[WEBINAR]Tool per l’analisi del contesto e la gestione Processi e rischi per ISO 9001:2015. Giovedì 14 Dicembre 2017 ore 16

QualiWare Academy tool per IATF 16949

Nel prossimo Seminario Online di QualiWare Academy, iniziativa riservata ai clienti che hanno sottoscritto il contratto di manutenzione QIS, vi mostreremo il tool di analisi del contesto e la gestione processi e rischi per la ISO 9001:2015

In questo webinar avrai modo di vedere come, all’interno di QualiWare, hai la possibilità di gestire tutte le informazioni legate ai processi e ai rischi, sia il risk based thinking proprio della ISO 9001:2015 che l’analisi del rischio più approfondita (R=P*L per intenderci).

Inoltre potrai vedere il tool di analisi del contesto basato sul modulo di gestione questionari di QualiWare e che contiene un approfondito elenco di domande, frutto di anni di esperienza in consulenza in ambito qualità, che sono il cuore del metodo #QualityWay che ci ha permesso di ottenere l’adeguamento del nostro sistema di gestione alla versione 2015 della norma.

Ti aspettiamo on-line giovedì 14 Dicembre dalle ore 16 alle ore 17 per farti vedere, con esempi reali legati al nostro sistema di gestione:

  • Tool di analisi del contesto
  • Gestione processi
  • Gestione rischi

Relatore:

  • Pier Alberto Guidotti | Direttore Tecnico Analysis S.r.l.

Iscriviti mandando una mail a formazione@qualiware.it.

Informazioni utili:

  • Al momento dell’iscrizione ti verrà inviato il link da utilizzare per l’installazione automatica del software necessario per stabilire il collegamento.
  • Per potere interagire con il docente durante il corso è necessario l’utilizzo di cuffie con microfono.
  • Il calendario completo della QualiWare Academy 2017 è disponibile qui
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ISO 9001:2015. I punti critici evidenziati durante gli audit di certificazione.

Stai pensando o hai già pianificato di adeguare il tuo sistema di gestione per la qualità alla ISO 9001:2015? Vuoi conoscere quali sono le principali osservazioni e non conformità che sono state riscontrate dagli auditor durante le verifiche per la certificazione ISO 9001:2015 per poter correre ai ripari prima che tocchi a te?

Anche se le aziende che hanno effettuato il passaggio alla nuova ISO 9001:2015 sono,in percentuale, veramente poche, è possibile già farsi un’idea di quali sono i punti dell norma per i quali sono state aperte più osservazioni e non conformità da parte dei valutatori.

Questi punti sono, dal 2015 ad oggi, il 7, l’8 e il 10 che come puoi vedere nel grafico sotto hanno ricevuto, rispetto agli altri, un alto numero di osservazioni e non conformità, a volte anche gravi.

Grafico delle segnalazioni e non conformità riscontrate durate gli audit di certificazione ISO 9001:2015

Questi punti riguardano il SUPPORTO(p.to 7), le ATTIVITA’ OPERATIVE (p.to 8) e il MIGLIORAMENTO (p.to 10).

Osservazioni e non conformità legate al punto 7

Le segnalazioni riguardano la manutenzione delle infrastrutture e dei sistemi di misurazione che servono per effettuare i controlli di qualità sui prodotti, la determinazione delle competenze relative alle risorse la cui attività impattano sulla gestione della qualità e la relativa formazione ed infine la comunicazione, sia interna che esterna, relative al sistema di gestione della qualità.

Le problematiche legate a questo punto della norma riguardano diverse componenti dell’azienda.

Primo tra tutti la necessità di determinare e manutenere in maniera corretta tutto ciò che riguarda le infrastrutture in termini di edifici ed impianti (quindi macchinari, strumenti ed attrezzature), ma anche in termini di hardware, software ed in generale ciò che riguarda la struttura informatica dell’azienda. e quindi in questo caso devono essere coinvolto sia chi si occupa di manutenzione degli impianti, sia chi si occupa dell’infrastruttura informatica.

C’è poi un problema legato alla gestione delle competenze che si divide in due tronconi differenti, ma conseguenti tra di lor.

