Presentato il Cruscotto dell’Imprenditore a FARETE 2018

FARETE2018 si è conclusa, e, nonostante non siano ancora stati ufficializzati i numeri sull’affluenza, possiamo affermare che per noi si è trattata di un’esperienza certamente positiva.

Questo perché, come ogni anno, abbiamo cercato di confrontarci con le varie realtà aziendali del territorio traendo spunti per riflessioni più articolate.

Quest’anno, nelle due giornate di fiera, abbiamo presentato in anteprima a tutti i partecipanti “Il Cruscotto dell’Imprenditore”.

Ma cosa è il “Cruscotto dell’Imprenditore?”

Il cruscotto dell’imprenditore è un’interfaccia accattivante che consente agli utenti di QualiWare di monitorare e visionare istantaneamente l’andamento dei processi aziendali tramite una grafica pratica, veloce ed intuitiva.

La maschera che abbiamo presentato in fiera, come puoi vedere nell’immagine, trae ispirazione dal volante di una monoposto di F.1, ma è completamente personalizzabile sui tuoi gusti e le tue necessità. Nulla vieta, per esempio, di poter utilizzare altre grafiche come il logo aziendale o le immagini dei tuoi prodotti.

A FARETE 2018 abbiamo mostrato a tutti gli interessati come dal display del “Cruscotto” ci si renda conto immediatamente di quali siano i processi che raggiungono gli obiettivi prestabiliti e quali invece presentino delle criticità.

Questo facilita molto l’attività di chi deve prendere le decisioni perché offre un’immediata visibilità di ciò che sta andando bene e di ciò che invece deve essere controllato.

Una volta individuato ciò che richiede attenzione, potrai quindi entrare nel dettaglio concentrandoti sugli indicatori che non raggiungono i target nei vari processi.

Come è stato notato dai visitatori del nostro stand, e come puoi vedere tu stesso in figura 2, anche in questo secondo livello la grafica permette di individuare a colpo d’occhio gli indicatori che richiedono attenzione.

Questo agevola particolarmente l’attività di controllo e quella di gestione, perché permette di effettuare tempestivamente azioni correttive mirate.

Abbiamo sottolineato come i tachimetri non siano solo un mero strumento di visualizzazione, ma consentano di approfondire ad un livello più specifico le informazioni relative.

Il passaggio successivo, infatti, è analizzare il report che offre informazioni dettagliate sul raggiungimento degli obiettivi prefissati in un determinato arco temporale. QualiWare consente non solo di aver sotto controllo i dati, ma li elabora a seconda delle tue esigenze e dei processi che coinvolgono la tua azienda.

In conclusione, siamo molto soddisfatti dei commenti e dell’interesse dimostrato dai visitatori per “Il cruscotto dell’imprenditore”, i quali hanno potuto constatare come QualiWare sia una reale risorsa al servizio dell’Imprenditore, consentendogli di monitorare e rielaborare i dati in maniera semplice, veloce ed efficiente, così da portare a risultati migliori in termini di performance e, di conseguenza, di efficacia ed efficienza.

Anche quest’anno FARETE ci ha permesso di far conoscere le ultime novità di QualiWare, e ci auguriamo, anche di trasmettere la passione che mettiamo nel nostro lavoro.

Analysis s.r.l. ringrazia tutti coloro che si sono dimostrati interessati e hanno voluto dedicarci parte del loro tempo e della loro attenzione.

Ti ricordo che se vuoi informazioni sui tool o sulle tecnologie di QualiWare devi solamente SCRIVERE a commerciale@qualiware.it

 

 

Digitalizzazione dei processi aziendali

Cosa si intende per digitalizzazione dei processi aziendali? 

La parola digitalizzazione indica il processo di trasformazione di un’immagine, di un suono, di un documento in un formato digitale ma la sua applicazione in azienda viene spesso fatta in maniera approssimativa e senza sfruttarne appieno tutti i benefici.

La digitalizzazione non è solo quell’insieme di attività che ti porta ad eliminare la carta in azienda che per carità è già di per sè un grosso vantaggio, ma deve essere un approccio più orientato al miglioramento dell’intero sistema aziendale.

Il risparmio che ti porta eliminare la carta nelle attività che svolgi tutti i giorni è solo uno dei vantaggi che ti può portare la digitalizzazione in azienda.

Quando digitalizzi, ma lo devi fare bene, devi ragionare soprattutto in termini di controllo.

Ma controllo di cosa?

Il controllo che potrai avere sui dati e le informazioni che vai a registrare.

