QualiWare è il software più semplice e flessibile sul mercato per la gestione dei reclami. In questo breve video potrai vedere come gestire, con QualiWare, i reclami, le non conformità e le azioni sul sistema per la nuova versione 2015 della normativa ISO 9001.
QualiWare è il software per le non conformità più semplice e flessibile sul mercato.
In questo breve video potrai vedere come gestire, con QualiWare, i reclami, le non conformità e le azioni sul sistema per la nuova versione 2015 della normativa ISO 9001.
Analysis, in collaborazione con NCG, ha sviluppato il tool online RiskOne® per supportare le aziende nella realizzazione dell’analisi del contesto richiesta dalla nuova edizione delle normative ISO 9001:2015.
Il tool consiste in un questionario da compilare online composto da un set articolato di domande che vi consentirà di analizzare tutti gli aspetti relativi al contesto interno ed esterno. In base alle vostre risposte il nostro team vi invierà un report composto da grafici e tabelle (vedere immagini sotto) che vi consentirà, unitamente alle azioni da voi definite, di soddisfare i requisiti della nuova norma inerenti l’analisi del contesto e la valutazione dei rischi.
Il costo del tool è di 500€ e comprende:
Per ulteriori informazioni e per acquistare il prodotto scrivere a commerciale@qualiware.it o contattare il n. 051705598.
A tutti coloro che acquisteranno il tool entro il 31/03/2017 verrà riservato uno sconto del 20%. Chiamaci subito!
Con QualiWare puoi facilmente gestire le INFORMAZIONI DOCUMENTATE, che è uno dei nuovi concetti che la nuova norma ISO 9001 del 2015 ha introdotto e che ha sostituito quello di DOCUMENTI e REGISTRAZIONI, facilitando così la gestione delle informazioni e di come darne evidenza.
Venerdì 3 Febbraio presso la Torre Dekra dell’Autodromo Enzo e Dino Ferrari di Imola si è tenuta la prima giornata del corso “Il Percorso #QualityWay”
In questa prima giornata abbiamo parlato di:
Partendo da quello che è lo scopo ultimo della ISO 9000, cioè aumentare la confidenza verso il cliente finale che quello che prometti fai, ci siamo focalizzati sul fatto che nell’ultima revisione sono stati inseriti alcuni aspetti che sono perfettamente congruenti con l’ABC di 150 anni di teorie organizzative: strategia-struttura-controllo.
La nuova norma è una bella occasione per snellire tutto ciò che non serve, non richiede più grandi formalismi e permette una più facile gestione degli aspetti obbligatori documentali. Sono stati introdotti punti nuovi, altri sono rimasti invariati e sono ritornati in auge punti vecchi che nel passaggio tra le varie norme si erano un po’ persi.
Ad esempio il rilascio del prodotto, passato da essere il punto 4.10.4 ad essere, nella versione del 2008, inglobato e quindi “sparire” nel punto 8.2.4 ed ora, nella versione 2015, è tornato ad essere un punto norma.
Le novità della nuova norma sono quindi molte, in questa prima giornata ci siamo soffermati su:
Nella versione 2008 si richiedeva solo l’identificazione dei processi mentre nella nuova si richiede una mappatura più dettagliata che deve partire da un’analisi del contesto, sia interno che esterno.
Non ci sono delle reali linee guida ma uscirà la ISO 9002 (ne uscirà sia una versione “ufficiale” che una versione per le PMI) che speriamo di riuscire a mostrarvi durante il nostro evento #QualityWay il 25 maggio.
La norma non specifica come dare evidenza all’analisi del contesto ma chiaramente chiede di capire che valutazione hai fatto del tuo contesto ed in che modo ha influenzato la tua politica e quale è stato l’impatto sui processi.
L’analisi del contesto serve a capire quali aspetti possono portare rischi, sia positivi che negativi, che possono influenzare il raggiungimento degli obiettivi aziendali che ti sei prefissato.
Le domande di base che ti devi porre per fare un’analisi del contesto esterno sono: chi siamo? Cosa facciamo? Perchè? Perchè noi? Con chi combattiamo? Quali sono i rischi della catena di fornitura?
In questo modo hai la possibilità di capire le minacce e le opportunità, puoi definire i tuoi obbiettivi e capire le tue forze e debolezze.
Per poter fare un’analisi del contesto interno in autonomia e gratuitamente, invece, puoi provare il metodo UMIQ – www.umiq.it – di Unindustria Bologna. Una serie di domande che ti consentono di avere un report da cui partire per capire quali sono i tuoi punti di forza e di debolezza.
