[Case study] Controlli in loco: QualiWare per la gestione dei sopralluoghi

Hai bisogno di digitalizzare un’attività come gli interventi sul campo in modo efficace ed efficiente tramite un’applicazione flessibile, in tempi molto ristretti e soprattutto a costi sostenuti? Stanco di eseguire i sopralluoghi dai tuoi clienti con liste di controllo cartacee che ti costringono ad azioni superflue e ridondanti come trascrivere le informazioni su file Excel o Word e che al tempo stesso non potranno garantirti piena tracciabilità e reperibilità delle informazioni?

Se hai risposto di sì allora non mancare al prossimo QualiWare Talk di venerdì 09/07 alle 16: “Controlli in loco efficaci: l’app di QualiWare per una gestione efficiente e puntuale dei sopralluoghi, il caso Marco Polo Appalti”.

In questo nuovo episodio del QualiWare Talk mostreremo l’applicazione realizzata per l’esigenza di Marco Polo Appalti, azienda certificata ISO 9001 e che si occupa di manutenzione e progettazione per conto terzi in tutta Italia.

Per farlo, l’ing. Marini sarà affiancato dal consulente aziendale di Marco Polo Appalti, l’ing. Loredano Quaglia, che ci parlerà di come è stato possibile, grazie ad ActiveDoc, realizzare in tempi molto ristretti un’applicazione in grado di essere pienamente conforme alle richieste della società appaltante e allo stesso tempo estremamente semplice da usare anche per chi, come nel caso specifico, non ha competenze informatiche di livello ed ha sempre gestito i controlli con il cartaceo.

L’obiettivo del talk è dimostrarti come sia possibile rendere più efficienti le tue attività (in questo caso quelle di controllo e intervento sul campo) con un’applicazione completamente aderente alle esigenze dell’azienda in tempi ristretti e ad un costo decisamente basso.

Abbiamo voluto portare questo case study perché troppo spesso sentiamo lamentele da chi deve valutare l’acquisto di questo genere di applicazioni in quanto si ritrova di fronte ad un bivio: scegliere applicazioni realizzate per eseguire esclusivamente queste attività ma che si rivelano rigide e costose, oppure ricorrere ad una software house per svilupparlo su misura, e questo troppo spesso porta a sostenere costi elevati in fase di start ma anche successivamente nel caso di personalizzazioni o aggiornamenti.

Ma di cosa aveva bisogno l’azienda Marco Polo Appalti?


Marco Polo Appalti necessitava di una soluzione software in grado di permettere al proprio operatore di eseguire controlli, rilievi e sopralluoghi per una nota azienda idrica Toscana. La commessa è stata presa in carico tramite bando di gara in cui venivano specificati i requisiti minimi e non opzionali al fine di convertire il sistema di distribuzione da lente tarata a contatore, tra questi oltre all’obbligo sull’uso di un’applicazione software c’erano:

  1. gestire in modo automatizzato il flusso che porta alla trasformazione o sostituzione da lente tarata a contatore, tenendo traccia di tutte le comunicazioni e le attività tra Marco Polo Appalti e il cliente finale;
  2. possibilità da parte delle società appaltante di monitorare in tempo reale le attività sui controlli e poter filtrare i risultati per tipologia di controllo, cliente, etc..;

Le maggiori difficoltà riscontrate in fase di analisi erano però dettate da aspetti non prettamente relativi alla complessità dell’applicazione, ossia:

  • poco tempo a disposizione (meno di tre settimane) per realizzare l’applicazione, in quanto l’assenza o l’incompletezza di uno o più requisiti iscritti nel bando comportava la perdita della commessa;
  • resistenza al cambiamento e difficoltà nell’uso di strumenti digitali da parte dell’operatore.

Come siamo riusciti a gestire quest’esigenza nei tempi e nei modi richiesti? È soprattutto qual è il risultato finale?
Per scoprirlo partecipa al talk di venerdì 9/07 alle 16, per iscriverti invia una mail a commerciale@qualiware.it

Il controllo in accettazione efficace: perché scegliere QualiWare e come farlo capire alla direzione?

Come gestire efficacemente i controlli in accettazione? Quale valore aggiunto avresti se utilizzassi un software per quest’attività?

