QualiWare su iPad

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Negli ultimi due anni l’avvento dei tablet ha sconvolto il mercato dei dispositivi elettronici per l’elaborazione ad uso personale. Le vendite dei PC portatili sono notevolmente diminuite, e i tablet si stanno sempre più affermando come lo strumento ideale per il lavoro in mobilità. Il prodotto che ha aperto questa nuova via tecnologica è sicuramente l’iPad di Apple, giunto ormai alla sua terza versione.

Dalla versione 2011.01 rilasciata nel mese di settembre 2011, QualiWare Web Server è compatibile con il browser Safari installato su iPad. E’ quindi possibile utilizzare tutte le funzionalità offerte dalla versione web di QualiWare: verbalizzare in tempo reale una riunione o un audit, registrare informazioni relative a Non Conformità direttamente sul campo relativamente, oppure consultare documenti da remoto quando ci si trova presso clienti o fornitori o anche approvarli mentre si viaggia seduti su un treno.
Anche i form realizzati con il Form Designer sono utilizzabili senza alcuna limitazione.

Si afferma quindi sempre di più il concetto di QualiWare come database unico per gestire i dati dei sistemiQualità, Sicurezza e Ambiente, e in generale tutte le informazioni non gestite in modo strutturato tramite l’ERP.
QualiWare è utilizzabile su tutte le piattaforme tecnologiche che ne consentono l’utilizzo in remoto, quali Web, Cloud, Citrix, Terminal Services e ora anche iPad.

Per ulteriori informazioni scrivere al supporto tecnico di QualiWare.

Corso Gestione Documentale Applicata – 24/05/2012

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Il modulo Gestione Documentale di QualiWare non offre solamente funzionalità di archiviazione di documenti. Con l’introduzione del Form Designer, è stata data la possibilità agli utenti di utilizzare tutta la potenza del database per gestire e archiviare moduli dalla struttura anche complessa, senza la necessità di possedere competenze di programmazione.
E’ così possibile implementare molto rapidamente la gestione di dati e documenti tipica non solo dei sistemiQualità ISO 9001, ma anche di quelli Ambientali ISO 14001, Automotive ISO-TS 16949, H&S OHSAS 18001, ecc., mantenendo la struttura documentale già utilizzata prima dell’introduzione di QualiWare.

Il corso “Gestione Documentale Applicata“, che si terrà il 24/05/2012 dalle ore 14.00 presso la sede di Analysis, offre la possibilità di approfondire le ultime novità introdotte nel modulo di gestione Documentale, e di vedere all’opera e analizzare alcune soluzioni già implementate.

Il corso è gratuito per i clienti titolari di contratto di Manutenzione QIS. Per iscrizioni, scrivere a formazione@qualiware.it 

La gestione della Employee Satisfaction con QualiWare

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La release 2012.01 di QualiWare presenta una importante novità nel modulo di gestione dei Questionari. E’ infatti ora possibile prevedere, come destinatari, non solo i clienti ma anche il personale dell’azienda. E’ così possibile creare indagini rivolte al monitoraggio della soddisfazione del personale o alla valutazione dell’efficacia dei corsi di formazione. Questi tipi di indagine vengono sempre più richiesti, sia dai clienti (soprattutto quelli di dimensione multinazionale) che dagli enti di certificazione, in quanto consentono all’azienda non solo di capire quanto le risorse umane sono soddisfatte e quindi motivate (e la motivazione deriva anche da una formazione che viene percepita efficace), ma anche di trarre importanti informazioni per il miglioramento dell’organizzazione.

I questionari prodotti con QualiWare possono essere somministrati sia in modo cartaceo ma soprattutto via web(anche in più lingue), e in forma anonima. Quest’ultima modalità è indispensabile per consentire a chi compila la massima libertà di esprimere la propria opinione senza condizionamenti psicologici di alcun tipo.
Le risposte fornite per ciascuna indagine possono poi essere elaborate tramite le statistiche offerte da QualiWare o esportate in Excel per ulteriori elaborazioni.

Premere qui per scaricare la nuova scheda descrittiva del modulo di gestione Questionari in formato PDF.

QualiWare è ora compatibile con Firefox, Chrome e Safari

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La release 2011.01 di QualiWare, rilasciata la scorsa settimana, introduce una importantissima novità per quanto riguarda la versione web: la compatibilità è stata infatti estesa ai browser Firefox, Chrome e Safari. Assieme ad Internet Explorer, questi browser hanno una quota di mercato pari a circa il 98%.

