collaboratori e quindi la competitività della tua azienda.

Un altro aspetto fondamentale per chi lavora in fabbrica è la gestione degli infortuni e dei NEAR MISS (mancato infortunio) che associata ad una corretta analisi dei dati consente una diminuzione dei rischi e degli infortuni in azienda. Questo porta in primo luogo ad una maggiore sicurezza per i lavoratori e al tempo stesso meno fermi produzione per l’azienda.  

Ti aspettiamo on-line giovedì 28 Settembre dalle ore 16 alle ore 17 per farti conoscere le funzionalità di QualiWare per la gestione di Risorse Umane per Qualità e Sicurezza tra cui:

  • L’anagrafica del personale
  • La gestione della formazione e delle competenze
  • Gestione DPI e cartella sanitaria
  • Integrazione con il modulo documentale: la gestione degli infortuni
  • Integrazione con il modulo Processi ISO 9001:2015

Relatore:

  • Pier Alberto Guidotti | Direttore Tecnico Analysis S.r.l.

Iscrivetevi mandando una mail a formazione@qualiware.it.

Informazioni utili:

  • Al momento dell’iscrizione ti verrà inviato il link da utilizzare per l’installazione automatica del software necessario per stabilire il collegamento.
  • Per potere interagire con il docente durante il corso è necessario l’utilizzo di cuffie con microfono.
  • Il calendario completo della QualiWare Academy 2017 è disponibile qui
  • Hai perso un Webinar della QualiWare Academy? Niente paura! Puoi rivedere i precedenti seminari sulla guida in linea di QualiWare

Scopri i vantaggi di gestione le Risorse Umane con QualiWare

Scopri come risparmiare tempo e denaro nella gestione delle risorse umane in azienda con un metodo semplice e semi-automatico.

 

Anche nella tua azienda tu o un tuo collega passate ore ed ore a gestire le informazioni relative al personale?
Anche tu devi gestire i corsi che devono essere fatti all’interno della tua azienda?
Passi le tue giornate a controllare le scadenze delle visite mediche a cui devono essere sottoposti i tuoi dipendenti?
Ti occupi tu di consegnare e gestire i dispositivi di protezione individuale che devono essere consegnati ai tuoi collaboratori o colleghi?

Se hai risposto SI ad almeno una delle domande qui sopra allora continua a leggere.

Le informazioni da gestire relativamente alle risorse umane sono di varia natura, e molte di queste sono legate a disposizioni legislative o normative che vengono aggiornate e alle quali tu difficilmente riesci ad adeguarti rapidamente o con uno sforzo minimo.

Hai mai pensato a quanto tempo dedichi ogni giorno, ad esempio, per organizzare i corsi di formazione del tuo personale?
Quante scadenze devi gestire per ogni singola persona?
Ci sono: la visita periodica per il controllo della vista, il corso di formazione per l’addetto all’antincendio che deve essere rinnovato ogni 3 anni così come il corso di addetto al primo soccorso.

La struttura delle informazioni è tipicamente “tabellare” per cui potresti pensare che Excel è lo strumento più adatto per gestirle, ma i suoi limiti sono veramente molti.

Pensa alla Riservatezza dei dati che devi gestire, con Excel riesci a garantire che nessuno li alteri o per lo meno riusciresti a risalire a chi potrebbe averli alterati? La risposta è no, a meno che tu non sia un esperto informatico o che il tuo reparto informatico non abbia attivato tutta una serie di procedure che gli consentirebbero di risalire a chi ha avuto accesso ad un documento ma con un enorme dispendio di risorse e tempo sia per implementarlo che per gestirlo.

E tutta questa mole di dati riusciresti ad estrarli e ad analizzarli velocemente? Dovresti aprire ogni singolo file Excel ed andarti a selezionare per ognuno le colonne che ti interessano per poi estrarre i dati che ti interessano per poi analizzarli. E questo ripetuto per ogni singolo foglio Excel che ti interessa.

E per condividere tutte queste informazioni quanto tempo ti ci vuole?

Ho provato a fare una botta di conti per te…

  • Per avere un’idea delle scadenze delle visite programmate impieghi in genere circa 15 minuti per fare un’estrazione dai fogli Excel.
  • Per fare il calendario della formazione per ogni area aziendale ti vogliono in media 30 minuti.
  • Per avere un riepilogo dei costi della formazione per ogni area altri 30 minuti almeno
  • Per l’analisi delle competenze per fare un piano formativo o per gestirlo ti servono in media 4 ore, mezza giornata per organizzare un piano formativo adeguato alle funzioni che vengono svolte nella tua azienda.
  • Infine per avere una statistica dei costi complessivi relativi alle risorse umane, comprese le retribuzioni, a te servono all’incirca 8 ore.

