Scopri i vantaggi di gestione le Risorse Umane con QualiWare

Scopri come risparmiare tempo e denaro nella gestione delle risorse umane in azienda con un metodo semplice e semi-automatico.

 

Anche nella tua azienda tu o un tuo collega passate ore ed ore a gestire le informazioni relative al personale?
Anche tu devi gestire i corsi che devono essere fatti all’interno della tua azienda?
Passi le tue giornate a controllare le scadenze delle visite mediche a cui devono essere sottoposti i tuoi dipendenti?
Ti occupi tu di consegnare e gestire i dispositivi di protezione individuale che devono essere consegnati ai tuoi collaboratori o colleghi?

Se hai risposto SI ad almeno una delle domande qui sopra allora continua a leggere.

Le informazioni da gestire relativamente alle risorse umane sono di varia natura, e molte di queste sono legate a disposizioni legislative o normative che vengono aggiornate e alle quali tu difficilmente riesci ad adeguarti rapidamente o con uno sforzo minimo.

Hai mai pensato a quanto tempo dedichi ogni giorno, ad esempio, per organizzare i corsi di formazione del tuo personale?
Quante scadenze devi gestire per ogni singola persona?
Ci sono: la visita periodica per il controllo della vista, il corso di formazione per l’addetto all’antincendio che deve essere rinnovato ogni 3 anni così come il corso di addetto al primo soccorso.

La struttura delle informazioni è tipicamente “tabellare” per cui potresti pensare che Excel è lo strumento più adatto per gestirle, ma i suoi limiti sono veramente molti.

Pensa alla Riservatezza dei dati che devi gestire, con Excel riesci a garantire che nessuno li alteri o per lo meno riusciresti a risalire a chi potrebbe averli alterati? La risposta è no, a meno che tu non sia un esperto informatico o che il tuo reparto informatico non abbia attivato tutta una serie di procedure che gli consentirebbero di risalire a chi ha avuto accesso ad un documento ma con un enorme dispendio di risorse e tempo sia per implementarlo che per gestirlo.

E tutta questa mole di dati riusciresti ad estrarli e ad analizzarli velocemente? Dovresti aprire ogni singolo file Excel ed andarti a selezionare per ognuno le colonne che ti interessano per poi estrarre i dati che ti interessano per poi analizzarli. E questo ripetuto per ogni singolo foglio Excel che ti interessa.

E per condividere tutte queste informazioni quanto tempo ti ci vuole?

Ho provato a fare una botta di conti per te…

  • Per avere un’idea delle scadenze delle visite programmate impieghi in genere circa 15 minuti per fare un’estrazione dai fogli Excel.
  • Per fare il calendario della formazione per ogni area aziendale ti vogliono in media 30 minuti.
  • Per avere un riepilogo dei costi della formazione per ogni area altri 30 minuti almeno
  • Per l’analisi delle competenze per fare un piano formativo o per gestirlo ti servono in media 4 ore, mezza giornata per organizzare un piano formativo adeguato alle funzioni che vengono svolte nella tua azienda.
  • Infine per avere una statistica dei costi complessivi relativi alle risorse umane, comprese le retribuzioni, a te servono all’incirca 8 ore.

Quante cose potresti fare se riuscissi a dimezzare se non addirittura a ridurre ad un quarto il tempo necessario a svolgere queste attività?

Ma il tempo non è l’unico fattore da valutare…è importantissimo anche pensare al rischio che corri se ti dovessi dimenticare una scadenza.

Mettiamo caso che tu mandi i tuoi collaboratori presso i tuoi clienti ad eseguire dei lavori utilizzando dei muletti e uno di loro si fa male…come ti giustifichi con l’assicurazione se poi scoprono che ti sei dimenticato che gli scadeva il patentino per il muletto per cui non avrebbe potuto guidarlo? Non puoi certo dirgli che hai troppe cose a cui pensare e che ti è sfuggita proprio questa scadenza.

Cosa ti potrebbe servire per migliorare questa gestione?