Pensando ad esempio alla ISO 9001:2015, sono due gli aspetti su cui ad esempio fa più leva, il passaggio da documenti e registrazioni ad informazioni documentate e la gestione per processi.

Il passaggio da documenti e registrazioni ad informazioni documentate è il primo passo verso la digitalizzazione ovvero verso la registrazione in formato elettronico di documenti e registrazioni.

Questo, sempre se fatto in maniera corretta e supportata da un sistema adatto, porta come primo e vero vantaggio quello di poter effettuare tutta una serie di controlli ed interrogazioni sui dati che hai inserito consentendoti di attivarti più velocemente e in maniera più puntuale per risolvere un problema o anche solo per prendere una decisione.

Stesso discorso, anche se un po’ più articolato, lo puoi fare sui processi.

La digitalizzazione dei processi fatta come si deve e con il supporto di un sistema adatto può portarti ad ottenere un maggiore controllo sia sul tuo sistema di gestione, se ne hai uno, ma soprattutto su tutta la tua azienda.

Una gestione per processi ben fatta, in cui hai individuato gli input e gli output corretti, le attività che compongono il processo ed i relativi responsabili e persone coinvolte, hai valutato l’impatto dei rischi (sia in accezione negativa che positiva del termine) ma soprattutto hai determinato gli indicatori più importanti, ti può portare ad una migliore gestione della tua azienda.

Consentendoti di attivarti in maniera più rapida, puntuale ed efficace rispetto a ciò che è più importante e critico da gestire.

L’importanza e l’impatto della digitalizzazione è così alta che lo stato ha istituito un Voucher per la digitalizzazione delle PMI.

Questo Voucher, di importo non superiore ai 10000€, ha come finalità la digitalizzazione dei processi aziendali e l’ammodernamento tecnologico e potrà essere richiesto a partire dalle ore 10.00 del 30 gennaio 2018 e fino alle ore 17.00 del 9 febbraio 2018.

Cosa puoi fare quindi con questi 10000€?

Puoi utilizzarli per acquistare software, hardware o servizi che hanno, ad esempio, lo scopo di:

  • migliorare l’efficienza aziendale;
  • modernizzare l’organizzazione del lavoro;

Puoi quindi ad esempio ragionare in termini di ISO 9001:2015 e dotarti di un software che ti consenta una migliore gestione dei tuoi processi e dei relativi indicatori oppure che ti consenta di automatizzare ed allo stesso tempo migliorare i flussi delle informazioni e delle attività tramite l’utilizzo di un BPM (Business Process Management).

Qual è questo software?

Il software che ti consente la digitalizzazione dei processi aziendali (intesa come gestione informatizzata anche delle informazioni e dei dati associati) e allo stesso tempo anche di avere un BPM semplice programmare, flessibile ed allo stesso tempo molto potente è QualiWare.

Manda una mail commerciale@qualiware.it per ricevere maggiori informazioni sulla gestione per processi e sul BPM di QualiWare. 

Mentre per approfondimenti sul Voucher di digitalizzazione CLICCA QUI

Primo modulo de Il percorso #QualityWay: Analisi del Contesto e Gestione Processi

Venerdì 3 Febbraio presso la Torre Dekra dell’Autodromo Enzo e Dino Ferrari di Imola si è tenuta la prima giornata del corso “Il Percorso #QualityWay”

In questa prima giornata abbiamo parlato di:

Analisi del contesto e gestione processi

Partendo da quello che è lo scopo ultimo della ISO 9000, cioè aumentare la confidenza verso il cliente finale che quello che prometti fai, ci siamo focalizzati sul fatto che nell’ultima revisione sono stati inseriti alcuni aspetti che sono perfettamente congruenti con l’ABC di 150 anni di teorie organizzative: strategia-struttura-controllo.

La nuova norma è una bella occasione per snellire tutto ciò che non serve, non richiede più grandi formalismi e permette una più facile gestione degli aspetti obbligatori documentali. Sono stati introdotti punti nuovi, altri sono rimasti invariati e sono ritornati in auge punti vecchi che nel passaggio tra le varie norme si erano un po’ persi.
Ad esempio il rilascio del prodotto, passato da essere il punto 4.10.4 ad essere, nella versione del 2008, inglobato e quindi “sparire” nel punto 8.2.4 ed ora, nella versione 2015, è tornato ad essere un punto norma.

Le novità della nuova norma sono quindi molte, in questa prima giornata ci siamo soffermati su:

  • sull’analisi del contesto
  • sul tema dei rischi
  • sull’identificazione, mappatura e gestione dei processi, il cuore della ISO 9001 del 2015

Nella versione 2008 si richiedeva solo l’identificazione dei processi mentre nella nuova si richiede una mappatura più dettagliata che deve partire da un’analisi del contesto, sia interno che esterno.

