I 4 punti chiave per l’individuazione e l’implementazione di uno o più KPI

Cos’è un KPI e perché è un elemento chiave per il miglioramento continuo nella tua azienda?

Un KPI (acronimo di Key Performance Indicator) è un indicatore sintetico della performance di un determinato processo aziendale che ti permette di migliorare l’efficacia e l’efficienza dell’intero flusso se interpretato in modo corretto. Ne parla in maniera approfondita l’ing. Pier Alberto Guidotti nel suo primo libro Digitalizzare un’impresa, Manuale di sopravvivenza ICT per imprenditori e informatici dove trovi approfonditi i 4 passaggi fondamentali per l’individuazione e l’implementazione di un KPI elencati di seguito:

  • Identificare le Metriche, chiedendoti cosa e come vuoi misurare per ottenere un report in termini quantitativi della performance attuale del processo tenendo sempre conto del relativo target;
  • Determinare le Informazioni contenute nei database aziendali che permetteranno di calcolare la misura;
  • Definire la procedura di Elaborazione delle informazioni reperite precedentemente e inserirla all’interno di un applicativo software che dovrà eseguire automaticamente e ad intervalli definiti la procedura;
  • Stabilire le modalità di Divulgazione dell’indicatore, ovvero decidere in che modo rappresentare le informazioni all’utente finale per estrarne conoscenza in modo efficace.

Questi 4 punti cardine, sebbene costituiscano un ottimo punto di partenza, considerati da soli non ti sono sufficienti per implementare uno o più KPI perché:

  • I dati aziendali, che già di per sé costituiscono un’enorme risorsa per l’azienda, sono archiviati in modo cartaceo o mediante l’utilizzo di Word o Excel. Ciò ne impedisce un’istantanea consultazione e di conseguenza, non essendo costantemente al corrente degli eventuali progressi o regressi del work-flow di riferimento, non riesci ad intervenire tempestivamente per migliorarne l’andamento;
  • Le informazioni aziendali sono contenute all’interno di database che non sono facilmente accessibili agli operatori magari per volere di chi li gestisce o semplicemente a causa dei limiti che presentano diversi strumenti di Business Intelligence seppur molto costosi.

Con QualiWare non dovrai più preoccuparti di questi aspetti perché ti permette di raccogliere una grande quantità di dati ed elaborarli in base alle tue necessità tramite report o dashboard, offrendoti in questo modo la possibilità di avere istantaneamente a tua disposizione un quadro preciso e dettagliato sullo stato dei processi aziendali.

Se vuoi scoprire come monitorare lo stato dei tuoi flussi aziendali e attivare strategie di miglioramento se uno o più KPI non raggiungono la sufficienza da te prefissata, scrivi a commerciale@qualiware.it

Come e perché dovresti intraprendere un percorso di digitalizzazione dei processi aziendali?

Perché dovresti utilizzare strumenti digitali come “braccio destro” nello svolgimento delle tue attività?

Oggigiorno sempre più aziende fanno ricorso a tecnologie per riuscire a coordinare al meglio tutte quelle procedure che, altrimenti, andrebbero gestite col cartaceo o con file Word ed Excel sparsi per i pc in azienda. Ciononostante, la sola dotazione di sistemi informatici è fine a sé stessa se questi non sono integrati fra loro e non permettono di avere una visione unitaria e organizzata delle informazioni presenti per i vari reparti aziendali.

Ma quindi come fare per introdurre o gestire correttamente i sistemi informatici in azienda?