Ti servirebbe un’unica interfaccia di accesso alle informazioni sulle risorse umane, ti servirebbe un database che da solo riuscirebbe a risolve i tre problemi di:

  • Riservatezza
  • Estrazione dati
  • Condivisione delle informazioni

Questa interfaccia esiste!

Il passaggio da fogli Excel ad un software gestionale è sempre delicato, ti faccio vedere in maniera più dettagliata di prima quali potrebbero essere i tempi necessari alle normali attività di gestione del personale fatte con Excel o fatte con il modulo Gestione Risorse Umane e Sicurezza di QualiWare.

 

  Configurazione tempi di gestione Hr  
Attività Excel QualiWare
Gestione Anagrafica Personale Inserimento 5 min Inserimento5 min
Gestione dati:DPI – visite mediche Ins.2 min. Ins.4 min
Statistica dei DPI consegnati Estrazione file 15 min Stampa1 min
Statistica scadenze visite programmate Estr.file15 min Stampa 1 min
Pianificazione formazione Ins.se fatto 2 min Ins.2 min
Inserimento dati formazione a consuntivo Ins. (Se fatto) 5 min Ins.in scheda relativa 5 min
Calendario formazione per area 30 min. 1 min
Riepilogo costi formazione per area +30 min 1 min
Gestione competenze 10 min 10 min
Analisi competenze per redazione/verifica piano formativo Estrazione excel 4 ore Stampa 1 min
Gestione infortuni (Se fatto) 2 min 1 min
Statistica infortuni 20 min 1 min
Gestione richiami e provvedimenti 5 min 5 min
Inserimento costi retribuzione su una persona per esecuzione statistiche Ins.20 min/mese Import. da paga 1 min
nserimento costi benefit per persona per esecuzione statistiche (Se fatto) 15 min 5 min
Inserimento dati contrattuali per persona per esecuzione statistiche e budget 5 min. 5 min
Riepilogo costi formazione per area +30 min 1 min
Statistica costi complessivi risorse umane (comprese retribuzioni) Estr.4 ore 1 min
Esecuzione di statistiche sulle risorse umane in generale Ricerca dei dati necessari e copia sui fogli Excel +4 ore Esecuzione di una query 1 min
Recupero informazioni complessive su una persona Estr.60 min. stampa 1 min
Sicurezza dei dati legata ai permessi sul disco alta probabilità di errori o dimenticanze Gestibile in modo centralizzato per tutte le informazioni conformemente

Marco Marchetti – Responsabile Qualità – Galletti s.p.a. “L’ utilizzo di QualiWare ha reso più semplice la coordinazione del personale in materia di sicurezza aziendale, in particolare il tema del controllo in termini di: Processo di assunzione, visite mediche, formazione del personale, utilizzo DPI, QualiWare ha permesso di automatizzarne la gestione assicurando il rispetto delle scadenze a cui queste attività sono soggette, permettendo il pieno controllo delle operazioni inerenti al rispetto dei requisiti cogenti a cui la sicurezza aziendale è sottoposta.”

In un momento di storico sfavorevole come quello attuale, le aziende devono mantenere sotto controllo i costi, e migliorare l’efficienza, di ogni aspetto della propria organizzazione.
Le risorse umane sono una voce di costo consistente e devi gestirle con molta attenzione, monitorando i costi ma soprattutto verificando l’adeguatezza alle funzioni ricoperte, preparando piani di formazione adeguati e verificandone l’efficacia.

Diventa quindi necessario gestire molte informazioni in modo strutturato, applicando tecniche di Business Intelligence per prendere le decisioni più adeguate.
Per fare questo è necessario un apposito software gestionale che consenta di gestire tutte le informazioni sulle risorse umane in modo rapido e centralizzato, e offra quindi le risposte giuste nei tempi richiesti.

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Portale Web Clienti Fornitori

Chi altro vuole condividere i propri documenti in maniera semplice e sicura con i propri clienti e fornitori?

L’aspetto fondamentale della norma ISO 9001 è la soddisfazione del cliente. Questa soddisfazione può avere mille sfaccettature ed una di queste può essere la condivisione con il tuo cliente di documenti in maniera rapida, puntuale e sicura.

