Case Study “Liste di Distribuzione Dinamiche”

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alle Liste di Distribuzione Dinamiche.

Esigenza
ottenere un elenco di Contatti (prelevati dai singoli Organigramma Clienti/Fornitori), a cui inviare in un’unica soluzione un Documento gestito per mezzo del modulo QualiWare Gestione Documentazione.

Soluzione
E’ stata realizzata un’apposita query parametrica che ricerca in base ai parametri specificati dall’utente tutti i corrispondenti Contatti contenuti all’interno dei singoli organigramma dell’anagrafica Clienti/Fornitori di QualiWare.

In maschera sono presenti 3 pulsanti funzione:
– “Scheda Cliente” apre la maschera standard di gestione del relativo record di anagrafica.

– “Invia e-mail”  crea una bozza di e-mail in cui vengono inseriti come destinatari l’elenco dei nominativi risultato della query. Sarà possibile terminare di compilare ed infine inviare questo messaggio.

– “Crea lista di distribuzione” crea un’apposita Lista di Distribuzione con l’elenco dei risultati ottenuti in formato standard QualiWare (il file generato sarà automaticamente salvato nella giusta collocazione, senza alcun intervento da parte dell’utente).
L’utente potrà utilizzare la lista di distribuzione dimanica creata accedendo alla scheda di distribuzione del documento desiderato importandola tramite la funzione “Importa Lista”. La lista dei Destinatari si alimenterà automaticamente ed il Documento sarà distribuito, secondo la modalità selezionata, pochi istanti dopo.

 Vantaggi
La query parametrica realizzata ad hoc ha permesso di generare ricerche mirate e ottimizzate per “rimescolare” in più modi i dati esistenti. Con un unico cruscotto di lavoro l’operatore può leggere e riutilizzare a piacimento nel programma, in modo facile, immediato e pratico, i risultati ottenuti. Questo ha consentito un risparmio di tempo nelle attività svolte, in precedenza manuali, in modo così più efficace.

Case Study “Monitoraggio del Workflow”

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al “Monitoraggio del Workflow”.

Esigenza
Controllare in tempo reale lo stato dei workflow di RECLAMI e NON CONFORMITA’ in modo da evidenziare i punti di blocco del processo di gestione. Comunicare tempestivamente agli utenti quali sono le attività da svolgere.

Soluzione
Viene realizzato un report da inviare via email ad ogni utente che contiene le attività aperte. Un secondo report, che contiene le attività di tutto il gruppo di lavoro, viene inviato agli amministratori del sistema. Ogni volta che un utente chiude una fase di lavoro il sistema di invio automatico delle email avverte l’operatore responsabile della fase successiva.

Il report contiene, per ogni tipo di registrazione, la sequenza delle fasi ancora aperte. Il segnale rosso a destra indica quale attività è in corso.

La figura successiva descrive lo schema implementato per gli avvisi agli utenti.


 

 


Vantaggi
Ogni utente dispone di una lista delle attività di sua competenza. I responsabili possono controllare in ogni momento lo stato complessivo  delle registrazioni aperte.

 

Case Study “Portale di importazione files”

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo al “Portale di importazione files”.

Esigenza:
Importare nel documentale un gruppo di files relativi ad un singolo argomento in un colpo solo.

Soluzione:
L’utente stabilisce i collegamenti da generare e copia i files un una directory di transito che viene utilizzata dal servizio di importazione automatica di QualiWare (QWNTSEC).


 

 

Vantaggi:
Risparmio di tempo sia in fase di inserimento che in fase di ricerca dei documenti caricati

 

Webinar sulla gestione documentale con QualiWare: venerdì 17 ottobre ore 16

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Il prossimo Seminario Online dell’iniziativa QualiWare Academy 2014, riservata ai clienti che hanno sottoscritto il contratto di manutenzione QIS, sarà dedicato alla gestione documentale.
Vi aspettiamo on-line venerdì 17 ottobre dalle ore 16 alle ore 17.
Per iscrivervi: formazione@qualiware.it

Argomenti:

