Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla “Gestione Certificati Forniture”.
Esigenza:
Con l’obiettivo di produrre in modalità paperless il fascicolo Qualità del prodotto finito (Quality Book), si aveva l’esigenza di archiviare i certificati delle forniture.
Soluzione:
Avendo escluso l’inserimento manuale di certificati cartacei a causa dell’elevato impegno richiesto in termini di tempo, si è optato per una soluzione paperless che prevede la richiesta ai fornitori di trasmettere i certificati tramite e-mail inviati ad un indirizzo di posta specificamente creato, e la successiva importazione da parte di QualiWare in maniera totalmente automatizzata.
Nella scheda “Elenco materiali in entrata”, che contiene l’elenco di tutti prodotti in entrata, divisi per DDT, è presente un apposito pulsante tramite il quale l’utente avvia la procedura di importazione. Essa esamina tutti i messaggi presenti nella cartella “Posta in arrivo”, e ne archivia gli allegati (il cui nome corrisponde al codice articolo) in un’apposita categoria documentale, il cui form contiene anche i campi per memorizzare il codice
fornitore e il riferimento all’ordine di acquisto, reperito dall’oggetto del messaggio.
I messaggi elaborati con successo vengono spostati in un’apposita sottocartella, mentre per quelli che presentano errori (come ad esempio la mancata specifica del numero d’ordine d’acquisto, o la presenza di allegati aventi come nome un codice articolo non esistente) viene generata una risposta automatica al fornitore con l’indicazione della mancata importazione e dei motivi. Essi vengono anche spostati in un’apposita
sottocartella, per un’eventuale elaborazione manuale.
Ogni certificato archiviato viene collegato automaticamente al rapporto di accettazione cui fa riferimento, determinato tramite l’ordine di acquisto e il codice articolo.
La soluzione ha consentito di trasferire al fornitore buona parte del lavoro necessario per l’archiviazione dei certificati di fornitura. In questo modo si è resa sostenibile per l’azienda una attività indispensabile per la produzione del Quality Book di ogni prodotto finito, che è richiesto dai clienti come condizione necessaria per il pagamento delle forniture.
