Come e perché dovresti intraprendere un percorso di digitalizzazione dei processi aziendali?

Perché dovresti utilizzare strumenti digitali come “braccio destro” nello svolgimento delle tue attività?

Oggigiorno sempre più aziende fanno ricorso a tecnologie per riuscire a coordinare al meglio tutte quelle procedure che, altrimenti, andrebbero gestite col cartaceo o con file Word ed Excel sparsi per i pc in azienda. Ciononostante, la sola dotazione di sistemi informatici è fine a sé stessa se questi non sono integrati fra loro e non permettono di avere una visione unitaria e organizzata delle informazioni presenti per i vari reparti aziendali.

Ma quindi come fare per introdurre o gestire correttamente i sistemi informatici in azienda?

La risposta a questa domanda è già presente in Digitalizzare un’impresa, manuale di sopravvivenza ICT per imprenditori e informatici in cui l’ing. Pier Alberto Guidotti (CEO di Analysis srl) spiega i 7 aspetti necessari di cui tener conto quando si sta per intraprendere un percorso verso la trasformazione digitale dei processi:

• Formazione di un Team comprendente uno o al massimo due analisti informatici e un numero limitato di utenti, definiti “chiave” perché hanno poteri decisionali nel loro ambito di attività e una profonda conoscenza del processo;
• Analisi critica, volta ad individuare la situazione ideale che vorresti raggiungere redigendo un documento di specifica contenente gli obiettivi;
• Sviluppo del software. Adesso entrano in gioco i tecnici informatici, che trasformeranno il documento di specifica in codice software e in una configurazione della piattaforma che conterrà il processo digitalizzato;
• Test per correggere eventuali malfunzionamenti;
• Presentazione della procedura digitalizzata a tutti gli operatori coinvolti nella fruizione stessa;
• Attivazione del nuovo sistema che, a partire da questo momento, rimpiazzerà la vecchia modalità;
• Monitoraggio e supporto costante, soprattutto nella fase iniziale.

Questi 7 step li trovi approfonditi nel nuovo libro del nostro CEO Digitalizzare un’impresa 2, riflessioni sul futuro digitale fra impresa e società, un utile strumento di supporto nella gestione della digitalizzazione dei processi aziendali.

Rispetto al primo, in questo secondo manuale l’ Ing. Guidotti affronta il tema della digitalizzazione ponendo maggiore attenzione sulla sua evoluzione storica nel corso di questi ultimi anni, particolarmente influenti nella Trasformazione digitale a causa della pandemia di Covid-19, che ha obbligato repentinamente le aziende a rivedere la loro operatività in ottica digitale.

Ma siamo davvero così vicini al raggiungimento degli obiettivi della Digital Trasformation?

Purtroppo la risposta non può che essere negativa, questo a causa dei numerosi ostacoli che bloccano l’avanzamento positivo di questo percorso ormai avviato ma che non prosegue velocemente quanto dovrebbe. Sono proprio queste le problematiche trattate nel libro, qui troverai le soluzioni proposte dall’ Ing. Guidotti, che dopo anni di studi ed esperienza nel settore ICT continua costantemente ad interrogarsi sugli atteggiamenti e i provvedimenti da adottare per migliorare l’efficienza, anche in termini di sostenibilità, in azienda.

Uno dei tasti dolenti è sicuramente la scarsa formazione in campo digitale che purtroppo viene ancora percepita come un costo per l’azienda, trascurando i benefici che si traggono nel lungo periodo.

In un contesto in cui l’istruzione in campo informatico è ancora deficitaria, il compito di formare le nuove generazioni è demandato alle aziende che dovrebbero, come riportato nel libro Digitalizzare un’impresa 2, investire maggiormente su risorse giovani in quanto sicuramente più propense e rapide dei collaboratori over 45 nell’apprendere e nell’utilizzare correttamente nuovi sistemi informatici.