Per ottenere questo risultato potresti utilizzare il caro e vecchio Outlook, grazie al quale riusciresti ad inviare un documento in maniera rapida ma senza garanzia che il documento arrivi e che nessuno ti stia leggendo la posta. Rischio da non sottovalutare visto che al giorno d’oggi ci sono tantissimi malintenzionati pronti a ricavare informazioni e dati che gli possono servire per fare soldi sulle tue spalle.

Potresti anche affidarti al fax, più sicuro ma allo stesso tempo più lento e obbliga sia te che il tuo cliente a stampare i documenti che dovete scambiarvi, con un costo che sommato per ogni documento condiviso con ognuno dei tuoi clienti alla fine dell’anno si tramuta in un mucchio di soldi che avresti potuto risparmiare.

In aggiunta ai singoli problemi dei due metodi di cui ti ho parlato sopra ce n’è uno che li accomuna…l’impossibilità di aggiornare il dato automaticamente e con la certezza che il cliente abbia a disposizione l’ultima versione del documento.

Questo stesso discorso potresti farlo anche rivolto verso i tuoi fornitori, ai quali ad esempio potresti avere la necessità di inviare i disegni relativi ad un pezzo che ti devono creare ed essere sicuro che la versione su cui il tuo fornitore sta lavorando sia proprio quella esatta.

Prova ad immaginare quali  problemi potresti avere se tu non riuscissi ad essere sicuro che questi documenti vengano ricevuti e che allo stesso tempo siano aggiornati in maniera corretta.

Come potresti evitare questa situazione?

All’interno di QualiWare Web Server c’è una funzionalità chiamata Portale Clienti/Fornitori.

Attraverso questa funzionalità potrai condividere con i tuoi clienti o fornitori tutti i documenti che ritieni necessari.

Area Riservata

L’accesso al portale è possibile solo tramite nome utente e password che sono gestiti da QualiWare, avrai così la sicurezza che il dato non sia accessibile a nessun altro se non al cliente o fornitore con il quale hai condiviso il documento.

Accesso Portale

Tutti i Clienti e Fornitori abilitati possono usufruire del Portale  semplicemente digitando su internet l’indirizzo del portale.

Una volta che avrai condiviso un documento con un cliente o fornitore una mail lo informerà che nel Portale a lui dedicato sono disponibili questi documenti.

Con questa modalità sarai in grado di vedere l’avvenuta lettura di ogni singolo documento ed anche la data esatta di quando questo è avvenuto.

File distribuiti

Utilizzando il Portale potrai uniformare la procedura di distribuzione dei documenti, riuscendo quindi a snellire e semplificare notevolmente le operazioni da compiere ed utilizzando sempre e solo la medesima interfaccia. In meno della metà del tempo riuscirai a svolgere le stesse attività in maniera ancora più pratica.  Tutto questo ti sarà possibile grazie all’utilizzo di uno strumento semplice ed essenziale, che ti permetterà di recapitare rapidamente ed in maniera controllata solo ed esclusivamente quelle informazioni che devono essere condivise avendo infine un feedback automatico.

Scrivi a [email protected] per avere maggiori informazioni sul Portale Clienti e Fornitori di QualiWare.

Cruscotto Indicatori Aziendali

Chi altro vuole avere il pieno controllo sui KPI?

Ogni giorno nelle aziende vengono generati numeri… legati al fatturato, alla produzione, alle non conformità solo per citarne alcuni.

Se anche tu ti ritrovi quotidianamente a dover gestire questa enorme quantità di numeri e stai cercando uno strumento che ti aiuti a monitorare, in maniera rapida e automatica, questi numeri continua a leggere.

La norma ISO 9001-2015 al punto 4.4.1 dice: “[…] c) determinare e applicare i criteri e i metodi (compresi il monitoraggio, le misurazioni e gli indicatori di prestazione correlati), necessari ad assicurare l’efficace funzionamento e la tenuta sotto controllo di tali processi; […]” 

Cosa significa? Vuol dire che tutti i dati che vengono ritenuti importanti per un miglior funzionamento dell’azienda devono essere monitorati e misurati, quindi è necessario che tu riesca ad avere il pieno controllo di tutti questi indicatori.