Non ci sono delle reali linee guida ma uscirà la ISO 9002 (ne uscirà sia una versione “ufficiale” che una versione per le PMI) che speriamo di riuscire a mostrarvi durante il nostro evento #QualityWay il 25 maggio.

La norma non specifica come dare evidenza all’analisi del contesto ma chiaramente chiede di capire che valutazione hai fatto del tuo contesto ed in che modo ha influenzato la tua politica e quale è stato l’impatto sui processi.

L’analisi del contesto serve a capire quali aspetti possono portare rischi, sia positivi che negativi, che possono influenzare il raggiungimento degli obiettivi aziendali che ti sei prefissato.

Le domande di base che ti devi porre per fare un’analisi del contesto esterno sono: chi siamo? Cosa facciamo? Perchè? Perchè noi? Con chi combattiamo? Quali sono i rischi della catena di fornitura?

In questo modo hai la possibilità di capire le minacce e le opportunità, puoi definire i tuoi obbiettivi e capire le tue forze e debolezze.

Per poter fare un’analisi del contesto interno in autonomia e gratuitamente, invece, puoi provare il metodo UMIQ – www.umiq.it – di Unindustria Bologna. Una serie di domande che ti consentono di avere un report da cui partire per capire quali sono i tuoi punti di forza e di debolezza.

Una volta analizzato il contesto si entra nella parte più pratica e più importante: identificare più correttamente i processi, agganciarci le attività che servono ma soprattutto creare degli indicatori che diventano i risk driver coerenti con i processi stessi e i loro obiettivi che a loro volta devono essere coerenti con le strategie aziendali.

Nella scheda di gestione processi di QualiWare potrai inserire tutte le informazioni che nascono dall’analisi del contesto e che ti consentono di identificare il processo e in seguito descriverlo e mapparlo, facendoti ottenere un report che si alimenta in continuazione con i dati che sono nel sistema e vengono aggiornati periodicamente.

Impostare e sfruttare bene l’identificazione dei processi serve a capire il livello di controllo che vuoi della tua azienda.

Una domanda che potresti farti è: avrebbe senso se facessi un unico processo aziendale che chiamo GESTIONE AZIENDALE, di cui sono l’owner e il cui obiettivo sono gli utili?

Non fa una piega…anzi…l’efficienza è 100! Peccato che il controllo è ZERO.

Mappare correttamente i processi ti aiuta a raggiungere un obiettivo, coinvolgendo e responsabilizzando tutte le persone che sono impegnate nelle attività.

Nella norma, la parte relativa ai processi è molto più approfondita rispetto all’analisi del contesto, infatti specifica tutto ciò che deve essere il contenuto dei processi e il collegamento ai rischi e alle opportunità che è stato fatto.

La lista delle informazioni che servono a descrivere il processo così come lo chiede la norma si trova al punto 4.4.1 e 4.4.2. e sono:

  • determinare gli input necessari e gli output attesi da tali processi;
  • determinare la sequenza e l’interazione di tali processi;
  • determinare e applicare i criteri e i metodi (compresi il monitoraggio, le misurazioni e
  • gli indicatori di prestazione correlati), necessari ad assicurare l’efficace funzionamento e la tenuta sotto controllo di tali processi;
  • determinare le risorse necessaria per tali processi e assicurarne la disponibilità;
  • attribuire le responsabilità e le autorità per tali processi;
  • affrontare i rischi e le opportunità

I rischi sono la parte più controversa della norma. Nel final draft era ancora presente la norma ISO 31000 (la norma padre sui rischi) ma nella versione definitiva è stata tolta. Questo perchè la ISO 9000 è di per se un metodo che ti dice come valutare i rischi (organizzativi) quindi l’analisi di contesto, come gestirli, creo il mio sistema di gestione e come monitorando i processi li verifichi nel tempo.

L’output dei processi deve vivere di vita propria, quindi non deve essere un documento statico ma deve essere aggiornato o meglio ancora aggiornarsi da solo nel tempo.

Con QualiWare è possibile tradurre le informazioni su processi e rischi ed indicatori all’interno di una piattaforma software facendo si che tutto ciò che c’è nel sistema evolva e lo renda un sistema proattivo. Nel video qui sotto puoi vedere come.

Quindi le informazioni sono “recapitate” dal sistema e non devi essere tu o i tuoi colleghi ad andarle a cercare. Una sorta di Business Intelligence che però  fornisce dei dati di tipo generale e non di dettaglio che sono più facilmente interpretabili.