Come puoi trarre vantaggi dall’adozione di tecnologie avanzate se anche tu non ne conosci ancora il funzionamento? Quali sono le minacce del futuro digitale? Che danni diretti potrebbe subire la tua azienda e in che modo puoi prevenirli riducendone al minimo l’impatto?

Se non impossibile, è sicuramente rischioso abbracciare nuove tecnologie senza conoscerne prima il meccanismo perché la probabilità di ricorrere a soluzioni digitali inadeguate è elevata. Proprio per questo motivo devi essere in primis tu ad informarti e ad essere consapevole dei tuoi processi in azienda affinché tu possa avere chiare le caratteristiche dei dispositivi digitali che vuoi utilizzare, in solo in questo modo ti sarà possibile implementarli ed integrarli traendone maggior profitto.
La valenza che ha la formazione nel percorso di Trasformazione digitale è infatti ribadita anche nel Piano Nazionale Transizione 4.0, che prevede tra i requisiti una formazione all’utilizzo di strumenti digitali al fine di ridurre l’impatto ecologico delle aziende.

Se fino a quarant’anni fa le preoccupazioni per un imprenditore come te erano principalmente smettere di vendere, danneggiamenti alle infrastrutture causati da catastrofi naturali o ancora eventuali furti, ad oggi non puoi considerare esclusivamente questi rischi.

Alcune delle minacce che potrebbero compromettere l’operatività all’interno della tua azienda sono, ad esempio, un server che smette di funzionare, una linea Internet poco stabile, le non conformità alle normative che sono diventate sempre più esigenti, oppure un virus informatico. Proprio quest’ultimo viene pianificato con un’attenzione maniacale dai cosiddetti hacker, i quali hanno sviluppato competenze sempre più sofisticate e focalizzate verso il loro obiettivo, ovvero il furto delle informazioni. Infatti è a causa delle loro raffinate capacità che nel corso degli anni è cresciuto in maniera esponenziale il numero di aziende vittime di questi furti informatici.

Adesso dovrebbe esserti più chiaro che nel mondo digitale si celano latenti insidie in cui potresti imbatterti senza rendertene conto ed è per questo che dovresti leggere Digitalizzare un’impresa 2, così da seguire i consigli dell’Ing. Guidotti che permettono a lui stesso durante gli incontri con le aziende clienti di comprenderne il livello di digitalizzazione.

Un altro aspetto di cui il CEO di Analysis parla nel libro è l’impatto del capitale umano nel processo di digitalizzazione all’interno delle aziende.

Come scritto nel primo manuale e ripreso nel secondo, agli operatori di un’azienda costa un grande sforzo apprendere una nuova modalità di lavoro, digitale o meno che sia, e ciò sicuramente genererà in loro frustrazione. Questa sensazione non è per niente proficua in termini di efficienza aziendale, difatti non è una novità che lavorare in condizioni di stress porta a diminuire la qualità delle proprie prestazioni.

Quindi è tuo il compito motivare e coinvolgere le risorse a partire dall’incipit del processo di digitalizzazione rendendole partecipi dell’ideazione stessa e presentando loro di volta in volta le modifiche che andranno effettuate, in modo tale da prepararle psicologicamente e mostrare loro quanto verranno facilitati nell’esecuzione dei loro incarichi.

Soltanto in questo modo stimolerai la loro creatività e innescherai quella curiosità produttiva che li spingerà, oltre che ad accettare il cambiamento, a proporre soluzioni alternative a cui magari tu non avevi pensato perché non sei direttamente operativo all’interno del flusso di lavoro che vuoi digitalizzare.

Questi sono solo alcuni dei tanti quesiti interessanti affrontati mediante un approccio pratico e allo stesso tempo analitico nel sequel di Digitalizzare un’impresa, che ti permetterà di avere una veduta più ampia del concetto di digitalizzazione.
Se sei curioso di scoprire quali altre questioni vengono discusse nel libro, lo trovi disponibile in libreria, su Amazon e sul sito GiraldiEditore.