ISO 9001:2015. I punti critici evidenziati durante gli audit di certificazione.

Stai pensando o hai già pianificato di adeguare il tuo sistema di gestione per la qualità alla ISO 9001:2015? Vuoi conoscere quali sono le principali osservazioni e non conformità che sono state riscontrate dagli auditor durante le verifiche per la certificazione ISO 9001:2015 per poter correre ai ripari prima che tocchi a te?

Anche se le aziende che hanno effettuato il passaggio alla nuova ISO 9001:2015 sono,in percentuale, veramente poche, è possibile già farsi un’idea di quali sono i punti dell norma per i quali sono state aperte più osservazioni e non conformità da parte dei valutatori.

Questi punti sono, dal 2015 ad oggi, il 7, l’8 e il 10 che come puoi vedere nel grafico sotto hanno ricevuto, rispetto agli altri, un alto numero di osservazioni e non conformità, a volte anche gravi.

Grafico delle segnalazioni e non conformità riscontrate durate gli audit di certificazione ISO 9001:2015

Questi punti riguardano il SUPPORTO(p.to 7), le ATTIVITA’ OPERATIVE (p.to 8) e il MIGLIORAMENTO (p.to 10).

Osservazioni e non conformità legate al punto 7

Le segnalazioni riguardano la manutenzione delle infrastrutture e dei sistemi di misurazione che servono per effettuare i controlli di qualità sui prodotti, la determinazione delle competenze relative alle risorse la cui attività impattano sulla gestione della qualità e la relativa formazione ed infine la comunicazione, sia interna che esterna, relative al sistema di gestione della qualità.

Le problematiche legate a questo punto della norma riguardano diverse componenti dell’azienda.

Primo tra tutti la necessità di determinare e manutenere in maniera corretta tutto ciò che riguarda le infrastrutture in termini di edifici ed impianti (quindi macchinari, strumenti ed attrezzature), ma anche in termini di hardware, software ed in generale ciò che riguarda la struttura informatica dell’azienda. e quindi in questo caso devono essere coinvolto sia chi si occupa di manutenzione degli impianti, sia chi si occupa dell’infrastruttura informatica.

C’è poi un problema legato alla gestione delle competenze che si divide in due tronconi differenti, ma conseguenti tra di lor.

Da una parte la definizione delle competenze necessarie per svolgere una determinata attività, compito che dovrebbe svolgere chi realmente conosce questa attività (ad es. un capo turno o un operaio più anziano).

Dall’altra c’è la gestione ed il monitoraggio della formazione necessaria affinché chi deve svolgere una determinata funzione abbia le competenze per svolgerla. In questo caso il compito può spettare alle Risorse Umane.

Sempre legato al punto 7 c’è poi un problema di comunicazione che spesso non viene gestita nella maniera corretta, non individuando correttamente i modi, i tempi e chi dovrà comunicare le informazioni necessarie sia internamente che con l’esterno.

Osservazioni e non conformità legate al punto 8

Per il punto 8, in cui si parla di “Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall’esterno” le osservazioni si sono focalizzate sulla valutazione, monitoraggio e ri-valutazione dei fornitori esterni.

Spesso la valutazione dei fornitori viene fatta su dati incompleti e che non consentono di controllare correttamente i parametri che vanno ad impattare maggiormente sulla realizzazione del prodotto/servizio perchè fatta all’ultimo momento una volta all’anno, quando magari è troppo tardi per correggere un problema.

Inoltre, sempre sul punto 8, gli auditor hanno evidenziato la difficoltà o comunque le mancanze delle aziende in termini di “controllo della produzione e dell’erogazione dei servizi”, determinati sia dalla mancanza di documentazione che da problemi legati al monitoraggio in fase di accettazione o produzione dei processi o degli output.

Sullo stesso principio dei problemi legati al punto 7 manca poi una valutazione delle reali competenze necessarie a svolgere queste attività.