La risposta a questa domanda è già presente in Digitalizzare un’impresa, manuale di sopravvivenza ICT per imprenditori e informatici in cui l’ing. Pier Alberto Guidotti (CEO di Analysis srl) spiega i 7 aspetti necessari di cui tener conto quando si sta per intraprendere un percorso verso la trasformazione digitale dei processi:

  • Formazione di un Team comprendente uno o al massimo due analisti informatici e un numero limitato di utenti, definiti “chiave” perché hanno poteri decisionali nel loro ambito di attività e una profonda conoscenza del processo;
  • Analisi critica, volta ad individuare la situazione ideale che vorresti raggiungere redigendo un documento di specifica contenente gli obiettivi;
  • Sviluppo del software. Adesso entrano in gioco i tecnici informatici, che trasformeranno il documento di specifica in codice software e in una configurazione della piattaforma che conterrà il processo digitalizzato;
  • Test per correggere eventuali malfunzionamenti;
  • Presentazione della procedura digitalizzata a tutti gli operatori coinvolti nella fruizione stessa;
  • Attivazione del nuovo sistema che, a partire da questo momento, rimpiazzerà la vecchia modalità;
  • Monitoraggio e supporto costante, soprattutto nella fase iniziale.

Questi 7 step li trovi approfonditi nel nuovo libro del nostro CEO Digitalizzare un’impresa 2, riflessioni sul futuro digitale fra impresa e società, un utile strumento di supporto nella gestione della digitalizzazione dei processi aziendali.

Rispetto al primo, in questo secondo manuale l’ Ing. Guidotti affronta il tema della digitalizzazione ponendo maggiore attenzione sulla sua evoluzione storica nel corso di questi ultimi anni, particolarmente influenti nella Trasformazione digitale a causa della pandemia di Covid-19, che ha obbligato repentinamente le aziende a rivedere la loro operatività in ottica digitale.

Ma siamo davvero così vicini al raggiungimento degli obiettivi della Digital Trasformation?

Purtroppo la risposta non può che essere negativa, questo a causa dei numerosi ostacoli che bloccano l’avanzamento positivo di questo percorso ormai avviato ma che non prosegue velocemente quanto dovrebbe. Sono proprio queste le problematiche trattate nel libro, qui troverai le soluzioni proposte dall’ Ing. Guidotti, che dopo anni di studi ed esperienza nel settore ICT continua costantemente ad interrogarsi sugli atteggiamenti e i provvedimenti da adottare per migliorare l’efficienza, anche in termini di sostenibilità, in azienda.

Uno dei tasti dolenti è sicuramente la scarsa formazione in campo digitale che purtroppo viene ancora percepita come un costo per l’azienda, trascurando i benefici che si traggono nel lungo periodo.

In un contesto in cui l’istruzione in campo informatico è ancora deficitaria, il compito di formare le nuove generazioni è demandato alle aziende che dovrebbero, come riportato nel libro Digitalizzare un’impresa 2, investire maggiormente su risorse giovani in quanto sicuramente più propense e rapide dei collaboratori over 45 nell’apprendere e nell’utilizzare correttamente nuovi sistemi informatici.

Come puoi trarre vantaggi dall’adozione di tecnologie avanzate se anche tu non ne conosci ancora il funzionamento? Quali sono le minacce del futuro digitale? Che danni diretti potrebbe subire la tua azienda e in che modo puoi prevenirli riducendone al minimo l’impatto?

Se non impossibile, è sicuramente rischioso abbracciare nuove tecnologie senza conoscerne prima il meccanismo perché la probabilità di ricorrere a soluzioni digitali inadeguate è elevata. Proprio per questo motivo devi essere in primis tu ad informarti e ad essere consapevole dei tuoi processi in azienda affinché tu possa avere chiare le caratteristiche dei dispositivi digitali che vuoi utilizzare, in solo in questo modo ti sarà possibile implementarli ed integrarli traendone maggior profitto.
La valenza che ha la formazione nel percorso di Trasformazione digitale è infatti ribadita anche nel Piano Nazionale Transizione 4.0, che prevede tra i requisiti una formazione all’utilizzo di strumenti digitali al fine di ridurre l’impatto ecologico delle aziende.

Se fino a quarant’anni fa le preoccupazioni per un imprenditore come te erano principalmente smettere di vendere, danneggiamenti alle infrastrutture causati da catastrofi naturali o ancora eventuali furti, ad oggi non puoi considerare esclusivamente questi rischi.

