Come gestire un 8D Report con QualiWare

Scopri come gestire un 8D Report per le Non Conformità in modo semplice e ordinato!

Il form 8D Report di QualiWare ti consente una gestione strutturata dei dati secondo lo schema 8D.

Grazie ad esso, sarai in grado di tenere sotto stretto controllo le non conformità che si verificano durante l’intero processo di produzione. Il procedimento di compilazione consiste nell’immettere i difetti rilevati nel form attraverso otto passaggi principali (da qui il nome della scheda):

  1. Team
  2. Descrizione
  3. Analisi di contenimento
  4. Analisi del problema
  5. Azioni temporanee
  6. Azioni correttive
  7. Azioni preventive
  8. Chiusura

Oltre al modulo non conformità, dal quale è possibile aprire direttamente un 8D Report, il form è, ovviamente, strettamente collegato al modulo di gestione delle azioni correttive, che potrai aprire direttamente dalle varie sezioni del report 8D e all’interno del quale potrai definire chi dovrà occuparsi dell’attuazione di queste azioni e chi dovrà poi verificarle, inserendo in entrambi i casi una data di scadenza entro cui devono essere effettuate.

QualiWare così sarà in grado di generare un alert ogni volta che sta scadendo il tempo disponibile per applicare una determinata azione. L’alert potrà essere dato attraverso tre modalità distinte:

  1. Tramite pannello delle attività in attesa (visibile sull’homepage del software)
  2. Evento sul calendario di Outlook
  3. Invio automatico di messaggio e-mail

Una volta effettuata la compilazione del form, sarà possibile esportare i dati in un report oppure in un file word o excel. Questo ti consentirà di utilizzare, per ciascun cliente, il modello di 8D Report che lui stesso preferisce.

Nel form è inoltre possibile aggiungere fotografie prese dalla sezione “Documenti collegati” in modo da poter avere una maggiore prova del problema riscontrato ed eventualmente delle modifiche effettuate per risolverlo.

Tra i “documenti Collegati”, che in automatico QualiWare ti proporrà, potrai anche allegare, manualmente, anche email o documenti, avendo così visibili in un unico posto, tutte le comunicazioni e le informazioni relative al problema per cui è stato aperto l’8D Report.

ISO 9001:2015. I punti critici evidenziati durante gli audit di certificazione.

Stai pensando o hai già pianificato di adeguare il tuo sistema di gestione per la qualità alla ISO 9001:2015? Vuoi conoscere quali sono le principali osservazioni e non conformità che sono state riscontrate dagli auditor durante le verifiche per la certificazione ISO 9001:2015 per poter correre ai ripari prima che tocchi a te?

Anche se le aziende che hanno effettuato il passaggio alla nuova ISO 9001:2015 sono,in percentuale, veramente poche, è possibile già farsi un’idea di quali sono i punti dell norma per i quali sono state aperte più osservazioni e non conformità da parte dei valutatori.

Questi punti sono, dal 2015 ad oggi, il 7, l’8 e il 10 che come puoi vedere nel grafico sotto hanno ricevuto, rispetto agli altri, un alto numero di osservazioni e non conformità, a volte anche gravi.

Grafico delle segnalazioni e non conformità riscontrate durate gli audit di certificazione ISO 9001:2015

Questi punti riguardano il SUPPORTO(p.to 7), le ATTIVITA’ OPERATIVE (p.to 8) e il MIGLIORAMENTO (p.to 10).

Osservazioni e non conformità legate al punto 7

Le segnalazioni riguardano la manutenzione delle infrastrutture e dei sistemi di misurazione che servono per effettuare i controlli di qualità sui prodotti, la determinazione delle competenze relative alle risorse la cui attività impattano sulla gestione della qualità e la relativa formazione ed infine la comunicazione, sia interna che esterna, relative al sistema di gestione della qualità.

Le problematiche legate a questo punto della norma riguardano diverse componenti dell’azienda.

