La riunione è lo strumento fondamentale per la condivisione di informazioni, l’analisi dei problemi e la definizione di soluzioni.  Spesso però non si tiene traccia di tutte le idee che sono state discusse e delle attività che ne conseguono.

Il modulo Gestione Riunioni di QualiWare ha come scopo principale quello di far scaturire una pianificazione concreta dalle riunioni periodiche della direzione o dei singoli enti, consentendo poi di registrare nel database quanto emerso in termini di attività da svolgere e di responsabilità sulle stesse.

Esso consente sia di programmare le riunioni e gli incontri, prevedendone obiettivi e partecipanti, convocandoli, sia di registrare l’esito di tali incontri e le attività previste, inviando ai partecipanti stessi un verbale dettagliato prodotto automaticamente dal software.

La pianificazione delle attività definite durante la riunione è uno degli elementi del verbale stesso, ma non è puramente informativo, bensì viene utilizzato dal sistema per inviare ai responsabili di ciascuna attività e-mail di promemoria delle scadenze, inserendole anche nel loro calendario personale visibile su Microsoft Outlook, su Google Calendar e su iPad e iPhone.

Particolarmente interessante è la possibilità di allegare elettronicamente al verbale della riunione sia tutto il materiale presentato sia eventuali output delle attività successive. In questo modo si ha la massima rintracciabilità di quanto discusso e la base per le successive riunioni di follow-up, che potranno contare su tutte le informazioni necessarie per analizzare l’efficacia delle azioni intraprese e programmarne di ulteriori.

La riunione si trasforma così da momento di confronto spesso fine a se stesso a strumento imprescindibile per fare evolvere l’azienda coinvolgendo le persone e assegnando loro compiti chiari e definiti sulla base anche delle loro proposte e suggerimenti.

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