  • I principi generali della gestione documentale in QualiWare
  • Categorie di tipo form e file
  • Albero documentale, gruppi e sottogruppi
  • L’integrazione con Microsoft Office e OpenOffice/LibreOffice
  • Definizione del workflow tramite il WorkFlow Designer
  • Definizione del form tramite il Form Designer
  • Utilizzo della gestione documentale via web tramite i Cloud Components

Informazioni utili:

  • Al momento dell’iscrizione vi verrà inviato il link da utilizzare per l’installazione automatica del software necessario per stabilire il collegamento.
  • Per potere interagire con il docente durante il corso è necessario l’utilizzo di cuffie con microfono.
  • Il calendario completo della QualiWare Academy 2014 è disponibile qui.
  • Hai perso un Webinar della QualiWare Academy? Niente paura! Puoi rivedere i precedenti seminari sul nostro canale YouTube accedendovi dall’apposita sezione Video del Forum

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Case study Fascicolazione Fatture-Ordini-Bolle

Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla “Fascicolazione Fatture-Ordini-Bolle”.

Esigenza:
Azzerare i tempi di ricerca dei documenti contabili.

Soluzione:
I documenti contabili passivi (fatture, bolle, ordini) vengono registrati nel gestionale che, al termine di ogni registrazione, produce una etichetta che viene incollata sul documento. I fogli vengono poi scannerizzati e producono un file pdf che viene importato automaticamente da QualiWare. Allo stesso modo i documenti contabili attivi (fatture, bolle, ordini) stampati dal gestionale vengono stampati in formato pdf e importati in QualiWare. Una volta terminata la fase di importazione per ogni documento vengono riempiti alcuni campi (codice cliente o fornitore, importo fattura, iva, …) utilizzando alcune viste che contengono i dati del gestionale. Allo stesso modo vengono creati i collegamenti fra le varie registrazioni (gli ordini vengono collegati alle fatture, le bolle agli ordini) utilizzando la fascicolazione o i collegamenti fra documenti.

In questo modo si può isolare l’intero fascicolo di documenti relativi a una fattura, a una bolla o a un ordine.

Vantaggi:
I tempi di ricerca dei documenti contabili sono azzerati.

 

 

Case study Gestione Documentale Appalti

Aperitivo QualiWareCome nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” siamo a proporvi il Case Study relativo alla “Gestione Documentale Appalti”.

Esigenza
Informatizzare un flusso documentale e di richieste esistente ma fuori controllo. Il flusso operativo coinvolge principalmente due uffici aziendali (Tecnico, Ufficio Acquisti) e il Fornitore. Al momento della richiesta viene gestito in modo estemporaneo con l’invio di mail ed è mancante un controllo degli step di richiesta e la   responsabilizzazione dei relativi uffici  nella verifica dei tempi e dei documenti richiesti in ottica Sicurezza, legati al Contratto di Appalto. Il flusso gestionale è quello riportato in immagine.

Documentazione relativa ai lavori in appalto

Soluzione e Vantaggi:
In base al flusso sopra esposto sono stati realizzate alcune categorie documentali per gestirlo dalla richiesta iniziale fino all’inizio dei lavori e, grazie a caratteristiche peculiari di QualiWare come la fascicolazione e il collegamento automatico di documenti all’anagrafica Clienti-Fornitori si è potuta dare una strutturazione organica a tutta la gestione documentale afferente gli Appalti. Nella pagina seguente vengono riportati i form realizzati dove sono presenti specifici pulsanti per l’invio di mail di richiesta e sollecito di documenti al Fornitore, ed anche un pulsante che consente all’Ufficio Acquisiti di informare l’Ufficio Tecnico della stesura del Contratto di Appalto. I form “Contratto d’Appalto” e “documenti Base” e “Sicurezza” hanno specifiche date di scadenza tramite le quali è possibile monitorare la validità dei documenti e mediante promemoria dedicati avvisare il fornitore della necessità di aggiornamento.

Case Study: gestione documenti DUVRI

 

Aperitivo QualiWare

Come sesto appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” !
Oggi vi proponiamo oggi il Case Study relativo alla “Gestione documenti DUVRI”.