Primo tra tutti la necessità di determinare e manutenere in maniera corretta tutto ciò che riguarda le infrastrutture in termini di edifici ed impianti (quindi macchinari, strumenti ed attrezzature), ma anche in termini di hardware, software ed in generale ciò che riguarda la struttura informatica dell’azienda. e quindi in questo caso devono essere coinvolto sia chi si occupa di manutenzione degli impianti, sia chi si occupa dell’infrastruttura informatica.

C’è poi un problema legato alla gestione delle competenze che si divide in due tronconi differenti, ma conseguenti tra di lor.

Da una parte la definizione delle competenze necessarie per svolgere una determinata attività, compito che dovrebbe svolgere chi realmente conosce questa attività (ad es. un capo turno o un operaio più anziano).

Dall’altra c’è la gestione ed il monitoraggio della formazione necessaria affinché chi deve svolgere una determinata funzione abbia le competenze per svolgerla. In questo caso il compito può spettare alle Risorse Umane.

Sempre legato al punto 7 c’è poi un problema di comunicazione che spesso non viene gestita nella maniera corretta, non individuando correttamente i modi, i tempi e chi dovrà comunicare le informazioni necessarie sia internamente che con l’esterno.

Osservazioni e non conformità legate al punto 8

Per il punto 8, in cui si parla di “Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall’esterno” le osservazioni si sono focalizzate sulla valutazione, monitoraggio e ri-valutazione dei fornitori esterni.

Spesso la valutazione dei fornitori viene fatta su dati incompleti e che non consentono di controllare correttamente i parametri che vanno ad impattare maggiormente sulla realizzazione del prodotto/servizio perchè fatta all’ultimo momento una volta all’anno, quando magari è troppo tardi per correggere un problema.

Inoltre, sempre sul punto 8, gli auditor hanno evidenziato la difficoltà o comunque le mancanze delle aziende in termini di “controllo della produzione e dell’erogazione dei servizi”, determinati sia dalla mancanza di documentazione che da problemi legati al monitoraggio in fase di accettazione o produzione dei processi o degli output.

Sullo stesso principio dei problemi legati al punto 7 manca poi una valutazione delle reali competenze necessarie a svolgere queste attività.

Osservazioni e non conformità legate al punto 10

Il punto 10 riguarda il miglioramento ed anche qui sono diverse le segnalazioni riscontrate, la maggior parte delle quali riguarda il miglioramento continuo e quindi la pianificazione ed attuazione di azioni che portino a migliorare l’idoneità, l’adeguatezza e l’efficacia del sistema di gestione per la qualità.

Quest’ultimo punto raggruppa in se tutta la serie di mancanze che fanno parte dell’intero sistema di gestione.

Il problema che accomuna tutti i punti della norma, non solo quelli dove sono state aperte più non conformità da parte dei verificatori, è la gestione di tutte queste informazioni documentate che ancora troppo spesso sono gestite in maniera cartacea o su sistemi informatici destrutturati e slegati tra di loro.

C’è una soluzione?

Basterebbe essere in grado di convogliare tutte queste informazioni in un unico sistema per ottenere in un colpo solo una migliore gestione delle infrastrutture, delle risorse, delle competenze e del prodotto.

Si potrebbe valutare meglio i fornitori portando una serie di miglioramenti sia dal punto di vista della qualità del prodotto, ad esempio scegliendo un fornitore che mi consegna materia prima senza difetti, oppure una diminuzione dei prezzi, ad esempio rinegoziando i termini di acquisto con quei fornitori che consegnano in ritardo costringendo l’azienda a consegnare il lavoro finale al cliente in ritardo.

Di nuovo la presenza di un sistema strutturato che ti consente di collezionare i risultati dei controlli in accettazione, in produzione o sul prodotto finito ti consentirebbe di pianificare in maniera migliore l’acquisto di materiale o la consegna dei tuoi prodotto. Potendo ad esempio mandare in free-pass la materia prima inviata dai quei fornitori che sai aver consegnato sempre materiale di qualità.