Alcune delle minacce che potrebbero compromettere l’operatività all’interno della tua azienda sono, ad esempio, un server che smette di funzionare, una linea Internet poco stabile, le non conformità alle normative che sono diventate sempre più esigenti, oppure un virus informatico. Proprio quest’ultimo viene pianificato con un’attenzione maniacale dai cosiddetti hacker, i quali hanno sviluppato competenze sempre più sofisticate e focalizzate verso il loro obiettivo, ovvero il furto delle informazioni. Infatti è a causa delle loro raffinate capacità che nel corso degli anni è cresciuto in maniera esponenziale il numero di aziende vittime di questi furti informatici.

Adesso dovrebbe esserti più chiaro che nel mondo digitale si celano latenti insidie in cui potresti imbatterti senza rendertene conto ed è per questo che dovresti leggere Digitalizzare un’impresa 2, così da seguire i consigli dell’Ing. Guidotti che permettono a lui stesso durante gli incontri con le aziende clienti di comprenderne il livello di digitalizzazione.

Un altro aspetto di cui il CEO di Analysis parla nel libro è l’impatto del capitale umano nel processo di digitalizzazione all’interno delle aziende.

Come scritto nel primo manuale e ripreso nel secondo, agli operatori di un’azienda costa un grande sforzo apprendere una nuova modalità di lavoro, digitale o meno che sia, e ciò sicuramente genererà in loro frustrazione. Questa sensazione non è per niente proficua in termini di efficienza aziendale, difatti non è una novità che lavorare in condizioni di stress porta a diminuire la qualità delle proprie prestazioni.

Quindi è tuo il compito motivare e coinvolgere le risorse a partire dall’incipit del processo di digitalizzazione rendendole partecipi dell’ideazione stessa e presentando loro di volta in volta le modifiche che andranno effettuate, in modo tale da prepararle psicologicamente e mostrare loro quanto verranno facilitati nell’esecuzione dei loro incarichi.

Soltanto in questo modo stimolerai la loro creatività e innescherai quella curiosità produttiva che li spingerà, oltre che ad accettare il cambiamento, a proporre soluzioni alternative a cui magari tu non avevi pensato perché non sei direttamente operativo all’interno del flusso di lavoro che vuoi digitalizzare.

Questi sono solo alcuni dei tanti quesiti interessanti affrontati mediante un approccio pratico e allo stesso tempo analitico nel sequel di Digitalizzare un’impresa, che ti permetterà di avere una veduta più ampia del concetto di digitalizzazione.
Se sei curioso di scoprire quali altre questioni vengono discusse nel libro, lo trovi disponibile in libreria, su Amazon e sul sito GiraldiEditore.

I 7 Step da considerare per una corretta digitalizzazione dei processi in azienda

Quali sono le fondamenta alla base del processo di digitalizzazione?

Nel percorso di digitalizzazione, così come in ogni processo, sono coinvolti diversi attori organizzativi che devono interagire tra loro in sinergia, questo al fine di apportare modifiche che permettano di sfruttare al meglio le potenzialità di un software senza intaccare la fruibilità per l’utente finale.

Chiaramente se vuoi riuscire a portare a termine questo processo non devi considerare soltanto questo fattore perché entrano in gioco molte altre variabili che, in un modo o in un altro, influiscono.

Il nostro CEO, l’Ing. Pier Alberto Guidotti, nel suo libro “Digitalizzare un’ Impresa” ha individuato 7 aspetti di cui tener conto quando si sta per iniziare questo viaggio verso la trasformazione digitale dei processi:

  • Formazione di un Team comprendente uno o al massimo due analisti informatici e un numero limitato di utenti, definiti “chiave” perché hanno poteri decisionali nel loro ambito di attività e una profonda conoscenza del processo;
  • Analisi critica, volta ad individuare la situazione ideale che vorresti raggiungere redigendo un documento di specifica contenente gli obiettivi;
  • Sviluppo del software. Adesso entrano in gioco i tecnici informatici, che trasformeranno il documento di specifica in codice software e in una configurazione della piattaforma che conterrà il processo digitalizzato;
  • Test per correggere eventuali malfunzionamenti;
  • Presentazione della procedura digitalizzata a tutti gli operatori coinvolti nella fruizione stessa;
  • Attivazione del nuovo sistema che, a partire da questo momento, rimpiazzerà la vecchia modalità;
  • Monitoraggio e supporto costante, soprattutto nella fase iniziale.

