Spesso ci viene chiesto se la gestione documentale di QualiWare non si sovrapponga con altri DMS (Document Management System) già presenti in azienda, ad esempio nell’area amministrativa o in quella tecnica. La realtà è che QualiWare offre prestazioni superiori ai classici DMS, che lo rendono in grado di realizzare rapidamente applicazioni adeguate agli esatti bisogno dell’azienda.

Oltre ad essere stato concepito partendo dai criteri di Gestione della Qualità, e ad avere quindi un approccio non tipicamente gestionale, QualiWare offre infatti una serie di caratteristiche uniche che lo rendono particolarmente adatto ad interfacciarsi con gli altri prodotti software presenti in azienda, dagli strumenti di produttività personale come Microsoft Office, OpenOffice e LibreOffice, agli ERP, e, più in generale, ai database presenti in azienda.

In altre parole, non sono gestiti solo documenti e files ma anche dati tabellati, eventualmente importati da altri database laddove presenti. Per questo, e per gli altri motivi che indicheremo nel seguito, qualla di QualiWare può essere definita una gestione documentale attiva, dal momento che i documenti nascono prevalentemente nel sistema, e non vengono semplicemente archiviati in esso.

Gli strumenti normalmente utilizzati per produrre documenti, quali Microsoft Word, Microsoft Excel o i già citati OpenOffice e LibreOffice, vengono gestiti in modo automatico da QualiWare. A partire dall’esclusiva gestione dei modelli, l’utente può creare documenti senza doversi preoccupare né di aprire il relativo programma né di decidere dove salvare. Pensa a tutto QualiWare. Non solo: le informazioni principali, i cosiddetti metadati, risiedono nel database, ma devono essere necessariamente riportate anche sul documento. Grazie ai campi QualiWare, l’utente in fase di preparazione dei modelli ha la possibilità di scegliere da un menu presente in Word ed Excel, le informazioni che vuole inserire nel documento, e anche la posizione dove riportarle. In fase di redazione non sarà necessaria alcuna operazione, tali informazioni saranno automaticamente aggiornate.

Generalmente nei DMS i metadati dei documenti, cioè le informazioni che qualificano i documenti stessi consentendone la rintracciabilità, sono costituiti da campi fissi, con, al massimo, la possibilità di attribuire loro un nome. In QualiWare, oltre a questo, è anche possibile anche definire liberamente l’interfaccia con la quale l’utente inserirà tali dati, trasformandola in un vero e proprio modulo, comprensivo di liste di ricerca, vincoli, logiche di visualizzazione. Questo grazie all’esclusivo QualiWare Form Designer.

 

 

Risulta così possibile archiviare non solo documenti ma anche moduli dove l’utente è abilitato a scrivere solo in determinati campi e secondo le regole prestabilite tramite la gestione workflow integrata, aumentando notevolmente la qualità del dato.

I metadati dei documenti consentono la realizzazione di viste gerarchiche che rendono possibile una rapida rintracciabilità dei documenti inseriti a sistema già dalla home-page di QualiWare.

 

 

 

A queste caratteristiche esclusive, si aggiungono altre funzionalità tipiche di un DMS, quali la possibilità di importazione massiva, anche automatica, di documenti, il riconoscimento barcode, l’OCR, la creazione automatica di PDF, la distribuzione dei documenti.

Tutte le funzioni di QualiWare (comprese quelle che integrano Office, OpenOffice e LibreOffice) sono utilizzabili anche tramite browser, e l’archivio documentale è accessibile e utilizzabile tramite l’apposita app.

Ulteriori approfondimenti sulla gestione documentale di QualiWare sono disponibili qui.