Osservazioni e non conformità legate al punto 10

Il punto 10 riguarda il miglioramento ed anche qui sono diverse le segnalazioni riscontrate, la maggior parte delle quali riguarda il miglioramento continuo e quindi la pianificazione ed attuazione di azioni che portino a migliorare l’idoneità, l’adeguatezza e l’efficacia del sistema di gestione per la qualità.

Quest’ultimo punto raggruppa in se tutta la serie di mancanze che fanno parte dell’intero sistema di gestione.

Il problema che accomuna tutti i punti della norma, non solo quelli dove sono state aperte più non conformità da parte dei verificatori, è la gestione di tutte queste informazioni documentate che ancora troppo spesso sono gestite in maniera cartacea o su sistemi informatici destrutturati e slegati tra di loro.

C’è una soluzione?

Basterebbe essere in grado di convogliare tutte queste informazioni in un unico sistema per ottenere in un colpo solo una migliore gestione delle infrastrutture, delle risorse, delle competenze e del prodotto.

Si potrebbe valutare meglio i fornitori portando una serie di miglioramenti sia dal punto di vista della qualità del prodotto, ad esempio scegliendo un fornitore che mi consegna materia prima senza difetti, oppure una diminuzione dei prezzi, ad esempio rinegoziando i termini di acquisto con quei fornitori che consegnano in ritardo costringendo l’azienda a consegnare il lavoro finale al cliente in ritardo.

Di nuovo la presenza di un sistema strutturato che ti consente di collezionare i risultati dei controlli in accettazione, in produzione o sul prodotto finito ti consentirebbe di pianificare in maniera migliore l’acquisto di materiale o la consegna dei tuoi prodotto. Potendo ad esempio mandare in free-pass la materia prima inviata dai quei fornitori che sai aver consegnato sempre materiale di qualità.

Allo stesso modo una gestione centralizzata di reclami, non conformità,segnalazioni e azioni sul sistema ti consentirebbe di migliorare non solo il tuo sistema di gestione ma il prodotto stesso e l’assistenza che potresti offrire al tuo cliente, gestendo al tempo stesso un piano di miglioramento continuo.

Che caratteristiche dovrebbe avere quindi questo sistema?

Per evitare di avere anche tu queste segnalazioni e dover correre ai ripari la soluzione è quindi di dotarti di un sistema centralizzato, magari composto di diversi moduli interconnessi tra di loro che ti consentano di:

  • fare controlli in accettazione
  • fare controlli in process
  • fare controlli sul prodotto finito
  • gestire reclami, non conformità, segnalazioni ed azioni sul sistema
  • pianificare e gestire la manutenzione di impianti, macchinari, strumenti ed attrezzature
  • gestire le procedure, i manuali e tutta la documentazione. Con la garanzia di distribuire solo i documenti corretti alle persone interessate, sia internamente che con l’esterno
  • effettuare gli audit ai fornitori o ai reparti interni
  • gestire le competenze e la formazione del personale e al tempo stesso le consegna dei DPI e la pianificazione delle visite mediche
  • gestire gli indicatori con un sistema che possa anche calcolarseli in automatico
  • gestire la valutazione dei fornitori
  • pianificare e gestire le riunioni con la possibilità di attribuire le attività individuate alle persone
  • pianificare e gestire il riesame della direzione, raccogliendo in automatico tutte le informazioni a sistema

Se poi lo stesso sistema ti consente anche di gestire i processi e i rischi ad essi associati e ti avvisasse in automatico di tutte le scadenze che ti riguardano avresti trovato il sistema perfetto per te.

Come dici? Non credi possa esistere un sistema del genere?

Lo pensavo anche io prima di conoscere QualiWare.

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Webinar: Le nuove funzionalità di QualiWare ispirate da Industria 4.0 – Giovedì 20 Luglio ore 16

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Il prossimo Seminario Online di QualiWare Academy, iniziativa riservata ai clienti che hanno sottoscritto il contratto di manutenzione QIS, sarà dedicato alle nuove funzionalità di QualiWare ispirate da Industria 4.0.

