QualiWare è il software più semplice e flessibile sul mercato per la gestione dei reclami. In questo breve video potrai vedere come gestire, con QualiWare, i reclami, le non conformità e le azioni sul sistema per la nuova versione 2015 della normativa ISO 9001.
Con QualiWare puoi facilmente gestire le INFORMAZIONI DOCUMENTATE, che è uno dei nuovi concetti che la nuova norma ISO 9001 del 2015 ha introdotto e che ha sostituito quello di DOCUMENTI e REGISTRAZIONI, facilitando così la gestione delle informazioni e di come darne evidenza.
Venerdì 3 Febbraio presso la Torre Dekra dell’Autodromo Enzo e Dino Ferrari di Imola si è tenuta la prima giornata del corso “Il Percorso #QualityWay”
In questa prima giornata abbiamo parlato di:
Partendo da quello che è lo scopo ultimo della ISO 9000, cioè aumentare la confidenza verso il cliente finale che quello che prometti fai, ci siamo focalizzati sul fatto che nell’ultima revisione sono stati inseriti alcuni aspetti che sono perfettamente congruenti con l’ABC di 150 anni di teorie organizzative: strategia-struttura-controllo.
La nuova norma è una bella occasione per snellire tutto ciò che non serve, non richiede più grandi formalismi e permette una più facile gestione degli aspetti obbligatori documentali. Sono stati introdotti punti nuovi, altri sono rimasti invariati e sono ritornati in auge punti vecchi che nel passaggio tra le varie norme si erano un po’ persi.
Ad esempio il rilascio del prodotto, passato da essere il punto 4.10.4 ad essere, nella versione del 2008, inglobato e quindi “sparire” nel punto 8.2.4 ed ora, nella versione 2015, è tornato ad essere un punto norma.
Le novità della nuova norma sono quindi molte, in questa prima giornata ci siamo soffermati su:
Nella versione 2008 si richiedeva solo l’identificazione dei processi mentre nella nuova si richiede una mappatura più dettagliata che deve partire da un’analisi del contesto, sia interno che esterno.
Non ci sono delle reali linee guida ma uscirà la ISO 9002 (ne uscirà sia una versione “ufficiale” che una versione per le PMI) che speriamo di riuscire a mostrarvi durante il nostro evento #QualityWay il 25 maggio.
La norma non specifica come dare evidenza all’analisi del contesto ma chiaramente chiede di capire che valutazione hai fatto del tuo contesto ed in che modo ha influenzato la tua politica e quale è stato l’impatto sui processi.
L’analisi del contesto serve a capire quali aspetti possono portare rischi, sia positivi che negativi, che possono influenzare il raggiungimento degli obiettivi aziendali che ti sei prefissato.
Le domande di base che ti devi porre per fare un’analisi del contesto esterno sono: chi siamo? Cosa facciamo? Perchè? Perchè noi? Con chi combattiamo? Quali sono i rischi della catena di fornitura?
In questo modo hai la possibilità di capire le minacce e le opportunità, puoi definire i tuoi obbiettivi e capire le tue forze e debolezze.
Per poter fare un’analisi del contesto interno in autonomia e gratuitamente, invece, puoi provare il metodo UMIQ – www.umiq.it – di Unindustria Bologna. Una serie di domande che ti consentono di avere un report da cui partire per capire quali sono i tuoi punti di forza e di debolezza.
Una volta analizzato il contesto si entra nella parte più pratica e più importante: identificare più correttamente i processi, agganciarci le attività che servono ma soprattutto creare degli indicatori che diventano i risk driver coerenti con i processi stessi e i loro obiettivi che a loro volta devono essere coerenti con le strategie aziendali.
Nella scheda di gestione processi di QualiWare potrai inserire tutte le informazioni che nascono dall’analisi del contesto e che ti consentono di identificare il processo e in seguito descriverlo e mapparlo, facendoti ottenere un report che si alimenta in continuazione con i dati che sono nel sistema e vengono aggiornati periodicamente.
Impostare e sfruttare bene l’identificazione dei processi serve a capire il livello di controllo che vuoi della tua azienda.
Una domanda che potresti farti è: avrebbe senso se facessi un unico processo aziendale che chiamo GESTIONE AZIENDALE, di cui sono l’owner e il cui obiettivo sono gli utili?
