Come gestire efficacemente i controlli in accettazione? Quale valore aggiunto avresti se utilizzassi un software per quest’attività?
Se per gestire i controlli in accettazione usi, o meglio sei costretto ad usare, metodi ormai poco affidabili e inefficaci come file Word o Excel o anche Access o peggio ancora la carta, questo articolo è stato scritto per te e anche per aiutarti a far capire alla Direzione che le tue attività non solo sono utili per certificarti o mantenere la certificazione ma che possono essere economicamente redditizie se gestite con sistemi adeguati.
Dopo la prima ondata COVID e il conseguente lockdown, le aziende italiane, anche quelle meno strutturate, hanno intrapreso la corsa verso l’ammodernamento delle strutture ma soprattutto verso la digitalizzazione dei propri processi tra cui anche i controlli in accettazione. Difatti il controllo incoming è un’attività che se supportata da strumenti software adeguati porta vantaggi non solo a breve termine, ma anche nel lungo periodo in quanto permette di efficientare anche i processi adiacenti a quell’attività, ad esempio nella valutazione dei propri fornitori. Specie ora che sempre più aziende (e forse anche la tua) preferiscono demandare la produzione, o anche solo parte di essa, all’esterno.
Con questa premessa e ancora di più grazie alla tua esperienza saprai sicuramente che usando il classico metodo di raccolta dati in file slegati fra loro, l’attività di controllo in accettazione non solo è limitata ma potrebbe anche essere suscettibile di errori.
Sia chiaro, come ti sarà già capitato di leggere nei nostri articoli, nessuna norma obbliga a dotarsi di uno strumento software per gestire le attività legate alle normative ma è ovvio che l’uso di tali strumenti non solo facilita il lavoro degli operatori ma permette di migliorarlo sensibilmente. Ad esempio nel caso del controllo in accettazione un sistema software permette di perseguire uno degli obiettivi del controllo in accettazione secondo i principi delle ISO: diminuire quantità e costi dei controlli qualità.
Come raggiungere questo obiettivo? E quali sono i vantaggi nell’utilizzo di un software?
Per raggiungere questo obiettivo è necessario conoscere esattamente quali articoli sono soggetti a campionatura e quali invece in freepass. Demandare la conoscenza di questi aspetti alla memoria dell’operatore non è la soluzione corretta e ancora meno lo è utilizzare fogli Excel o Access. Con questi strumenti infatti:
- non è possibile automatizzare i controlli individuando i fornitori in FREEPASS;
- importare o inserire i dati diviene un’operazione estenuante.
- non si potranno realizzare statistiche facilmente perché i dati non sono interrogabili e quindi devono essere trascritti e elaborati manualmente ogni volta che si presenta l’esigenza;
- non è possibile disporre di informazioni tracciate perché i file sono slegati fra loro;
Così controllare la qualità di tutti i materiali in ingresso, risulta essere un’attività ridondante e non proattiva, diversamente dall’obiettivo dell’ISO 9001 di efficientare i processi e quindi diminuire i controlli in base ai fornitori o agli articoli.
Inoltre a prescindere dal raggiungimento dell’efficientamento dei processi è chiaro che lavorare in questo modo e con questi strumenti costringe l’operatore ad usare il suo tempo per attività che con i giusti strumenti vengono gestite molto più velocemente e in modo efficace con conseguente riduzione dell’errore umano e soprattutto con risparmio di tempo da dedicare ad altre attività.
Sei d’accordo ma la direzione non è propensa a destinare parte del budget in tecnologie per migliorare le tue attività e quelle dei tuoi colleghi sui controlli in accettazione?
Nel caso le quattro motivazioni precedentemente elencate non siano ancora sufficienti, è importante ricordare alla Direzione che la Qualità non è un costo ma un’opportunità che concretamente si realizza nel momento in cui si hanno a disposizione le informazioni necessarie per analizzare i processi al fine di ridurre gli sprechi (sia in termini di tempo sia di materiale).