Uno degli obiettivi di Industria 4.0 è quello di spronare le aziende ad investire in nuove tecnologie, non solo a livello di macchinari per la produzione ma anche di software che servono a migliorare e ad aumentare il controllo delle stesse. 

Uno degli aspetti fondamentali di Industria 4.0 è l’interconnessione che serve per avere a disposizione strumenti in grado di rilevare in tempo reale e in automatico le informazioni e di trasmetterle ad un server per l’elaborazione. Questo, non solo facilita la raccolta dei dati e la loro archiviazione, ma consente di agire rapidamente in caso di valori non rispondenti alle specifiche.

Sfruttando le caratteristiche esistenti di QualiWare e grazie ai numerosi spunti legati ad Industria 4.0, ed arrivati soprattutto da parte di voi clienti, abbiamo sviluppato una serie di nuovi strumenti e funzionalità che rendono QualiWare sempre più potente e flessibile e soprattutto indispensabile per chi vuole ottenere risultati migliori e un maggiore controllo della sua azienda.       

Ti aspettiamo on-line giovedì 20 Luglio dalle ore 16 alle ore 17 per farti conoscere Le nuove funzionalità di QualiWare ispirate da Industria 4.0, tra cui:

  • Il tool per il comando vocale
  • l’interfacciamento con MODBUS per la comunicazione con i PLC
  • il sistema di attivazione di segnali visivi
  • il sistema di acquisizione di dati (temperature, umidità)

Ed inoltre parleremo delle agevolazioni legate agli investimenti in ottica Industria 4.0 grazie all’intervento dal titolo “Le agevolazioni per gli investimenti in ambito Industria 4.0” del Dott. Luca Magnani, direttore Centro Studi gruppo Finservice.

Relatore:

  • Pier Alberto Guidotti | Direttore Tecnico Analysis S.r.l.

Iscrivetevi mandando una mail a formazione@qualiware.it.

Informazioni utili:

  • Al momento dell’iscrizione ti verrà inviato il link da utilizzare per l’installazione automatica del software necessario per stabilire il collegamento.
  • Per potere interagire con il docente durante il corso è necessario l’utilizzo di cuffie con microfono.
  • Il calendario completo della QualiWare Academy 2017 è disponibile qui
  • Hai perso un Webinar della QualiWare Academy? Niente paura! Puoi rivedere i precedenti seminari sulla guida in linea di QualiWare

Non sei nostro cliente ma vorresti partecipare al webinar? Compila il form qui sotto. 

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Con la partecipazione di: Gruppo Finservice - Leader della finanza agevolata

Webinar: Gestione strumenti ed attrezzature – Giovedì 29 Giugno ore 16

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Il prossimo Seminario Online di QualiWare Academy, iniziativa riservata ai clienti che hanno sottoscritto il contratto di manutenzione QIS, sarà dedicato alla Gestione Strumenti ed Attrezzature.

In molte aziende la gestione degli strumenti e delle attrezzature viene fatta in maniera poco strutturata, lasciando spesso al caso la programmazione degli interventi sui macchinari e rischiando di fermare la produzione improvvisamente per un guasto che con un’adeguata manutenzione si sarebbe potuto evitare. QualiWare mette a disposizione dei propri clienti diversi strumenti per la programmazione e la corretta attuazione e monitoraggio della gestione degli strumenti ed attrezzature.

Ti aspettiamo on-line giovedì 29 Giugno dalle ore 16 alle ore 17 per discutere i seguenti argomenti:

  • Anagrafica strumenti e attrezzature
  • Piano di intervento
  • Collegare documenti esterni
  • Pianificazione e registrazione degli interventi
  • Reporting
  • Applicazione mobile per la registrazione degli interventi

Relatore:

  • Pier Alberto Guidotti | Direttore Tecnico Analysis S.r.l.

Iscrivetevi mandando una mail a formazione@qualiware.it.

