Non sei solo! Ti offriamo la consulenza dei nostri migliori esperti per integrare QualiWare nella tua azienda e per sviluppare soluzioni personalizzate.
Non sei riuscito a trovare una funzionalità per soddisfare le esigenze della tua azienda? Pensi che nessuno dei nostri moduli sia in grado di rispondere alle tue necessità?
Richiedi una Demo e scopri come QualiWare può aiutare la tua azienda a digitalizzare, ottimizzare e gestire in autonomia tutte le attività legate a Qualità, Sicurezza, Ambiente e Sistema Documentale.
Marzo è un mese di grandi novità per Analysis, dopo l’annuncio della disponibilità di QWay BPM e del nuovo PORTALE CLIENTI E FORNITORI oggi parliamo di SNAPSHOT.
La nuova funzionalità, disponibile per tutti i nostri clienti che già utilizzano il report designer offre la possibilità di avere un’istantanea della situazione relativa a diversi moduli di QualiWare.
In un’unica interfaccia avrai a disposizione una serie di report grafici e di dati riepilogativi che ti permettono di effettuare un controllo rapido sulla situazione di diversi aspetti della tua azienda, con la possibilità di selezionare il periodo che maggiormente ti interessa con la semplicità che da sempre contraddistingue QualiWare.
Non hai QualiWare ma ti piacerebbe poter conoscere questa e tutte le altre funzionalità che ti permettono di gestire in maniera semplice e flessibile il tuo sistema di gestione o comunque di poter tenere monitorato l’andamento della tua azienda?
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Analysis è lieta di annunciare la disponibilità di una nuova funzionalità sulla piattaforma QWay e su QualiWare: il modulo BPM (Business Process Management) che integrerà l’attuale motore di workflow ampliando notevolmente le possibilità offerte dalla piattaforma in termini di gestione dei flussi di lavoro (workflow).
QWay BPM consentirà infatti di creare flussi di lavoro utilizzando il paradigma delle Reti di Petri, con la possibilità quindi di realizzare percorsi condizionali, paralleli, e iterativi, basati sulla gestione dello stato. Ad ogni transizione di stato, o avanzamento di attività, potrà corrispondere un’azione specifica consistente, ad esempio, nell’invio di e-mail ma anche nell’esecuzione di script, con la possibilità quindi di interagire con altri sistemi. Allo stesso modo, la transizione di stato potrà essere attivata non solo dal completamento dell’attività precedente, ma anche da eventi attivati da applicazioni esterne. Tutto questo grazie alla possibilità di integrare nel progetto del flusso script realizzati con il linguaggio VB.NET, con tutte le possibilità da esso offerte.
I flussi già realizzati potranno essere migrati al nuovo motore di workflow con un solo click.
QWay BPM sarà disponibile a partire dal mese di aprile 2017.
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Analysis, in collaborazione con NCG, ha sviluppato il tool onlineRiskOne® per supportare le aziende nella realizzazione dell’analisi del contesto richiesta dalla nuova edizione delle normative ISO 9001:2015.
Il tool consiste in un questionario da compilare online composto da un set articolato di domande che vi consentirà di analizzare tutti gli aspetti relativi al contesto interno ed esterno. In base alle vostre risposte il nostro team vi invierà un report composto da grafici e tabelle (vedere immagini sotto) che vi consentirà, unitamente alle azioni da voi definite, di soddisfare i requisiti della nuova norma inerenti l’analisi del contesto e la valutazione dei rischi.
Il costo del tool è di 500€ e comprende:
accesso al questionario on line;
invio del report al termine della compilazione;
una sessione di consulenza dei nostri esperti per assistenza e chiarimenti.
Per ulteriori informazioni e per acquistare il prodotto scrivere a commerciale@qualiware.it o contattare il n. 051705598.
A tutti coloro che acquisteranno il tool entro il 31/03/2017 verrà riservato uno sconto del 20%. Chiamaci subito!
Venerdì 3 Febbraio presso la Torre Dekra dell’Autodromo Enzo e Dino Ferrari di Imola si è tenuta la prima giornata del corso “Il Percorso #QualityWay”
In questa prima giornata abbiamo parlato di:
Analisi del contesto e gestione processi
Partendo da quello che è lo scopo ultimo della ISO 9000, cioè aumentare la confidenza verso il cliente finale che quello che prometti fai, ci siamo focalizzati sul fatto che nell’ultima revisione sono stati inseriti alcuni aspetti che sono perfettamente congruenti con l’ABC di 150 anni di teorie organizzative: strategia-struttura-controllo.