Da una parte la definizione delle competenze necessarie per svolgere una determinata attività, compito che dovrebbe svolgere chi realmente conosce questa attività (ad es. un capo turno o un operaio più anziano).

Dall’altra c’è la gestione ed il monitoraggio della formazione necessaria affinché chi deve svolgere una determinata funzione abbia le competenze per svolgerla. In questo caso il compito può spettare alle Risorse Umane.

Sempre legato al punto 7 c’è poi un problema di comunicazione che spesso non viene gestita nella maniera corretta, non individuando correttamente i modi, i tempi e chi dovrà comunicare le informazioni necessarie sia internamente che con l’esterno.

Osservazioni e non conformità legate al punto 8

Per il punto 8, in cui si parla di “Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall’esterno” le osservazioni si sono focalizzate sulla valutazione, monitoraggio e ri-valutazione dei fornitori esterni.

Spesso la valutazione dei fornitori viene fatta su dati incompleti e che non consentono di controllare correttamente i parametri che vanno ad impattare maggiormente sulla realizzazione del prodotto/servizio perchè fatta all’ultimo momento una volta all’anno, quando magari è troppo tardi per correggere un problema.

Inoltre, sempre sul punto 8, gli auditor hanno evidenziato la difficoltà o comunque le mancanze delle aziende in termini di “controllo della produzione e dell’erogazione dei servizi”, determinati sia dalla mancanza di documentazione che da problemi legati al monitoraggio in fase di accettazione o produzione dei processi o degli output.

Sullo stesso principio dei problemi legati al punto 7 manca poi una valutazione delle reali competenze necessarie a svolgere queste attività.

Osservazioni e non conformità legate al punto 10

Il punto 10 riguarda il miglioramento ed anche qui sono diverse le segnalazioni riscontrate, la maggior parte delle quali riguarda il miglioramento continuo e quindi la pianificazione ed attuazione di azioni che portino a migliorare l’idoneità, l’adeguatezza e l’efficacia del sistema di gestione per la qualità.

Quest’ultimo punto raggruppa in se tutta la serie di mancanze che fanno parte dell’intero sistema di gestione.

Il problema che accomuna tutti i punti della norma, non solo quelli dove sono state aperte più non conformità da parte dei verificatori, è la gestione di tutte queste informazioni documentate che ancora troppo spesso sono gestite in maniera cartacea o su sistemi informatici destrutturati e slegati tra di loro.

C’è una soluzione?

Basterebbe essere in grado di convogliare tutte queste informazioni in un unico sistema per ottenere in un colpo solo una migliore gestione delle infrastrutture, delle risorse, delle competenze e del prodotto.

Si potrebbe valutare meglio i fornitori portando una serie di miglioramenti sia dal punto di vista della qualità del prodotto, ad esempio scegliendo un fornitore che mi consegna materia prima senza difetti, oppure una diminuzione dei prezzi, ad esempio rinegoziando i termini di acquisto con quei fornitori che consegnano in ritardo costringendo l’azienda a consegnare il lavoro finale al cliente in ritardo.

Di nuovo la presenza di un sistema strutturato che ti consente di collezionare i risultati dei controlli in accettazione, in produzione o sul prodotto finito ti consentirebbe di pianificare in maniera migliore l’acquisto di materiale o la consegna dei tuoi prodotto. Potendo ad esempio mandare in free-pass la materia prima inviata dai quei fornitori che sai aver consegnato sempre materiale di qualità.

Allo stesso modo una gestione centralizzata di reclami, non conformità,segnalazioni e azioni sul sistema ti consentirebbe di migliorare non solo il tuo sistema di gestione ma il prodotto stesso e l’assistenza che potresti offrire al tuo cliente, gestendo al tempo stesso un piano di miglioramento continuo.

Che caratteristiche dovrebbe avere quindi questo sistema?