Il problema più grande degli indicatori è che difficilmente vengono aggiornati e questo porta ad avere delle analisi non aggiornate e dati completamente sballati che ti porteranno, nella migliore delle ipotesi a dover perdere un sacco di tempo per aggiornarli o ancora peggio a fornire ai tuoi responsabili o alla direzione dei numeri non corretti.

Un altro problema dei dati è che sono sparsi per l’azienda. Ce ne sono sul gestionale, di solito quelli relativi al budget che tanto piacciono alla direzione, ce ne sono in produzione sia relativi al numero di pezzi prodotti che al numero di non conformità riscontrate, ce ne sono in qualunque area della tua azienda.

Quanto tempo ti server per poterli reperire tutti? Quante volte devi chiedere alle persone responsabili di passarti i dati aggiornati? E tutta questa fatica anche solo per avere un’idea di massima dell’andamento di un’attività.

Non sei l’unico ad avere questo problema, sono tanti gli addetti della Qualità e i dirigenti che ogni giorno devono impazzire in queste attività.

La soluzione a questi problemi esiste.

Il modulo QUESTIONARI e INDICATORI (KPI) e DASHBOARD DESIGNER di QualiWare grazie al quale potrai gestire, monitorare e avere sempre sotto controllo i dati aziendali che più ti interessano.

I dati possono essere presi da QualiWare, attraverso delle query automatizzate, direttamente al suo interno oppure dal gestionale o da altri database, altrimenti può mandare una mail al responsabile di un indicatore in modo che lui stesso vada ad aggiornare il dato.

Per ogni dato è possibile stabilire che tipo di visualizzazione impostare: Tachimetri, Linee, Barre, Torta, Gantt, Mappe, Tabelle.

tachimetro

C’è anche la possibilità di avere una stampa che riassume le performance ottenute analizzando, per ogni indicatore, la percentuale di valori che soddisfano gli obiettivi prefissati.La sintesi degli indicatori (cruscotto) riassume in una pagina i valori dei processi aziendali nel periodo selezionato.

gant

Che vantaggi avrai con questo strumento?
La possibilità di sintetizzare l’analisi sugli indicatori per valutare velocemente gli aspetti da migliorare in un’unica dashboard (schermata) è il plus di questa applicazione.
Da alcuni Clienti  l’esplicita richiesta della dashboard da parte dei valutatori in corso di Audit, pertanto la sua realizzazione soddisfa non solo esigenze interne ma anche esigenze di terze parti.

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A marzo il secondo corso di formazione per esperti UMIQ

Il successo della prima edizione 2015 del corso di formazione per esperti in diagnosi organizzativa finalizzata a piani di miglioramento aziendale con metodo UMIQ® ha convinto Unindustria Bologna a organizzare una seconda edizione in collaborazione con FAV. Il programma è suddiviso in 7 moduli didattici di 8 ore tra marzo e aprile 2016.

Pier Alberto Guidotti, ideatore e direttore tecnico di QualiWare, sarà docente nel modulo 2: “Organizzazione, ICT e cambiamento”, introducendo importanti principi e aspetti dell’integrazione tra automazione dei processi informativi e realtà organizzative.
Il modulo prevede esercitazioni pratiche e l’utilizzo dei tool Umiq Web e www.checkupimpresa.it, sviluppati da ReteICT grazie al supporto di Analysis S.r.l., e si terrà il 10 marzo 2016.

Obiettivo complessivo del corso è fornire ai partecipanti una visione di insieme sul metodo UMIQ® di Unindustria Bologna garantendo l’uniformità delle conoscenze, delle metodologie applicate per la valutazione UMIQ®. Il percorso è finalizzato a formare esperti ed auditor riguardo ad un percorso di diagnosi organizzativa applicabile a tutte le aziende che permetta di migliorare la cultura aziendale e di contribuire al miglioramento della competitività.

