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Il 18 novembre si è tenuto il 6° QualityWay dal titolo: “Il futuro della ISO 9001: quanto vale l’organizzazione?”

L’evento, organizzato da Confindustria, ha visto la partecipazione di più relatori che hanno affrontato il tema secondo prospettive diverse, ma condividendo tutti un punto in comune: il valore complessivo di un’azienda che gestisce il Sistema Qualità in modo strutturato è maggiore rispetto a quello di un’impresa che, invece, fa soltanto il minimo indispensabile per essere certificata.

Ad aprire il dibattito sulla base di studi statistici è stata Federica Saija di Accredia, che ha mostrato i benefici economici, apprezzabili sia nel breve che nel lungo periodo, che possono trarre le aziende che vogliono andare oltre il mero ottenimento della certificazione.

Partendo da questa tesi, il nostro CEO, l’Ing. Guidotti, ha poi spiegato quanto digitalizzare in modo pervasivo i processi aziendali può non solo aumentare l’efficacia e l’efficienza degli stessi, ma anche il valore complessivo di un’impresa perché:

• ottimizzare l’efficacia e l’efficienza dei processi aziendali vuol dire anche accrescerne i profitti;
• vi è una minore dipendenza dalle persone per garantire la continuità del business;
• quando i dati sono sempre aggiornati e strutturati è più facile tenere tutto sotto controllo e prendere le decisioni giuste;
• se un’impresa dispone di strumenti tecnologici dal potenziale elevato, è possibile che in sé maturi una crescente propensione al miglioramento.

A darne prova, tra i diversi esempi concreti presentati durante tutta la discussione, è stata la simulazione effettuata da Alberto Mari con lo strumento RiskOne® Intangible, che permette di misurare il valore complessivo di un’impresa sulla base di 49 asset intangibili organizzativi, tra i quali riscontriamo anche la digitalizzazione.

In particolare da questo studio è emerso che il valore complessivo di un’impresa dal sistema informativo strutturato è almeno del 30% maggiore rispetto a quello di un’azienda disorganizzata dal punto di vista gestionale.

Lo stesso caso studio è stato preso in esame dall’Ing. Guidotti con il supporto di un altro tool, lo Umiq Intangible. Anche in questo caso è stato evidente il forte impatto di asset intangibili, compresa la digitalizzazione, sulla crescita del valore complessivo di un’organizzazione. In quest’occasione, però, il nostro CEO ha precisato che in realtà una digitalizzazione pervasiva dei processi, se intrapresa correttamente, impatta anche su tutti gli altri fattori e, di conseguenza, l’aumento del valore complessivo aziendale non si ferma al 30% ma oscilla tra il 30% e il 50%.

Quindi, una volta appurato il fatto che digitalizzare correttamente i processi aziendali sia un investimento e non un costo, la domanda che sorge spontanea è: “Come si intraprende correttamente il percorso di transizione digitale? In che modo bisogna procedere per evitare che si riveli un bagno di sangue?”.

Intanto, per incanalarti sulla giusta strada, dovresti tenere ben saldi in mente i 7 step essenziali introdotti QUI. Per approfondire questo tema e avere una risposta precisa alla domanda, però, potresti partecipare al corso che l’Ing. Guidotti terrà il 26 gennaio 2023 insieme ad Alberto Mari, “Quanto vale la tua Organizzazione?”.

Se anche tu vuoi scoprire quanto vale la tua organizzazione e ricevere maggiori informazioni sul corso, scrivici a commerciale@qualiware.it.

Perché dovresti monitorare i tuoi dati con un software strutturato?

Spesso nelle aziende l’attività di analisi dei dati viene non viene percepita come prioritaria a causa delle numerose urgenze da gestire.

E molte volte, anche quando viene compresa l’importanza di monitorare frequentemente l’andamento dei processi aziendali per prevenire possibili scenari indesiderati, quest’attività viene svolta sporadicamente a causa del dispendioso impiego di tempo ed energie richieste perché chi la deve eseguire si trova costretto a:

• pregare i suoi colleghi di passargli i dati aggiornati;
• confrontare le informazioni aprendo file su file che nel migliore dei casi sono salvati su dropbox o altri strumenti di condivisione delle informazioni.

Utilizzando il modulo per il miglioramento continuo di QualiWare (QW-10), invece, potresti monitorare e controllare realmente in ogni momento le informazioni per te importanti senza dover richiedere niente a nessuno. Difatti, una volta definiti i KPI (clicca QUI per approfondire come individuare e implementare uno o più KPI), il software andrà a calcolarli e ad aggiornarli in automatico con la frequenza da te stabilita e potrai visualizzarli in Dashboard interattive che ti mostreranno dal generale al particolare lo stato di avanzamento di processi, indicatori e attività.