Una volta analizzato il contesto si entra nella parte più pratica e più importante: identificare più correttamente i processi, agganciarci le attività che servono ma soprattutto creare degli indicatori che diventano i risk driver coerenti con i processi stessi e i loro obiettivi che a loro volta devono essere coerenti con le strategie aziendali.
Nella scheda di gestione processi di QualiWare potrai inserire tutte le informazioni che nascono dall’analisi del contesto e che ti consentono di identificare il processo e in seguito descriverlo e mapparlo, facendoti ottenere un report che si alimenta in continuazione con i dati che sono nel sistema e vengono aggiornati periodicamente.
Impostare e sfruttare bene l’identificazione dei processi serve a capire il livello di controllo che vuoi della tua azienda.
Una domanda che potresti farti è: avrebbe senso se facessi un unico processo aziendale che chiamo GESTIONE AZIENDALE, di cui sono l’owner e il cui obiettivo sono gli utili?
Non fa una piega…anzi…l’efficienza è 100! Peccato che il controllo è ZERO.
Mappare correttamente i processi ti aiuta a raggiungere un obiettivo, coinvolgendo e responsabilizzando tutte le persone che sono impegnate nelle attività.
Nella norma, la parte relativa ai processi è molto più approfondita rispetto all’analisi del contesto, infatti specifica tutto ciò che deve essere il contenuto dei processi e il collegamento ai rischi e alle opportunità che è stato fatto.
La lista delle informazioni che servono a descrivere il processo così come lo chiede la norma si trova al punto 4.4.1 e 4.4.2. e sono:
I rischi sono la parte più controversa della norma. Nel final draft era ancora presente la norma ISO 31000 (la norma padre sui rischi) ma nella versione definitiva è stata tolta. Questo perchè la ISO 9000 è di per se un metodo che ti dice come valutare i rischi (organizzativi) quindi l’analisi di contesto, come gestirli, creo il mio sistema di gestione e come monitorando i processi li verifichi nel tempo.
L’output dei processi deve vivere di vita propria, quindi non deve essere un documento statico ma deve essere aggiornato o meglio ancora aggiornarsi da solo nel tempo.
Con QualiWare è possibile tradurre le informazioni su processi e rischi ed indicatori all’interno di una piattaforma software facendo si che tutto ciò che c’è nel sistema evolva e lo renda un sistema proattivo. Nel video qui sotto puoi vedere come.
Quindi le informazioni sono “recapitate” dal sistema e non devi essere tu o i tuoi colleghi ad andarle a cercare. Una sorta di Business Intelligence che però fornisce dei dati di tipo generale e non di dettaglio che sono più facilmente interpretabili.
In questo video vedrai come la gestione degli indicatori di QualiWare ti facilita l’analisi dei dati a tua disposizione.
Ricordati che: NON SONO I DATI CHE FANNO LA DIFFERENZA MA LA LORO INTERPRETAZIONE!
Vuoi maggiori informazioni su QualiWare? Compila il modulo che trovi QUI o scrivici in chat.
Periodicamente il mondo dell’Information Tecnology (IT) produce nuovi termini, in parte per esigenze di marketing, in parte per identificare nuove opportunità derivanti dall’utilizzo appropriato di una serie di tecnologie già disponibili da tempo.
E’ il caso del termine Cloud, nato qualche anno fa per agevolare l’utilizzo di risorse di elaborazione distribuite, in realtà già applicato da tempo ma su una scala più ridotta rispetto a quanto la tecnologia consentisse. E questo ha agevolato la proposta e la diffusione di servizi, ad aziende e privati, che consistono nella fornitura di una piattaforma software installata non presso il cliente ma presso il fornitore (anche QualiWare, ad esempio, è disponibile in cloud).
Da circa un anno si è diffuso un nuovo termine di derivazione IT: Industry 4.0. In Italia attorno ad esso si è sviluppata anche una parte dell’ultima legge di bilancio (leggi qui per un approfondimento).
Ma cosa significa “Industry 4.0”? Le altre “release” dove sono? La risposta è presto data. La 1.0 risale alla fine del ‘700, con l’avvento del vapore. La 2.0 è invece dell’800, con l’introduzione dell’energia elettrica nei processi produttivi. La 3.0 è degli anni 60 del secolo scorso, con l’avvento dell’automazione basata sui microprocessori. E’ proprio in quel periodo che l’IT ha fatto il suo ingresso negli impianti di produzione. Il progresso tecnologico è stato così repentino che dopo soli 50 anni si può parlare di una quarta rivoluzione industriale, basata da una parte sulla grande potenza di calcolo oggi disponibile a costi ridottissimi, e dall’altra sull’interconnessione fra i dispositivi. Per questo si identifica principalmente Industry 4.0 con IoT (Internet of Things), anche se ciò è riduttivo.