Allo stesso modo una gestione centralizzata di reclami, non conformità,segnalazioni e azioni sul sistema ti consentirebbe di migliorare non solo il tuo sistema di gestione ma il prodotto stesso e l’assistenza che potresti offrire al tuo cliente, gestendo al tempo stesso un piano di miglioramento continuo.

Che caratteristiche dovrebbe avere quindi questo sistema?

Per evitare di avere anche tu queste segnalazioni e dover correre ai ripari la soluzione è quindi di dotarti di un sistema centralizzato, magari composto di diversi moduli interconnessi tra di loro che ti consentano di:

  • fare controlli in accettazione
  • fare controlli in process
  • fare controlli sul prodotto finito
  • gestire reclami, non conformità, segnalazioni ed azioni sul sistema
  • pianificare e gestire la manutenzione di impianti, macchinari, strumenti ed attrezzature
  • gestire le procedure, i manuali e tutta la documentazione. Con la garanzia di distribuire solo i documenti corretti alle persone interessate, sia internamente che con l’esterno
  • effettuare gli audit ai fornitori o ai reparti interni
  • gestire le competenze e la formazione del personale e al tempo stesso le consegna dei DPI e la pianificazione delle visite mediche
  • gestire gli indicatori con un sistema che possa anche calcolarseli in automatico
  • gestire la valutazione dei fornitori
  • pianificare e gestire le riunioni con la possibilità di attribuire le attività individuate alle persone
  • pianificare e gestire il riesame della direzione, raccogliendo in automatico tutte le informazioni a sistema

Se poi lo stesso sistema ti consente anche di gestire i processi e i rischi ad essi associati e ti avvisasse in automatico di tutte le scadenze che ti riguardano avresti trovato il sistema perfetto per te.

Come dici? Non credi possa esistere un sistema del genere?

Lo pensavo anche io prima di conoscere QualiWare.

Vuoi maggiori informazioni? COMPILA il form e sarai ricontattato al più presto.

ATTENZIONE: Premendo "Invia" dichiari di aver letto ed accettato la nostra Privacy policy .
Marketing a cura di

Opinione su QualiWare di Sati Spa

Logo Sati Spa

Che cos’è QualiWare? QualiWare è il software che permette di gestire il flusso della qualità in maniera estremamente granulare ma allo stesso tempo con molta semplicità.

Mi presento: sono Marco Padroni e lavoro per la ditta Sati SpA come junior IT.

Ci occupiamo di ingranaggi per macchinari ad uso industriale: pignoni, corone, catene, bussole, giunti, cremagliere, cinghie di trasmissione e tanto altro… Oltre al nostro prodotto STANDARD gestiamo anche particolari a disegno prodotti su specifica del cliente. Pertanto, Il compito del nostro ufficio qualità è quello di controllare i pezzi STANDARD, eseguire le verifiche su tutto il prodotto SPECIALE (sia esso realizzato a disegno o abbia subito trattamenti particolari) e gestirne eventuali verbali di Non Conformità.

Dopo il controllo qualità avviene la spedizione della merce al cliente: la fase di collaudo è fondamentale. Ci serviva un software in grado di guidare l’operatore in maniera rapida attraverso ogni passaggio del controllo qualità e che fosse in grado di fornire a video tutte le informazioni e i riferimenti documentali necessari.

QualiWare ha soddisfatto questa esigenza fornendo link a disegni e verbali di non conformità direttamente dall’anagrafica articolo (prima era necessaria una ricerca manuale in uno share di rete); inoltre, grazie all’ampia reportistica, è possibile vedere diagrammi che mostrano il numero di non conformità legate al singolo fornitore così da monitorarne l’operato.

Le maschere che vengono mostrate agli utenti sono estremamente intuitive e tramite i collegamenti si può navigare rapidamente dai Clienti ai Prodotti fino alle Schede tecniche.