A questo punto hai iniziato a comprendere che per riuscire ad abbattere la resistenza al cambiamento cui l’essere umano per sua natura tende, devi ridurre lo sforzo cognitivo e il tempo che l’utente finale impiega per portare a termine le proprie mansioni, offrendogli maggior supporto possibile.

In questo QualiWare ti è d’aiuto in quanto la sua estrema flessibilità si adatta alle tue necessità agevolandoti così nella digitalizzazione dei processi senza costringere l’utente a modificare il proprio modus operandi.

Non finisce qua, proprio perché comprendiamo l’importanza di monitorare i flussi di lavoro, con QualiWare puoi interrogare in qualsiasi momento il sistema e in più avvalendoti di grafici, report e questionari riuscirai ad estrapolare conoscenza dai dati rendendoli non più soltanto numeri su uno schermo ma informazioni che potrai sfruttare in modo proattivo per migliorare l’efficienza in azienda.

Scopri come evolvere la gestione dei processi nella tua azienda con QualiWare mandando una e-mail a: commerciale@qualiware.it.

Virtual open House di QualiWare 2020: il nostro resoconto

Come ogni anno dopo la conclusione dell’Open House di QualiWare 2020, è arrivato il momento di tirare le somme. Nonostante sia stata virtuale a causa della situazione in cui ci troviamo, l’Open House ha sicuramente soddisfatto le aspettative di chi ha partecipato. A dimostrarlo è il numero dei partecipanti mai calato nelle due ore di diretta, indice dell’interesse verso QualiWare ma anche dell’argomento trattato. Quest’anno, con l’evento “Partire dal futuro per reagire al presente,”, abbiamo completato la trilogia sul futuro iniziata nel 2018. Se nei precedenti eventi il “futuro” era l’obiettivo da raggiungere, in questa Open House abbiamo portato il “futuro” nel “presente” per utilizzarlo come strumento per reagire alla crisi che ci sta colpendo in questo momento. L’evento è stato aperto dal responsabile commerciale di Analysis, l’ing. Massimo Marini, che ha spiegato quanto sia importante evolvere strumenti e metodologie per permettere una gestione agile, snella e altrettanto efficace delle attività e ha fatto il punto sul programma. Subito dopo la parola è passata al CEO di Analysis, l’ing. Pier Alberto Guidotti, che, dopo aver ricordato che questo è il 25esimo anno di Analysis, ha mostrato tutte le novità di QualiWare 2020: dal nuovo Dashboard Designer, passando per il QWay Office, arrivando al Document Explorer Successivamente si sono susseguiti i nostri ospiti: Alberto Mari di NCG Consulting che ci ha mostrato l’utilità di avere un sistema che gestisca i piani di controllo organizzativi, Alberto Zanoni di Azienda Sostenibile che ha presentato il suo metodo per gestire gli Audit presso i clienti da remoto grazie anche all’aiuto di QualiWare. Gli ultimi due interventi sono stati di Fabio Massimo Marchetti di Var Group e di Gianluca Regoli di Apra spa che hanno illustrato rispettivamente IoF Factory, la suite completa di soluzioni a supporto delle aziende che vogliono intraprendere il percorso di innovazione e digitalizzazione dei processi, e come gestire i contratti con i fornitori tramite la gestione documentale di QualiWare e il nuovo modulo “Check List”. Per concludere, siamo orgogliosi che, nonostante questa differente modalità, anche la Virtual Open House di QualiWare 2020 sia stata un successo, che ci auguriamo di bissare anche nel 2021 nella versione più classica ”dal vivo”. Ringraziamo tutti coloro che hanno partecipato sia come relatori che come spettatori. P.S. Nel caso ti fossi perso l’Open House o alcuni interventi, richiedi il link al video a customercare@qualiware.it

[SAVE THE DATE: 29/05]: Virtual Openhouse QualiWare 2020

Il 29 maggio in diretta streaming  a partire dalle 15:00, ritorna l’OpenHouse di Analysis, questa volta però in versione “virtuale”. Mai come quest’anno avremmo preferito il format tradizionale, incontrandoti di persona per festeggiare insieme anche i nostri primi 25 anni, ma siamo sicuri che non resterai comunque deluso. 