Secondo McKinsey le nuove tecnologie digitali avranno un impatto profondo su quattro direttrici di sviluppo: la prima riguarda l’utilizzo dei dati, la potenza di calcolo e la connettività e quindi dai big data all’internet delle cose. La seconda si riferisce al valore che emerge dai dati di cui oggi le imprese riescono a utilizzare solo l’1%. C’è poi l’aspetto dell’interazione tra l’uomo e la macchina, con la comparsa di nuovi strumenti e infine c’è il settore che riguarda il passaggio dal digitale al “reale” e che comprende la manifattura additiva, la stampa 3D, la robotica, le comunicazioni, le interazioni machine-to-machine e le nuove tecnologie per immagazzinare e utilizzare l’energia in modo mirato, razionalizzando i costi e ottimizzando le prestazioni. Tutti questi elementi fanno parte del concetto di Industry 4.0.
Ma vediamo come questo ha a che fare con le ISO 9001:2015. Come abbiamo già avuto modo di dire negli eventi ai quali siamo recentemente intervenuti, la nuova edizione delle normative prende (finalmente) atto del mutato panorama tecnologico, in termini soprattutto di gestione delle informazioni. Il primo punto evidente è l’abbandono della dicotomia “documenti” e “registrazioni”, che aveva creato più di qualche dubbio interpretativo, in favore del più generale “informazioni documentate“, fornendo anche una serie di requisiti gestionali che rendono consigliabile l’utilizzo di strumenti IT strutturati.
Ma soprattutto viene (ri)data enfasi al concetto di processo, includendo in modo esplicito, fra le informazioni da gestire, anche quelle relative al monitoraggio e agli indicatori di performance (kpi). Questi ultimi sono ovviamente il risultato di una elaborazione effettuata sui dati rilevati e risultano tanto più precisi quanto più elevata è la qualità dei dati stessi. Potendo contare su informazioni rilevate in automatico, o con procedure strutturate, laddove esse nascono (e questo è uno dei concetti alla base di Industry 4.0), gli indicatori risulteranno più rappresentativi della reale performance di un processo, e quindi più affidabili.
Anche in altri ambiti interessati dalla ISO 9001, come ad esempio il controllo qualità e la manutenzione degli impianti, la disponibilità di strumenti interconnessi in grado di rilevare in tempo reale e in automatico le informazioni e di trasmetterle ad un server per l’elaborazione non solo facilita la raccolta dei dati e la loro archiviazione, ma consente di agire rapidamente in caso di valori non rispondenti alle specifiche.
Si può dire che la nuova edizione della norma fornisca un’indicazione chiara all’imprenditore, quella di perseguire la ricerca del valore che emerge dai dati (sempre per citare McKinsey). In quest’ottica, gli strumenti di Industry 4.0, e quindi la digitalizzazione degli impianti produttivi, costituiscono lo strumento fondamentale per raggiungere questo obbiettivo.
In questa nuova fase diventa ancora più importante dotarsi di uno strumento potente, flessibile ed interconnesso come QualiWare che grazie alle sue funzionalità permette di raccogliere al suo interno e di veder visualizzato in un’unica interfaccia tutti gli importanti dati che vengono raccolti ogni giorno, in ambito Sistema Qualità ma non solo. Rendendoli quindi facilmente e velocemente interpretabili e dando la possibilità a chi lo utilizza di intraprendere le azioni necessarie in maniera proattiva.
Vuoi conoscere tutte le funzionalità che QualiWare mette a tua disposizione per l’ISO 9001:2015 e Industry 4.0?
CLICCA QUI per richiedere un contatto o usa la chat a lato per avere una risposta immediata.
Scopri come mappare i tuoi Processi aziendali per la nuova ISO 9001:2015 con QualiWare.