Non fa una piega…anzi…l’efficienza è 100! Peccato che il controllo è ZERO.
Mappare correttamente i processi ti aiuta a raggiungere un obiettivo, coinvolgendo e responsabilizzando tutte le persone che sono impegnate nelle attività.
Nella norma, la parte relativa ai processi è molto più approfondita rispetto all’analisi del contesto, infatti specifica tutto ciò che deve essere il contenuto dei processi e il collegamento ai rischi e alle opportunità che è stato fatto.
La lista delle informazioni che servono a descrivere il processo così come lo chiede la norma si trova al punto 4.4.1 e 4.4.2. e sono:
I rischi sono la parte più controversa della norma. Nel final draft era ancora presente la norma ISO 31000 (la norma padre sui rischi) ma nella versione definitiva è stata tolta. Questo perchè la ISO 9000 è di per se un metodo che ti dice come valutare i rischi (organizzativi) quindi l’analisi di contesto, come gestirli, creo il mio sistema di gestione e come monitorando i processi li verifichi nel tempo.
L’output dei processi deve vivere di vita propria, quindi non deve essere un documento statico ma deve essere aggiornato o meglio ancora aggiornarsi da solo nel tempo.
Con QualiWare è possibile tradurre le informazioni su processi e rischi ed indicatori all’interno di una piattaforma software facendo si che tutto ciò che c’è nel sistema evolva e lo renda un sistema proattivo. Nel video qui sotto puoi vedere come.
Quindi le informazioni sono “recapitate” dal sistema e non devi essere tu o i tuoi colleghi ad andarle a cercare. Una sorta di Business Intelligence che però fornisce dei dati di tipo generale e non di dettaglio che sono più facilmente interpretabili.
In questo video vedrai come la gestione degli indicatori di QualiWare ti facilita l’analisi dei dati a tua disposizione.
Ricordati che: NON SONO I DATI CHE FANNO LA DIFFERENZA MA LA LORO INTERPRETAZIONE!
Vuoi maggiori informazioni su QualiWare? Compila il modulo che trovi QUI o scrivici in chat.
Scopri come mappare i tuoi Processi aziendali per la nuova ISO 9001:2015 con QualiWare.
Uno dei cambiamenti più importanti nel passaggio dalla ISO 9001:2008 (che in realtà rappresentava una evoluzione della ISO 9001:2000) alla ISO 9001:2015 è rappresentato dalla modifica del requisito relativo alla Documentazione del SGQ. I termini “Documenti” e “Registrazioni” si sono trasformati in “Informazioni documentate“. In particolare, i p.ti 7.5.2 e 7.5.3 richiedono di definire i seguenti aspetti o requisiti:
Si tratta di una evoluzione molto importante perchè fornisce indicazioni precise su come le “informazioni documentate” devono essere gestite. La consuetudine ormai affermata nella stragrande maggioranza delle aziende (almeno quelle italiane) di usare file Office, archiviate su cartelle del server o sui PC personali, oppure le e-mail, per archiviare le informazioni del SGQ, non sembra più essere adeguata, almeno da un punto di vista della stretta interpretazione della norma. E’ infatti evidente che, se si parla ad esempio di “tenuta sotto controllo delle modifiche” o di “permessi di accesso”, serva qualcosa di più di una gestione di files su cartelle.
Di fatto la versione 2015 delle norme introduce (finalmente) anche per le informazioni del SGQ la necessità di dare loro una strutturazione, e quindi disporre per la loro gestione di un sistema applicativo basato su un repository centralizzato (database) sotto il suo totale controllo, il quale veicola le informazioni in entrata e in uscita sulla base di opportune policy, facilitando la rintracciabilità, la gestione delle modifiche, il workflow, l’analisi dei dati, ecc. Niente di diverso da quanto qualsiasi ERP fa con le informazioni di contabilità, magazzino, produzione. Ma in questo caso il concetto è applicato alle informazioni della Qualità.
QualiWare rappresenta lo strumento ideale per passare da un sistema non strutturato ad uno strutturato, conservando laddove possibile le informazioni esistenti ma inserendole in un contesto protetto. Tutto questo grazie alla sua grande possibilità di configurazione. La gestione della qualità è infatti diversa da azienda ad azienda, ed è indispensabile adeguare lo strumento informatico all’azienda e non viceversa.