 

Se per gestire i controlli in accettazione usi, o meglio sei costretto ad usare, metodi ormai poco affidabili e inefficaci come file Word o Excel o anche Access o peggio ancora la carta, questo articolo è stato scritto per te e anche per aiutarti a far capire alla Direzione che le tue attività non solo sono utili per certificarti o mantenere la certificazione ma che possono essere economicamente redditizie se gestite con sistemi adeguati.

Dopo la prima ondata COVID e il conseguente lockdown, le aziende italiane, anche quelle meno strutturate, hanno intrapreso la corsa verso l’ammodernamento delle strutture ma soprattutto verso la digitalizzazione dei propri processi tra cui anche i controlli in accettazione. Difatti il controllo incoming è un’attività che se supportata da strumenti software adeguati porta vantaggi non solo a breve termine, ma anche nel lungo periodo in quanto permette di efficientare anche i processi adiacenti a quell’attività, ad esempio nella valutazione dei propri fornitori. Specie ora che sempre più aziende (e forse anche la tua) preferiscono demandare la produzione, o anche solo parte di essa, all’esterno.

Con questa premessa e ancora di più grazie alla tua esperienza saprai sicuramente che usando il classico metodo di raccolta dati in file slegati fra loro, l’attività di controllo in accettazione non solo è limitata ma potrebbe anche essere suscettibile di errori. 

Sia chiaro, come ti sarà già capitato di leggere nei nostri articoli, nessuna norma obbliga a dotarsi di uno strumento software per gestire le attività legate alle normative ma è ovvio che l’uso di tali strumenti non solo facilita il lavoro degli operatori ma permette di migliorarlo sensibilmente. Ad esempio nel caso del controllo in accettazione un sistema software permette di perseguire uno degli obiettivi del controllo in accettazione secondo i principi delle ISO: diminuire quantità e costi dei controlli qualità.

Come raggiungere questo obiettivo? E quali sono i vantaggi nell’utilizzo di un software?

 

Per raggiungere questo obiettivo è necessario conoscere esattamente quali articoli sono soggetti a campionatura e quali invece in freepass. Demandare la conoscenza di questi aspetti alla memoria dell’operatore non è la soluzione corretta e ancora meno lo è utilizzare fogli Excel o Access. Con questi strumenti infatti:

  1. non è possibile automatizzare i controlli individuando i fornitori in FREEPASS;
  2. importare o inserire i dati diviene un’operazione estenuante.
  3. non si potranno realizzare statistiche facilmente perché i dati non sono interrogabili e quindi devono essere trascritti e elaborati manualmente ogni volta che si presenta l’esigenza;
  4. non è possibile disporre di informazioni tracciate perché i file sono slegati fra loro;
 

Così controllare la qualità di tutti i materiali in ingresso, risulta essere un’attività ridondante e non proattiva, diversamente dall’obiettivo dell’ISO 9001 di efficientare i processi e quindi diminuire i controlli in base ai fornitori o agli articoli.

Inoltre a prescindere dal raggiungimento dell’efficientamento dei processi è chiaro che lavorare in questo modo e con questi strumenti costringe l’operatore ad usare il suo tempo per attività che con i giusti strumenti vengono gestite molto più velocemente e in modo efficace con conseguente riduzione dell’errore umano e soprattutto con risparmio di tempo da dedicare ad altre attività.

Sei d’accordo ma la direzione non è propensa a destinare parte del budget in tecnologie per migliorare le tue attività e quelle dei tuoi colleghi sui controlli in accettazione?

 

Nel caso le quattro motivazioni precedentemente elencate non siano ancora sufficienti, è importante ricordare alla Direzione che la Qualità non è un costo ma un’opportunità che concretamente si realizza nel momento in cui si hanno a disposizione le informazioni necessarie per analizzare i processi al fine di ridurre gli sprechi (sia in termini di tempo sia di materiale). 

Non solo maggior profitto tramite una riduzione degli sprechi sui controlli in accettazione ma anche tramite una valutazione corretta dei tuoi fornitori. Non di rado infatti capita che a causa di una valutazione approssimativa i rapporti di fornitura si regolino più in base alla storicità della collaborazione che all’effettiva qualità del lavoro svolto con ovvia perdita di efficienza produttiva e quindi di fatturato.

Ma quale soluzione può esserti utile? E quali caratteristiche dovrebbe avere?