Una cosa che sicuramente aiuta chi, come me, lavora nell’IT è la grandissima raccolta di documentazione che i tecnici di Analysis mettono a disposizione degli utenti così da aiutarli a comprendere a fondo il prodotto o condurre una prima fase di troubleshooting.

I nostri operatori hanno poi trovato molto utile la funzione “Crea email per l’assistenza” che compone automaticamente una mail al supporto di QualiWare, che interviene tempestivamente al verificarsi di qualsiasi problema.

Software di gestione non conformità

Devi gestire le non conformità in azienda? Vuoi migliorare la gestione delle non conformità nella tua azienda?

Ti piacerebbe poter ricostruire velocemente la storia di una non conformità o di un reclamo di un tuo cliente?

Stai cercando un software per le non conformità?

La gestione delle non conformità è un problema che accomuna tutte le aziende che hanno un sistema di gestione e se anche tu ogni giorno devi affrontarlo scopri come puoi perdere meno tempo ed avere un sistema più efficace.

Che tu abbia un’azienda manifatturiera o un’azienda di servizi, se hai un sistema di gestione (ISO 9001, ISO 14001 o OHSAS 18001) ti potresti ritrovare a dover gestire, quindi inserire, analizzare e cercare di risolvere diversi tipi di non conformità.

Le non conformità nascono spesso da un reclamo di un cliente che dopo aver acquistato il tuo prodotto o servizio si ritrova ad avere un problema che lo porta a contattare il tuo venditore o il tuo reparto di assistenza clienti costringendoti spesso a dover gestire un cliente scontento e che rivuole indietro i suoi soldi o vuole che gli venga sostituito il prodotto.

Se  non hai un sistema di gestione ben strutturato e soprattutto se non hai la possibilità di analizzare al meglio i reclami e le non conformità che vengono aperte ogni giorno nella tua azienda rischi di buttare via un sacco di soldi inutilmente (in prodotti sostituti o in rimborsi) anche quando magari basterebbero pochi piccoli accorgimenti per risolvere la soluzione senza rimetterci.

Un buon sistema di gestione delle non conformità ti dovrebbe consentire di risalire in maniera rapida alla storia di quel prodotto o servizio, di quel determinato cliente o reparto che ha aperto la segnalazione e dell’eventuale fornitore di quell’articolo.

Se il tuo sistema non ti consente di avere questo tipo di informazioni in maniera veloce e senza costringerti ad andartele a ricercare nei meandri dei tuoi archivi allora stai perdendo un sacco di tempo inutilmente.

Non è ovviamente colpa tua, nella maggior parte delle aziende la gestione dei reclami e delle non conformità avviene tramite fogli di carta che vengono lasciati sulla scrivania del responsabile Qualità e che vengono facilmente persi o, nella migliore delle ipotesi, su file excel che vengono condivisi via mail e che ti costringono ad un’enorme attività di copia e incolla per avere un punto centralizzato su cui poi effettuare le tue analisi.

Un sistema di questo tipo non comporta solo il rischio di perdita di informazioni importanti ma ti costringe ad un lavoro di reinserimento ed analisi dei dati che ti fa sprecare davvero tanto tempo che potresti dedicare ad una miriade di altre attività.

La soluzione migliore a questi problemi è QualiWare, il software per la gestione delle non conformità più semplice e flessibile che ci sia sul mercato.

Grazie al Modulo QW-05: Gestione Segnalazioni,Reclami, Non Conformità, Azioni Correttive e Preventive sarai in grado di seguire tutto il processo, dal Reclamo del cliente, passando per la gestione della non conformità fino ad arrivare alla Segnalazione al fornitore e all’azione correttiva o migliorativa sul sistema.