La nuova norma è una bella occasione per snellire tutto ciò che non serve, non richiede più grandi formalismi e permette una più facile gestione degli aspetti obbligatori documentali. Sono stati introdotti punti nuovi, altri sono rimasti invariati e sono ritornati in auge punti vecchi che nel passaggio tra le varie norme si erano un po’ persi.
Ad esempio il rilascio del prodotto, passato da essere il punto 4.10.4 ad essere, nella versione del 2008, inglobato e quindi “sparire” nel punto 8.2.4 ed ora, nella versione 2015, è tornato ad essere un punto norma.
Le novità della nuova norma sono quindi molte, in questa prima giornata ci siamo soffermati su:
sull’analisi del contesto
sul tema dei rischi
sull’identificazione, mappatura e gestione dei processi, il cuore della ISO 9001 del 2015
Nella versione 2008 si richiedeva solo l’identificazione dei processi mentre nella nuova si richiede una mappatura più dettagliata che deve partire da un’analisi del contesto, sia interno che esterno.
Non ci sono delle reali linee guida ma uscirà la ISO 9002 (ne uscirà sia una versione “ufficiale” che una versione per le PMI) che speriamo di riuscire a mostrarvi durante il nostro evento #QualityWay il 25 maggio.
La norma non specifica come dare evidenza all’analisi del contesto ma chiaramente chiede di capire che valutazione hai fatto del tuo contesto ed in che modo ha influenzato la tua politica e quale è stato l’impatto sui processi.
L’analisi del contesto serve a capire quali aspetti possono portare rischi, sia positivi che negativi, che possono influenzare il raggiungimento degli obiettivi aziendali che ti sei prefissato.
Le domande di base che ti devi porre per fare un’analisi del contesto esterno sono: chi siamo? Cosa facciamo? Perchè? Perchè noi? Con chi combattiamo? Quali sono i rischi della catena di fornitura?
In questo modo hai la possibilità di capire le minacce e le opportunità, puoi definire i tuoi obbiettivi e capire le tue forze e debolezze.
Per poter fare un’analisi del contesto interno in autonomia e gratuitamente, invece, puoi provare il metodo UMIQ – www.umiq.it – di Unindustria Bologna. Una serie di domande che ti consentono di avere un report da cui partire per capire quali sono i tuoi punti di forza e di debolezza.
Una volta analizzato il contesto si entra nella parte più pratica e più importante: identificare più correttamente i processi, agganciarci le attività che servono ma soprattutto creare degli indicatori che diventano i risk driver coerenti con i processi stessi e i loro obiettivi che a loro volta devono essere coerenti con le strategie aziendali.
Nella scheda di gestione processi di QualiWare potrai inserire tutte le informazioni che nascono dall’analisi del contesto e che ti consentono di identificare il processo e in seguito descriverlo e mapparlo, facendoti ottenere un report che si alimenta in continuazione con i dati che sono nel sistema e vengono aggiornati periodicamente.
Impostare e sfruttare bene l’identificazione dei processi serve a capire il livello di controllo che vuoi della tua azienda.
Una domanda che potresti farti è: avrebbe senso se facessi un unico processo aziendale che chiamo GESTIONE AZIENDALE, di cui sono l’owner e il cui obiettivo sono gli utili?
Non fa una piega…anzi…l’efficienza è 100! Peccato che il controllo è ZERO.
Mappare correttamente i processi ti aiuta a raggiungere un obiettivo, coinvolgendo e responsabilizzando tutte le persone che sono impegnate nelle attività.
Nella norma, la parte relativa ai processi è molto più approfondita rispetto all’analisi del contesto, infatti specifica tutto ciò che deve essere il contenuto dei processi e il collegamento ai rischi e alle opportunità che è stato fatto.