Se in queste righe hai rivisto parte di ciò che accade in azienda allora devi ricercare una soluzione software in grado di adattarsi alle tue esigenze senza stravolgere il tuo modo di lavorare, il compito di un software è ottimizzare la gestione delle tue attività e non modificarle

La flessibilità inoltre è un elemento da considerare non solo dal tuo punto di vista, quello operativo, ma anche economico. La maggior parte delle software house infatti, sviluppa sistemi poco flessibili in modo da giustificare i costi eccessivi per ogni richiesta di personalizzazione.

Per questo motivo oltre 700 aziende hanno scelto QualiWare. L’estrema flessibilità e semplicità d’uso di QualiWare permette agli stessi utenti, in totale autonomia, di personalizzare il sistema sulle loro reali esigenze, evitando così di dover richiedere supporto all’assistenza con i relativi oneri che ne conseguono.

Non solo flessibilità ma anche efficienza, il modulo “QW-01 Controllo in Accettazione” consente di inserire, gestire, monitorare e stampare tutte le informazioni connesse alla esecuzione di controlli e collaudi nella fase di ricevimento dei materiali. Il piano di controllo può prevedere campionamenti statistici, in base alle ISO 2859/1, e non statistici, ma anche variare automaticamente l’intensità dei controlli, passando, sulla base dello storico delle forniture, eventualmente anche al freepass.

Inoltre se è stato attivato uno scambio automatico di dati con il Sistema Gestionale, i movimenti di merce in entrata possono essere trasferiti automaticamente per la successiva compilazione dei Rapporti di Collaudo.

Non è tutto, come scritto prima l’integrazione con gli altri moduli di QualiWare permette all’azienda di evolvere e automatizzare anche gli altri processi. Rimanendo focalizzati sul tema fornitori ad esempio, avendo in configurazione oltre al modulo sul controllo in accettazione anche il “QW-11 Valutazione fornitore”, è possibile, previo settaggio dei criteri di valutazione, demandare a QualiWare (in modo completamente automatizzato) il compito di classificare il fornitore. In altre parole l’operatore per conoscere come sono distribuiti i fornitori nelle varie classi dovrà semplicemente consultare un report che sarà sempre aggiornato all’ultima valutazione e quindi affidabile.

Il sistema potrebbe essere ulteriormente ottimizzato e automatizzato con l’integrazione di un altro modulo di QualiWare, il “QW-05 Gestione Non Conformità/ Azioni correttive/ Reclami e Segnalazioni” che permette una gestione completa delle Non Conformità, dalla loro registrazione all’eventuale azione correttiva utile a mitigare il rischio che la NC possa ripetersi. 

Difatti con questi tre moduli è possibile:

  • gestire le NC direttamente dall’accettazione, in questo modo se la causa è da imputare al fornitore è possibile inviare tempestivamente la segnalazione;

    ·  valutare automaticamente i fornitori, ad esempio se uno dei criteri di valutazione è il numero di Non Conformità l’operatore dovrà semplicemente registrare la NC a quel fornitore, sarà il  sistema a valutarlo in base ai settaggi impostati

Per concludere come ben sai e come scritto sopra, è importante rispettare ed assicurare la qualità sorvegliando le fasi del processo “a monte” (e quindi il processo del fornitore, nel caso in cui si parli di qualità del materiale acquistato), ma anche fare buon uso delle informazioni storiche disponibili, in modo da concentrare i controlli sui prodotti realmente critici, attivando il freepass o diminuendo le quantità dei lotti controllati di altri prodotti e tutto ciò è più semplice e efficace se si usa un software come QualiWare.

Per avere maggiori informazioni sul modulo QW-01, QW-05 e QW-11 contattaci scrivendo una mail a commerciale@qualiware.it.

QW-Talk: “Gestione efficace e efficiente dei controlli con QualiWare: dall’accettazione al prodotto passando per il controllo su processo”

Vorresti ottimizzare la gestione dei controlli per migliorare l’efficienza, ridurre i costi ed evitare gli sprechi aziendali ma le soluzioni che ti hanno proposto sono troppo costose o poco flessibili per la tua realtà? Avresti bisogno di un sistema che guidi puntualmente il tuo operatore eliminando così la possibilità di errore?

Sei sicuro che continuare ad andare in giro per il capannone per estrapolare i dati dalle macchine sia un’attività dal valore aggiunto per la tua azienda? 


Se hai risposto di sì anche solo ad una di queste domande allora non puoi mancare al prossimo QualiWare Talk “Gestione efficace e efficiente dei controlli: dall’accettazione al prodotto passando per il controllo su processo” di venerdì 11/06 alle 16.