Per evitare di avere anche tu queste segnalazioni e dover correre ai ripari la soluzione è quindi di dotarti di un sistema centralizzato, magari composto di diversi moduli interconnessi tra di loro che ti consentano di:

  • fare controlli in accettazione
  • fare controlli in process
  • fare controlli sul prodotto finito
  • gestire reclami, non conformità, segnalazioni ed azioni sul sistema
  • pianificare e gestire la manutenzione di impianti, macchinari, strumenti ed attrezzature
  • gestire le procedure, i manuali e tutta la documentazione. Con la garanzia di distribuire solo i documenti corretti alle persone interessate, sia internamente che con l’esterno
  • effettuare gli audit ai fornitori o ai reparti interni
  • gestire le competenze e la formazione del personale e al tempo stesso le consegna dei DPI e la pianificazione delle visite mediche
  • gestire gli indicatori con un sistema che possa anche calcolarseli in automatico
  • gestire la valutazione dei fornitori
  • pianificare e gestire le riunioni con la possibilità di attribuire le attività individuate alle persone
  • pianificare e gestire il riesame della direzione, raccogliendo in automatico tutte le informazioni a sistema

Se poi lo stesso sistema ti consente anche di gestire i processi e i rischi ad essi associati e ti avvisasse in automatico di tutte le scadenze che ti riguardano avresti trovato il sistema perfetto per te.

Come dici? Non credi possa esistere un sistema del genere?

Lo pensavo anche io prima di conoscere QualiWare.

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Analisi del contesto e dei rischi nella nuova ISO 9001:2015

Uno dei gli aspetti più importanti della nuova norma su cui si basa tutto il sistema di Gestione  è l‘ANALISI DEL CONTESTO dell’organizzazione.

Ogni impresa dovrebbe basare le proprie attività su un modello organizzativo per arrivare al quale l’imprenditore dovrebbe identificare:

  • Strategie ⇒ Dove vogliamo andare (obiettivi e politiche)
  • Struttura ⇒ Con quali mezzi (funzioni e processi)
  • Controllo  ⇒ Come verifichiamo la direzione (il cruscotto: indicatori e reporting).

Questi fattori derivano dalle teorie organizzative, dal buon senso e dalla logica e vengono ora in parte integrati in diversi punti della nuova norma.

Per rispondere al tema delle strategie la nuova ISO 9001:2015 dice:

Punto 4: “[…]L’organizzazione deve determinare i fattori esterni e interni rilevanti per le sue finalità e indirizzi strategici e che influenzano la sua capacita di conseguire il(i) risultato(i) atteso(i) […]”

Questo punto è molto importante e spesso è un passaggio sul quale viene fatta molta confusione e si rischia di mal interpretare la nuova norma.

Quali sono gli obiettivi che ci prefiggiamo e i rischi che corriamo? Cosa può andare male o bene? Cosa può influenzare positivamente o negativamente il raggiungimento dei nostri obiettivi?

Per poter rispondere a queste domane ed identificare le strategie, qualsiasi approccio si voglia adottare, si devono seguire sempre i seguenti passi:

  • identificare il contesto esterno quindi le opportunità e le minacce che possono influenzarci;
  • identificare il contesto interno ovvero le nostre forze e debolezze;
  • definire le azioni più adatte alla strategia che vogliamo perseguire, ad esempio attraverso un’analisi SWOT, cioè uno strumento di pianificazione strategica usato per valutare i punti di forza (Strengths), i punti di debolezza (Weaknesses), le opportunità (Opportunities) e le minacce (Threats) di un progetto o in un’impresa.

Una analisi del contesto quindi è una analisi dei rischi “organizzativi” e le scelte riguardanti la struttura definita che ne consegue sono la risposta.

L’output del processo di analisi così come lo abbiamo descritto può essere raccolto in un documento che può sostituire il “Manuale della Qualità”, non più obbligatorio, e diventare le “linee guida organizzative” dell’azienda, nelle quali l’analisi del contesto avrà uno specifico capitolo.

Una volta fatta l’analisi del contesto andremo a definire i processi attraverso i quali vogliamo raggiungere i nostri obiettivi e il monitoraggio della loro efficacia. In questo modo avremo la possibilità di ridurre e controllare i rischi che abbiamo individuato durante l’analisi del contesto.

I processi è bene che vengano definiti come entità specifiche all’interno del sistema informativo aziendale, in modo da potere strutturare le relative informazioni.