Per maggiori informazioni e iscrizioni vi invitiamo a visitare il sito www.fav.it

Logo UMIQ

ISO 9001:2015 e processi aziendali

Si è tanto parlato, anche prima dell’uscita della nuova edizione delle normative ISO 9001:2015, della novità legata al cosiddetto Risk-Based Thinking, e cioè all’introduzione della prospettiva del Rischio nelle strategie di gestione del Sistema Qualità. Gli approcci possibili sono tanti, e si dovrà anche capire come questo nuovo requisito verrà valutato dagli auditor degli enti di certificazione.

Fatta questa doverosa premessa, in questa sede vogliamo sottolineare come in realtà ci sia una novità ancora più importante, che non è una vera e propria novità ma un dare importanza ad un concetto che era già stato introdotto con la Vision 2000 ma che, almeno stando alla nostra esperienza, era stato molto sottovalutato sia dalle aziende che dai valutatori: i processi aziendali. E, in particolare, a noi interessa parlarne da un punto di vista della gestione informatizzata.

I punti 4.4.1 e 4.4.2 della nuova edizione della norma ci dicono che per i processi aziendali è necessario:

  • determinare gli input necessari e gli output attesi;
  • determinare la sequenza e l’interazione di tali processi;
  • determinare e applicare i criteri e i metodi (compresi il monitoraggio, le misurazioni e gli indicatori di prestazione correlati)
  • determinare le risorse
  • affrontare i rischi
  • mantenere informazioni documentate per supportare il funzionamento dei processi;
  • conservare informazioni documentate affinché si possa avere fiducia nel fatto che i processi sono condotti come pianificato.

Come già detto in un altro articolo, chi come noi lavora nell’ambito dell’ICT applicato alla Qualità, sa bene che nella grande maggioranza delle aziende gli strumenti principalmente utilizzati per gestire e archiviare le informazioni dei processi sono i programmi Office. In altre parole i processi aziendali non hanno la stessa dignità informatica di altre entità quali clienti/fornitori, prodotti, progetti, ecc… Ciò è ovviamente sbagliato, perchè dall’elenco sopra riportato si evincono chiaramente due cose:

  1. i processi sono un’entità “viva”, che produce continuamente informazioni che devono poi essere elaborate per aumentare la conoscenza del funzionamento dei processi stessi, e migliorarli;
  2. molte delle informazioni richieste sono già presenti in altri sistemi, e quindi sarebbero solo da “collegare” in maniera logica a ciascun processo.

QualiWare, con il suo modulo Process Designer, mette a disposizione uno strumento che consente di informatizzare la gestione dei processi soddisfacendo i requisiti della norma sopra riportati. Ogni processo ha una sua scheda anagrafica (al pari di clienti/fornitori, articoli, ecc.) dove sono raccolti tutti gli elementi che lo caratterizzano, legandoli, laddove necessario, ad informazioni che risiedono su altri moduli di QualiWare o su altri database aziendali. In questo modo è possibile avere un monitoraggio continuo sul processo stesso, suoi suoi indicatori, sui rischi, ecc…

 

Il supporto ICT per la nuova ISO 9001:2015

Potremmo iniziare questo articolo dicendo che finalmente è uscita una norma che offre a noi informatici un bel aiuto. Forse abbiamo uno strumento utile per convincere i nostri clienti a mettere ordine nelle informazioni che gestiscono per garantire l’operatività dei processi aziendali. Ci riferiamo in particolare alla base informativa utilizzata per la gestione della Qualità, ma il discorso che faremo potrebbe estendersi anche ad altri ambiti.

Cercheremo di spiegarvi come la nuova norma stimoli l’uso di strumenti ICT strutturati più che in precedenti versioni.