Informazioni utili:

  • Al momento dell’iscrizione ti verrà inviato il link da utilizzare per l’installazione automatica del software necessario per stabilire il collegamento.
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  • Il calendario completo della QualiWare Academy 2017 è disponibile qui
  • Hai perso un Webinar della QualiWare Academy? Niente paura! Puoi rivedere i precedenti seminari sul nostro canale YouTube accedendovi dall’apposita sezione Video del Forum

 

La 3° Edizione di #QualityWay, l’evento punto di riferimento per la Qualità, si è tenuta Giovedì 25 Maggio 2017.  Scopri cosa ti sei perso.

Webinar: QualiWare BI: la Business Intelligence alla portata della Qualità – Giovedì 1 Giugno ore 16

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Il prossimo Seminario Online di QualiWare Academy, iniziativa riservata ai clienti che hanno sottoscritto il contratto di manutenzione QIS, sarà dedicato alla Business Intelligence alla portata della Qualità.

Con il termine Business Intelligence si intende un insieme di processi aziendali per raccogliere dati ed analizzare informazioni strategiche per la tua azienda.  Sono diversi i tool che all’interno di QualiWare ti consentono di implementare un sistema di BI semplice e flessibile ma allo stesso completo e performante. 

Ti aspettiamo on-line giovedì 1 Giugno dalle ore 16 alle ore 17 per discutere i seguenti argomenti:

  • A cosa server la Business Intelligence (alla Qualità)?
  • Gli strumenti BI di QualiWare:
    • Query Designer
    • Report Designer
    • Dashboard
    • KPI

Relatore:

  • Pier Alberto Guidotti | Direttore Tecnico Analysis S.r.l.

Iscrivetevi mandando una mail a formazione@qualiware.it.

Informazioni utili:

  • Al momento dell’iscrizione ti verrà inviato il link da utilizzare per l’installazione automatica del software necessario per stabilire il collegamento.
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  • Il calendario completo della QualiWare Academy 2017 è disponibile qui
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Ti ricordo inoltre la 3° Edizione di #QualityWay che si terrà Giovedì 25 Maggio 2017  l’evento punto di riferimento per la Qualità.

Ti aspettiamo.

Primo modulo de Il percorso #QualityWay: Analisi del Contesto e Gestione Processi

Venerdì 3 Febbraio presso la Torre Dekra dell’Autodromo Enzo e Dino Ferrari di Imola si è tenuta la prima giornata del corso “Il Percorso #QualityWay”

In questa prima giornata abbiamo parlato di:

Analisi del contesto e gestione processi

Partendo da quello che è lo scopo ultimo della ISO 9000, cioè aumentare la confidenza verso il cliente finale che quello che prometti fai, ci siamo focalizzati sul fatto che nell’ultima revisione sono stati inseriti alcuni aspetti che sono perfettamente congruenti con l’ABC di 150 anni di teorie organizzative: strategia-struttura-controllo.

La nuova norma è una bella occasione per snellire tutto ciò che non serve, non richiede più grandi formalismi e permette una più facile gestione degli aspetti obbligatori documentali. Sono stati introdotti punti nuovi, altri sono rimasti invariati e sono ritornati in auge punti vecchi che nel passaggio tra le varie norme si erano un po’ persi.
Ad esempio il rilascio del prodotto, passato da essere il punto 4.10.4 ad essere, nella versione del 2008, inglobato e quindi “sparire” nel punto 8.2.4 ed ora, nella versione 2015, è tornato ad essere un punto norma.

Le novità della nuova norma sono quindi molte, in questa prima giornata ci siamo soffermati su:

  • sull’analisi del contesto
  • sul tema dei rischi
  • sull’identificazione, mappatura e gestione dei processi, il cuore della ISO 9001 del 2015

Nella versione 2008 si richiedeva solo l’identificazione dei processi mentre nella nuova si richiede una mappatura più dettagliata che deve partire da un’analisi del contesto, sia interno che esterno.

Non ci sono delle reali linee guida ma uscirà la ISO 9002 (ne uscirà sia una versione “ufficiale” che una versione per le PMI) che speriamo di riuscire a mostrarvi durante il nostro evento #QualityWay il 25 maggio.