Uno dei gli aspetti più importanti della nuova norma su cui si basa tutto il sistema di Gestione è l‘ANALISI DEL CONTESTO dell’organizzazione.
Ogni impresa dovrebbe basare le proprie attività su un modello organizzativo per arrivare al quale l’imprenditore dovrebbe identificare:
Questi fattori derivano dalle teorie organizzative, dal buon senso e dalla logica e vengono ora in parte integrati in diversi punti della nuova norma.
Per rispondere al tema delle strategie la nuova ISO 9001:2015 dice:
Punto 4: “[…]L’organizzazione deve determinare i fattori esterni e interni rilevanti per le sue finalità e indirizzi strategici e che influenzano la sua capacita di conseguire il(i) risultato(i) atteso(i) […]”
Questo punto è molto importante e spesso è un passaggio sul quale viene fatta molta confusione e si rischia di mal interpretare la nuova norma.
Quali sono gli obiettivi che ci prefiggiamo e i rischi che corriamo? Cosa può andare male o bene? Cosa può influenzare positivamente o negativamente il raggiungimento dei nostri obiettivi?
Per poter rispondere a queste domane ed identificare le strategie, qualsiasi approccio si voglia adottare, si devono seguire sempre i seguenti passi:
Una analisi del contesto quindi è una analisi dei rischi “organizzativi” e le scelte riguardanti la struttura definita che ne consegue sono la risposta.
L’output del processo di analisi così come lo abbiamo descritto può essere raccolto in un documento che può sostituire il “Manuale della Qualità”, non più obbligatorio, e diventare le “linee guida organizzative” dell’azienda, nelle quali l’analisi del contesto avrà uno specifico capitolo.
Una volta fatta l’analisi del contesto andremo a definire i processi attraverso i quali vogliamo raggiungere i nostri obiettivi e il monitoraggio della loro efficacia. In questo modo avremo la possibilità di ridurre e controllare i rischi che abbiamo individuato durante l’analisi del contesto.
I processi è bene che vengano definiti come entità specifiche all’interno del sistema informativo aziendale, in modo da potere strutturare le relative informazioni.
In particolare il monitoraggio è un’attività che deve essere svolta con continuità, si avvale di informazioni e dati che sono già contenuti nei vari database aziendali, e, per questo, può essere svolta in gran parte tramite procedure automatiche.
Per quanto riguarda la definizione dei processi e la gestione degli automatismi per il loro monitoraggio puoi leggere questo articolo.
Partire da una buona analisi del contesto, identificare e mappare correttamente i vari processi aziendali consentirà agli imprenditori di tenere sotto controllo l’andamento della propria azienda in maniera più puntuale. Questo garantisce la possibilità di valutare in maniera più veloce ed opportuna le azioni da intraprendere per migliorare le capacità dell’azienda.
Per supportare le aziende nell’effettuazione dell’analisi del contesto, abbiamo messo a disposizione un apposito tool online. Leggi qui per saperne di più.
Se vuoi conoscere come adeguare il tuo sistema di Qualità alla nuova norma ISO 9001:2015 sfruttando un sistema innovativo che coniuga l’esperienza pluridecennale nella consulenza per la Qualità e Direzionale ad un software per la Qualità con più di 500 installazioni LEGGI QUI.
Anche nella tua azienda tu o un tuo collega passate ore ed ore a gestire le informazioni relative al personale?
Anche tu devi gestire i corsi che devono essere fatti all’interno della tua azienda?
Passi le tue giornate a controllare le scadenze delle visite mediche a cui devono essere sottoposti i tuoi dipendenti?
Ti occupi tu di consegnare e gestire i dispositivi di protezione individuale che devono essere consegnati ai tuoi collaboratori o colleghi?
Se hai risposto SI ad almeno una delle domande qui sopra allora continua a leggere.
Le informazioni da gestire relativamente alle risorse umane sono di varia natura, e molte di queste sono legate a disposizioni legislative o normative che vengono aggiornate e alle quali tu difficilmente riesci ad adeguarti rapidamente o con uno sforzo minimo.
Hai mai pensato a quanto tempo dedichi ogni giorno, ad esempio, per organizzare i corsi di formazione del tuo personale?
Quante scadenze devi gestire per ogni singola persona?
Ci sono: la visita periodica per il controllo della vista, il corso di formazione per l’addetto all’antincendio che deve essere rinnovato ogni 3 anni così come il corso di addetto al primo soccorso.