La lista delle informazioni che servono a descrivere il processo così come lo chiede la norma si trova al punto 4.4.1 e 4.4.2. e sono:
determinare gli input necessari e gli output attesi da tali processi;
determinare la sequenza e l’interazione di tali processi;
determinare e applicare i criteri e i metodi (compresi il monitoraggio, le misurazioni e
gli indicatori di prestazione correlati), necessari ad assicurare l’efficace funzionamento e la tenuta sotto controllo di tali processi;
determinare le risorse necessaria per tali processi e assicurarne la disponibilità;
attribuire le responsabilità e le autorità per tali processi;
affrontare i rischi e le opportunità
I rischi sono la parte più controversa della norma. Nel final draft era ancora presente la norma ISO 31000 (la norma padre sui rischi) ma nella versione definitiva è stata tolta. Questo perchè la ISO 9000 è di per se un metodo che ti dice come valutare i rischi (organizzativi) quindi l’analisi di contesto, come gestirli, creo il mio sistema di gestione e come monitorando i processi li verifichi nel tempo.
L’output dei processi deve vivere di vita propria, quindi non deve essere un documento statico ma deve essere aggiornato o meglio ancora aggiornarsi da solo nel tempo.
Con QualiWare è possibile tradurre le informazioni su processi e rischi ed indicatori all’interno di una piattaforma software facendo si che tutto ciò che c’è nel sistema evolva e lo renda un sistema proattivo. Nel video qui sotto puoi vedere come.
Quindi le informazioni sono “recapitate” dal sistema e non devi essere tu o i tuoi colleghi ad andarle a cercare. Una sorta di Business Intelligence che però fornisce dei dati di tipo generale e non di dettaglio che sono più facilmente interpretabili.
In questo video vedrai come la gestione degli indicatori di QualiWare ti facilita l’analisi dei dati a tua disposizione.
Ricordati che: NON SONO I DATI CHE FANNO LA DIFFERENZA MA LA LORO INTERPRETAZIONE!
Vuoi maggiori informazioni su QualiWare? Compila il modulo che trovi QUI o scrivici in chat.
Periodicamente il mondo dell’Information Tecnology (IT) produce nuovi termini, in parte per esigenze di marketing, in parte per identificare nuove opportunità derivanti dall’utilizzo appropriato di una serie di tecnologie già disponibili da tempo.
E’ il caso del termine Cloud, nato qualche anno fa per agevolare l’utilizzo di risorse di elaborazione distribuite, in realtà già applicato da tempo ma su una scala più ridotta rispetto a quanto la tecnologia consentisse. E questo ha agevolato la proposta e la diffusione di servizi, ad aziende e privati, che consistono nella fornitura di una piattaforma software installata non presso il cliente ma presso il fornitore (anche QualiWare, ad esempio, è disponibile in cloud).
Da circa un anno si è diffuso un nuovo termine di derivazione IT: Industry 4.0. In Italia attorno ad esso si è sviluppata anche una parte dell’ultima legge di bilancio (leggi qui per un approfondimento).
Ma cosa significa “Industry 4.0”? Le altre “release” dove sono? La risposta è presto data. La 1.0 risale alla fine del ‘700, con l’avvento del vapore. La 2.0 è invece dell’800, con l’introduzione dell’energia elettrica nei processi produttivi. La 3.0 è degli anni 60 del secolo scorso, con l’avvento dell’automazione basata sui microprocessori. E’ proprio in quel periodo che l’IT ha fatto il suo ingresso negli impianti di produzione. Il progresso tecnologico è stato così repentino che dopo soli 50 anni si può parlare di una quarta rivoluzione industriale, basata da una parte sulla grande potenza di calcolo oggi disponibile a costi ridottissimi, e dall’altra sull’interconnessione fra i dispositivi. Per questo si identifica principalmente Industry 4.0 con IoT (Internet of Things), anche se ciò è riduttivo.
Secondo McKinsey le nuove tecnologie digitali avranno un impatto profondo su quattro direttrici di sviluppo: la prima riguarda l’utilizzo dei dati, la potenza di calcolo e la connettività e quindi dai big data all’internet delle cose. La seconda si riferisce al valore che emerge dai dati di cui oggi le imprese riescono a utilizzare solo l’1%. C’è poi l’aspetto dell’interazione tra l’uomo e la macchina, con la comparsa di nuovi strumenti e infine c’è il settore che riguarda il passaggio dal digitale al “reale” e che comprende la manifattura additiva, la stampa 3D, la robotica, le comunicazioni, le interazioni machine-to-machine e le nuove tecnologie per immagazzinare e utilizzare l’energia in modo mirato, razionalizzando i costi e ottimizzando le prestazioni. Tutti questi elementi fanno parte del concetto di Industry 4.0.
