Come ben sai la normativa ISO 9001 sulla Qualità (anche se lo stesso vale per quella sulla Sicurezza ISO 45001 o la 14001 riguardante l’Ambiente) descrive precisamente quali sono i requisiti di conformità e di efficacia che un’azienda certificata deve rispettare, ma poco o quasi dice su come e con quali strumenti gestire al meglio i sistemi per renderli più efficienti.

Soprattutto nelle piccole e medie imprese (ma il fenomeno si rileva anche nelle grandi) la “liberta” di scelta degli strumenti di gestione da adottare viene risolta con metodi che spesso risultano essere inadeguati:

• applicativi verticali, difficilmente personalizzabili e che quindi mal si adattano a logiche differenti da quelle che propongono (e come saprai bene nella Qualità le logiche predefinite non sono accettabili);
• file Word e Excel, o email, che risultano poco efficienti perché le informazioni non sono strutturate né facilmente rintracciabili;
• supporto cartaceo, con aumento dei costi e del tempo impiegato per la registrazione e trascrizione delle informazioni;
• software documentali che promettono di gestire tutto il sistema Qualità ma in realtà svolgono solo il ruolo di archiviatori di file e, quando va bene, di connettori tra più software già presenti in azienda.

Se dei primi tre punti ne abbiamo già parlato (puoi trovare una sintesi QUI questa volta vogliamo concentrarci sull’ultimo, meritevole di una riflessione più consistente.

Capita spesso di incappare in pubblicità da parte di software house che sostengono di potere garantire, grazie al loro software documentale, grandi prestazioni nella gestione della Qualità senza risparmiare parole come efficienza ed efficacia nonostante si parli di un mero archiviatore di documenti.

Ma è possibile gestire la Qualità in modo ottimale avendone benefici in termini di tempo e riduzione dei costi con un software documentale?

Sicuramente l’obiettivo di “gestire il sistema Qualità” viene raggiunto, d’altra parte come si è detto all’inizio di questo articolo è possibile raggiungerlo anche con gli altri sistemi sopraelencati. Ma è possibile affermare con altrettanta certezza che parlare di diminuzione di costi e tempo non è veritiero se paragonato ad un software che aderisce completamente alle esigenze dell’azienda e che nasce per gestire le normative come è QualiWare.

Ti faccio un esempio: come può un documentale gestire i controlli in accettazione?

Non può certamente farlo in modo completo, semmai aiuta a farlo acquisendo il (file del) DDT dal sistema gestionale, passandolo al software di controllo qualità nel caso in cui il materiale debba essere controllato, e poi rimandandolo al gestionale stesso al termine dei controlli. In altre parole, funge semplicemente da connettore tra i software già presenti in azienda. Il risultato viene raggiunto ma con esso anche un aumento dei costi derivanti da questa sovrapposizione di applicativi aziendali. Tre software quando ne bastavano semplicemente due.

Con QualiWare non è necessario avere un terzo software, perché con modulo “QW-01, Controllo in Accettazione” dialoga direttamente con il sistema gestionale, e così i nostri clienti riescono a gestire il controllo senza dover ricorrere ad altri strumenti, ottenendo i seguenti benefici:

1. diminuiscono il numero dei controlli perché individuano i fornitori in FREEPASS in base alle informazioni storiche;
2. hanno evidenza del margine di errore delle misure rispetto al valore ottimale previsto;
3. hanno rintracciabilità assoluta delle matricole di ciascun componente e dei lotti di appartenenza;
4. generano un Modulo o una Segnalazione di Non Conformità da inviare al fornitore responsabile, il quale può accedere al Portale Clienti-Fornitori per visualizzare le segnalazioni di Non Conformità a suo carico e compilare i campi di sua competenza;
5. l’operatore è libero di eseguire il controllo direttamente da app tramite smartphone o tablet dandogli quindi la possibilità documentare con foto eventuali criticità.

Ma il controllo in accettazione non è l’unico requisito che non riusciresti a gestire in modo pratico ed efficiente con un documentale. Pensa ad esempio alla gestione e al monitoraggio dei processi aziendali.

La gestione dei processi ha bisogno di documenti, ma questi non devono essere semplicemente archiviati, perché i dati all’interno devono essere vivi, ossia aggiornabili e interrogabili. Un “normale” documentale non permette tutto questo, né tantomeno di individuare o di costruire liberamente gli indicatori da associare loro, tutt’al più aiuterebbe ad archiviare il file Excel all’interno del quale li si calcola.

Anche in questo caso il risultato finale è una semplice archiviazione che va ad aggiungersi a quelle già esistenti.

Con QualiWare le cose funzionano in modo molto diverso, molto più strutturato da un punto di vista digitale. QualiWare permette di realizzare maschere di immissione dati completamente personalizzabili e associarle ad un modello di documento (file Excel o Word). In questo modo è possibile interrogare il sistema ed inoltre, grazie ai Cloud Components, (per saperne di più clicca QUI) consente di trasferire sui documenti Word ed Excel (qualora debbano essere mantenuto a livello documentale) i dati inserti nel database, senza che tu debba scaricarli sul tuo pc, aggiornarli a mano, e ricaricarli una volta terminate le modifiche. Come avviene con i “normali” software documentali.

Inoltre con il modulo “Questionari, Indicatori (KPI) e Dashboard” non solo definirai i processi aziendali gestendo i dati che tu ritieni importanti ma questi saranno costantemente aggiornati così da essere tempestivamente informato sui processi che non raggiungono gli obiettivi e intraprendere azioni migliorative mirate. Anche in questo caso il risparmio è concreto oltre al beneficio di una gestione del sistema informativo aziendale più snella e organizzata.

Questi sono gli aspetti che permettono di diminuire costi e tempi nella gestione del sistema Qualità e non aggiungere un semplice documentale agli altri sistemi presenti in azienda.

Se hai compreso quanto scritto in queste righe ti sarà chiaro che l’acquisto di un mero archiviatore documentale non è necessario né sufficiente per gestire la qualità. Ma non solo, la possibilità di rendere interrogabili i dati all’interno dei tuoi documenti e l’esclusiva funzionalità che ti permette di modificarli direttamente in QualiWare senza doverli scaricare , aggiornarli manualmente e successivamente ricaricare, rende QualiWare un applicativo che, anche per la sola gestione documentale, garantisce migliori performance in termini di efficienza ed efficacia rispetto ad un classico documentale la cui unica funzionalità è, appunto, la sola archiviazione documentale.

Per concludere usando una metafora, gestire il sistema Qualità con un documentale sarebbe come “mangiare i tortellini in brodo con la forchetta”. Si può fare, ma il brodo rimane nel piatto. E, nel nostro caso, il brodo è la conoscenza contenuta nei dati, che, se questi rimangono scritti solo all’interno del file, e non vanno nel database, non si può certamente estrarre se non con tempi e costi elevati e senza automatismi di alcun tipo.

Vuoi saperne di più su come gestire il sistema Qualità in modo efficiente ed efficace? Allora scrivi a [email protected]!