La struttura delle informazioni è tipicamente “tabellare” per cui potresti pensare che Excel è lo strumento più adatto per gestirle, ma i suoi limiti sono veramente molti.
Pensa alla Riservatezza dei dati che devi gestire, con Excel riesci a garantire che nessuno li alteri o per lo meno riusciresti a risalire a chi potrebbe averli alterati? La risposta è no, a meno che tu non sia un esperto informatico o che il tuo reparto informatico non abbia attivato tutta una serie di procedure che gli consentirebbero di risalire a chi ha avuto accesso ad un documento ma con un enorme dispendio di risorse e tempo sia per implementarlo che per gestirlo.
E tutta questa mole di dati riusciresti ad estrarli e ad analizzarli velocemente? Dovresti aprire ogni singolo file Excel ed andarti a selezionare per ognuno le colonne che ti interessano per poi estrarre i dati che ti interessano per poi analizzarli. E questo ripetuto per ogni singolo foglio Excel che ti interessa.
E per condividere tutte queste informazioni quanto tempo ti ci vuole?
Ho provato a fare una botta di conti per te…
Quante cose potresti fare se riuscissi a dimezzare se non addirittura a ridurre ad un quarto il tempo necessario a svolgere queste attività?
Ma il tempo non è l’unico fattore da valutare…è importantissimo anche pensare al rischio che corri se ti dovessi dimenticare una scadenza.
Mettiamo caso che tu mandi i tuoi collaboratori presso i tuoi clienti ad eseguire dei lavori utilizzando dei muletti e uno di loro si fa male…come ti giustifichi con l’assicurazione se poi scoprono che ti sei dimenticato che gli scadeva il patentino per il muletto per cui non avrebbe potuto guidarlo? Non puoi certo dirgli che hai troppe cose a cui pensare e che ti è sfuggita proprio questa scadenza.
Cosa ti potrebbe servire per migliorare questa gestione?
Ti servirebbe un’unica interfaccia di accesso alle informazioni sulle risorse umane, ti servirebbe un database che da solo riuscirebbe a risolve i tre problemi di:
Questa interfaccia esiste!
Il passaggio da fogli Excel ad un software gestionale è sempre delicato, ti faccio vedere in maniera più dettagliata di prima quali potrebbero essere i tempi necessari alle normali attività di gestione del personale fatte con Excel o fatte con il modulo Gestione Risorse Umane e Sicurezza di QualiWare.
| Configurazione tempi di gestione Hr | ||
| Attività | Excel | QualiWare |
|---|---|---|
| Gestione Anagrafica Personale | Inserimento 5 min | Inserimento5 min |
| Gestione dati:DPI – visite mediche | Ins.2 min. | Ins.4 min |
| Statistica dei DPI consegnati | Estrazione file 15 min | Stampa1 min |
| Statistica scadenze visite programmate | Estr.file15 min | Stampa 1 min |
| Pianificazione formazione | Ins.se fatto 2 min | Ins.2 min |
| Inserimento dati formazione a consuntivo | Ins. (Se fatto) 5 min | Ins.in scheda relativa 5 min |
| Calendario formazione per area | 30 min. | 1 min |
| Riepilogo costi formazione per area | +30 min | 1 min |
| Gestione competenze | 10 min | 10 min |
| Analisi competenze per redazione/verifica piano formativo | Estrazione excel 4 ore | Stampa 1 min |
| Gestione infortuni | (Se fatto) 2 min | 1 min |
| Statistica infortuni | 20 min | 1 min |
| Gestione richiami e provvedimenti | 5 min | 5 min |
| Inserimento costi retribuzione su una persona per esecuzione statistiche | Ins.20 min/mese | Import. da paga 1 min |
| nserimento costi benefit per persona per esecuzione statistiche | (Se fatto) 15 min | 5 min |
| Inserimento dati contrattuali per persona per esecuzione statistiche e budget | 5 min. | 5 min |
| Riepilogo costi formazione per area | +30 min | 1 min |
| Statistica costi complessivi risorse umane (comprese retribuzioni) | Estr.4 ore | 1 min |
| Esecuzione di statistiche sulle risorse umane in generale | Ricerca dei dati necessari e copia sui fogli Excel +4 ore | Esecuzione di una query 1 min |
| Recupero informazioni complessive su una persona | Estr.60 min. | stampa 1 min |
| Sicurezza dei dati legata ai permessi sul disco | alta probabilità di errori o dimenticanze | Gestibile in modo centralizzato per tutte le informazioni conformemente |
Marco Marchetti – Responsabile Qualità – Galletti s.p.a. “L’ utilizzo di QualiWare ha reso più semplice la coordinazione del personale in materia di sicurezza aziendale, in particolare il tema del controllo in termini di: Processo di assunzione, visite mediche, formazione del personale, utilizzo DPI, QualiWare ha permesso di automatizzarne la gestione assicurando il rispetto delle scadenze a cui queste attività sono soggette, permettendo il pieno controllo delle operazioni inerenti al rispetto dei requisiti cogenti a cui la sicurezza aziendale è sottoposta.”