Ma vediamo come questo ha a che fare con le ISO 9001:2015. Come abbiamo già avuto modo di dire negli eventi ai quali siamo recentemente intervenuti, la nuova edizione delle normative prende (finalmente) atto del mutato panorama tecnologico, in termini soprattutto di gestione delle informazioni. Il primo punto evidente è l’abbandono della dicotomia “documenti” e “registrazioni”, che aveva creato più di qualche dubbio interpretativo, in favore del più generale “informazioni documentate“, fornendo anche una serie di requisiti gestionali che rendono consigliabile l’utilizzo di strumenti IT strutturati.
Ma soprattutto viene (ri)data enfasi al concetto di processo, includendo in modo esplicito, fra le informazioni da gestire, anche quelle relative al monitoraggio e agli indicatori di performance (kpi). Questi ultimi sono ovviamente il risultato di una elaborazione effettuata sui dati rilevati e risultano tanto più precisi quanto più elevata è la qualità dei dati stessi. Potendo contare su informazioni rilevate in automatico, o con procedure strutturate, laddove esse nascono (e questo è uno dei concetti alla base di Industry 4.0), gli indicatori risulteranno più rappresentativi della reale performance di un processo, e quindi più affidabili.
Anche in altri ambiti interessati dalla ISO 9001, come ad esempio il controllo qualità e la manutenzione degli impianti,la disponibilità di strumenti interconnessi in grado di rilevare in tempo reale e in automatico le informazioni e di trasmetterle ad un server per l’elaborazione non solo facilita la raccolta dei dati e la loro archiviazione, ma consente di agire rapidamente in caso di valori non rispondenti alle specifiche.
Si può dire che la nuova edizione della norma fornisca un’indicazione chiara all’imprenditore, quella di perseguire la ricerca del valore che emerge dai dati (sempre per citare McKinsey). In quest’ottica, gli strumenti di Industry 4.0, e quindi la digitalizzazione degli impianti produttivi, costituiscono lo strumento fondamentale per raggiungere questo obbiettivo.
In questa nuova fase diventa ancora più importante dotarsi di uno strumento potente, flessibile ed interconnesso come QualiWare che grazie alle sue funzionalità permette di raccogliere al suo interno e di veder visualizzato in un’unica interfaccia tutti gli importanti dati che vengono raccolti ogni giorno, in ambito Sistema Qualità ma non solo. Rendendoli quindi facilmente e velocemente interpretabili e dando la possibilità a chi lo utilizza di intraprendere le azioni necessarie in maniera proattiva.
Vuoi conoscere tutte le funzionalità che QualiWare mette a tua disposizione per l’ISO 9001:2015 e Industry 4.0?
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Stai pensando di effettuare degli investimenti in ottica Industria 4.0 e vorresti usufruire del super ammortamento del 250% previsto dalla legge di bilancio? Vorresti sapere quali sono i mezzi e gli strumenti che potresti far rientrare all’interno del super ammortamento?
Ti piacerebbe dotarti di un software come QualiWare e vorresti capire se puoi sfruttare la legge di bilancio?
Alcuni moduli di QualiWare possono rientrare nella lista dei software che potresti acquistare sfruttando l’ammortamento che la legge di Bilancio 2017 mette a disposizione.
L’articolo 3 della legge di Bilancio 2017, pubblicata sulla gazzetta ufficiale N. 297 del 21/12/2016, proroga le misure di maggiorazione del 40% degli ammortamenti previste dalla legge di stabilità per il 2016 e istituisce una nuova misura di maggiorazione del 150% degli ammortamenti su beni ad alto contenuto tecnologico (Industria 4.0).
