Uno dei cambiamenti più importanti nel passaggio dalla ISO 9001:2008 (che in realtà rappresentava una evoluzione della ISO 9001:2000) alla ISO 9001:2015 è rappresentato dalla modifica del requisito relativo alla Documentazione del SGQ. I termini “Documenti” e “Registrazioni” si sono trasformati in “Informazioni documentate“. In particolare, i p.ti 7.5.2 e 7.5.3 richiedono di definire i seguenti aspetti o requisiti:

  1. Identificazione e descrizione;
  2. Definizione del formato e supporto (cartaceo, elettronico);
  3. Disponibilità e protezione;
  4. Distribuzione, accesso (permessi), reperimento e utilizzo;
  5. Archiviazione e preservazione, compreso il mantenimento della leggibilità;
  6. Tenuta sotto controllo delle modifiche (per esempio controllo delle versioni);
  7. Conservazione ed eliminazione.

Si tratta di una evoluzione molto importante perchè fornisce indicazioni precise su come le “informazioni documentate” devono essere gestite. La consuetudine ormai affermata nella stragrande maggioranza delle aziende (almeno quelle italiane) di usare file Office, archiviate su cartelle del server o sui PC personali, oppure le e-mail, per archiviare le informazioni del SGQ, non sembra più essere adeguata, almeno da un punto di vista della stretta interpretazione della norma. E’ infatti evidente che, se si parla ad esempio di “tenuta sotto controllo delle modifiche” o di “permessi di accesso”, serva qualcosa di più di una gestione di files su cartelle.

Di fatto la versione 2015 delle norme introduce (finalmente) anche per le informazioni del SGQ la necessità di dare loro una strutturazione, e quindi disporre per la loro gestione di un sistema applicativo basato su un repository centralizzato (database) sotto il suo totale controllo, il quale veicola le informazioni in entrata e in uscita sulla base di opportune policy, facilitando la rintracciabilità, la gestione delle modifiche, il workflow, l’analisi dei dati, ecc. Niente di diverso da quanto qualsiasi ERP fa con le informazioni di contabilità, magazzino, produzione. Ma in questo caso il concetto è applicato alle informazioni della Qualità.

QualiWare rappresenta lo strumento ideale per passare da un sistema non strutturato ad uno strutturato, conservando laddove possibile le informazioni esistenti ma inserendole in un contesto protetto. Tutto questo grazie alla sua grande possibilità di configurazione. La gestione della qualità è infatti diversa da azienda ad azienda, ed è indispensabile adeguare lo strumento informatico all’azienda e non viceversa.