Case Study: OHSAS Censimento Infortuni

Aperitivo QualiWare

Quarto appuntamento all’ ”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente.
Vi proponiamo questa volta un Case Study relativo a OHSAS Censimento Infortuni.

Esigenza:
Costruirsi un registro infortuni per gestire alcuni aspetti relativi alle direttive OHSAS 18001.

Nello specifico:
a) gestire NC collegate agli incidenti occorsi in azienda e che comportano infortuni da ricovero, infortuni lievi, o mancati infortuni (near miss);
b) creare le conseguenti azioni sul Sistema Qualità;
c) produrre statistiche e report sugli indici richiesti dalla norma (Indice frequenza-Indice gravità);
d) produrre report “Verbale Infortunio sul Lavoro” (con layout già definito dall’ASL competente).

Soluzione:
Utilizzando il Form Designer, si è costruito un modulo personalizzato su due schermate per inserire tutti i dati, con la possibilità di creare direttamente dalla maschera azioni correttive e/o preventive (vedi dettaglio sotto).

QualiWare  provvede a creare collegamenti automatici con le anagrafiche e gli elementi di Gestione Qualità.

Vantaggi:
Informatizzazione del registro, con workflow di registrazione in funzione dei dati da inserire per i vari ruoli coinvolti (es. segnalante, RSPP) e automatismi per stampa verbale e statistiche.

Ciò ha comportato una netta semplificazione con risparmio di carta, tempi e quindi costi per l’azienda.

Case Study: Gestione Curricula Interni

Aperitivo QualiWareCome terzo appuntamento all’ ”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo questa volta un Case Study relativo ai CV Interni.

Esigenza:
Il Cliente ha un proprio portale web per il recruiting di nuove risorse, e accorgendosi di non avere equivalenti informazioni sul personale interno ha richiesto di colmare questo gap.

Soluzione:
E’ stata realizzato un form di inserimento dati fruibile attraverso la intranet aziendale riportante le caratteristiche utili all’Area HR per effettuare il censimento delle competenze di ogni dipendente mediante auto compilazione.

Vantaggi:
L’area HR al termine della campagna di censimento (più di 300 dipendenti) mediante una semplice query con esportazione automatica su un proprio modello excel, ha potuto interrogare le informazioni registrate con la possibilità di apporre i filtri necessari alla rapida individuazione di competenze del personale.

La gestione della formazione del personale con QualiWare

“Le Risorse Umane costituiscono la maggior risorsa delle organizzazioni, ma il loro ruolo, nell’era della conoscenza, si trasforma; e la loro gestione, nell’attuale contesto socioeconomico, comporta nuovi approcci.”

Questa affermazione è valida anche per quanto riguarda l’approccio alla gestione delle informazioni riguardanti le Risorse Umane. L’affermarsi dei modelli organizzativi basati sui Sistemi di Gestione (Qualità, Sicurezza, Ambiente, Responsabilità Sociale) ha comportato un notevole aumento del numero di informazioni da gestire per ciascuna risorsa impiegata, ai fini non solo di un utilizzo ottimale all’interno dell’organizzazione, ma anche di una sua tutela negli aspetti di salute e sicurezza. Fino a qualche anno fa, le uniche informazioni gestite erano quelle relative alle presenze e alle paghe. Oggi abbiamo, a livello di singola persona:

  • Formazione ricevuta
  • DPI consegnati
  • Visite mediche sostenute e previste
  • Descrizione delle mansioni svolte
  • Curriculum

Si tratta quindi di informazioni variamente strutturate, e normalmente non gestite all’interno dei sistemi ERP. Per questo, generalmente i dipartimenti che gestiscono le Risorse Umane fanno affidamento a documenti Word e soprattutto a fogli elettronici Excel. Il risultato è, ovviamente, la mancanza di integrazione fra le informazioni, con la necessità di importare manualmente alcuni dati da altri sistemi (ad es. la gestione delle presenze, che tutte le aziende hanno), e anche duplicarli su più file per ottenere le visualizzazioni e le statistiche necessarie. Vi è inoltre un rischio privacy, dal momento che un singolo file è sicuramente più esposto a letture e modifiche indebite rispetto ad una informazione contenuta in un database. Infine, vi è la difficoltà ad effettuare interrogazioni e  distribuirne i risultati.

Questo approccio informatico alla gestione delle informazioni è ovviamente inefficiente, e nel medio termine può impedire una crescita del sistema e anche portarlo al collasso, dal momento che richiede un’elevata quantità di tempo per l’inserimento dei dati e la loro manutenzione.

Se si chiede ad un addetto alla gestione delle Risorse Umane se trova difficoltà nella gestione quotidiana dei dati, probabilmente questi risponderà di no, tanta è l’abitudine generalizzata a gestire le informazioni nel modo sopra descritto, con Excel e Word.

L’utilizzo del modulo Gestione Risorse Umane di QualiWare può invece portare ad una notevole diminuzione dei tempi di gestione, aprendo opportunità di miglioramento precedentemente non immaginabili.

In particolare, per quanto riguarda la gestione della Formazione del personale, è possibile registrare in modo strutturato tutta la formazione erogata, consentendo quindi di avere dati sempre aggiornati sulle competenze acquisite dagli addetti, sui costi sostenuti e anche effettuare analisi sulle necessità future partendo dai requisiti richiesti per svolgere le varie mansioni aziendali. Il controllo sulle scadenze della formazione obbligatoria è inoltre totale.

Vi è inoltre un aspetto di maggiore rintracciabilità che diventa indispensabile in caso di verifica da parte degli organi di controllo, i quali generalmente richiedono l’evidenza della formazione effettuata in base alle normative vigenti (si pensi a quella prevista dall’accordo Stato-Regioni). Con pochi click del mouse è possibile produrre tale evidenza, corredata da tutta la documentazione a supporto, che è possibile archiviare grazie all’integrazione con il sistema di gestione documentale.

Il feedback da parte dei nostri clienti non lascia spazio a dubbi: l’utilizzo del modulo di Gestione Risorse Umane di QualiWare porta notevoli risparmi in termini di tempo, e un aumento della quantità di informazioni disponibili, con la possibilità di implementazione di funzioni precedentemente non disponibili con una gestione tutta basata su Word ed Excel.

La gestione della Employee Satisfaction con QualiWare

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La release 2012.01 di QualiWare presenta una importante novità nel modulo di gestione dei Questionari. E’ infatti ora possibile prevedere, come destinatari, non solo i clienti ma anche il personale dell’azienda. E’ così possibile creare indagini rivolte al monitoraggio della soddisfazione del personale o alla valutazione dell’efficacia dei corsi di formazione. Questi tipi di indagine vengono sempre più richiesti, sia dai clienti (soprattutto quelli di dimensione multinazionale) che dagli enti di certificazione, in quanto consentono all’azienda non solo di capire quanto le risorse umane sono soddisfatte e quindi motivate (e la motivazione deriva anche da una formazione che viene percepita efficace), ma anche di trarre importanti informazioni per il miglioramento dell’organizzazione.

I questionari prodotti con QualiWare possono essere somministrati sia in modo cartaceo ma soprattutto via web(anche in più lingue), e in forma anonima. Quest’ultima modalità è indispensabile per consentire a chi compila la massima libertà di esprimere la propria opinione senza condizionamenti psicologici di alcun tipo.
Le risposte fornite per ciascuna indagine possono poi essere elaborate tramite le statistiche offerte da QualiWare o esportate in Excel per ulteriori elaborazioni.

Premere qui per scaricare la nuova scheda descrittiva del modulo di gestione Questionari in formato PDF.