Uno dei cambiamenti più importanti nel passaggio dalla ISO 9001:2008 (che in realtà rappresentava una evoluzione della ISO 9001:2000) alla ISO 9001:2015 è rappresentato dalla modifica del requisito relativo alla Documentazione del SGQ. I termini “Documenti” e “Registrazioni” si sono trasformati in “Informazioni documentate“. In particolare, i p.ti 7.5.2 e 7.5.3 richiedono di definire i seguenti aspetti o requisiti:

  1. Identificazione e descrizione;
  2. Definizione del formato e supporto (cartaceo, elettronico);
  3. Disponibilità e protezione;
  4. Distribuzione, accesso (permessi), reperimento e utilizzo;
  5. Archiviazione e preservazione, compreso il mantenimento della leggibilità;
  6. Tenuta sotto controllo delle modifiche (per esempio controllo delle versioni);
  7. Conservazione ed eliminazione.

Chi come noi lavora nell’ambito dell’ICT applicato alla Qualità, sa bene che nella grande maggioranza delle aziende gli strumenti principalmente utilizzati per gestire e archiviare le informazioni del  SGQ sono i programmi Office, archiviati su cartelle del server o dei PC, e le e-mail. E’ evidente che con essi risulta piuttosto complicato, da un punto di vista informatico, rispettare tutti i sopra indicati requisiti. Ma in realtà con le precedenti versioni delle norme non c’era alcuna prescrizione che obbligasse ad utilizzare strumenti differenti, più strutturati.

Ma cosa significa strutturare l’informazione? Significa avere un sistema applicativo basato su un repository centralizzato (database) sotto il suo totale controllo, il quale veicola le informazioni in entrata e in uscita sulla base di opportune policy, facilitando la rintracciabilità, la gestione delle modifiche, il workflow, l’analisi dei dati, ecc. Niente di diverso da quanto qualsiasi ERP fa con le informazioni di contabilità, magazzino, produzione. Ma in questo caso il concetto è applicato alle informazioni della Qualità.
Non c’è nulla di male ad utilizzare Word o Excel per conservare le informazioni, a patto che i files, e l’accesso agli stessi, siano gestiti da un applicativo, così come avviene per DDT e fatture.

L’approccio ICT strutturato alla Gestione della Qualità non viene purtroppo ancora considerato come un investimento finalizzato al recupero di efficienza e/o alla conformità, e i motivi di questo possono essere così riassunti:

  • è un ambito culturalmente complesso, dove gli utenti sono esigenti e sul quale analisti e programmatori devono avere specifica esperienza;
  • il budget è assorbito da altri ambiti ICT (es. l’ERP);
  • manca(va) un requisito specifico che preveda l’uso di strumenti ICT;
  • vi è scarsa comprensione dei vantaggi ottenibili con un uso mirato degli strumenti ICT nella Qualità;
  • viene considerato sufficiente l’utilizzo di strumenti Office, della e-mail e delle cartelle del server.

Come detto in premessa, la ISO 9001:2015 è un contributo importante per scardinare queste convinzioni, che sono molto radicate nelle aziende. E ciò avverrà se gli addetti ai lavori, non solo del mondo della Qualità, ma anche informatici, metteranno da parte un po’ di pregiudizi.

Noi di Analysis, come sempre, faremo del nostro meglio, e QualiWare si è già evoluto, e ancora tanto si evolverà, per supportare le aziende in questo cambiamento di mentalità.

Pier Alberto Guidotti
CEO Analysis s.r.l.

 

Nuovi strumenti per le nuove ISO 9001

Manca poco, ormai, al rilascio delle nuova edizione delle normative ISO 9001, che è previsto per settembre.

Come avevamo preannunciato all’inizio di questo 2015, ci siamo preparati al meglio implementando una serie di funzionalità che consentiranno ai nostri clienti, attuali e futuri, di fare un salto di qualità nella gestione delle informazioni, e di trarre da esse la conoscenza necessaria non solo per il miglioramento dei processi ma anche per l’analisi del rischio, che si presenta come la grande novità della nuova edizione delle norme.

Desidero qui di seguito riepilogare alcune di queste novità, quelle che, sono sicuro, apriranno nuove prospettive nell’uso di QualiWare, rendendolo uno strumento globalmente utilizzato in azienda, e non solo dagli uffici che si occupano di Qualità, Sicurezza e Ambiente. In altre parole una piattaforma di sviluppo completa e integrata con il resto del sistema informativo, e non solo un applicativo dipartimentale.

