Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al “Censimento Immobili e gestione dei relativi strumenti e attrezzature”.
Esigenza
l’azienda interessata è un Gruppo che ha la necessità di trovare uno strumento che potesse permettere ai singoli Responsabili di ogni rispettiva entità, di censire efficacemente tutti gli immobili di propria competenza. Inoltre, era altresì importante corredare ogni elemento censito di ulteriori informazioni aggiuntive, ed ovviamente di condividerle a livello di Gruppo.
Soluzione
Le funzionalità integrate in QualiWare hanno permesso di incrementare facilmente uno strato superiore aggiuntivo ai dati principali immessi dagli utenti (Promemoria Automatici, Query, Documentazione Accessoria Collegata automaticamente, ecc.).
Nell’Albero Documentale di QualiWare è stato generato un nuovo apposito ramo, denominandolo “Area Immobili”. Al di sotto di esso sono state create 8 nuove Categorie Documentali. Le prime 4 di tipo FORM (di fatto, il Censimento vero e proprio), le ultime 4 di tipo FILE (non sono altro che 4 archivi indipendenti ma collegati in rapporto uno-a-uno coi precedenti elementi, che devono contenere rispettivamente tutti i Documenti Elettronici, ad esempio: contratti di affitto, contratti di acquisto, atti notarili, ecc.; in formato MS Word, PDF, ecc.).
Il risultato finale ottenuto con l’implementazione è rappresentato nella figura sovrastante. Il punto di ingresso nel Censimento, in questo caso, è stato l’immobile. Il medesimo risultato (rappresentato sempre nella finestra dei Documenti Collegati di QualiWare ancorata sulla destra) si può però ottenere anche utilizzando la Porzione (1), od il Reparto (2) oppure infine il Locale (3) come posizione di inizio consultazione del Censimento. È perciò molto importante sottolineare il fatto che l’intera struttura dell’Immobile è sempre e comunque visibile e consultabile; non sono infatti necessarie ricerche manuali di alcun genere.
Il Censimento ha termine in corrispondenza di tutti gli Strumenti o delle Attrezzatture che sono contenuti all’interno di un Locale (identificato come unità immobiliare minima per il contenimento). Nella figura sovrastante viene mostrato come questo rapporto (uno-a-molti) è stato ottenuto. La cosa interessante è rappresentata dal fatto che il Modulo di QualiWare Gestione Documentazione ,col quale è stato possibile realizzare il sistema di gestione della struttura del censimento, è stato messo in collegamento diretto (Documenti Collegati) con il Modulo Controllo Strumenti e Attrezzature.
Vantaggi
zero dispersione di informazioni. Con la centralizzazione in uno strumento unico (QualiWare), totale condivisione dei dati. L’interfaccia Web ha permesso di superare ogni sorta di barriera tecnologica e geografica.
Ciò che in precedenza era totalmente incerto e di difficile condivisione è divenuto fruibile e sicuro.
Sviluppi futuri
A seguito dello sviluppo effettuato sono previsti ulteriori sviluppi nell’ambito di un progetto più ampio, partendo come base dall’Anagrafica di Censimento:
– creazione categoria documentale per la gestione delle Richieste di Intervento sul singolo Strumento/Attrezzatura, identificato ripercorrendo fedelmente l’albero del Censimento.
– creazione categoria documentale per l’archiviazione e la condivisione con l’Amministrazione Centrale di Gruppo di tutte le Fatture dei Fornitori che ogni singolo Responsabile di Immobile deve presentare in caso di intervento.
– categoria documentale la raccolta dei dati di consumo (Acqua, Luce, Gas, ecc.) dello specifico Strumento/Attrezzatura. Sarà quindi possibile determinare nel dettaglio i consumi di Locali, Reparti, Porzioni ed Immobili.