Come puoi notare nell’immagine seguente, che riporta un esempio di Dashboard sulle non conformità, quello che vedi è una fotografia chiara e precisa di tutte le non conformità aperte in questa azienda in un dato arco temporale.

Ma, oltre ad avere un quadro generale sullo stato delle non conformità, da questa stessa maschera potresti scendere nel dettaglio e visionarle una ad una.

Oltretutto, se guardi in alto a sinistra dell’immagine, ti accorgi di poter filtrare le informazioni che ti vengono presentate, ad esempio, per periodo, categoria documentale di riferimento, ente e utente, così da ritrovare subito le informazioni che ti servono.

Cos’è un KPI e perché è un elemento chiave per il miglioramento continuo nella tua azienda?

Un KPI (acronimo di Key Performance Indicator) è un indicatore sintetico della performance di un determinato processo aziendale che ti permette di migliorare l’efficacia e l’efficienza dell’intero flusso se interpretato in modo corretto. Ne parla in maniera approfondita l’ing. Pier Alberto Guidotti nel suo primo libro Digitalizzare un’impresa, Manuale di sopravvivenza ICT per imprenditori e informatici dove trovi approfonditi i 4 passaggi fondamentali per l’individuazione e l’implementazione di un KPI elencati di seguito:

• Identificare le Metriche, chiedendoti cosa e come vuoi misurare per ottenere un report in termini quantitativi della performance attuale del processo tenendo sempre conto del relativo target;
• Determinare le Informazioni contenute nei database aziendali che permetteranno di calcolare la misura;
• Definire la procedura di Elaborazione delle informazioni reperite precedentemente e inserirla all’interno di un applicativo software che dovrà eseguire automaticamente e ad intervalli definiti la procedura;
• Stabilire le modalità di Divulgazione dell’indicatore, ovvero decidere in che modo rappresentare le informazioni all’utente finale per estrarne conoscenza in modo efficace.

Questi 4 punti cardine, sebbene costituiscano un ottimo punto di partenza, considerati da soli non ti sono sufficienti per implementare uno o più KPI perché:

• I dati aziendali, che già di per sé costituiscono un’enorme risorsa per l’azienda, sono archiviati in modo cartaceo o mediante l’utilizzo di Word o Excel. Ciò ne impedisce un’istantanea consultazione e di conseguenza, non essendo costantemente al corrente degli eventuali progressi o regressi del work-flow di riferimento, non riesci ad intervenire tempestivamente per migliorarne l’andamento;
• Le informazioni aziendali sono contenute all’interno di database che non sono facilmente accessibili agli operatori magari per volere di chi li gestisce o semplicemente a causa dei limiti che presentano diversi strumenti di Business Intelligence seppur molto costosi.

Con QualiWare non dovrai più preoccuparti di questi aspetti perché ti permette di raccogliere una grande quantità di dati ed elaborarli in base alle tue necessità tramite report o dashboard, offrendoti in questo modo la possibilità di avere istantaneamente a tua disposizione un quadro preciso e dettagliato sullo stato dei processi aziendali.

Se vuoi scoprire come monitorare lo stato dei tuoi flussi aziendali e attivare strategie di miglioramento se uno o più KPI non raggiungono la sufficienza da te prefissata, scrivi a commerciale@qualiware.it

Perché dovresti utilizzare strumenti digitali come “braccio destro” nello svolgimento delle tue attività?

Oggigiorno sempre più aziende fanno ricorso a tecnologie per riuscire a coordinare al meglio tutte quelle procedure che, altrimenti, andrebbero gestite col cartaceo o con file Word ed Excel sparsi per i pc in azienda. Ciononostante, la sola dotazione di sistemi informatici è fine a sé stessa se questi non sono integrati fra loro e non permettono di avere una visione unitaria e organizzata delle informazioni presenti per i vari reparti aziendali.

Ma quindi come fare per introdurre o gestire correttamente i sistemi informatici in azienda?