La compatibilità è stata raggiunta grazie ad una profonda revisione tecnologica della piattaforma web, che ha portato anche ad un miglioramento delle prestazioni e ad una maggiore compatibilità con Internet Explorer 9.

Va sottolineato che sia Internet Explorer 9 che le più recenti versioni di Chrome utilizzano motori Javascript estremamente performanti. Questo si traduce in tempi di apertura delle maschere ed esecuzione delle operazioni notevolmente migliorati, e mediamente inferiori a quelli della versione client/server.

Per informazioni sull’aggiornamento dell’installazione di QualiWare a questa nuova release potete scrivere al nostro supporto tecnico.

La conservazione sostitutiva con QualiWare

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La recente normativa italiana riguardante la firma digitale e la conservazione sostitutiva dei documenti è stata notevolmente semplificata, ai fini di favorire la dematerializzazione dei documenti, sia per la pubblica amministrazione, che per le aziende private, a partire dalle grandi imprese sino agli studi professionali. Per queste ultime, si presenta quindi la grande opportunità di risparmiare tempo, spazio e quindi denaro attraverso dematerializzazione e firma digitale.

QualiWare, con il suo modulo di gestione Documentale potente, flessibile e semplice da usare, rappresenta la soluzione ideale per la produzione e l’archiviazione di tutti i documenti aziendali. Analysis ha quindi pensato di estenderne le funzionalità per consentire ai proprio clienti di cogliere questa interessante opportunità continuando ad utilizzare gli strumenti che già conoscono e apprezzano, e aggiungendo a questi le funzionalità software necessarie per firmare digitalmente i documenti e gestire quindi la conservazione sostitutiva secondo i termini di legge.

Grazie all’integrazione con la soluzione in the cloud Documatica di KPN Qwest, i documenti archiviati in QualiWare potranno essere gestiti secondo le modalità previste dalle normative per la conservazione sostitutiva, in modo totalmente automatico e trasparente per l’utente.

Per saperne di più, potete richiedere informazioni scrivendo a commerciale@qualiware.it.

Il Riesame di sistema con QualiWare

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L’applicazione di nuovi sistemi di Gestione e dei relativi modelli organizzativi, oltre ad una problematica di gestione delle informazioni e dei flussi di processo, pone la necessità di effettuare riesami documentati e sempre più mirati non solo allo specifico ambito di ogni sistema di gestione ma anche alla specifica area aziendale che di quel sistema fruisce.

Si tratta quindi di raccogliere informazioni quali ad esempio azioni correttive, non conformità, reclami, risultati degli audit, valutazioni di indicatori, piani di formazione, riportarle sinteticamente nel documento di riesame, analizzarle e trarre da esse opportunità di miglioramento e i relativi piani d’azione, anch’essi opportunamente formalizzati nel documento stesso.

All’atto pratico, chi si occupa di istruire il documento di riesame, deve reperire i dati disponibili, e questo comporta generalmente una quantità di tempo che rende l’attività di riesame complessa e impegnativa, richiedendo una risorsa specificamente dedicata e occupata per diversi giorni.

Il limite è costituito dalla mancanza di una corretta organizzazione delle informazioni necessarie per il riesame, che vengono generalmente gestite in modo non strutturato sotto forma di files Word o Excel residenti su cartelle di un server, anziché come registrazioni di un database centralizzato.

Il modulo di gestione Riesame di QualiWare consente di superare questo limite. Grazie alla tecnologia web 2.0, è accessibile con facilità da qualsiasi postazione, anche via internet, e rappresenta il punto di incontro di tutti i componenti del team interfunzionale che effettua il riesame, gestendone sia gli aspetti di comunicazione che quelli di gestione delle informazioni, e mettendo a disposizione le seguenti funzioni:

  • Pianificazione del riesame, per tipo e area (Qualità, Sicurezza, Ambiente, ecc.) e definizione del periodo in cui verrà effettuato il riesame e relativamente al quale verranno esaminati i dati.
  • Definizione dei partecipanti al riesame, con avviso automatico via mail.
  • Definizione delle sezioni di cui si compone il riesame, e, per ciascuna, degli elementi di input.
  • Importazione automatica di una sintesi dei dati presenti a sistema per il periodo oggetto di analisi, relativamente a:
    • Non Conformità
    • Reclami
    • Azioni Correttive e Preventive
    • Audits
    • Rapporti di formazione
    • Indicatori
  • Archiviazione delle valutazioni sui dati effettuate dal team.
  • Invio via e-mail del verbale di riesame a tutti i partecipanti.