Come ben sai, il QW-Talk è il format ideato per dare supporto o rispondere a dubbi o semplici curiosità dei nostri clienti sulle funzionalità di QualiWare. Il format è libero e la comunicazione informale, c’è solo un macro tema trattato in base alle domande dei partecipanti senza uno schema predefinito in partenza.

Durante questa puntata, il responsabile commerciale di Analysis, Massimo Marini mostrerà come con QualiWare sia facile e allo stesso tempo efficace gestire i controlli in azienda, dal controllo del materiale in accettazione fino al controllo sul prodotto finito passando per il controllo sul processo.

Se parteciperai vedrai ad esempio come gestire i controlli in accettazione facendo in modo che sia QualiWare ad allertare il tuo operatore indicandogli che l’articolo è in FREEPASS oppure guidandolo pedissequamente nel controllo.

Se hai questi moduli in configurazione questa è l’occasione per sciogliere eventuali dubbi o curiosità, se invece non hai questi moduli in configurazione e saresti interessato a valutarli allora è il momento ideale per capire se possono aiutarti concretamente in azienda e risolvere tutti i dubbi.

Per iscriverti invia una mail a commerciale@qualiware.it, ma attenzione fallo ORA, il talk è gratuito ma i posti sono molto limitati.

[SAVE THE DATE 27/05 ore 15]: OpenHouse Analysis 2021

Come rendere la tua azienda sostenibile? In termini puramente economici quali sono i vantaggi di una gestione  dei processi che tiene conto del proprio impatto sull’ambiente? È vero che un’azienda sostenibile è anche più efficiente?

 

queste e altre domande risponderemo durante l’OpenHouse 2021 di QualiWare-ActiveDoc “Digitale è Sostenibile” prevista per il 27 maggio alle 15. Anche quest’anno sarà in diretta streaming sui nostri social, Facebook e YouTube, con la speranza che a partire dal prossimo anno si possa ritornare a farla in presenza.

I temi di quest’edizione, come avrai capito dalle poche righe sopra, sono la Digitalizzazione e la Sostenibilità, due aspetti che durante l’evento dimostreremo essere iperconnessi e che se gestiti efficacemente possono portare benefici sia in termini economici sia operativi.

Prova a pensarci, perché il digitale può rendere la tua azienda sostenibile?

Perché adottando strumenti digitali risparmierai cartarenderai più efficienti i processi e di conseguenza renderai sostenibile il tuo lavoro e quello dei tuoi colleghi ed inoltre diminuirai gli spostamenti. Ma non è tutto, il digitale non è solo un valido alleato che porta benefici in modo indiretto, ma anche, e in alcuni casi soprattutto, in modo diretto, ad esempio grazie a strumenti in grado di aiutarti a misurare la tua impronta e dandoti gli opportuni indicatori.

Ti mostreremo con casi reali e pratici come perseguire la sostenibilità grazie all’uso del digitale illustrandoti soluzioni che possono essere declinate facilmente e in tempi ristretti anche sulla tua realtà.

Ovviamente parleremo anche di corretta gestione della compliance alle normative e agli standard oltre che delle novità (comprese quelle future) di QualiWare, nel consueto intervento dell’ing. Pier Alberto Guidotti, CEO e CTO di Analysis.

Ma non è tutto, per conoscere il programma completo scarica la locandina cliccando QUI 

Per richiedere l’iscrizione invia una mail a eventi@qualiware.it

[SAVE THE DATE 05/05/2021 ore 21] Evento consigliato: I mercoledì AICIM “Comunicazione digitale e strategia aziendali”

Quale strategia utilizzare per comunicare efficacemente all’interno e all’esterno della tua azienda? Conosci quali sono i valori aziendali che dovresti comunicare e quali sono gli strumenti utili per farlo al meglio? Come e con quali tool è possibile favorire il coinvolgimento delle risoprse nella tua azienda? 

Queste ed altre domande troveranno risposta nell’evento “I mercoledì di AICIM” di mercoledì 5 maggio 2021 a partire dalle 18:00 sul tema “Comunicazione digitale e strategia aziendali”.

