QualiWare è il software per le non conformità più semplice e flessibile sul mercato.
In questo breve video potrai vedere come gestire, con QualiWare, i reclami, le non conformità e le azioni sul sistema per la nuova versione 2015 della normativa ISO 9001.
QualiWare è il software più semplice e flessibile sul mercato per la gestione dei reclami. In questo breve video potrai vedere come gestire, con QualiWare, i reclami, le non conformità e le azioni sul sistema per la nuova versione 2015 della normativa ISO 9001.
Lo sapevi che in tutti i moduli è possibile visualizzare la finestra “Documenti Collegati” ed in essa oltre ad inserire documenti esterni, importare automaticamente una o più email da Outlook?
E’ semplice, e lo possiamo fare in soli due passaggi!
Come prima cosa selezioniamo un messaggio di Outlook, se necessario puoi selezionarne anche più di uno.
Il passaggio successivo è posizionarsi nel riquadro dei documenti collegati e, premendo il pulsante destro del mouse tramite il menù contestuale selezionare la relativa opzione “Importa messaggi selezionati da Outlook”
In questo modo, per esempio, potrai allegare le comunicazioni importanti relativamente ad un Reclamo o ad una Non conformità, oppure ul report di taratura esterna strumento effettuato da un laboratorio specializzato.
Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla “Gestione dei Ticket di Assistenza Tecnica”.
Esigenza
Gestire per mezzo di un’unica interfaccia tutte le attività connesse ai Ticket di Assistenza Tecnica (dalla sua apertura alla sua chiusura), alla Registrazione dei Costi da esse derivanti ed infine, di conseguenza, all’avanzamento del Consuntivo delle relative Fasi di Progetto.
Soluzione
Sono state realizzate due apposite Categorie Documentali QualiWare che interagiscono tra loro e che si collegano, oltre al modulo base di Anagrafica Clienti, a due diversi moduli QualiWare Standard: Progetti e Commesse e Registrazione Costi.
Nelle Fig. 1, 2 e 3 viene mostrato il Form della Categoria Documentale “Ticket Assistenza” realizzato con il form Designer.
All’arrivo di una nuova email nella casella postale (MS Outlook) dedicata viene generato un nuovo Ticket, aprendo il Form come in Fig. 1. e premendo il pulsante “Crea Ticket da email”. Il sistema automaticamente ricava dall’email selezionata tutti i dati anagrafici ed anche quelli relativi al contratto di assistenza in essere. Il tecnico a questo punto compila la scheda “SEGNALAZIONE” e per invia comunicazione al cliente premendo il pulsante “Genera Ticket ed invia email”. Il sistema genera automaticamente un’email di risposta ed inserisce nei Documenti Collegati QualiWare di questo Ticket l’email originale inviata dal cliente (evidenziato in giallo in Fig. 1).
Tutti i tempi di gestione relativi al Ticket in oggetto vengono inseriti nel sistema per mezzo della scheda “REGISTRAZIONE ATTIVITÀ” (vedi Fig. 2). Alla chiusura del Ticket viene sempre inviata un’email di conferma conclusiva che il tecnico importa nell’apposito campo e registra la chiusura definitiva del Ticket premendo il pulsante “Importa email chiusura ticket”, come mostrato in Fig. 3.
I vari tempi di gestione delle attività di Assistenza Tecnica, come anticipato, vengono registrati per mezzo della scheda raffigurata in Fig. 2 ed archiviati direttamente nella base dati relativa ai costi del Progetto, in modo tale che il consuntivo della fase di Assistenza del Progetto relativo al Cliente sia sempre e costantemente aggiornato.
Vantaggi
Grazie a questa implementazione si è potuto semplificare il processo di gestione dei Ticket di Assistenza Tecnica rendendolo più efficiente. Consolidando tutte le attività in un unico Cruscotto si è ottenuto un senso di sicurezza e controllo; aumentando soprattutto la tracciabilità delle informazioni. Diverse attività sono state eliminate mentre altre sono state velocizzate nei tempi, dimezzandoli e con un immenso risparmio.