Uno dei cambiamenti più importanti nel passaggio dalla ISO 9001:2008 (che in realtà rappresentava una evoluzione della ISO 9001:2000) alla ISO 9001:2015 è rappresentato dalla modifica del requisito relativo alla Documentazione del SGQ. I termini “Documenti” e “Registrazioni” si sono trasformati in “Informazioni documentate“. In particolare, i p.ti 7.5.2 e 7.5.3 richiedono di definire i seguenti aspetti o requisiti:
Si tratta di una evoluzione molto importante perchè fornisce indicazioni precise su come le “informazioni documentate” devono essere gestite. La consuetudine ormai affermata nella stragrande maggioranza delle aziende (almeno quelle italiane) di usare file Office, archiviate su cartelle del server o sui PC personali, oppure le e-mail, per archiviare le informazioni del SGQ, non sembra più essere adeguata, almeno da un punto di vista della stretta interpretazione della norma. E’ infatti evidente che, se si parla ad esempio di “tenuta sotto controllo delle modifiche” o di “permessi di accesso”, serva qualcosa di più di una gestione di files su cartelle.
Di fatto la versione 2015 delle norme introduce (finalmente) anche per le informazioni del SGQ la necessità di dare loro una strutturazione, e quindi disporre per la loro gestione di un sistema applicativo basato su un repository centralizzato (database) sotto il suo totale controllo, il quale veicola le informazioni in entrata e in uscita sulla base di opportune policy, facilitando la rintracciabilità, la gestione delle modifiche, il workflow, l’analisi dei dati, ecc. Niente di diverso da quanto qualsiasi ERP fa con le informazioni di contabilità, magazzino, produzione. Ma in questo caso il concetto è applicato alle informazioni della Qualità.
QualiWare rappresenta lo strumento ideale per passare da un sistema non strutturato ad uno strutturato, conservando laddove possibile le informazioni esistenti ma inserendole in un contesto protetto. Tutto questo grazie alla sua grande possibilità di configurazione. La gestione della qualità è infatti diversa da azienda ad azienda, ed è indispensabile adeguare lo strumento informatico all’azienda e non viceversa.
Uno dei gli aspetti più importanti della nuova norma su cui si basa tutto il sistema di Gestione è l‘ANALISI DEL CONTESTO dell’organizzazione.
Ogni impresa dovrebbe basare le proprie attività su un modello organizzativo per arrivare al quale l’imprenditore dovrebbe identificare:
Questi fattori derivano dalle teorie organizzative, dal buon senso e dalla logica e vengono ora in parte integrati in diversi punti della nuova norma.
Per rispondere al tema delle strategie la nuova ISO 9001:2015 dice:
Punto 4: “[…]L’organizzazione deve determinare i fattori esterni e interni rilevanti per le sue finalità e indirizzi strategici e che influenzano la sua capacita di conseguire il(i) risultato(i) atteso(i) […]”
Questo punto è molto importante e spesso è un passaggio sul quale viene fatta molta confusione e si rischia di mal interpretare la nuova norma.
Quali sono gli obiettivi che ci prefiggiamo e i rischi che corriamo? Cosa può andare male o bene? Cosa può influenzare positivamente o negativamente il raggiungimento dei nostri obiettivi?
Per poter rispondere a queste domane ed identificare le strategie, qualsiasi approccio si voglia adottare, si devono seguire sempre i seguenti passi:
Una analisi del contesto quindi è una analisi dei rischi “organizzativi” e le scelte riguardanti la struttura definita che ne consegue sono la risposta.
L’output del processo di analisi così come lo abbiamo descritto può essere raccolto in un documento che può sostituire il “Manuale della Qualità”, non più obbligatorio, e diventare le “linee guida organizzative” dell’azienda, nelle quali l’analisi del contesto avrà uno specifico capitolo.
Una volta fatta l’analisi del contesto andremo a definire i processi attraverso i quali vogliamo raggiungere i nostri obiettivi e il monitoraggio della loro efficacia. In questo modo avremo la possibilità di ridurre e controllare i rischi che abbiamo individuato durante l’analisi del contesto.
I processi è bene che vengano definiti come entità specifiche all’interno del sistema informativo aziendale, in modo da potere strutturare le relative informazioni.
In particolare il monitoraggio è un’attività che deve essere svolta con continuità, si avvale di informazioni e dati che sono già contenuti nei vari database aziendali, e, per questo, può essere svolta in gran parte tramite procedure automatiche.
Per quanto riguarda la definizione dei processi e la gestione degli automatismi per il loro monitoraggio puoi leggere questo articolo.
Partire da una buona analisi del contesto, identificare e mappare correttamente i vari processi aziendali consentirà agli imprenditori di tenere sotto controllo l’andamento della propria azienda in maniera più puntuale. Questo garantisce la possibilità di valutare in maniera più veloce ed opportuna le azioni da intraprendere per migliorare le capacità dell’azienda.