AICIM, Associazione Italiana Cultura d’Impresa e Management si occupa di fornire strumenti concreti e condividere il suo Know How per affrontare la digitalizzazione aziendale nel modo migliore e sviluppare una cultura d’impresa ai fini di preparare gli imprenditori italiani alle strategiche sfide che il futuro riserva, specie in questo periodo.

In questo evento il tema che verrà affrontato dai vari relatori è la comunicazione digitale
e le strategie aziendali affinché il messaggio o l’informazione sia veicolata con successo ed efficacia.

Come puoi dal leggere dal programma (che puoi consultare qui),interverrà anche il CEO di Analysis, l’Ing. Pier Alberto Guidotti che spiegherà come la condivisione dei dati favorisca il coinvolgimento delle risorse in azienda e possa conseguentemente portare ad un miglioramento delle performance di tutta l’organizzazione.

Vuoi partecipare? Iscriviti ORA completando il form al link QUI.

N.B. L’evento è gratuito ma i posti sono limitati, AICIM invita a iscriversi entro e non oltre il 04/05, e si riserva di valutare eventuali iscrizioni pervenute dopo tale data

[SAVE THE DATE 23/04 ore 16]: Gestione del controllo su processo con il QW-02 di QualiWare!

Vorresti ottimizzare la gestione dei controlli in produzione per migliorare l’efficienza, ridurre i costi ed evitare gli sprechi aziendali ma le soluzioni che ti hanno proposto sono troppo costose o poco flessibili per la tua realtà? Avresti bisogno di un sistema che guidi puntualmente il tuo operatore eliminando così la possibilità di errore?

 
Se hai risposto di sì anche ad una sola di queste domande allora non puoi mancare al prossimo QW-TALK del 23/04 alle 16 sulla gestione dei controlli in produzione con QualiWare grazie all’uso del modulo QW-02 “Controllo sul Processo”.

Come saprai, la gestione del controllo di produzione è fondamentale per migliorare l’efficienza, ridurre i costi ed evitare gli sprechi in azienda. Ottenere questi risultati non è facile specialmente se si usano strumenti come file Excel o Word o schede cartacee che ti costringono ad usare gran parte del tempo per azioni ripetitive e superflue come:
  • stampare ogni giorno le schede che l’operatore dovrà compilare durante l’attività e riconsegnare al termine della giornata;
  • chiamare continuamente gli operai per sapere se la manutenzione è stata eseguita e rilevare se ci sono stati problemi durante la produzione;
  • andare in giro per il magazzino per estrapolare dati dalle macchine che poi dovranno essere riportati manualmente su carta o su un file Excel a fine serata;
  • continuare ad andare in giro per verificare che tutti gli impianti siano a regola.

Se parte della tua giornata è scandita anche solo da una di queste azioni allora dovresti chiederti se sei ancora disposto a impiegare gran parte del tuo tempo o quello dei tuoi collaboratori per attività come queste.

Inoltre gran parte degli imprenditori o dei responsabili di area (a seconda della grandezza dell’azienda) conoscono perfettamente come è organizzato il processo di produzione in azienda, di rado però riescono ad individuarne gli sprechi in termini economici e di tempo. Per efficientare questa attività è necessario digitalizzare la gestione dei controlliautomatizzando la raccolta e la trascrizione dei dati e analizzando le informazioni in report semplici e affidabili.
Controllo sul processo
Tutto questo è ottimizzabile grazie al modulo QW-02 di QualiWare, ma non è tutto. Il modulo dispone di due viste, una per il responsabile in cui pianifica i controlli per macchinario e uno per l’operatore che dovrà soltanto eseguire quanto riportato in maschera. Il controllo è quindi interamente automatizzato e guida l’operatore nell’esecuzione dell’attività in modo da non commettere alcun errore. Inoltre è possibile gestire anche eventuali non conformità rilevate durante il controllo. In altre parole il modulo QW-02 permette di gestire l’operatività e tutte le informazioni relative al processo (controlli, risorse umane, dati sulle macchine) con un unico e affidabile applicativo.

Vuoi saperne di più su questo modulo? Allora non mancare al talk “Gestione del controllo di processo” di venerdì 23/04 alle 16!
Per iscriverti è necessario inviare una mail a
 commerciale@qualiware.it

[SAVE THE DATE 09/04 ORE 16]: Esiste un numero massimo di documenti che possono essere archiviati in QualiWare? Per scoprirlo partecipa e vinci!