Quante cose potresti fare se riuscissi a dimezzare se non addirittura a ridurre ad un quarto il tempo necessario a svolgere queste attività?

Ma il tempo non è l’unico fattore da valutare…è importantissimo anche pensare al rischio che corri se ti dovessi dimenticare una scadenza.

Mettiamo caso che tu mandi i tuoi collaboratori presso i tuoi clienti ad eseguire dei lavori utilizzando dei muletti e uno di loro si fa male…come ti giustifichi con l’assicurazione se poi scoprono che ti sei dimenticato che gli scadeva il patentino per il muletto per cui non avrebbe potuto guidarlo? Non puoi certo dirgli che hai troppe cose a cui pensare e che ti è sfuggita proprio questa scadenza.

Cosa ti potrebbe servire per migliorare questa gestione?

Ti servirebbe un’unica interfaccia di accesso alle informazioni sulle risorse umane, ti servirebbe un database che da solo riuscirebbe a risolve i tre problemi di:

  • Riservatezza
  • Estrazione dati
  • Condivisione delle informazioni

Questa interfaccia esiste!

Il passaggio da fogli Excel ad un software gestionale è sempre delicato, ti faccio vedere in maniera più dettagliata di prima quali potrebbero essere i tempi necessari alle normali attività di gestione del personale fatte con Excel o fatte con il modulo Gestione Risorse Umane e Sicurezza di QualiWare.

 

  Configurazione tempi di gestione Hr  
Attività Excel QualiWare
Gestione Anagrafica Personale Inserimento 5 min Inserimento5 min
Gestione dati:DPI – visite mediche Ins.2 min. Ins.4 min
Statistica dei DPI consegnati Estrazione file 15 min Stampa1 min
Statistica scadenze visite programmate Estr.file15 min Stampa 1 min
Pianificazione formazione Ins.se fatto 2 min Ins.2 min
Inserimento dati formazione a consuntivo Ins. (Se fatto) 5 min Ins.in scheda relativa 5 min
Calendario formazione per area 30 min. 1 min
Riepilogo costi formazione per area +30 min 1 min
Gestione competenze 10 min 10 min
Analisi competenze per redazione/verifica piano formativo Estrazione excel 4 ore Stampa 1 min
Gestione infortuni (Se fatto) 2 min 1 min
Statistica infortuni 20 min 1 min
Gestione richiami e provvedimenti 5 min 5 min
Inserimento costi retribuzione su una persona per esecuzione statistiche Ins.20 min/mese Import. da paga 1 min
nserimento costi benefit per persona per esecuzione statistiche (Se fatto) 15 min 5 min
Inserimento dati contrattuali per persona per esecuzione statistiche e budget 5 min. 5 min
Riepilogo costi formazione per area +30 min 1 min
Statistica costi complessivi risorse umane (comprese retribuzioni) Estr.4 ore 1 min
Esecuzione di statistiche sulle risorse umane in generale Ricerca dei dati necessari e copia sui fogli Excel +4 ore Esecuzione di una query 1 min
Recupero informazioni complessive su una persona Estr.60 min. stampa 1 min
Sicurezza dei dati legata ai permessi sul disco alta probabilità di errori o dimenticanze Gestibile in modo centralizzato per tutte le informazioni conformemente

Marco Marchetti – Responsabile Qualità – Galletti s.p.a. “L’ utilizzo di QualiWare ha reso più semplice la coordinazione del personale in materia di sicurezza aziendale, in particolare il tema del controllo in termini di: Processo di assunzione, visite mediche, formazione del personale, utilizzo DPI, QualiWare ha permesso di automatizzarne la gestione assicurando il rispetto delle scadenze a cui queste attività sono soggette, permettendo il pieno controllo delle operazioni inerenti al rispetto dei requisiti cogenti a cui la sicurezza aziendale è sottoposta.”

In un momento di storico sfavorevole come quello attuale, le aziende devono mantenere sotto controllo i costi, e migliorare l’efficienza, di ogni aspetto della propria organizzazione.
Le risorse umane sono una voce di costo consistente e devi gestirle con molta attenzione, monitorando i costi ma soprattutto verificando l’adeguatezza alle funzioni ricoperte, preparando piani di formazione adeguati e verificandone l’efficacia.

