Con QualiWare puoi facilmente gestire le INFORMAZIONI DOCUMENTATE, che è uno dei nuovi concetti che la nuova norma ISO 9001 del 2015 ha introdotto e che ha sostituito quello di DOCUMENTI e REGISTRAZIONI, facilitando così la gestione delle informazioni e di come darne evidenza.
Uno dei cambiamenti più importanti nel passaggio dalla ISO 9001:2008 (che in realtà rappresentava una evoluzione della ISO 9001:2000) alla ISO 9001:2015 è rappresentato dalla modifica del requisito relativo alla Documentazione del SGQ. I termini “Documenti” e “Registrazioni” si sono trasformati in “Informazioni documentate“. In particolare, i p.ti 7.5.2 e 7.5.3 richiedono di definire i seguenti aspetti o requisiti:
Si tratta di una evoluzione molto importante perchè fornisce indicazioni precise su come le “informazioni documentate” devono essere gestite. La consuetudine ormai affermata nella stragrande maggioranza delle aziende (almeno quelle italiane) di usare file Office, archiviate su cartelle del server o sui PC personali, oppure le e-mail, per archiviare le informazioni del SGQ, non sembra più essere adeguata, almeno da un punto di vista della stretta interpretazione della norma. E’ infatti evidente che, se si parla ad esempio di “tenuta sotto controllo delle modifiche” o di “permessi di accesso”, serva qualcosa di più di una gestione di files su cartelle.
Di fatto la versione 2015 delle norme introduce (finalmente) anche per le informazioni del SGQ la necessità di dare loro una strutturazione, e quindi disporre per la loro gestione di un sistema applicativo basato su un repository centralizzato (database) sotto il suo totale controllo, il quale veicola le informazioni in entrata e in uscita sulla base di opportune policy, facilitando la rintracciabilità, la gestione delle modifiche, il workflow, l’analisi dei dati, ecc. Niente di diverso da quanto qualsiasi ERP fa con le informazioni di contabilità, magazzino, produzione. Ma in questo caso il concetto è applicato alle informazioni della Qualità.
QualiWare rappresenta lo strumento ideale per passare da un sistema non strutturato ad uno strutturato, conservando laddove possibile le informazioni esistenti ma inserendole in un contesto protetto. Tutto questo grazie alla sua grande possibilità di configurazione. La gestione della qualità è infatti diversa da azienda ad azienda, ed è indispensabile adeguare lo strumento informatico all’azienda e non viceversa.
Potremmo iniziare questo articolo dicendo che finalmente è uscita una norma che offre a noi informatici un bel aiuto. Forse abbiamo uno strumento utile per convincere i nostri clienti a mettere ordine nelle informazioni che gestiscono per garantire l’operatività dei processi aziendali. Ci riferiamo in particolare alla base informativa utilizzata per la gestione della Qualità, ma il discorso che faremo potrebbe estendersi anche ad altri ambiti.
Cercheremo di spiegarvi come la nuova norma stimoli l’uso di strumenti ICT strutturati più che in precedenti versioni.
Uno dei cambiamenti più importanti nel passaggio dalla ISO 9001:2008 (che in realtà rappresentava una evoluzione della ISO 9001:2000) alla ISO 9001:2015 è rappresentato dalla modifica del requisito relativo alla Documentazione del SGQ. I termini “Documenti” e “Registrazioni” si sono trasformati in “Informazioni documentate“. In particolare, i p.ti 7.5.2 e 7.5.3 richiedono di definire i seguenti aspetti o requisiti:
Chi come noi lavora nell’ambito dell’ICT applicato alla Qualità, sa bene che nella grande maggioranza delle aziende gli strumenti principalmente utilizzati per gestire e archiviare le informazioni del SGQ sono i programmi Office, archiviati su cartelle del server o dei PC, e le e-mail. E’ evidente che con essi risulta piuttosto complicato, da un punto di vista informatico, rispettare tutti i sopra indicati requisiti. Ma in realtà con le precedenti versioni delle norme non c’era alcuna prescrizione che obbligasse ad utilizzare strumenti differenti, più strutturati.
Ma cosa significa strutturare l’informazione? Significa avere un sistema applicativo basato su un repository centralizzato (database) sotto il suo totale controllo, il quale veicola le informazioni in entrata e in uscita sulla base di opportune policy, facilitando la rintracciabilità, la gestione delle modifiche, il workflow, l’analisi dei dati, ecc. Niente di diverso da quanto qualsiasi ERP fa con le informazioni di contabilità, magazzino, produzione. Ma in questo caso il concetto è applicato alle informazioni della Qualità.
Non c’è nulla di male ad utilizzare Word o Excel per conservare le informazioni, a patto che i files, e l’accesso agli stessi, siano gestiti da un applicativo, così come avviene per DDT e fatture.
L’approccio ICT strutturato alla Gestione della Qualità non viene purtroppo ancora considerato come un investimento finalizzato al recupero di efficienza e/o alla conformità, e i motivi di questo possono essere così riassunti:
Come detto in premessa, la ISO 9001:2015 è un contributo importante per scardinare queste convinzioni, che sono molto radicate nelle aziende. E ciò avverrà se gli addetti ai lavori, non solo del mondo della Qualità, ma anche informatici, metteranno da parte un po’ di pregiudizi.
Noi di Analysis, come sempre, faremo del nostro meglio, e QualiWare si è già evoluto, e ancora tanto si evolverà, per supportare le aziende in questo cambiamento di mentalità.
Pier Alberto Guidotti
CEO Analysis s.r.l.