Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al “Permesso Accessi Fornitori”.
Esigenza
Necessità di introdurre uno strumento aziendale che permettesse di consentire o negare con esattezza l’ingresso in azienda di Fornitori Esterni; in particolar modo tenendo in considerazione la presenza e la validità di particolari documenti chiave, come ad esempio, il DURC o la Visione Camerale.
Soluzione
Grazie alla flessibilità del modulo QW-07 – Gestione Documentazione di QualiWare, sono state realizzate tutte le interfacce utente necessarie per l’acquisizione dei documenti ed il controllo degli accessi.
Come prima cosa, è stato generato un nuovo ramo all’interno dell’Albero Documentale di QualiWare
Punto 1
Generata una nuova Categoria Documentale “Area Sicurezza” (fittizia) per definire nell’Albero Documentale esistente, un’apposita area di gestione.
Punto 2
Generata una nuova Categoria Documentale “Permessi Ingresso Fornitori”(tipo FORM). È l’archivio di dati principale, ossia il vero e proprio contenitore dei Permessi di Ingresso emessi dall’azienda.
L’emissione di un permesso VALIDO è però sottomessa alla presenza ed alla validità dei documenti contenuti nelle Categorie Documentali di cui ai successivi punti.
Punto 3
Anagrafica Personale Fornitori (Tipo FORM). È l’archivio Anagrafico di tutti i Lavoratori appartenenti allo staff del singolo Fornitore.
Come si può notare, i Sottogruppi di QualiWare permettono una suddivisione dei dati già direttamene all’interno dell’Albero Documentale.
Punto 4
Abilitazioni Personale Fornitori (Tipo FORM). È l’archivio contenente tutte le Abilitazioni (Compentenze/Funzioni) attribuite al singolo Lavoratore.
Punto 5
Documentazione Fornitori (Tipo File FILE). È l’archivio di tutta la Documentazione Elettronica che l’azienda deve possedere al fine di poter emettere un Permesso di Ingresso Valido. QualiWare richiede la compilazione di una form (Form Designer) appositamente creato; questo Form contiene i Metadati necessari alla corretta identificazione del Documento Originale (MS Word, PDF, ecc.) pervenuto direttamente dal Fornitore.
Punto 6
Documentazione Personale Fornitori (Tipo FILE). È l’equivalente esatto del Punto 5, con la sola differenza che la Documentazione in oggetto è riconducibile al singolo Lavoratore.
L’applicazione ha consentito notevoli risparmi di tempo in vari ambiti. Con la precedente gestione era possibile emettere un Permesso di Ingresso valido e controllato solo dopo alcune ore di lavoro. Lo sviluppo personalizzato realizzato all’interno di QualiWare ha abbassato questi tempi in modo drastico. Inoltre, la soluzione in oggetto, ha integrato un sistema totalmente automatizzzato di promemoria automatici atti ad anticipare la Scadenza di documenti cardine necessari all’emissione di un Permesso d’Ingresso Valido. Questi Promemoria vengono inviati in automatico da QualiWare, contemporaneamente, sia al Fornitore che al personale interno addetto.