In un momento di storico sfavorevole come quello attuale, le aziende devono mantenere sotto controllo i costi, e migliorare l’efficienza, di ogni aspetto della propria organizzazione.
Le risorse umane sono una voce di costo consistente e devi gestirle con molta attenzione, monitorando i costi ma soprattutto verificando l’adeguatezza alle funzioni ricoperte, preparando piani di formazione adeguati e verificandone l’efficacia.
Diventa quindi necessario gestire molte informazioni in modo strutturato, applicando tecniche di Business Intelligence per prendere le decisioni più adeguate.
Per fare questo è necessario un apposito software gestionale che consenta di gestire tutte le informazioni sulle risorse umane in modo rapido e centralizzato, e offra quindi le risposte giuste nei tempi richiesti.
Vuoi maggiori informazioni su questo fantastico strumento allora CLICCA QUI.
Segnatevi in agenda l’evento “Il futuro dei sistemi di gestione, la nuova ISO 9001 per una qualità sostenibile”. Casi d’uso, testimonianze aziendali e stato dell’arte su applicazione, linee guida e nuovi percorsi formativi che si terrà Giovedì 20 Ottobre 2016.
Il Workshop, organizzato da Analysis in collaborazione con NCG e Soluzioni e con il supporto di esperti qualificati e istituzionali del settore, vuole rappresentare un’opportunità per una seria attività di cultura sulla nuova edizione della normativa ISO 9001.
L’obiettivo di questa seconda edizione, dopo l’enorme successo di pubblico dell’anno scorso, è diventare un punto di riferimento per la community della qualità.
L’evento avrà luogo presso la prestigiosa cornice del Centro Congressi Artemide – Viale delle Terme, 1010/B, Castel San Pietro Terme BO alle ore 14:00.
La partecipazione è gratuita previa iscrizione obbligatoria che può essere effettuata scrivendo a eventi@qualiware.it , fino ad esaurimento dei posti disponibili.
Il prossimo Seminario Online di QualiWare Academy, iniziativa riservata ai clienti che hanno sottoscritto il contratto di manutenzione QIS, sarà dedicato al Modulo processi e rischi integrato in QualiWare. Un insostituibile strumento per soddisfare uno dei requisiti più importanti evidenziati della nuova norma ISO 9001:2015: la corretta definizione dei processi aziendali.
Vi aspettiamo on-line giovedì 22 Settembre dalle ore 16 alle ore 17 per discutere i seguenti Argomenti:
Relatore:
Per iscrivervi: formazione@qualiware.it
Informazioni utili:
Ricordiamo inoltre la seconda edizione dell’evento #QualityWay con ACCREDIA e AICQ-SICEV che si terrà Giovedì 20 Ottobre 2016.
Il seminario avrà come tema: “Il futuro dei sistemi di gestione, la nuova ISO 9001 per una qualità sostenibile. Casi d’uso, testimonianze aziendali e stato dell’arte su applicazione, linee guida e nuovi percorsi formativi” e si svolgerà presso la prestigiosa cornice del Centro Congressi Artemide – Viale delle Terme, 1010/B, Castel San Pietro Terme BO alle ore 14:00.
La partecipazione è gratuita previa iscrizione obbligatoria che può essere effettuata scrivendo a eventi@qualiware.it, fino ad esaurimento dei posti disponibili.
Vi aspettiamo.
Workshop “Gestire i rischi, novità e strumenti per i modelli 231/01 e la nuova ISO 9001 del 2015” – 8/9/2015 – Farete 2015
Relatore: Alberto Mari di NCG, Network Consulting Group