La risposta a questa domanda è già presente in Digitalizzare un’impresa, manuale di sopravvivenza ICT per imprenditori e informatici in cui l’ing. Pier Alberto Guidotti (CEO di Analysis srl) spiega i 7 aspetti necessari di cui tener conto quando si sta per intraprendere un percorso verso la trasformazione digitale dei processi:

• Formazione di un Team comprendente uno o al massimo due analisti informatici e un numero limitato di utenti, definiti “chiave” perché hanno poteri decisionali nel loro ambito di attività e una profonda conoscenza del processo;
• Analisi critica, volta ad individuare la situazione ideale che vorresti raggiungere redigendo un documento di specifica contenente gli obiettivi;
• Sviluppo del software. Adesso entrano in gioco i tecnici informatici, che trasformeranno il documento di specifica in codice software e in una configurazione della piattaforma che conterrà il processo digitalizzato;
• Test per correggere eventuali malfunzionamenti;
• Presentazione della procedura digitalizzata a tutti gli operatori coinvolti nella fruizione stessa;
• Attivazione del nuovo sistema che, a partire da questo momento, rimpiazzerà la vecchia modalità;
• Monitoraggio e supporto costante, soprattutto nella fase iniziale.

Questi 7 step li trovi approfonditi nel nuovo libro del nostro CEO Digitalizzare un’impresa 2, riflessioni sul futuro digitale fra impresa e società, un utile strumento di supporto nella gestione della digitalizzazione dei processi aziendali.

Rispetto al primo, in questo secondo manuale l’ Ing. Guidotti affronta il tema della digitalizzazione ponendo maggiore attenzione sulla sua evoluzione storica nel corso di questi ultimi anni, particolarmente influenti nella Trasformazione digitale a causa della pandemia di Covid-19, che ha obbligato repentinamente le aziende a rivedere la loro operatività in ottica digitale.

Ma siamo davvero così vicini al raggiungimento degli obiettivi della Digital Trasformation?

Purtroppo la risposta non può che essere negativa, questo a causa dei numerosi ostacoli che bloccano l’avanzamento positivo di questo percorso ormai avviato ma che non prosegue velocemente quanto dovrebbe. Sono proprio queste le problematiche trattate nel libro, qui troverai le soluzioni proposte dall’ Ing. Guidotti, che dopo anni di studi ed esperienza nel settore ICT continua costantemente ad interrogarsi sugli atteggiamenti e i provvedimenti da adottare per migliorare l’efficienza, anche in termini di sostenibilità, in azienda.

Uno dei tasti dolenti è sicuramente la scarsa formazione in campo digitale che purtroppo viene ancora percepita come un costo per l’azienda, trascurando i benefici che si traggono nel lungo periodo.

In un contesto in cui l’istruzione in campo informatico è ancora deficitaria, il compito di formare le nuove generazioni è demandato alle aziende che dovrebbero, come riportato nel libro Digitalizzare un’impresa 2, investire maggiormente su risorse giovani in quanto sicuramente più propense e rapide dei collaboratori over 45 nell’apprendere e nell’utilizzare correttamente nuovi sistemi informatici.

Come puoi trarre vantaggi dall’adozione di tecnologie avanzate se anche tu non ne conosci ancora il funzionamento? Quali sono le minacce del futuro digitale? Che danni diretti potrebbe subire la tua azienda e in che modo puoi prevenirli riducendone al minimo l’impatto?

Se non impossibile, è sicuramente rischioso abbracciare nuove tecnologie senza conoscerne prima il meccanismo perché la probabilità di ricorrere a soluzioni digitali inadeguate è elevata. Proprio per questo motivo devi essere in primis tu ad informarti e ad essere consapevole dei tuoi processi in azienda affinché tu possa avere chiare le caratteristiche dei dispositivi digitali che vuoi utilizzare, in solo in questo modo ti sarà possibile implementarli ed integrarli traendone maggior profitto.
La valenza che ha la formazione nel percorso di Trasformazione digitale è infatti ribadita anche nel Piano Nazionale Transizione 4.0, che prevede tra i requisiti una formazione all’utilizzo di strumenti digitali al fine di ridurre l’impatto ecologico delle aziende.

Se fino a quarant’anni fa le preoccupazioni per un imprenditore come te erano principalmente smettere di vendere, danneggiamenti alle infrastrutture causati da catastrofi naturali o ancora eventuali furti, ad oggi non puoi considerare esclusivamente questi rischi.

Alcune delle minacce che potrebbero compromettere l’operatività all’interno della tua azienda sono, ad esempio, un server che smette di funzionare, una linea Internet poco stabile, le non conformità alle normative che sono diventate sempre più esigenti, oppure un virus informatico. Proprio quest’ultimo viene pianificato con un’attenzione maniacale dai cosiddetti hacker, i quali hanno sviluppato competenze sempre più sofisticate e focalizzate verso il loro obiettivo, ovvero il furto delle informazioni. Infatti è a causa delle loro raffinate capacità che nel corso degli anni è cresciuto in maniera esponenziale il numero di aziende vittime di questi furti informatici.