Cosa s’intende per indicizzazione dei documenti in QualiWare? Perché è così difficile trovare le informazioni archiviate nei vari sistemi? Qual è il numero massimo di documenti che QualiWare riesce ad indicizzare?

 
A queste e alle domande che ci sono arrivate e che arriveranno in questi giorni risponderemo nel secondo appuntamento del “Come è Fatto!?” di venerdì 09/04 alle 16.

Come ben sai, il “Come è Fatto” è il format ideato per rispondere alle tue domande, dubbi o curiosità sui moduli o sulle funzionalità di QualiWare, per questo motivo non c’è una scaletta ben definita ma solo un argomento. Il tema della prossima puntata sarà l’indicizzazione dei documenti.

QualiWare infatti non è solo un archiviatore documentale ma permette di gestire i documenti “attivamente” ossia consente di crearli, di modificarli e di inviarli direttamente dal sistema senza doverli caricare o eseguire il download sul pc.
Ma anche come “mero archiviatore” ha una marcia in più, l’indicizzazione.

Cosa s’intende?
QualiWare rispetto ai vari sistemi in uso (ERP, CRM, Documentali) legge i documenti e provvede ad indicizzarli tramite l’uso di parole chiave, lo stesso sistema che usa Google e di cui ti servi quotidianamente anche tu quando fai una ricerca sul motore. Pensaci un attimo, se non conosci precisamente il sito da consultare usi delle parafrasi e Google ti restituisce i risultati più pertinenti.

Ecco! Questo è lo stesso metodo usato da QualiWare, in questo modo ritrovare un determinato documento non solo risulta un’operazione banale ma soprattutto molto veloce anche nel caso siano stati archiviati centinaia di migliaia di documenti.
 
Contest per clienti QualiWare

Ma esiste un limite di documenti indicizzabili? Se sì qual è?

Ovviamente non esiste limite e per questo abbiamo ideato “l’Indexing Contest”. Inviaci uno screenshot con il numero di documenti indicizzati in QualiWare, in questo modo le prime tre aziende con il maggior numero di documenti verranno premiate con ore da utilizzare per formazione o sviluppo.
I premi sono suddivisi rispettivamente in:

  • 4 ore per la prima classificata.
  • 2 ore per la seconda classificata.
  • 1 ora per la terza classificata.

Cosa fare per partecipare?

Invia uno screenshot con il numero di documenti indicizzati dal sistema, troverai quest’informazione nella barra in alto a sinistra.

Attenzione però per partecipare al contest è necessario che tu sia presente al Talk, quindi iscriviti subito, inviandoci lo screen e le tue domande, dubbi o curiosità, se ne hai, a commerciale@qualiware.it

 

 

Gestione delle attività dell’RSSP, l’ottimizzazione secondo la UNI/PdR 87:2020

Il tema della sicurezza sul lavoro è uno degli argomenti da sempre più spinosi per chi si occupa di prevenzione e protezione in azienda, ossia l’RSSP.

Non a caso il ruolo del responsabile, e a cascata anche degli addetti al servizio (ASPP) risulta essere non solo centrale ma anche estremamente delicato dal punto di vista penale in caso di infortuni o morti sul lavoro. In sede di giudizio, infatti, uno dei primi documenti ad essere esaminato è il DVR, che nel caso risulti essere mancante o inadeguato, condanna a pena certa tanto il datore di lavoro (DL) quanto l’RSPP.

Questo perché il D.Lgs 81/2008 all’art. 3 comma 1 indica chiaramente i compiti del Responsabile, quali ad esempio:

• individuare fattori di rischio, valutare i rischi e individuare le misure per la sicurezza e la salubrità degli ambienti di lavoro;
• elaborare per quanto di competenza le misure preventive e protettive;
• elaborare le procedure di sicurezza per le varie attività aziendali;
• a proporre i programmi di informazione e formazione dei lavoratori;
• a partecipare alle consultazioni in materia di tutela della salute e sicurezza sul lavoro;
• a informare i lavoratori.

Come ben sai, e come si evince dall’elenco qui sopra, le attività sono di tipo tecnico, gestionale organizzativo e relazionale. Ma per cercare di dare un’impostazione più chiara alle attività del SPP è stata recentemente pubblicata (1° luglio 2020) la prassi di riferimento per il servizio di prevenzione e protezione “Attività tipiche del servizio di prevenzione e protezione così come previsto dall’art. 33 del D.lgs 81/2008”1detta anche UNI/PdR 87:2020.

