La conservazione sostitutiva con QualiWare

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La recente normativa italiana riguardante la firma digitale e la conservazione sostitutiva dei documenti è stata notevolmente semplificata, ai fini di favorire la dematerializzazione dei documenti, sia per la pubblica amministrazione, che per le aziende private, a partire dalle grandi imprese sino agli studi professionali. Per queste ultime, si presenta quindi la grande opportunità di risparmiare tempo, spazio e quindi denaro attraverso dematerializzazione e firma digitale.

QualiWare, con il suo modulo di gestione Documentale potente, flessibile e semplice da usare, rappresenta la soluzione ideale per la produzione e l’archiviazione di tutti i documenti aziendali. Analysis ha quindi pensato di estenderne le funzionalità per consentire ai proprio clienti di cogliere questa interessante opportunità continuando ad utilizzare gli strumenti che già conoscono e apprezzano, e aggiungendo a questi le funzionalità software necessarie per firmare digitalmente i documenti e gestire quindi la conservazione sostitutiva secondo i termini di legge.

Grazie all’integrazione con la soluzione in the cloud Documatica di KPN Qwest, i documenti archiviati in QualiWare potranno essere gestiti secondo le modalità previste dalle normative per la conservazione sostitutiva, in modo totalmente automatico e trasparente per l’utente.

Per saperne di più, potete richiedere informazioni scrivendo a commerciale@qualiware.it.

Archiviare le e-mail con QualiWare

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La prossima service release di QualiWare conterrà una importante novità:

la possibilità di archiviare le e-mail inviate e ricevute tramite Microsoft Outlook

Si sa che l’e-mail è diventato lo strumento principale con il quale vengono scambiate le informazioni all’interno delle aziende, e fra le aziende e i propri business partner, principalmente clienti e fornitori.

Le e-mail contengono spesso informazioni importantissime che non vengono archiviate in nessun altro sistema a parte le caselle di posta di mittenti e destinatari. Si pensi ad esempio allo scambio di informazioni fra fornitore e cliente relativamente ad un reclamo o ad un’assistenza tecnica. Generalmente ci si limita a ad inserire, all’interno di un modulo, un riassunto delle informazioni scambiate, ma questo potrebbe essere insufficiente a ricostruire l’intera sequenza di eventi nel caso questo fosse necessario, dal momento che non è generalmente possibile accedere agevolmente alle caselle di posta di altri utenti.

La nuova funzione consente di risolvere questo problema, grazie alla possibilità di importare e archiviare lee-mail fascicolate per oggetto e soprattutto collegandole automaticamente alla scheda anagrafica del cliente o fornitore cui si riferiscono.

Sarà possibile configurare in QualiWare una o più categorie documentali atte a contenere le e-mail archiviate, che potranno essere a loro volta contenute in una o più cartelle create nella propria casella di posta o in una casella condivisa. E’ quindi possibile prevedere archiviazioni separate per tipologie di e-mail differenti, come ad esempio quelle relative all’assistenza tecnica e quelle relative all’area commerciale.

Per il rispetto della privacy l’accesso alle categorie documentali sarà disciplinato secondo le usuali modalità previste da QualiWare, e la visibilità delle e-mail archiviate potrà essere concessa secondo regole ben definitenon solo ai mittenti o destinatari delle stesse, ma a qualsiasi utente si prevede possa essere a qualche titolo interessato alle informazioni in esse contenute.

Grazie a questa nuova funzionalità, l’e-mail viene gestito con gli stessi criteri del resto della documentazione prodotta e/o archiviata con QualiWare, e ne viene quindi salvaguardato il contenuto informativo.

Riconoscimento barcode e distribuzione automatica dei documenti

QualiWare Server Daemon, lo strumento che consente di automatizzare le attività di gestione del flusso dei documenti in entrata e in uscita, si arricchisce di due nuove importantissime funzionalità:

  • Il riconoscimento dei barcode sui documenti importati
  • L’invio automatico di documenti pubblicati

Il riconoscimento barcode consiste nella possibilità di leggere dal documento informazioni che possono poi essere utilizzate per determinare i valori dei campi da inserire nel database. Grazie a questa funzione è possibile ad esempio implementare un sistema di archiviazione automatica di documenti cartacei, come ad esempio schede di raccolta dati in produzione. Se tali schede riportano, come spesso accade, il codice a barre della commessa o ordine di produzione, è sufficiente passare allo scanner la copia cartacea compilata dall’operatore per far sì che essa venga importata automaticamente in QualiWare e collegata alla scheda tecnica del prodotto cui si riferisce, il quale viene determinato, assieme ad altri dati che possa essere utile memorizzare nel database di QualiWare, tramite un’interrogazione effettuata sul database dell’ERP e utilizzando il valore contenuto nel codice a barre come chiave di ricerca. 

L’invio automatico dei documenti pubblicati consente invece di implementare la distribuzione via e-mail di documenti senza attività manuali da parte di un operatore. Una possibile applicazione èl’invio delle fatture ai clienti. Predisponendo un’archiviazione automatica delle fatture effettuata in QualiWare, è poi possibile configurare opportunamente il servizio di Mailing di QualiWare Server Daemon per far sì che al momento dell’importazione di ogni fattura ne venga effettuato l’invio immediato al cliente, con registrazione dell’operazione nella lista di distribuzione del documento.

E’ da sottolineare come i due esempi sopra citati, riguardanti il primo il flusso di informazioni verso QualiWare, e il secondo il flusso di informazioni in uscita da QualiWare, sono implementabili semplicemente agendo sui pannelli di configurazione di QualiWare Server Daemon, senza la necessità di sviluppare moduli personalizzati. Tutte le logiche di importazione documenti ed invio di e-mail sono definibili attraverso query, consentendo quindi il completo controllo di ogni aspetto.

Per informazioni sulle due funzionalità sopra descritte, potete contattare il servizio di assistenza scrivendo ad assistenza@qualiware.it.