Diventa quindi necessario gestire molte informazioni in modo strutturato, applicando tecniche di Business Intelligence per prendere le decisioni più adeguate.
Per fare questo è necessario un apposito software gestionale che consenta di gestire tutte le informazioni sulle risorse umane in modo rapido e centralizzato, e offra quindi le risposte giuste nei tempi richiesti.

Vuoi maggiori informazioni su questo fantastico strumento allora CLICCA QUI.

Case study: Lettere Richiamo e Sanzione

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alle Lettere Richiamo e Sanzione.

Esigenza
gestire attraverso il modulo documentale gli aspetti formali e le scadenze relative ai richiami e provvedimenti verso i dipendenti.

Soluzione:
La gestione della documentazione disciplinare è stata sviluppata attraverso due specifiche categorie documentali nelle quali sono stati inseriti come modelli i documenti precedentemente in uso in azienda. In una terza categoria documentale è stato caricato mediante importazione documentale il pregresso dei provvedimenti. Questo consente di avere la situazione aggiornata nei documenti collegati dell’anagrafica dipendente.
Mediante l’inserimento delle date inserite nel primo form è stato possibile attivare specifici promemoria per l’ufficio del personale, utili al proseguimento dell’iter burocratico del provvedimento. Al recepimento della giustificazione del dipendente ed alla compilazione dei relativi campi si attiva il pulsante di generazione della Lettera Provvedimento Disciplinare che riporta i dati principali registrati nella maschera successiva, generando il secondo documento. Anche su questo form sono attivi promemoria specifici sulle date inserite. Al termine dell’iter documentale con la pubblicazione l’informazione del provvedimento viene inserito automaticamente nell’apposita scheda della maschera anagrafica dipendente.


Vantaggi:
Il vantaggio primario per l’utente dell’ufficio personale è stato quello di avere uno scadenzario con specifici promemoria su questa tematica. A questo si aggiunge la rapida reperibilità di informazioni e documenti all’interno di un sistema informatizzato accessibile anche alla Direzione Generale.

 

Case study Registro accessi azienda

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al Registro accessi azienda.

Esigenza:
La sicurezza nelle aziende e del personale che accede ai propri locali è
un argomento molto importante in ambito sicurezza, ma anche per la riservatezza delle informazioni aziendali. L’azienda ha necessità di informatizzare il registro su carta per distribuire la rilevazione degli accessi in diverse aree di accesso e per poter avere in un solo istante la situazione del personale esterno presente in azienda, potendo così interrogare rapidamente anche lo storico.

Soluzione:
Partendo dalle informazioni del registro cartaceo è stato realizzato un form (QW-07 Documentale – Form Designer) il cui utilizzo è stato attivato nei due punti di accesso aziendali nella zona Amministrativa e nella zona Produzione-Magazzino, ma grazie alla diffusione di QualiWare chiunque in azienda è ora in grado di registrare gli accessi del personale esterno.

 


Vantaggi:
La diffusione capillare di QualiWare e la semplicità di compilazione del form ha consentito la registrazione sistematica degli accessi ed un monitoraggio efficiente della presenza di personale esterno in azienda.

 

 

 

Case Study: OHSAS Censimento Infortuni

Aperitivo QualiWare

Quarto appuntamento all’ ”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente.
Vi proponiamo questa volta un Case Study relativo a OHSAS Censimento Infortuni.

Esigenza:
Costruirsi un registro infortuni per gestire alcuni aspetti relativi alle direttive OHSAS 18001.

Nello specifico:
a) gestire NC collegate agli incidenti occorsi in azienda e che comportano infortuni da ricovero, infortuni lievi, o mancati infortuni (near miss);
b) creare le conseguenti azioni sul Sistema Qualità;
c) produrre statistiche e report sugli indici richiesti dalla norma (Indice frequenza-Indice gravità);
d) produrre report “Verbale Infortunio sul Lavoro” (con layout già definito dall’ASL competente).

Soluzione:
Utilizzando il Form Designer, si è costruito un modulo personalizzato su due schermate per inserire tutti i dati, con la possibilità di creare direttamente dalla maschera azioni correttive e/o preventive (vedi dettaglio sotto).

QualiWare  provvede a creare collegamenti automatici con le anagrafiche e gli elementi di Gestione Qualità.

Vantaggi:
Informatizzazione del registro, con workflow di registrazione in funzione dei dati da inserire per i vari ruoli coinvolti (es. segnalante, RSPP) e automatismi per stampa verbale e statistiche.

Ciò ha comportato una netta semplificazione con risparmio di carta, tempi e quindi costi per l’azienda.