L’obiettivo di questa prassi è individuare le “attività tipiche che vengono svolte dal servizio di prevenzione e protezione e che sono valide per tutte le aziende salvo specificità aziendali in termini tipologici, dimensionali, produttivi e di rischi specifici2.

In altre parole, il testo guida gli attori coinvolti (DL e RSPP in primis) nell’individuazione delle attività essenziali e aiuta loro a pianificarle organizzarle, programmarle e gestirle nel contesto organizzativo aziendale. La portata innovativa del testo risiede soprattutto nell’aspetto gestionale. Ma andiamo per gradi.

Il documento può essere suddiviso in due macro-parti, la prima delle quali è relativa alle aree di intervento, le attività principali e i compiti relativi al SPP. Nella fattispecie vengono individuati 6 processi suddivisi in 9 aree di intervento del SPP, le attività del Servizio e i relativi compiti. Inoltre introducendo l’approccio per processi richiede testualmente “di gestirlo tramite la logica del Ciclo di Deming” (Plan-Do-Check-Act).

Ma come, anticipato prima, la vera novità sta nel fatto che si chieda di indicare la stima dell’impegno previsto per svolgere le attività programmate in base alla dimensione dell’azienda e al livello di rischio aziendale. Questa stima è basata sull’impegno previsto in termini di giorno per uomo in un anno.

Se la dimensione aziendale tiene conto delle classiche tipologie di azienda (micro, piccola, media, medio-grande; grande), l’impegno minimo annuale è invece suddiviso in quattro livelli:

Impegno minimo annuale secondo la prassi UNI/PdR 87:2020
Fonte UNI STORE

Pertanto tenendo conto di queste variabili è stata realizzata la matrice qui di seguito:

Fonte UNI STORE

A prescindere dal tempo ipotizzato dal gruppo di lavoro, la prassi, di fatto, conferisce al RSPP un’ulteriore responsabilità, consistente nell’organizzazione del tempo suo e di quello dei suoi collaboratori per lo svolgimento delle attività quotidiane, spingendolo a considerare quali attività hanno un reale valore aggiunto e quali invece no.


In questo senso è doveroso per l’RSPP pensare che attività come la trascrizione di dati dal cartaceo a file dispersi sul pc non rientri nella prima categoria e pertanto dotarsi di un sistema software come QualiWare diviene non solo utile ma fondamentale per avere le informazioni sempre a disposizione e soprattutto tracciate.


Ma lo stesso vale anche per le attività che ritiene abbiano un vero valore aggiunto come potrebbero esserlo l’analisi del rischio, gli audit, la programmazione delle attività di controllo e la gestione del team.


Questo perché la suite QualiWare comprende già moduli adatti a gestire questi aspetti automatizzandoli.

Se ad esempio consideriamo l’attività di audit, QualiWare tramite il modulo QW-08 permette non solo la pianificazione dello stesso ma anche la sua esecuzione, e in combinazione con il modulo Check-List consente all’operatore di effettuare il controllo con una lista di controllo anche da mobile e anche in assenza di rete.


Lo stesso vale per la gestione del DVR, la funzionalità QW-DVR  permette al RSSP di raccogliere le informazioni relative alla valutazione dei rischi in tempi ristretti e in un unico fascicolo sempre reperibile, diminuendo esponenzialmente il rischio di commettere errori di trascrizione o di dimenticare aspetti necessari che in tribunale potrebbero pesare e non poco sul giudizio finale. Inoltre, come già detto in precedenza, in caso di infortunio o morte di un lavoratore, il giudice ha il compito di stabilire se l’azienda, nella personalità giuridica del DL e RSPP, ha fatto il possibile per prevenire l’incidente, in quest’ottica provare che effettivamente si sia impiegato il tempo indicato dalla prassi potrebbe essere ulteriormente d’aiuto per fugare ogni dubbio e dimostrare la non colpevolezza. In questo senso, QualiWare è nuovamente d’aiuto in quanto permette di rendicontare il tempo effettivo utilizzato per gestire l’attività.


Infine come detto in precedenza questa per ora è solo una prassi e non una norma ma come hai potuto capire gli enti di normazione, come l’UNI in Italia, hanno intrapreso un percorso volto a considerare oltre all’aspetto programmatico delle procedure anche quello operativo e organizzativo che difficilmente possono essere ottimizzati tramite l’uso di file Excel/Word/Access.