  • Dashboard Designer: è già stato oggetto di un webinar e di presentazioni svolte presso i nostri clienti, quindi si tratta di uno strumento già conosciuto ai più, ma vale la pena citarlo in quanto è stata la grande novità che ha aperto il 2015. I primi riscontri che abbiamo avuto sono stati molto positivi, finalmente le aziende hanno a disposizione uno strumento semplice con il quale comunicare in modo efficace a tutti gli utenti le informazioni salienti riguardanti i processi.
  • Report Designer: sempre con l’obiettivo di consentire ai nostri clienti una presentazione efficace delle informazioni, abbiamo recentemente rilasciato una nuova funzionalità che consente agli utenti la creazione in autonomia di nuove stampe, e la modifica di quelle esistenti. Il tutto senza costi aggiuntivi di licenza, laddove altri prodotti specifici per la creazione di reportistica presentano (importanti) costi di licenza non solo per la parte di progettazione ma anche per la parte di visualizzazione.
  • Importazione e-mail: come tutti sanno, la e-mail è lo strumento più utilizzato non solo per il trasferimento di informazioni, ma anche per l’archiviazione delle stesse. Nelle mailbox di ciascuno di noi è contenuto un patrimonio di informazioni preziosissimo per l’azienda, che dovrebbe di diritto risiedere in un database condiviso, cosa che molto spesso non accade. Per superare questo limite, abbiamo migliorato il già esistente strumento di importazione automatica documenti, per consentire anche l’importazione di e-mail direttamente da un server Exchange, e anche da Office 365. Diventa in questo modo possibile portare in maniera automatica le e-mail all’interno di un repository condiviso, e, grazie alla ampia possibilità di configurazione, creare collegamenti fra esse ed altre registrazioni di pertinenza, come ad esempio le schede anagrafiche dei clienti o fornitori cui si riferiscono.
  • Importazione dati da Excel: oltre alla e-mail, l’altro strumento più diffuso e spesso impropriamente usato dalle aziende per archiviare informazioni è Excel. Sottolineo che a mio parere Excel è uno strumento perfetto per effettuare elaborazioni su dati esistenti, ma non lo è per archiviare dati inseriti ex-novo, i quali dovrebbero risiedere su un database condiviso e protetto. Ma sappiamo bene che questo, per tanti e diversi motivi, non avviene, perchè Excel è considerato dagli utenti uno strumento molto più flessibile e alla propria portata rispetto ad un database (c’è chi dice che Excel sia l’ERP più diffuso al mondo!). Abbiamo pensato di risolvere il problema mettendo a punto alcuni strumenti semplici per portare i dati da Excel all’interno del database di QualiWare. E per “semplici” non intendiamo “semplici per un programmatore”, ma “semplici per utenti con competenze informatiche normali”.
    Attraverso una apposita configurazione è possibile attivare un servizio di trasferimento automatico nel database di QualiWare dei dati contenuti in moduli Excel ricevuti per esempio su una mailbox condivisa. Questo può consentire di implementare sistemi di raccolta di informazioni provenienti da clienti e fornitori, da integrare poi con il resto del sistema informativo, evitando, ad esempio, l’allestimento di appositi portali web, soluzione che per alcuni tipi di attività può avere un costo non sostenibile in relazione alla necessità.

Vi chiederete: “e di funzioni specifiche per l’analisi dei rischi ne avete sviluppate?”. La risposta è, ovviamente, “sì”, e saranno basati sugli strumenti che ho sopra illustrato. Essi saranno oggetto di alcuni eventi che organizzeremo da settembre in poi.

Quindi, come si dice in questi casi “stay tuned”, e buone ferie!

Pier Alberto Guidotti
CEO Analysis s.r.l.


QualiWare 2015 su Windows 10

Windows 10

Nei giorni scorsi Microsoft ha presentato la nuova release di Windows, denominata “10“, il cui rilascio è atteso per la fine del 2015. Dal momento che è disponibile una Technical Preview (scaricabile qui), ne abbiamo approfittato per provarla installando una preview di QualiWare 2015.