Quest’edizione dal titolo “Partire dal futuro per reagire al presente” va a completare la trilogia sul “futuro” iniziata con l’edizione del 2018, nella quale abbiamo trattato la digitalizzazione dei processi aziendali, seguita da quella dello scorso anno nella quale abbiamo mostrato come, grazie all’uso consapevole di un software come QualiWare sia possibile gestire efficacemente il patrimonio informativo aziendale così da elaborare strategie future vincenti. 

In questa OpenHouse invece, spiegheremo per quale motivo è necessario, anche per prevenire battute d’arresto dovute all’attuale situazione di criticità, che metodologie e tecnologie debbano evolversi al fine di permettere una gestione agile, snella ma altrettanto efficiente delle attività.

A presiedere l’evento ci sarà come sempre il CEO di Analysis, l’ing. Pier Alberto Guidotti, che ti mostrerà tutte le novità di QualiWare 2020, come ad esempio il nuovo Document Explorer, il Dashboard Designer,il QWay Office, e tante altre in grado di aiutarti ad ottimizzare tempi e costi delle tue attività.

Ovviamente non è tutto: ti mostreremo con casi pratici come, tramite l’uso di nuovi approcci e soprattutto di tecnologie, sia possibile mantenere alto il livello qualitativo dei tuoi prodotti e servizi anche in situazioni atipiche e destabilizzanti come lo è questa che stiamo vivendo. Ce ne parlerà Alberto Zanoni di Azienda Sostenibile che, grazie a QualiWare, è stato in grado di gestire gli audit sui clienti da remoto senza perdere di efficacia, ottenendo così il rinnovo delle certificazioni per i suoi clienti.

Ovviamente non è tutto, clicca QUI per scoprire il programma completo!

Per iscriverti invia una mail a eventi@qualiware.it 

QualiWare Talk: tu chiedi noi rispondiamo!

Hai qualche domanda, dubbio, curiosità su QualiWare?
Oppure vuoi solo sapere cosa stiamo preparando “dietro le quinte”?

Bene, questo è il momento giusto!

A causa della situazione emergenziale in cui ci troviamo la maggior parte di noi è costretta a rimanere a casa, in alcuni casi riuscendo a lavorare come se fosse in ufficio, in altri, purtroppo, dovendo rallentare un po’ i ritmi di lavoro. Ma possiamo e dobbiamo trasformare questa situazione in un’opportunità: oltre a recuperare un po’ di arretrato (chi non ne ha!) abbiamo più tempo per formarci e approfondire argomenti che ci possono interessare.

Per questo abbiamo deciso di metterci a TUA completa disposizione con il QualiWare Talk.

Ogni giorno a partire da Martedi 17/03 per tutta la settimana saremo online dalle 16 alle 17 per dare risposta alle tue domande, tecniche o commerciali che siano. Cominciamo parlando delle novità che stiamo preparando e che presenteremo nelle prossime settimane ma ti ricordiamo che non c’è un tema prefissato.

In ogni appuntamento saranno presenti il CEO di Analysis, l’ing. Pier Alberto Guidotti e il reparto commerciale con l’obbiettivo di fornirti le risposte di cui hai bisogno per usare meglio QualiWare.

La differenza con i nostri soliti Webinar è che gli argomenti che tratteremo non saranno quelli che noi riteniamo importanti per te ma quelli che tu hai bisogno di approfondire. E il formato del “talk”, quindi della conversazione, servirà proprio a questo. Non avremo slide o presentazioni predefinite, ma saremo pronti a rispondere alle tue domande, su qualsiasi modulo o funzionalità di QualiWare.

Hai voglia di prendere un caffè “virtuale” con noi e contemporaneamente imparare qualcosa di nuovo?

Allora richiedi l’iscrizione a commerciale@qualiware.it!