E tu come gestisci queste attività in azienda, vorresti sapere di più su come ottimizzarle con QualiWare?

Allora scrivi a commerciale@qualiware.it

[SAVE THE DATE 19/03 ORE 16]: Ottimizzare la tua operatività e quella dei tuoi colleghi con QualiWare

Come gestire, organizzare e strutturare il tuo lavoro usando categorie di tipo form in modo semplice ma ugualmente efficace e soprattutto risparmiando tempo e risorse?

Come automatizzare la gestione della produzione partendo dagli ordini di produzione fino al prelievo del materiale con Industria 4.0?

Vorresti migliorare il post vendita gestendo i ticket in modo efficiente e senza possibilità di errore?

Sai che puoi usare le mail come “input” per gestire i processi in azienda?

 

A queste e a tantissime altre domande daremo una risposta nel secondo appuntamento del “Fatto in Casa da Voi” del 19 marzo alle 16 con ospite e protagonista Marco Nisco, Responsabile sistemi informativi di Alpego Spa.

In questa puntata il sig. Nisco continuerà il percorso intrapreso la volta scorsa in cui ha mostrato come automatizzare i flussi informativi in azienda.

 

Venerdì 19 Marzo a partire dalle 16 invece, ci spiegherà come ha utilizzato le funzionalità di QualiWare per migliorare e automatizzare alcune attività prettamente operative come l’organizzazione e la gestione del reparto commerciale (pre sales e post sales), del magazzino e della produzione.

A chi è rivolto?

  • Responsabile sistemi informativi;
  • Amministrazione;
  • Responsabili Sistemi di Gestione;
  • Project Manager.

Come hai capito, gli argomenti sono tanti e interessanti, ti ricordo nuovamente che il sig. Nisco è un cliente proprio come te che ha accettato di essere nostro ospite semplicemente per farti conoscere le strategie che ha messo in pratica per ottimizzare le attività e avere un ritorno concreto in termini di risorse e tempo utilizzato e che potresti declinare anche tu sui bisogni della tua azienda.

Perciò non perdere l’occasione, iscriviti all’evento inviando una mail a commerciale@qualiware.it, la partecipazione è gratuita ma i posti limitati.

Ti aspettiamo!

“Come è fatto?” – Strumenti di alert e di gestione in QualiWare

Come gestire i dati della distinta base? Come funzionano i documenti collegati?

Come gestire abilitazioni e limitazioni per gli utenti? Quali strumenti alert sono previsti in QualiWare per non dimenticare le scadenze?

Queste e altre domande troveranno risposta nel primo appuntamento del “Come è fatto?” di venerdì 05/03 alle 16.
 
Come ricorderai, abbiamo ideato un nuovo format del QW-Talk, il “Come è fatto?”, per spiegare con un taglio più tecnico ma comunque comprensibile a tutti gli utilizzatori alcuni aspetti relativi alle funzionalità di QualiWare, in quanto lo scopo è quello di dare ai partecipanti il giusto know how per comprendere appieno le funzionalità di QualiWare attraverso la conoscenza di alcuni aspetti meno conosciuti, così da consentirti di adattare il sistema alle tue esigenze.
 
Nei giorni passati hai ricevuto un questionario in cui chiedevamo il tuo parere su quali argomenti vorresti venissero trattati nella prima puntata del nuovo format targato QW-Talk.
 
Le domande che leggi in alto sono il risultato del sondaggio, a cui l’Ing. Pier Alberto Guidotti risponderà venerdì 05/03 a partire dalle 16. Ovviamente non ci limiteremo a dare risposta a questi quesiti ma li useremo come punto di partenza per rispondere a tutti i vostri dubbi e curiosità su QualiWare.
 
Lo scopo di questa format è darti nozioni pratiche per aiutarti ad essere sempre più autonomo nella gestione delle attività che hai scelto di ottimizzare con QualiWare, in altre parole il “Come è fatto?” è un’ora di formazione di gruppo gratuita ed esclusiva per te e gli altri nostri clienti.
 
Per dare un contributo di valore e dedicare la giusta attenzione a chi parteciperà, abbiamo scelto di diminuire ulteriormente il numero degli iscritti rispetto al limite dettato dalla piattaforma, pertanto se non vuoi perdere quest’occasione iscriviti ORA inviando una mail a commerciale@qualiware.it