Per supportare le aziende nell’effettuazione dell’analisi del contesto, abbiamo messo a disposizione un apposito tool online. Leggi qui per saperne di più.
Se vuoi conoscere come adeguare il tuo sistema di Qualità alla nuova norma ISO 9001:2015 sfruttando un sistema innovativo che coniuga l’esperienza pluridecennale nella consulenza per la Qualità e Direzionale ad un software per la Qualità con più di 500 installazioni LEGGI QUI.
Prendo spunto da questo interessante articolo pubblicato su MQ – Magazine Qualità che parla di sicurezza ed integrità dei dati per parlarvi delle funzionalità di QualiWare che potrebbero rispondere alle esigenze che vengono spiegate da Ezio Boiani, senior consultant del Gruppo Galgano.
Per chi non avesse tempo o voglia di leggere l’articolo, il succo è che la sicurezza dei dati è un problema ancora poco sentito dalle persone e di conseguenza dalle aziende anche se entro i prossimi 5 anni il traffico cloud (i contenitori di dati e informazioni in internet) e quello dei data-center (i mega server che fisicamente contengono i dati del cloud) cresceranno di 4 volte. Questo renderà ancora più grande il problema della sicurezza ed integrità dei dati.
Nelle aziende la sicurezza e la riservatezza dei dati, siano essi in cloud o all’interno dei server aziendali, deve diventare uno dei punti cardini delle attività da svolgere.
I dati più sensibili sono ovviamente quelli relativi alle persone, i loro dati anagrafici, i loro contratti e le loro malattie. Ma anche molti documenti aziendali devono essere trattati con altrettanta riservatezza e integrità.
QualiWare permette innanzi tutto di impostare criteri di accesso alle informazioni e ai documenti che consentono di restringere la possibilità di accedere a determinate informazioni e documenti solo a determinate persone. Questo, soprattutto per la parte di gestione delle risorse umane, diventa un punto fondamentale per garantire la riservatezza dei dati.
Una delle prime azioni che implementano la sicurezza è l’impostazione di una password complessa e l’obbligo di sostituirla in maniera periodica. Questa impostazione può essere gestita da QualiWare in due maniere distinte: da QualiWare stesso o prendendo le impostazioni del vostro dominio Windows.
Un’altra funzionalità estremamente importante che garantisce l’integrità dei dati è l’attivazione dell’Audit Trail che consente di mantenere traccia delle modifiche fatte ad un documento e di chi le fa, mantiene una copia del documento prima della modifica e monitora anche tutti i cambiamenti dei diritti di accesso.
Inoltre l’Audit Trail non è modificabile e fa uso della crittografia per rilevare eventuali modifiche indebite effettuate da utenti che accedono direttamente al database tramite strumenti esterni o profili amministrativi ad alto livello.
Infine la funzionalità della Firma Forte, cioè la richiesta di nome utente e password prima che si possa effettuare una qualunque modifica o che si possa dare il proprio benestare ad una fase del processo di gestione della documentazione, impediscono che utenti non autorizzati effettuino delle azioni al posto di un’altra persona. Solitamente queste fasi o modifiche possono essere fatte “liberamente”, avendo gli opportuni permessi, una volta che si è effettuato l’accesso al programma con il proprio utente e password.
Queste due ultime funzionalità, cioè l’Audit Trail e la richiesta di nome utente e password ad ogni modifica possono essere attivati in maniera puntuale alle sole categorie documentali che si ritiene che debbano essere protette maggiormente. Questo consente di non appesantire o rallentare il lavoro degli utenti quando devono gestire documenti che non necessitano di un grado così elevato di riservatezza o integrità.
Tutti questi elementi di sicurezza uniti alle funzionalità garantiti dal database che fa da base al programma lo rendono adeguato ad essere utilizzato in un contesto conforme alla norma ISO/IEC 27001:2013.
Queste funzionalità sono state implementate soprattutto per rendere QualiWare validabile secondo le linee guida delle normative Annex 11 EU GMP e dalla 21 CFR Part 11.
QualiWare è quindi il programma adatto non solo a chi vuole gestire in maniera efficace ed efficiente un’azienda certificata ISO 9000 (soprattutto nella nuova versione ISO 9001:2015 basata sulla gestione per processi), ISO 14001 o OHSAS 18001, ma anche a chi deve mantenere e garantire INTEGRITA’, RISERVATEZZA e DISPONIBILITA’ dei dati ai propri utenti e clienti.
Compila il form sotto per avere maggiori informazioni.
Errore: Modulo di contatto non trovato.