La norma non specifica come dare evidenza all’analisi del contesto ma chiaramente chiede di capire che valutazione hai fatto del tuo contesto ed in che modo ha influenzato la tua politica e quale è stato l’impatto sui processi.

L’analisi del contesto serve a capire quali aspetti possono portare rischi, sia positivi che negativi, che possono influenzare il raggiungimento degli obiettivi aziendali che ti sei prefissato.

Le domande di base che ti devi porre per fare un’analisi del contesto esterno sono: chi siamo? Cosa facciamo? Perchè? Perchè noi? Con chi combattiamo? Quali sono i rischi della catena di fornitura?

In questo modo hai la possibilità di capire le minacce e le opportunità, puoi definire i tuoi obbiettivi e capire le tue forze e debolezze.

Per poter fare un’analisi del contesto interno in autonomia e gratuitamente, invece, puoi provare il metodo UMIQ – www.umiq.it – di Unindustria Bologna. Una serie di domande che ti consentono di avere un report da cui partire per capire quali sono i tuoi punti di forza e di debolezza.

Una volta analizzato il contesto si entra nella parte più pratica e più importante: identificare più correttamente i processi, agganciarci le attività che servono ma soprattutto creare degli indicatori che diventano i risk driver coerenti con i processi stessi e i loro obiettivi che a loro volta devono essere coerenti con le strategie aziendali.

Nella scheda di gestione processi di QualiWare potrai inserire tutte le informazioni che nascono dall’analisi del contesto e che ti consentono di identificare il processo e in seguito descriverlo e mapparlo, facendoti ottenere un report che si alimenta in continuazione con i dati che sono nel sistema e vengono aggiornati periodicamente.

Impostare e sfruttare bene l’identificazione dei processi serve a capire il livello di controllo che vuoi della tua azienda.

Una domanda che potresti farti è: avrebbe senso se facessi un unico processo aziendale che chiamo GESTIONE AZIENDALE, di cui sono l’owner e il cui obiettivo sono gli utili?

Non fa una piega…anzi…l’efficienza è 100! Peccato che il controllo è ZERO.

Mappare correttamente i processi ti aiuta a raggiungere un obiettivo, coinvolgendo e responsabilizzando tutte le persone che sono impegnate nelle attività.

Nella norma, la parte relativa ai processi è molto più approfondita rispetto all’analisi del contesto, infatti specifica tutto ciò che deve essere il contenuto dei processi e il collegamento ai rischi e alle opportunità che è stato fatto.

La lista delle informazioni che servono a descrivere il processo così come lo chiede la norma si trova al punto 4.4.1 e 4.4.2. e sono:

  • determinare gli input necessari e gli output attesi da tali processi;
  • determinare la sequenza e l’interazione di tali processi;
  • determinare e applicare i criteri e i metodi (compresi il monitoraggio, le misurazioni e
  • gli indicatori di prestazione correlati), necessari ad assicurare l’efficace funzionamento e la tenuta sotto controllo di tali processi;
  • determinare le risorse necessaria per tali processi e assicurarne la disponibilità;
  • attribuire le responsabilità e le autorità per tali processi;
  • affrontare i rischi e le opportunità

I rischi sono la parte più controversa della norma. Nel final draft era ancora presente la norma ISO 31000 (la norma padre sui rischi) ma nella versione definitiva è stata tolta. Questo perchè la ISO 9000 è di per se un metodo che ti dice come valutare i rischi (organizzativi) quindi l’analisi di contesto, come gestirli, creo il mio sistema di gestione e come monitorando i processi li verifichi nel tempo.

L’output dei processi deve vivere di vita propria, quindi non deve essere un documento statico ma deve essere aggiornato o meglio ancora aggiornarsi da solo nel tempo.

Con QualiWare è possibile tradurre le informazioni su processi e rischi ed indicatori all’interno di una piattaforma software facendo si che tutto ciò che c’è nel sistema evolva e lo renda un sistema proattivo. Nel video qui sotto puoi vedere come.

Quindi le informazioni sono “recapitate” dal sistema e non devi essere tu o i tuoi colleghi ad andarle a cercare. Una sorta di Business Intelligence che però  fornisce dei dati di tipo generale e non di dettaglio che sono più facilmente interpretabili.

