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La prossima service release di QualiWare conterrà una importante novità:

la possibilità di archiviare le e-mail inviate e ricevute tramite Microsoft Outlook

Si sa che l’e-mail è diventato lo strumento principale con il quale vengono scambiate le informazioni all’interno delle aziende, e fra le aziende e i propri business partner, principalmente clienti e fornitori.

Le e-mail contengono spesso informazioni importantissime che non vengono archiviate in nessun altro sistema a parte le caselle di posta di mittenti e destinatari. Si pensi ad esempio allo scambio di informazioni fra fornitore e cliente relativamente ad un reclamo o ad un’assistenza tecnica. Generalmente ci si limita a ad inserire, all’interno di un modulo, un riassunto delle informazioni scambiate, ma questo potrebbe essere insufficiente a ricostruire l’intera sequenza di eventi nel caso questo fosse necessario, dal momento che non è generalmente possibile accedere agevolmente alle caselle di posta di altri utenti.

La nuova funzione consente di risolvere questo problema, grazie alla possibilità di importare e archiviare lee-mail fascicolate per oggetto e soprattutto collegandole automaticamente alla scheda anagrafica del cliente o fornitore cui si riferiscono.

Sarà possibile configurare in QualiWare una o più categorie documentali atte a contenere le e-mail archiviate, che potranno essere a loro volta contenute in una o più cartelle create nella propria casella di posta o in una casella condivisa. E’ quindi possibile prevedere archiviazioni separate per tipologie di e-mail differenti, come ad esempio quelle relative all’assistenza tecnica e quelle relative all’area commerciale.

Per il rispetto della privacy l’accesso alle categorie documentali sarà disciplinato secondo le usuali modalità previste da QualiWare, e la visibilità delle e-mail archiviate potrà essere concessa secondo regole ben definitenon solo ai mittenti o destinatari delle stesse, ma a qualsiasi utente si prevede possa essere a qualche titolo interessato alle informazioni in esse contenute.

Grazie a questa nuova funzionalità, l’e-mail viene gestito con gli stessi criteri del resto della documentazione prodotta e/o archiviata con QualiWare, e ne viene quindi salvaguardato il contenuto informativo.