Il comma 1 dell’articolo dice:
[…] proroga l’aumento del 40% delle quote di ammortamento e dei canoni di locazione di beni strumentali introdotto dalla legge di stabilità per il 2016 (art. 1, commi 91-97) a fronte di investimenti in beni materiali strumentali nuovi, nonché per quelli in veicoli utilizzati esclusivamente come beni strumentali nell’attività dell’impresa. L’agevolazione è prorogata con riferimento alle operazioni effettuate entro il 31 dicembre 2017 ovvero sino al 30 giugno 2018, a condizione che detti investimenti si riferiscano a ordini accettati dal fornitore entro la data del 31 dicembre 2017 e che, entro la medesima data, sia anche avvenuto il pagamento di acconti in misura non inferiore al 20%. […]
A questo va aggiunto un ulteriore nuovo beneficio che è inserito nel comma 2. Viene riconosciuto per i beni materiali strumentali nuovi ad alto contenuto tecnologico che servono a favorire i processi di trasformazione tecnologica in chiave Industria 4.0 una maggiorazione del costo di acquisizione del 150%, consentendo così di ammortizzare un valore pari al 250% del costo di acquisto.
Inoltre, il comma 3 dispone, nei confronti dei soggetti che beneficiano dell’ammortamento del comma 2 e che investono in beni immateriali strumentali, ossia software funzionali a favorire una transizione verso i sopra citati processi di trasformazione tecnologica in chiave Industria 4.0, la possibilità di procedere a un ammortamento di questi beni con una maggiorazione del 40%. In questa categoria è possibile far ricadere QualiWare.
Cosa sono i beni immateriali strumentali?
Come detto sopra sono software, sistemi e system integration, piattaforme e applicazioni connessi a investimenti in beni materiali Industria 4.0 e quindi funzionali a favorire una transizione verso i processi di trasformazione tecnologica.
QualiWare rientra in diversi modi tra i possibili software che fanno parte dei beni immateriali strumentali che possono sfruttare l’ammortamento.
Ecco alcuni esempi di come QualiWare possa essere utilizzato in ottica Industria 4.0:
Gestione Documentale e KPI: Software, sistemi, piattaforme e applicazioni per la progettazione, definizione/qualificazione delle prestazioni e produzione di manufatti in materiali non convenzionali o ad alte prestazioni, in grado di permettere la progettazione, la modellazione 3D, la simulazione, la sperimentazione, la prototipazione e la verifica simultanea del processo produttivo, del prodotto e delle sue caratteristiche (funzionali e di impatto ambientale) e/o l’archiviazione digitale e integrata nel sistema informativo aziendale delle informazioni relative al ciclo di vita del prodotto (sistemi EDM, PDM, PLM, Big Data Analytics),
Dashboard Designer e Query Designer: software, sistemi, piattaforme e applicazioni di supporto alle decisioni in grado di interpretare dati analizzati dal campo e visualizzare agli operatori in linea specifiche azioni per migliorare la qualità del prodotto e l’efficienza del sistema di produzione,
Modulo Gestione Strumenti ed Attrezzature: software, sistemi, piattaforme e applicazioni per il monitoraggio e controllo delle condizioni di lavoro delle macchine e dei sistemi di produzione interfacciati con i sistemi informativi di fabbrica e/o con soluzioni cloud,
Process Designer: software, sistemi, piattaforme e applicazioni per la gestione della qualità a livello di sistema produttivo e dei relativi processi,
Valutazione Fornitori, Documentale e Form Designer:software, sistemi, piattaforme e applicazioni per l’accesso a un insieme virtualizzato, condiviso e configurabile di risorse a supporto di processi produttivi e di gestione della produzione e/o della supply chain (cloud computing),
Dashboard Designer, KPI e Query Designer : software, sistemi, piattaforme e applicazioni per industrial analytics dedicati al trattamento ed all’elaborazione dei big data provenienti dalla sensoristica IoT applicata in ambito industriale (Data Analytics & Visualization, Simulation e Forecasting),
Controllo Su prodotto Finito: software, sistemi, piattaforme e applicazioni per l’utilizzo lungo le linee produttive di robot, robot collaborativi e macchine intelligenti per la sicurezza e la salute dei lavoratori, la qualità dei prodotti finali e la manutenzione predittiva,
Documentale e Validazione GMP: software, sistemi, piattaforme e applicazioni per la protezione di reti, dati, programmi, macchine e impianti da attacchi, danni e accessi non autorizzati (cybersecurity).