Adesso dovrebbe esserti più chiaro che nel mondo digitale si celano latenti insidie in cui potresti imbatterti senza rendertene conto ed è per questo che dovresti leggere Digitalizzare un’impresa 2, così da seguire i consigli dell’Ing. Guidotti che permettono a lui stesso durante gli incontri con le aziende clienti di comprenderne il livello di digitalizzazione.

Un altro aspetto di cui il CEO di Analysis parla nel libro è l’impatto del capitale umano nel processo di digitalizzazione all’interno delle aziende.

Come scritto nel primo manuale e ripreso nel secondo, agli operatori di un’azienda costa un grande sforzo apprendere una nuova modalità di lavoro, digitale o meno che sia, e ciò sicuramente genererà in loro frustrazione. Questa sensazione non è per niente proficua in termini di efficienza aziendale, difatti non è una novità che lavorare in condizioni di stress porta a diminuire la qualità delle proprie prestazioni.

Quindi è tuo il compito motivare e coinvolgere le risorse a partire dall’incipit del processo di digitalizzazione rendendole partecipi dell’ideazione stessa e presentando loro di volta in volta le modifiche che andranno effettuate, in modo tale da prepararle psicologicamente e mostrare loro quanto verranno facilitati nell’esecuzione dei loro incarichi.

Soltanto in questo modo stimolerai la loro creatività e innescherai quella curiosità produttiva che li spingerà, oltre che ad accettare il cambiamento, a proporre soluzioni alternative a cui magari tu non avevi pensato perché non sei direttamente operativo all’interno del flusso di lavoro che vuoi digitalizzare.

Questi sono solo alcuni dei tanti quesiti interessanti affrontati mediante un approccio pratico e allo stesso tempo analitico nel sequel di Digitalizzare un’impresa, che ti permetterà di avere una veduta più ampia del concetto di digitalizzazione.
Se sei curioso di scoprire quali altre questioni vengono discusse nel libro, lo trovi disponibile in libreria, su Amazon e sul sito GiraldiEditore.

Quali sono le fondamenta alla base del processo di digitalizzazione?

Nel percorso di digitalizzazione, così come in ogni processo, sono coinvolti diversi attori organizzativi che devono interagire tra loro in sinergia, questo al fine di apportare modifiche che permettano di sfruttare al meglio le potenzialità di un software senza intaccare la fruibilità per l’utente finale.

Chiaramente se vuoi riuscire a portare a termine questo processo non devi considerare soltanto questo fattore perché entrano in gioco molte altre variabili che, in un modo o in un altro, influiscono.

Il nostro CEO, l’Ing. Pier Alberto Guidotti, nel suo libro “Digitalizzare un’ Impresa” ha individuato 7 aspetti di cui tener conto quando si sta per iniziare questo viaggio verso la trasformazione digitale dei processi:

• Formazione di un Team comprendente uno o al massimo due analisti informatici e un numero limitato di utenti, definiti “chiave” perché hanno poteri decisionali nel loro ambito di attività e una profonda conoscenza del processo;
• Analisi critica, volta ad individuare la situazione ideale che vorresti raggiungere redigendo un documento di specifica contenente gli obiettivi;
• Sviluppo del software. Adesso entrano in gioco i tecnici informatici, che trasformeranno il documento di specifica in codice software e in una configurazione della piattaforma che conterrà il processo digitalizzato;
• Test per correggere eventuali malfunzionamenti;
• Presentazione della procedura digitalizzata a tutti gli operatori coinvolti nella fruizione stessa;
• Attivazione del nuovo sistema che, a partire da questo momento, rimpiazzerà la vecchia modalità;
• Monitoraggio e supporto costante, soprattutto nella fase iniziale.

A questo punto hai iniziato a comprendere che per riuscire ad abbattere la resistenza al cambiamento cui l’essere umano per sua natura tende, devi ridurre lo sforzo cognitivo e il tempo che l’utente finale impiega per portare a termine le proprie mansioni, offrendogli maggior supporto possibile.

In questo QualiWare ti è d’aiuto in quanto la sua estrema flessibilità si adatta alle tue necessità agevolandoti così nella digitalizzazione dei processi senza costringere l’utente a modificare il proprio modus operandi.

Non finisce qua, proprio perché comprendiamo l’importanza di monitorare i flussi di lavoro, con QualiWare puoi interrogare in qualsiasi momento il sistema e in più avvalendoti di grafici, report e questionari riuscirai ad estrapolare conoscenza dai dati rendendoli non più soltanto numeri su uno schermo ma informazioni che potrai sfruttare in modo proattivo per migliorare l’efficienza in azienda.

Scopri come evolvere la gestione dei processi nella tua azienda con QualiWare mandando una e-mail a: commerciale@qualiware.it.