In particolare il monitoraggio è un’attività che deve essere svolta con continuità, si avvale di informazioni e dati che sono già contenuti nei vari database aziendali, e, per questo, può essere svolta in gran parte tramite procedure automatiche.

Per quanto riguarda la definizione dei processi e la gestione degli automatismi per il loro monitoraggio puoi leggere questo articolo.

Partire da una buona analisi del contesto, identificare e mappare correttamente i vari processi aziendali consentirà agli imprenditori di tenere sotto controllo l’andamento della propria azienda in maniera più puntuale. Questo garantisce la possibilità di valutare in maniera più veloce ed opportuna le azioni da intraprendere per migliorare le capacità dell’azienda.

Per supportare le aziende nell’effettuazione dell’analisi del contesto, abbiamo messo a disposizione un apposito tool online. Leggi qui per saperne di più.

Se vuoi conoscere come adeguare il tuo sistema di Qualità alla nuova norma ISO 9001:2015 sfruttando un sistema innovativo che coniuga l’esperienza pluridecennale nella consulenza per la Qualità e Direzionale ad un software per la Qualità con più di 500 installazioni LEGGI QUI.

ISO 9001:2015 e processi aziendali

Si è tanto parlato, anche prima dell’uscita della nuova edizione delle normative ISO 9001:2015, della novità legata al cosiddetto Risk-Based Thinking, e cioè all’introduzione della prospettiva del Rischio nelle strategie di gestione del Sistema Qualità. Gli approcci possibili sono tanti, e si dovrà anche capire come questo nuovo requisito verrà valutato dagli auditor degli enti di certificazione.

Fatta questa doverosa premessa, in questa sede vogliamo sottolineare come in realtà ci sia una novità ancora più importante, che non è una vera e propria novità ma un dare importanza ad un concetto che era già stato introdotto con la Vision 2000 ma che, almeno stando alla nostra esperienza, era stato molto sottovalutato sia dalle aziende che dai valutatori: i processi aziendali. E, in particolare, a noi interessa parlarne da un punto di vista della gestione informatizzata.

I punti 4.4.1 e 4.4.2 della nuova edizione della norma ci dicono che per i processi aziendali è necessario:

  • determinare gli input necessari e gli output attesi;
  • determinare la sequenza e l’interazione di tali processi;
  • determinare e applicare i criteri e i metodi (compresi il monitoraggio, le misurazioni e gli indicatori di prestazione correlati)
  • determinare le risorse
  • affrontare i rischi
  • mantenere informazioni documentate per supportare il funzionamento dei processi;
  • conservare informazioni documentate affinché si possa avere fiducia nel fatto che i processi sono condotti come pianificato.

Come già detto in un altro articolo, chi come noi lavora nell’ambito dell’ICT applicato alla Qualità, sa bene che nella grande maggioranza delle aziende gli strumenti principalmente utilizzati per gestire e archiviare le informazioni dei processi sono i programmi Office. In altre parole i processi aziendali non hanno la stessa dignità informatica di altre entità quali clienti/fornitori, prodotti, progetti, ecc… Ciò è ovviamente sbagliato, perchè dall’elenco sopra riportato si evincono chiaramente due cose:

  1. i processi sono un’entità “viva”, che produce continuamente informazioni che devono poi essere elaborate per aumentare la conoscenza del funzionamento dei processi stessi, e migliorarli;
  2. molte delle informazioni richieste sono già presenti in altri sistemi, e quindi sarebbero solo da “collegare” in maniera logica a ciascun processo.

QualiWare, con il suo modulo Process Designer, mette a disposizione uno strumento che consente di informatizzare la gestione dei processi soddisfacendo i requisiti della norma sopra riportati. Ogni processo ha una sua scheda anagrafica (al pari di clienti/fornitori, articoli, ecc.) dove sono raccolti tutti gli elementi che lo caratterizzano, legandoli, laddove necessario, ad informazioni che risiedono su altri moduli di QualiWare o su altri database aziendali. In questo modo è possibile avere un monitoraggio continuo sul processo stesso, suoi suoi indicatori, sui rischi, ecc…