Hai effettuato o vuoi effettuare investimenti in ottica Industry 4.0 e sei interessato a dotarti di QualiWare? CLICCA QUI.
La nuova release di QualiWare ospita un nuovo compagno di viaggio per l’utente dei nostri programmi: l’assistente vocale.
Una nuova icona è presente in basso a destra nella versione web: premendola, è possibile pronunciare le parole chiave che vuoi cercare, e l’assistente presenterà una lista delle funzioni, delle categorie documentali, dei reports, delle query o dei documenti recenti che le contengono.
L’assistente vocale è disponibile su browser Chrome.
Non hai un microfono o usi un altro browser? Niente paura, digita le parole chiave che stai cercando e premi il tasto “TAB” sulla tastiera, e la ricerca avverrà ugualmente!
Un modo molto semplice per trovare rapidamente le cose che interessano all’interno di un database sempre più complesso e articolato.
Uno dei gli aspetti più importanti della nuova norma su cui si basa tutto il sistema di Gestione è l‘ANALISI DEL CONTESTO dell’organizzazione.
Ogni impresa dovrebbe basare le proprie attività su un modello organizzativo per arrivare al quale l’imprenditore dovrebbe identificare:
Strategie ⇒ Dove vogliamo andare (obiettivi e politiche)
Struttura ⇒ Con quali mezzi (funzioni e processi)
Controllo ⇒ Come verifichiamo la direzione (il cruscotto: indicatori e reporting).
Questi fattori derivano dalle teorie organizzative, dal buon senso e dalla logica e vengono ora in parte integrati in diversi punti della nuova norma.
Per rispondere al tema delle strategie la nuova ISO 9001:2015 dice:
Punto 4: “[…]L’organizzazione deve determinare i fattori esterni e interni rilevanti per le sue finalità e indirizzi strategici e che influenzano la sua capacita di conseguire il(i) risultato(i) atteso(i) […]”
Questo punto è molto importante e spesso è un passaggio sul quale viene fatta molta confusione e si rischia di mal interpretare la nuova norma.
Quali sono gli obiettivi che ci prefiggiamo e i rischi che corriamo? Cosa può andare male o bene? Cosa può influenzare positivamente o negativamente il raggiungimento dei nostri obiettivi?
Per poter rispondere a queste domane ed identificare le strategie, qualsiasi approccio si voglia adottare, si devono seguire sempre i seguenti passi:
identificare il contesto esterno quindi le opportunità e le minacce che possono influenzarci;
identificare il contesto interno ovvero le nostre forze e debolezze;
definire le azioni più adatte alla strategia che vogliamo perseguire, ad esempio attraverso un’analisi SWOT, cioè uno strumento di pianificazione strategica usato per valutare i punti di forza (Strengths), i punti di debolezza (Weaknesses), le opportunità (Opportunities) e le minacce (Threats) di un progetto o in un’impresa.
Una analisi del contesto quindi è una analisi dei rischi “organizzativi” e le scelte riguardanti la struttura definita che ne consegue sono la risposta.
L’output del processo di analisi così come lo abbiamo descritto può essere raccolto in un documento che può sostituire il “Manuale della Qualità”, non più obbligatorio, e diventare le “linee guida organizzative” dell’azienda, nelle quali l’analisi del contesto avrà uno specifico capitolo.
Una volta fatta l’analisi del contesto andremo a definire i processi attraverso i quali vogliamo raggiungere i nostri obiettivi e il monitoraggio della loro efficacia. In questo modo avremo la possibilità di ridurre e controllare i rischi che abbiamo individuato durante l’analisi del contesto.
I processi è bene che vengano definiti come entità specifiche all’interno del sistema informativo aziendale, in modo da potere strutturare le relative informazioni.
In particolare il monitoraggio è un’attività che deve essere svolta con continuità, si avvale di informazioni e dati che sono già contenuti nei vari database aziendali, e, per questo, può essere svolta in gran parte tramite procedure automatiche.
Per quanto riguarda la definizione dei processi e la gestione degli automatismi per il loro monitoraggio puoi leggere questo articolo.
Partire da una buona analisi del contesto, identificare e mappare correttamente i vari processi aziendali consentirà agli imprenditori di tenere sotto controllo l’andamento della propria azienda in maniera più puntuale. Questo garantisce la possibilità di valutare in maniera più veloce ed opportuna le azioni da intraprendere per migliorare le capacità dell’azienda.
