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Salvaguardia la responsabilità aziendale.

Gestisci il codice etico aziendale, nelle attività a rischio, nella formazione ed informazione del personale, grazie all’interazione di alcuni moduli.

D.lgs 231/2001

L’art. 6 del d.lgs. 231/2001 introduce una sorta di liberatoria per la società, dichiarando che essa non ha responsabilità se prova che:
  1. l’organo dirigente ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi;
  2. il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento è stato affidato ad un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo;
  3. le persone hanno commesso il reato eludendo fraudolentemente i modelli di organizzazione e di gestione; 
  4. non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’organismo di cui al punto “2”.
Si tratta di un modello organizzativo complesso ma che, nei suoi principi, nella sua struttura e nei suoi strumenti di gestione, può essere ricondotto ad altri modelli di gestione largamente diffusi nelle realtà aziendali, come quelli per la Qualità, per la Sicurezza e per l’Ambiente.
 
Lo schema del modello 231/2001 è:
  • Codice Etico: documento programmatico che l’azienda adotta per dare evidenza del proprio impegno a prevenire reati oggetto della legge 231.
  • Attività a rischio: processi e/o delle attività nelle quali si potrebbero verificare i reati previsti.
  • Protocolli e procedure che regolano le attività a rischio: analisi del sistema attuale per verificarne l’idoneità a contrastare il verificarsi dei reati.
  • Sistema sanzionatorio: insieme di provvedimenti disciplinari validi internamente previsti a carico dei soggetti che tengano comportamenti contrari al codice etico ed alle procedure e protocolli previsti.
  • Organismo di vigilanza: creazione di un ente specifico con poteri di controllo sul modello, sulla sua corretta attuazione, sul rispetto delle procedure e dei protocolli, sulle eventuali esigenze di adattamento e miglioramento.
  • Formazione e informazione: predisposizione della opportuna formazione per attuare il modello sia per l’ente di vigilanza che per le risorse assegnate alle attività a rischio.

Con QualiWare potrai:

Gestire e tracciare la documentazione aziendale.

Lo strumento di Gestione Documentale di QualiWare consente di gestire il Codice etico, come un documento controllato in tutto il suo processo: dalla redazione, al workflow di verifica e approvazione; dalla distribuzione secondo liste predefinite di destinatari, alla pubblicazione su web ed alla eventuale revisione. In questo modo, il documento è sempre condiviso nella sua versione più aggiornata.
Con lo stesso modulo possono essere redatti e gestiti protocolli e procedure che regolano tutte le attività previste dalla legge e che possono essere collegati alle attività a rischio individuate. In particolare, può essere impostata la procedura che regola le sanzioni disciplinari a carico di chi commette i reati oggetto della legge 231 (la distribuzione controllata consente di garantire la conoscibilità della legge da parte di tutti).

Albero documentale


Pianificare le analisi e gestisci i rischi.

Con modulo QW-21 “Gestione Analisi del Rischio di QualiWare è possibile pianificare e verbalizzare analisi di rischio in ogni settore: ambientale, della sicurezza sul lavoro e anche relativamente a possibili illeciti amministrativi ex d.lgs. 231. Per ogni rischio valutato si può definire, come richiede il Modulo Organizzativo, un Indice di Probabilità che si verifichi ed un Indice di Perdita, cioè di danno; sarà il programma a calcolare automaticamente l’Indice di Rischio. Accanto all’Indice di Rischio attuale, si può prevedere un Indice di Rischio finale, in modo da porsi come obiettivo – tangibile e misurabile – una riduzione dell’indice di rischio sulla base di azioni da attuare che vengono documentate in modo dettagliato.


Verificare l'attuazione delle norme tramite Audit.

L’attività di auditing è infatti fondamentale per verificare l’attuazione del modello organizzativo, sia da parte dell’ente di vigilanza che da parte di chi gestisce i sottosistemi che compongono il modello. Il modulo Audit di QualiWare consente di programmare dei controlli periodici suddivisi per area e tipologia. L’audit può essere collegato a check-list preimpostate, per un’indagine di più ampio spettro; oppure può essere mirato su singoli aspetti. A seguito dell’audit, il responsabile del team di verifica può registrarne l’esito, il personale verificato, le osservazioni emerse, un eventuale punteggio per parametrizzare riscontri successivi. Si possono far derivare azioni correttive e preventive nonché moduli di gestione delle eventuali non conformità riscontrate. QualiWare offre un modulo ulteriore per la gestione di questi rapporti (QW-05 Gestione Reclami, Non Conformità e Azioni Sistema Qualità) che apre prospettive di grande efficacia ai fini del controllo sulla corretta gestione del Modello Organizzativo e sul suo miglioramento continuo.

Pianificare un audit sulla sicurezza



Controllare la corretta formazione del personale.

La formazione e informazione delle risorse è un’attività fondamentale per tutti i sistemi di gestione perché oltre ad accrescere le competenze, genera consapevolezza dell’importanza del ruolo di ciascuno e di conseguenza struttura le responsabilità.
Il modulo di QualiWare per la gestione delle Risorse Umane si adatta perfettamente a quanto richiesto dal decreto-legge perché permette di:

  • predefinire competenze specifiche in materia di prevenzione dei reati amministrativi e di collegarle alle funzioni aziendali che sono chiamate a gestire il Modello Organizzativo 231;
  • generare un ente con poteri di vigilanza e controllo sul Modello Organizzativo 231, inquadrato nell’organigramma, con un proprio responsabile ed eventuali addetti;
  • selezionare i membri dell’organo di vigilanza sulla base di competenze specifiche e mirate precedentemente definite.
Non solo, più in generale consente di:
  • pianificare corsi di formazione di vario tipo, con contenuti e obiettivi predefiniti;
  • convocare automaticamente le persone che fanno parte di un dato ente o che svolgono una funzione specifica;
  • programmare l’attribuzione di nuove competenze in base all’efficacia del corso.


Gestire un piano di controllo organizzativo.

QualiWare permette anche di gestire i controlli richiesti dai protocolli del D.lgs 231/2001 sulle attività tramite l’apposito package “Piano di Controllo Organizzativo”. Il pacchetto aiuta il responsabile a pianificare il controllo e lo avvisa in caso di scadenza inviandogli un alert, così da non dimenticare di eseguire il controllo. Inoltre, data la natura di questi controlli e la frequenza con la quale dovrebbero essere seguiti è possibile che il responsabile di reparto demandi l’attività ad un collaboratore, anche in questo caso il piano di controllo ottimizza la gestione del controllo in quanto l’operatore riceverà degli alert e avrà sempre disponibili le informazioni relative, ad esempio l’istruzione operativa così da eseguire il controllo come richiesto. Una volta che l’incaricato avrà terminato il controllo definirà l’esito, allegandovi, se previsto, eventuali evidenze come foto, registrazioni vocali o documenti. Se il controllo avrà esito negativo il software allerterà tempestivamente il responsabile permettendo così di prendere decisioni in merito alle azioni da svolgere nel più breve tempo possibile.

Piano di controllo organizzativo secondo la 231

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