Esigenza:
Gestire la richiesta e l’invio dei documenti inerenti la sicurezza tra aziende, ed avere anche un repository condiviso con relativo scadenzario. L’azienda ha diverse sedi per cui gestire questa problematica.

Soluzione:
Per gestire i documenti relativi alla Sicurezza Fornitori sono state create quattro apposite categorie documentali:
–          Documenti interni sicurezza
–          Modelli Documenti
–          Richiesta Documenti
–          Documenti Esterni

La categoria “Documenti Interni Sicurezza” raccoglie i documenti relativi alla gestione sicurezza dell’Azienda, inseriti identificando la sede di appartenenza (causale parametrizzabile) e la tipologia (causale parametrizzabile).

La categoria “Modelli Documenti” conterrà la modulistica standard che l’azienda definirà come aiuto alla compilazione dei documenti richiesti mediante il form “Richiesta Documenti” (vedi pag. successiva).

La categoria “Documenti Esterni”  raccoglie i documenti esterni pervenuti dai Fornitori a seguito di richiesta. Questi documenti vengono inseriti identificando l’anagrafica e la tipologia documento. I documenti inseriti andranno a far parte di uno specifico fascicolo documentale visibile accanto alla Richiesta Documenti, la quale vedrà automaticamente aggiornata la lista “Documentazione Inserita in QualiWare”.
Ogni documento di questa categoria avrà la propria data di scadenza ed un contatto esterno per poter gestire promemoria sia interni che esterni.

La categoria “Richiesta Documenti” è la categoria principale dell’applicazione realizzata e funge da collettore per le informazioni ed i documenti inseriti nelle altre tre categorie.

Nella prima scheda è possibile definire quale è l’anagrafica Fornitore di riferimento della richiesta con l’inserimento di un diretto responsabile a cui indirizzare i successivi mail e promemoria, ed i documenti per i quali si fa esplicita richiesta (con allegato eventuali modelli).
L’’inserimento dei documenti pervenuti nella categoria “Documenti Esterni” auto aggiorna l’elenco dei documenti inseriti in QualiWare e mediante apposito tasto è possibile sollecitare con un mail l’invio dei mancanti.

Nella scheda successiva “da Inviare” è possibile gestire la documentazione richiesta dal fornitore e da inviare. L’invio avviene mediante distribuzione automatica dei documenti in lista presenti  nella categoria “Documenti Interni Sicurezza”.

Il form prevede inoltre un report stampabile in formato html che riassume tutta la richiesta.

Vantaggi:
Con la soluzione realizzata è stato possibile razionalizzare ed uniformare una gestione prima diversificata tra gli stabilimenti e di difficile controllo da parte del Responsabile Sicurezza. Ora tutto è centralizzato e condiviso, inoltre grazie ai promemoria l’azienda, e volendo anche il fornitore stesso, può essere avvisata della scadenza di un documento e richiedere la versione aggiornata o provvedere alla revisione.

La gestione documentale attiva di QualiWare

Spesso ci viene chiesto se la gestione documentale di QualiWare non si sovrapponga con altri DMS (Document Management System) già presenti in azienda, ad esempio nell’area amministrativa o in quella tecnica. La realtà è che QualiWare offre prestazioni superiori ai classici DMS, che lo rendono in grado di realizzare rapidamente applicazioni adeguate agli esatti bisogno dell’azienda.

Oltre ad essere stato concepito partendo dai criteri di Gestione della Qualità, e ad avere quindi un approccio non tipicamente gestionale, QualiWare offre infatti una serie di caratteristiche uniche che lo rendono particolarmente adatto ad interfacciarsi con gli altri prodotti software presenti in azienda, dagli strumenti di produttività personale come Microsoft Office, OpenOffice e LibreOffice, agli ERP, e, più in generale, ai database presenti in azienda.