Per supportare le aziende nell’effettuazione dell’analisi del contesto, abbiamo messo a disposizione un apposito tool online. Leggi qui per saperne di più.
Se vuoi conoscere come adeguare il tuo sistema di Qualità alla nuova norma ISO 9001:2015 sfruttando un sistema innovativo che coniuga l’esperienza pluridecennale nella consulenza per la Qualità e Direzionale ad un software per la Qualità con più di 500 installazioni LEGGI QUI.
Quanto ci tieni alla sicurezza ed integrità dei dati della tua azienda?
Prendo spunto da questo interessante articolo pubblicato su MQ – Magazine Qualità che parla di sicurezza ed integrità dei dati per parlarvi delle funzionalità di QualiWare che potrebbero rispondere alle esigenze che vengono spiegate da Ezio Boiani, senior consultant del Gruppo Galgano.
Per chi non avesse tempo o voglia di leggere l’articolo, il succo è che la sicurezza dei dati è un problema ancora poco sentito dalle persone e di conseguenza dalle aziende anche se entro i prossimi 5 anni il traffico cloud (i contenitori di dati e informazioni in internet) e quello dei data-center (i mega server che fisicamente contengono i dati del cloud) cresceranno di 4 volte. Questo renderà ancora più grande il problema della sicurezza ed integrità dei dati.
Nelle aziende la sicurezza e la riservatezza dei dati, siano essi in cloud o all’interno dei server aziendali, deve diventare uno dei punti cardini delle attività da svolgere.
I dati più sensibili sono ovviamente quelli relativi alle persone, i loro dati anagrafici, i loro contratti e le loro malattie. Ma anche molti documenti aziendali devono essere trattati con altrettanta riservatezza e integrità.
QualiWare permette innanzi tutto di impostare criteri di accesso alle informazioni e ai documenti che consentono di restringere la possibilità di accedere a determinate informazioni e documenti solo a determinate persone. Questo, soprattutto per la parte di gestione delle risorse umane, diventa un punto fondamentale per garantire la riservatezza dei dati.
Una delle prime azioni che implementano la sicurezza è l’impostazione di una password complessa e l’obbligo di sostituirla in maniera periodica. Questa impostazione può essere gestita da QualiWare in due maniere distinte: da QualiWare stesso o prendendo le impostazioni del vostro dominio Windows.
Un’altra funzionalità estremamente importante che garantisce l’integrità dei dati è l’attivazione dell’Audit Trail che consente di mantenere traccia delle modifiche fatte ad un documento e di chi le fa, mantiene una copia del documento prima della modifica e monitora anche tutti i cambiamenti dei diritti di accesso.
Inoltre l’Audit Trail non è modificabile e fa uso della crittografia per rilevare eventuali modifiche indebite effettuate da utenti che accedono direttamente al database tramite strumenti esterni o profili amministrativi ad alto livello.
Infine la funzionalità della Firma Forte, cioè la richiesta di nome utente e password prima che si possa effettuare una qualunque modifica o che si possa dare il proprio benestare ad una fase del processo di gestione della documentazione, impediscono che utenti non autorizzati effettuino delle azioni al posto di un’altra persona. Solitamente queste fasi o modifiche possono essere fatte “liberamente”, avendo gli opportuni permessi, una volta che si è effettuato l’accesso al programma con il proprio utente e password.
Queste due ultime funzionalità, cioè l’Audit Trail e la richiesta di nome utente e password ad ogni modifica possono essere attivati in maniera puntuale alle sole categorie documentali che si ritiene che debbano essere protette maggiormente. Questo consente di non appesantire o rallentare il lavoro degli utenti quando devono gestire documenti che non necessitano di un grado così elevato di riservatezza o integrità.
Tutti questi elementi di sicurezza uniti alle funzionalità garantiti dal database che fa da base al programma lo rendono adeguato ad essere utilizzato in un contesto conforme alla norma ISO/IEC 27001:2013.
Queste funzionalità sono state implementate soprattutto per rendere QualiWare validabile secondo le linee guida delle normative Annex 11 EU GMP e dalla 21 CFR Part 11.