A differenza di altri software che sono molto rigidi e ti obbligano a compilare tutta una serie infinita di campi per poter inserire una non conformità, QualiWare ti offre la possibilità non solo di decidere quali sono le informazioni obbligatorie che devono essere inserite ma puoi decidere se partire dal Reclamo del cliente (o reparto interno), direttamente dalla non conformità o dalla segnalazione al fornitore oppure dall’azione correttiva, migliorativa o predittiva.

Le varie schede che compongono il modulo di gestione reclami e non conformità hanno tutte un’interfaccia simile il che rende estremamente semplice l’utilizzo per tutti gli utenti.

In questo filmato puoi vedere un’anteprima del modulo di gestione delle non conformità di QualiWare.

SCRIVI a commerciale@qualiware.it per avere ulteriori informazioni.

Il tutto supportato dagli automatismi e dagli strumenti presenti in QualiWare e che ti consentono di avere report periodici e personalizzati e la possibilità di avere subito a video tutte le informazioni relative al cliente, fornitore ed articolo su cui si basa la segnalazione.

Quali sono gli automatismi presenti?

Innanzitutto la possibilità di avere REPORT e DASHBOARD personalizzati che puoi ricevere periodicamente sulla tua mail o vedere mostrati direttamente all’apertura di QualiWare. Questo ti consentirà di essere costantemente aggiornato sull’andamento dei dati più importanti e poter agire in maniera pro attiva in caso di necessità.

La funzione che ti darà il maggiore vantaggio è sicuramente quella dei DOCUMENTI COLLEGATI.

Questa funzionalità, completamente automatica, ti consente di avere accesso immediato alle informazioni legate all’articolo, al cliente e al fornitore coinvolti nella non conformità riuscendo così a colpo d’occhio a capire se, ad esempio, sull’articolo oggetto del reclamo era già stata aperta una non conformità e quindi andare a vedere come era stata trattata oppure se il fornitore di quell’articolo ha già ricevuto altre segnalazioni e anche in questo caso vedere se e come aveva trattato il problema.

Documenti collegati nelle non conformità

Potrai in oltre calcolare quanto tempo e quanti soldi ti è costata la gestione e il trattamento della non conformità e potrai anche gestire un eventuale addebito al fornitore.

Tutte queste funzioni ti consentiranno di ridurre al minimo il rischio di perdita di informazioni, migliorare il trattamento delle cause delle non conformità, dare un miglior servizio ai tuoi clienti ma soprattutto risparmiare tempo e sprecare meno soldi.

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Tips & Tricks – Importazione dei messaggi Outlook

Tips and Tricks

Lo sapevi che in tutti i moduli è possibile visualizzare la finestra “Documenti Collegati” ed in essa oltre ad inserire documenti esterni, importare automaticamente una o più email da Outlook?

E’ semplice, e lo possiamo fare in soli due passaggi!
Come prima cosa selezioniamo un messaggio di Outlook, se necessario puoi selezionarne anche più di uno.
Il passaggio successivo è posizionarsi nel riquadro dei documenti collegati e, premendo il pulsante destro del mouse tramite il menù contestuale  selezionare la relativa opzione “Importa messaggi selezionati da Outlook

TIPSTRICKS_20150316In questo modo, per esempio, potrai allegare le comunicazioni importanti relativamente ad un Reclamo o ad una Non conformità, oppure ul report di taratura esterna strumento effettuato da un laboratorio specializzato.

Tips & Tricks – Non Conformità Sicurezza e Ambiente

Tips and Tricks

Lo sapevi che nel modulo standard della gestione delle Non Conformità puoi gestire anche le registrazioni relative al Sistema Gestione Sicurezza e al Sistema di Gestione Ambientale?

E’ semplice!
E’ sufficiente inserire  due nuove tipologie di Non Conformità con codice numerico nel range 90-99 nella causale parametrizzabile “Tipologia di non conformità”.

TIPSTRICKS_20150311In questo modo avrai a disposizione tutti i report standard per le informazioni di sintesi e dettaglio e potrai aprire conseguenti azioni correttive sul sistema.