In questo video vedrai come la gestione degli indicatori di QualiWare ti facilita l’analisi dei dati a tua disposizione.

Ricordati che: NON SONO I DATI CHE FANNO LA DIFFERENZA MA LA LORO INTERPRETAZIONE!

Vuoi maggiori informazioni su QualiWare? Compila il modulo che trovi QUI o scrivici in chat.

Cruscotto Indicatori Aziendali

Chi altro vuole avere il pieno controllo sui KPI?

Ogni giorno nelle aziende vengono generati numeri… legati al fatturato, alla produzione, alle non conformità solo per citarne alcuni.

Se anche tu ti ritrovi quotidianamente a dover gestire questa enorme quantità di numeri e stai cercando uno strumento che ti aiuti a monitorare, in maniera rapida e automatica, questi numeri continua a leggere.

La norma ISO 9001-2015 al punto 4.4.1 dice: “[…] c) determinare e applicare i criteri e i metodi (compresi il monitoraggio, le misurazioni e gli indicatori di prestazione correlati), necessari ad assicurare l’efficace funzionamento e la tenuta sotto controllo di tali processi; […]” 

Cosa significa? Vuol dire che tutti i dati che vengono ritenuti importanti per un miglior funzionamento dell’azienda devono essere monitorati e misurati, quindi è necessario che tu riesca ad avere il pieno controllo di tutti questi indicatori.

Il problema più grande degli indicatori è che difficilmente vengono aggiornati e questo porta ad avere delle analisi non aggiornate e dati completamente sballati che ti porteranno, nella migliore delle ipotesi a dover perdere un sacco di tempo per aggiornarli o ancora peggio a fornire ai tuoi responsabili o alla direzione dei numeri non corretti.

Un altro problema dei dati è che sono sparsi per l’azienda. Ce ne sono sul gestionale, di solito quelli relativi al budget che tanto piacciono alla direzione, ce ne sono in produzione sia relativi al numero di pezzi prodotti che al numero di non conformità riscontrate, ce ne sono in qualunque area della tua azienda.

Quanto tempo ti server per poterli reperire tutti? Quante volte devi chiedere alle persone responsabili di passarti i dati aggiornati? E tutta questa fatica anche solo per avere un’idea di massima dell’andamento di un’attività.

Non sei l’unico ad avere questo problema, sono tanti gli addetti della Qualità e i dirigenti che ogni giorno devono impazzire in queste attività.

La soluzione a questi problemi esiste.

Il modulo QUESTIONARI e INDICATORI (KPI) e DASHBOARD DESIGNER di QualiWare grazie al quale potrai gestire, monitorare e avere sempre sotto controllo i dati aziendali che più ti interessano.

I dati possono essere presi da QualiWare, attraverso delle query automatizzate, direttamente al suo interno oppure dal gestionale o da altri database, altrimenti può mandare una mail al responsabile di un indicatore in modo che lui stesso vada ad aggiornare il dato.

Per ogni dato è possibile stabilire che tipo di visualizzazione impostare: Tachimetri, Linee, Barre, Torta, Gantt, Mappe, Tabelle.

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C’è anche la possibilità di avere una stampa che riassume le performance ottenute analizzando, per ogni indicatore, la percentuale di valori che soddisfano gli obiettivi prefissati.La sintesi degli indicatori (cruscotto) riassume in una pagina i valori dei processi aziendali nel periodo selezionato.

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Che vantaggi avrai con questo strumento?
La possibilità di sintetizzare l’analisi sugli indicatori per valutare velocemente gli aspetti da migliorare in un’unica dashboard (schermata) è il plus di questa applicazione.
Da alcuni Clienti  l’esplicita richiesta della dashboard da parte dei valutatori in corso di Audit, pertanto la sua realizzazione soddisfa non solo esigenze interne ma anche esigenze di terze parti.

Vuoi maggiori informazioni su questo fantastico strumento allora CLICCA QUI.