Non solo maggior profitto tramite una riduzione degli sprechi sui controlli in accettazione ma anche tramite una valutazione corretta dei tuoi fornitori. Non di rado infatti capita che a causa di una valutazione approssimativa i rapporti di fornitura si regolino più in base alla storicità della collaborazione che all’effettiva qualità del lavoro svolto con ovvia perdita di efficienza produttiva e quindi di fatturato.
Ma quale soluzione può esserti utile? E quali caratteristiche dovrebbe avere?
Se in queste righe hai rivisto parte di ciò che accade in azienda allora devi ricercare una soluzione software in grado di adattarsi alle tue esigenze senza stravolgere il tuo modo di lavorare, il compito di un software è ottimizzare la gestione delle tue attività e non modificarle.
La flessibilità inoltre è un elemento da considerare non solo dal tuo punto di vista, quello operativo, ma anche economico. La maggior parte delle software house infatti, sviluppa sistemi poco flessibili in modo da giustificare i costi eccessivi per ogni richiesta di personalizzazione.
Per questo motivo oltre 700 aziende hanno scelto QualiWare. L’estrema flessibilità e semplicità d’uso di QualiWare permette agli stessi utenti, in totale autonomia, di personalizzare il sistema sulle loro reali esigenze, evitando così di dover richiedere supporto all’assistenza con i relativi oneri che ne conseguono.
Non solo flessibilità ma anche efficienza, il modulo “QW-01 Controllo in Accettazione” consente di inserire, gestire, monitorare e stampare tutte le informazioni connesse alla esecuzione di controlli e collaudi nella fase di ricevimento dei materiali. Il piano di controllo può prevedere campionamenti statistici, in base alle ISO 2859/1, e non statistici, ma anche variare automaticamente l’intensità dei controlli, passando, sulla base dello storico delle forniture, eventualmente anche al freepass.
Inoltre se è stato attivato uno scambio automatico di dati con il Sistema Gestionale, i movimenti di merce in entrata possono essere trasferiti automaticamente per la successiva compilazione dei Rapporti di Collaudo.
Non è tutto, come scritto prima l’integrazione con gli altri moduli di QualiWare permette all’azienda di evolvere e automatizzare anche gli altri processi. Rimanendo focalizzati sul tema fornitori ad esempio, avendo in configurazione oltre al modulo sul controllo in accettazione anche il “QW-11 Valutazione fornitore”, è possibile, previo settaggio dei criteri di valutazione, demandare a QualiWare (in modo completamente automatizzato) il compito di classificare il fornitore. In altre parole l’operatore per conoscere come sono distribuiti i fornitori nelle varie classi dovrà semplicemente consultare un report che sarà sempre aggiornato all’ultima valutazione e quindi affidabile.
Il sistema potrebbe essere ulteriormente ottimizzato e automatizzato con l’integrazione di un altro modulo di QualiWare, il “QW-05 Gestione Non Conformità/ Azioni correttive/ Reclami e Segnalazioni” che permette una gestione completa delle Non Conformità, dalla loro registrazione all’eventuale azione correttiva utile a mitigare il rischio che la NC possa ripetersi.
Difatti con questi tre moduli è possibile:
- gestire le NC direttamente dall’accettazione, in questo modo se la causa è da imputare al fornitore è possibile inviare tempestivamente la segnalazione;
· valutare automaticamente i fornitori, ad esempio se uno dei criteri di valutazione è il numero di Non Conformità l’operatore dovrà semplicemente registrare la NC a quel fornitore, sarà il sistema a valutarlo in base ai settaggi impostati
Per concludere come ben sai e come scritto sopra, è importante rispettare ed assicurare la qualità sorvegliando le fasi del processo “a monte” (e quindi il processo del fornitore, nel caso in cui si parli di qualità del materiale acquistato), ma anche fare buon uso delle informazioni storiche disponibili, in modo da concentrare i controlli sui prodotti realmente critici, attivando il freepass o diminuendo le quantità dei lotti controllati di altri prodotti e tutto ciò è più semplice e efficace se si usa un software come QualiWare.
Per avere maggiori informazioni sul modulo QW-01, QW-05 e QW-11 contattaci scrivendo una mail a commerciale@qualiware.it.