In altre parole, non sono gestiti solo documenti e files ma anche dati tabellati, eventualmente importati da altri database laddove presenti. Per questo, e per gli altri motivi che indicheremo nel seguito, qualla di QualiWare può essere definita una gestione documentale attiva, dal momento che i documenti nascono prevalentemente nel sistema, e non vengono semplicemente archiviati in esso.

Gli strumenti normalmente utilizzati per produrre documenti, quali Microsoft Word, Microsoft Excel o i già citati OpenOffice e LibreOffice, vengono gestiti in modo automatico da QualiWare. A partire dall’esclusiva gestione dei modelli, l’utente può creare documenti senza doversi preoccupare né di aprire il relativo programma né di decidere dove salvare. Pensa a tutto QualiWare. Non solo: le informazioni principali, i cosiddetti metadati, risiedono nel database, ma devono essere necessariamente riportate anche sul documento. Grazie ai campi QualiWare, l’utente in fase di preparazione dei modelli ha la possibilità di scegliere da un menu presente in Word ed Excel, le informazioni che vuole inserire nel documento, e anche la posizione dove riportarle. In fase di redazione non sarà necessaria alcuna operazione, tali informazioni saranno automaticamente aggiornate.

Generalmente nei DMS i metadati dei documenti, cioè le informazioni che qualificano i documenti stessi consentendone la rintracciabilità, sono costituiti da campi fissi, con, al massimo, la possibilità di attribuire loro un nome. In QualiWare, oltre a questo, è anche possibile anche definire liberamente l’interfaccia con la quale l’utente inserirà tali dati, trasformandola in un vero e proprio modulo, comprensivo di liste di ricerca, vincoli, logiche di visualizzazione. Questo grazie all’esclusivo QualiWare Form Designer.

 

 

Risulta così possibile archiviare non solo documenti ma anche moduli dove l’utente è abilitato a scrivere solo in determinati campi e secondo le regole prestabilite tramite la gestione workflow integrata, aumentando notevolmente la qualità del dato.

I metadati dei documenti consentono la realizzazione di viste gerarchiche che rendono possibile una rapida rintracciabilità dei documenti inseriti a sistema già dalla home-page di QualiWare.

 

 

 

A queste caratteristiche esclusive, si aggiungono altre funzionalità tipiche di un DMS, quali la possibilità di importazione massiva, anche automatica, di documenti, il riconoscimento barcode, l’OCR, la creazione automatica di PDF, la distribuzione dei documenti.

Tutte le funzioni di QualiWare (comprese quelle che integrano Office, OpenOffice e LibreOffice) sono utilizzabili anche tramite browser, e l’archivio documentale è accessibile e utilizzabile tramite l’apposita app.

Ulteriori approfondimenti sulla gestione documentale di QualiWare sono disponibili qui.

Corso Gestione Documentale Applicata – seconda edizione: 21/06/2012

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Il modulo Gestione Documentale di QualiWare non offre solamente funzionalità di archiviazione di documenti. Con l’introduzione del Form Designer, è stata data la possibilità agli utenti di utilizzare tutta la potenza del database per gestire e archiviare moduli dalla struttura anche complessa, senza la necessità di possedere competenze di programmazione.
E’ così possibile implementare molto rapidamente la gestione di dati e documenti tipica non solo dei sistemiQualità ISO 9001, ma anche di quelli Ambientali ISO 14001, Automotive ISO-TS 16949, H&S OHSAS 18001, ecc., mantenendo la struttura documentale già utilizzata prima dell’introduzione di QualiWare.
 
Per offrire la possibilità di approfondire le ultime novità introdotte nel modulo di gestione Documentale, e di vedere all’opera e analizzare alcune soluzioni già implementate, Analysis ha organizzato il corso “Gestione Documentale Applicata” la cui prima edizione si è tenuta il 24/05/2012. Visto il grande numero di adesioni, abbiamo deciso di replicare il corso per consentire la partecipazione a chi non ha potuto essere presente. La seconda edizione si terrà quindi il 21/06/2012 dalle ore 14.00 presso la sede di Analysis.

Il corso è gratuito per i clienti titolari di contratto di Manutenzione QIS. Per l’iscrizione, scrivere a formazione@qualiware.it.