Grazie ad una maggiore rapidità nel raccogliere e preparare le informazioni necessarie al riesame, il team ha a disposizione una maggiore quantità di tempo da dedicare alla parte di analisi, che è ovviamente il vero valore aggiunto dato dal riesame stesso.

Gli aspetti di archiviazione strutturata sono gestiti completamente dal software, garantendo la piena rintracciabilità delle informazioni anche in momenti successivi.

Il modulo di gestione Riesame di QualiWare è integrato con gli altri moduli del software, coi quali condivide database, interfaccia grafica e modalità operative. Questo consente l’effettuazione di collegamenti logici con qualsiasi altro documento o registrazione gestita nel sistema. L’utente ha quindi la possibilità di ricostruire il percorso che ha portato alla generazione di una determinata informazione. Ad esempio, azioni migliorative o piani di formazione risultanti da un riesame vengono gestiti nel sistema e collegati al riesame stesso, ed è possibile visualizzare graficamente la relazione fra essi.

Il modulo gestione Riesame di QualiWare rappresenta il punto di arrivo della gestione integrata dei dati e delle informazioni di un sistema di Gestione, e anche il punto di partenza per gestire le opportunità di miglioramento individuate nell’ambito di ogni riesame.

Premere qui per scaricare la scheda descrittiva del modulo in formato PDF.

Valutazione automatica degli indicatori di performance

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Quella in cui viviamo è la civiltà dell’Information Technology: ciascuno di noi è costantemente collegato al resto del mondo e viene costantemente informato di ciò che accade tramite e-mail, SMS e gli strumenti social.
Questo modo di vivere l’informazione stenta però a prendere piede nel mondo delle aziende, dove per reperire un dato fondamentale spesso bisogna fare i salti mortali, e tante volte ci si deve accontentare di approssimazioni o stime anche quando i dati stivati all’interno dei sistemi informatici consentirebbero, se opportunamente elaborati, di ottenere un’informazione molto precisa.
Ciò vale in particolare per gli indicatori aziendali o indicatori di performance (KPI = Key Performance Indicator), che danno (o dovrebbero dare) un’immagine di come l’azienda si sta comportando nelle varie aree.
Si è portati a pensare che la valutazione di questi indicatori, comportando spesso un grosso sforzo in termini di aggregazione dei dati, debba essere fatta una o due volte all’anno. Questo è però sbagliato, perché ci sono molte situazioni nelle quali sarebbe utile conoscere il dato con maggiore frequenza, mensile, settimanale o addirittura, in alcuni casi, giornaliera. Dando per scontata la possibilità di reperire in tempi rapidi un dato di sintesi (e con gli attuali sistemi ERP e di gestione della qualità come QualiWare, questo è quasi sempre possibile), resta il problema di come trasmettere l’informazione al destinatario.
L’ideale sarebbe, ovviamente, recapitargliela automaticamente nella casella di posta elettronica, anziché costringerlo ad attivare manualmente una funzione presente all’interno di un cruscotto. In questo modo infatti si conferirebbe al sistema quella proattività che dovrebbe sempre essere l’obbiettivo dei moderni sistemi informativi aziendali.

Con QualiWare è da oggi possibile attivare una funzionalità di questo tipo. Grazie alla nuova funzione di Valutazione Automatica Indicatori, qualsiasi indicatore definito nell’apposita sezione del programma può essere valutato in automatico e il risultato trasmesso via e-mail alle persone interessate, assieme ad un grafico riepilogativo dell’andamento delle valutazioni.
Si tratta di una innovazione molto importante, perché consente di “chiudere il cerchio” fornendo un feedback in tempo reale delle attività intraprese per migliorare le performance, verificandone l’efficacia e consentendo di correggere tempestivamente eventuali situazioni insoddisfacenti o tendenti al peggioramento.

La funzionalità di valutazione automatica indicatori verrà presentata nel corso “QualiWare System Tools” in programma nelle prossime settimane. Per dare la vostra pre-iscrizione o richiedere ulteriori informazioni sulla nuova funzionalità, potete inviare una mail all’indirizzo commerciale@qualiware.it.