Il processo di installazione, sia di Windows 10 che di QualiWare, è stato molto rapido, e subito siamo rimasti impressionati dalle performance del programma, nonostante l’hardware utilizzato per il server di virtualizzazione non fosse particolarmente potente (si trattava di un server datato con processore Intel i5 e dischi SATA). L’impressione è che Microsoft abbia continuato il processo di ottimizzazione dell’uso delle risorse avviato con Windows 7 e continuato con Windows 8.

Abbiamo gradito molto la ricomparsa del menu “Start”, anche se in forma rivista. Ora infatti, cliccando sull’icona in basso a sinistra, si presenta un menu che è di fatto un ibrido fra il vecchio e mai troppo rimpianto menu Start presente fino a Windows 7 (e utilizzabile su Windows 8 solo installando una utility di terze parti come ad esempio ClassicShell) e l’interfaccia metro di Windows 8.

Per il resto, Windows 10 si presenta, in questa preview, molto simile all’attuale Windows 8.1. Non si segnalano particolari novità, ma va detto che, come Microsoft stessa ha dichiarato, la Technical Preview è un’anticipazione molto lontana da quella che sarà la release definitiva. E’ anche vero che, se guardiamo il sistema operativo da un punto di vista dell’uso aziendale, ciò che ci aspettiamo da questa nuova versione è una modalità operativa che sia, per gli utenti business, più simile a Windows 7, che è ormai il sistema operativo più diffuso in ambito aziendale. Da questo punto di vista, la reintroduzione del menu Start, e la presentazione di default del desktop, rappresentano a nostro parere la novità fondamentale (anche se in realtà è un ritorno al passato) in grado di togliere ai dipartimenti IT quei pregiudizi che hanno fino ad ora impedito la diffusione nelle aziende di Windows 8.

Ing. Pier Alberto Guidotti
CEO Analysis s.r.l.

QualiWare su Windows 10
QualiWare su Windows 10

2015: 20 anni di QualiWare, con grandi novità in arrivo

2015

Il 2015 è arrivato. Per QualiWare sarà un anno importantissimo, per almeno tre motivi.

Il primo di essi è il fatto che quest’anno festeggeremo i 20 anni dall’avvio del progetto. Siamo orgogliosi del lavoro fatto in questo lungo periodo, con una crescita costante dell’azienda e con essa del numero di clienti (abbiamo da diverso tempo superato le 500 installazioni), ma non è nostra abitudine guardare al passato, e già da diversi mesi stiamo lavorando ad una nuova e rivoluzionaria versione di QualiWare, e questo è il secondo motivo per il quale quello appena cominciato sarà un anno fondamentale per la nostra azienda.

Attraverso appositi eventi, in primis i seminari on-line (o webinar, come si definiscono comunemente) che tanto gradimento hanno incontrato preso i nostri clienti da quando li abbiamo introdotti due anni fa, illustreremo tutte le novità della nuova versione, che spaziano da un’interfaccia grafica rinnovata, a nuove funzioni per la collaborazione e per la rintracciabilità dei documenti, tenendo presente che il 2015 segnerà anche l’uscita delle nuove versioni delle ISO 9001 e delle ISO 14001 (potete leggerne un’anticipazione qui), e questo è il terzo motivo.

QualiWare accompagnerà i propri clienti, presenti e futuri, nell’adeguamento dei Sistemi di Gestione alle rinnovate edizioni delle normative, tenendo presente che fra le novità ci sarà anche una maggiore importanza data alla gestione dell’informazione tramite strumenti informatici, aspetto che nelle precedenti versioni non era particolarmente enfatizzato, il che ha contribuito a far sì che le aziende non fossero portate a strutturare in modo adeguato, attraverso apposite applicazioni, la gestione informatica dei dati e delle informazioni dei Sistemi Qualità, Sicurezza e Ambiente.

Auguro quindi ai nostri clienti, e a tutti coloro che sono interessati a QualiWare, un 2015 all’insegna della crescita, aziendale e personale.

Ing. Pier Alberto Guidotti
CEO Analysis s.r.l.