In questo video vedrai come la gestione degli indicatori di QualiWare ti facilita l’analisi dei dati a tua disposizione.

Ricordati che: NON SONO I DATI CHE FANNO LA DIFFERENZA MA LA LORO INTERPRETAZIONE!

Vuoi maggiori informazioni su QualiWare? Compila il modulo che trovi QUI o scrivici in chat.

Nuovi diagrammi Web: Organigramma e Processi

Sempre più utenti utilizzano la versione web di QualiWare, e nelle release più recenti questa piattaforma è stata oggetto di particolari attenzioni da parte del laboratorio di sviluppo di Analysis, a partire dall’introduzione, nella versione 2015, delle tecnologie allo stato dell’arte come ASP.NET 4.0 e JQuery per continuare con il supporto alle versioni più recenti di tutti i browser più diffusi.
Grazie a questa evoluzione è stato possibile inserire, dalla release 2015.03b in poi, la rappresentazione grafica di Organigramma e Diagramma Processi. Queste due funzionalità sono già presenti da tempo nella versione client/server, ma la loro nuova implementazione su piattaforma Web rappresenta un notevole passo avanti da un punto di vista delle funzionalità.
I diagrammi sono infatti modificabili interattivamente per adattarli alle esigenze, ed esportabili in vari formati, come PDF, Microsoft Word, Microsoft Visio, per utilizzarli all’interno dei documenti aziendali e non limitarsi alla sola visualizzazione all’interno di QualiWare.

Per informazioni sull’aggiornamento della vostra installazione di QualiWare, potete scrivere a: assistenza@qualiware.it.

Organigramma

 

ISO 9001:2015 e processi aziendali

Si è tanto parlato, anche prima dell’uscita della nuova edizione delle normative ISO 9001:2015, della novità legata al cosiddetto Risk-Based Thinking, e cioè all’introduzione della prospettiva del Rischio nelle strategie di gestione del Sistema Qualità. Gli approcci possibili sono tanti, e si dovrà anche capire come questo nuovo requisito verrà valutato dagli auditor degli enti di certificazione.

Fatta questa doverosa premessa, in questa sede vogliamo sottolineare come in realtà ci sia una novità ancora più importante, che non è una vera e propria novità ma un dare importanza ad un concetto che era già stato introdotto con la Vision 2000 ma che, almeno stando alla nostra esperienza, era stato molto sottovalutato sia dalle aziende che dai valutatori: i processi aziendali. E, in particolare, a noi interessa parlarne da un punto di vista della gestione informatizzata.

I punti 4.4.1 e 4.4.2 della nuova edizione della norma ci dicono che per i processi aziendali è necessario:

  • determinare gli input necessari e gli output attesi;
  • determinare la sequenza e l’interazione di tali processi;
  • determinare e applicare i criteri e i metodi (compresi il monitoraggio, le misurazioni e gli indicatori di prestazione correlati)
  • determinare le risorse
  • affrontare i rischi
  • mantenere informazioni documentate per supportare il funzionamento dei processi;
  • conservare informazioni documentate affinché si possa avere fiducia nel fatto che i processi sono condotti come pianificato.

Come già detto in un altro articolo, chi come noi lavora nell’ambito dell’ICT applicato alla Qualità, sa bene che nella grande maggioranza delle aziende gli strumenti principalmente utilizzati per gestire e archiviare le informazioni dei processi sono i programmi Office. In altre parole i processi aziendali non hanno la stessa dignità informatica di altre entità quali clienti/fornitori, prodotti, progetti, ecc… Ciò è ovviamente sbagliato, perchè dall’elenco sopra riportato si evincono chiaramente due cose:

  1. i processi sono un’entità “viva”, che produce continuamente informazioni che devono poi essere elaborate per aumentare la conoscenza del funzionamento dei processi stessi, e migliorarli;
  2. molte delle informazioni richieste sono già presenti in altri sistemi, e quindi sarebbero solo da “collegare” in maniera logica a ciascun processo.

QualiWare, con il suo modulo Process Designer, mette a disposizione uno strumento che consente di informatizzare la gestione dei processi soddisfacendo i requisiti della norma sopra riportati. Ogni processo ha una sua scheda anagrafica (al pari di clienti/fornitori, articoli, ecc.) dove sono raccolti tutti gli elementi che lo caratterizzano, legandoli, laddove necessario, ad informazioni che risiedono su altri moduli di QualiWare o su altri database aziendali. In questo modo è possibile avere un monitoraggio continuo sul processo stesso, suoi suoi indicatori, sui rischi, ecc…