Archiviare le e-mail con QualiWare

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La prossima service release di QualiWare conterrà una importante novità:

la possibilità di archiviare le e-mail inviate e ricevute tramite Microsoft Outlook

Si sa che l’e-mail è diventato lo strumento principale con il quale vengono scambiate le informazioni all’interno delle aziende, e fra le aziende e i propri business partner, principalmente clienti e fornitori.

Le e-mail contengono spesso informazioni importantissime che non vengono archiviate in nessun altro sistema a parte le caselle di posta di mittenti e destinatari. Si pensi ad esempio allo scambio di informazioni fra fornitore e cliente relativamente ad un reclamo o ad un’assistenza tecnica. Generalmente ci si limita a ad inserire, all’interno di un modulo, un riassunto delle informazioni scambiate, ma questo potrebbe essere insufficiente a ricostruire l’intera sequenza di eventi nel caso questo fosse necessario, dal momento che non è generalmente possibile accedere agevolmente alle caselle di posta di altri utenti.

La nuova funzione consente di risolvere questo problema, grazie alla possibilità di importare e archiviare lee-mail fascicolate per oggetto e soprattutto collegandole automaticamente alla scheda anagrafica del cliente o fornitore cui si riferiscono.

Sarà possibile configurare in QualiWare una o più categorie documentali atte a contenere le e-mail archiviate, che potranno essere a loro volta contenute in una o più cartelle create nella propria casella di posta o in una casella condivisa. E’ quindi possibile prevedere archiviazioni separate per tipologie di e-mail differenti, come ad esempio quelle relative all’assistenza tecnica e quelle relative all’area commerciale.

Per il rispetto della privacy l’accesso alle categorie documentali sarà disciplinato secondo le usuali modalità previste da QualiWare, e la visibilità delle e-mail archiviate potrà essere concessa secondo regole ben definitenon solo ai mittenti o destinatari delle stesse, ma a qualsiasi utente si prevede possa essere a qualche titolo interessato alle informazioni in esse contenute.

Grazie a questa nuova funzionalità, l’e-mail viene gestito con gli stessi criteri del resto della documentazione prodotta e/o archiviata con QualiWare, e ne viene quindi salvaguardato il contenuto informativo.

Riconoscimento barcode e distribuzione automatica dei documenti

QualiWare Server Daemon, lo strumento che consente di automatizzare le attività di gestione del flusso dei documenti in entrata e in uscita, si arricchisce di due nuove importantissime funzionalità:

  • Il riconoscimento dei barcode sui documenti importati
  • L’invio automatico di documenti pubblicati

Il riconoscimento barcode consiste nella possibilità di leggere dal documento informazioni che possono poi essere utilizzate per determinare i valori dei campi da inserire nel database. Grazie a questa funzione è possibile ad esempio implementare un sistema di archiviazione automatica di documenti cartacei, come ad esempio schede di raccolta dati in produzione. Se tali schede riportano, come spesso accade, il codice a barre della commessa o ordine di produzione, è sufficiente passare allo scanner la copia cartacea compilata dall’operatore per far sì che essa venga importata automaticamente in QualiWare e collegata alla scheda tecnica del prodotto cui si riferisce, il quale viene determinato, assieme ad altri dati che possa essere utile memorizzare nel database di QualiWare, tramite un’interrogazione effettuata sul database dell’ERP e utilizzando il valore contenuto nel codice a barre come chiave di ricerca. 

L’invio automatico dei documenti pubblicati consente invece di implementare la distribuzione via e-mail di documenti senza attività manuali da parte di un operatore. Una possibile applicazione èl’invio delle fatture ai clienti. Predisponendo un’archiviazione automatica delle fatture effettuata in QualiWare, è poi possibile configurare opportunamente il servizio di Mailing di QualiWare Server Daemon per far sì che al momento dell’importazione di ogni fattura ne venga effettuato l’invio immediato al cliente, con registrazione dell’operazione nella lista di distribuzione del documento.

E’ da sottolineare come i due esempi sopra citati, riguardanti il primo il flusso di informazioni verso QualiWare, e il secondo il flusso di informazioni in uscita da QualiWare, sono implementabili semplicemente agendo sui pannelli di configurazione di QualiWare Server Daemon, senza la necessità di sviluppare moduli personalizzati. Tutte le logiche di importazione documenti ed invio di e-mail sono definibili attraverso query, consentendo quindi il completo controllo di ogni aspetto.

Per informazioni sulle due funzionalità sopra descritte, potete contattare il servizio di assistenza scrivendo ad assistenza@qualiware.it.