QualiWare è quindi il programma adatto non solo a chi vuole gestire in maniera efficace ed efficiente un’azienda certificata ISO 9000 (soprattutto nella nuova versione ISO 9001:2015 basata sulla gestione per processi), ISO 14001 o OHSAS 18001, ma anche a chi deve mantenere e garantire INTEGRITA’, RISERVATEZZA e DISPONIBILITA’ dei dati ai propri utenti e clienti.
Compila il form sotto per avere maggiori informazioni.
Scopri come risparmiare tempo e denaro nella gestione delle risorse umane in azienda con un metodo semplice e semi-automatico.
Anche nella tua azienda tu o un tuo collega passate ore ed ore a gestire le informazioni relative al personale?
Anche tu devi gestire i corsi che devono essere fatti all’interno della tua azienda?
Passi le tue giornate a controllare le scadenze delle visite mediche a cui devono essere sottoposti i tuoi dipendenti?
Ti occupi tu di consegnare e gestire i dispositivi di protezione individuale che devono essere consegnati ai tuoi collaboratori o colleghi?
Se hai risposto SI ad almeno una delle domande qui sopra allora continua a leggere.
Le informazioni da gestire relativamente alle risorse umane sono di varia natura, e molte di queste sono legate a disposizioni legislative o normative che vengono aggiornate e alle quali tu difficilmente riesci ad adeguarti rapidamente o con uno sforzo minimo.
Hai mai pensato a quanto tempo dedichi ogni giorno, ad esempio, per organizzare i corsi di formazione del tuo personale?
Quante scadenze devi gestire per ogni singola persona?
Ci sono: la visita periodica per il controllo della vista, il corso di formazione per l’addetto all’antincendio che deve essere rinnovato ogni 3 anni così come il corso di addetto al primo soccorso.
La struttura delle informazioni è tipicamente “tabellare” per cui potresti pensare che Excel è lo strumento più adatto per gestirle, ma i suoi limiti sono veramente molti.
Pensa alla Riservatezza dei dati che devi gestire, con Excel riesci a garantire che nessuno li alteri o per lo meno riusciresti a risalire a chi potrebbe averli alterati? La risposta è no, a meno che tu non sia un esperto informatico o che il tuo reparto informatico non abbia attivato tutta una serie di procedure che gli consentirebbero di risalire a chi ha avuto accesso ad un documento ma con un enorme dispendio di risorse e tempo sia per implementarlo che per gestirlo.
E tutta questa mole di dati riusciresti ad estrarli e ad analizzarli velocemente? Dovresti aprire ogni singolo file Excel ed andarti a selezionare per ognuno le colonne che ti interessano per poi estrarre i dati che ti interessano per poi analizzarli. E questo ripetuto per ogni singolo foglio Excel che ti interessa.
E per condividere tutte queste informazioni quanto tempo ti ci vuole?
Ho provato a fare una botta di conti per te…
Per avere un’idea delle scadenze delle visite programmate impieghi in genere circa 15 minuti per fare un’estrazione dai fogli Excel.
Per fare il calendario della formazione per ogni area aziendale ti vogliono in media 30 minuti.
Per avere un riepilogo dei costi della formazione per ogni area altri 30 minuti almeno
Per l’analisi delle competenze per fare un piano formativo o per gestirlo ti servono in media 4 ore, mezza giornata per organizzare un piano formativo adeguato alle funzioni che vengono svolte nella tua azienda.
Infine per avere una statistica dei costi complessivi relativi alle risorse umane, comprese le retribuzioni, a te servono all’incirca 8 ore.
Quante cose potresti fare se riuscissi a dimezzare se non addirittura a ridurre ad un quarto il tempo necessario a svolgere queste attività?
Ma il tempo non è l’unico fattore da valutare…è importantissimo anche pensare al rischio che corri se ti dovessi dimenticare una scadenza.
Mettiamo caso che tu mandi i tuoi collaboratori presso i tuoi clienti ad eseguire dei lavori utilizzando dei muletti e uno di loro si fa male…come ti giustifichi con l’assicurazione se poi scoprono che ti sei dimenticato che gli scadeva il patentino per il muletto per cui non avrebbe potuto guidarlo? Non puoi certo dirgli che hai troppe cose a cui pensare e che ti è sfuggita proprio questa scadenza.
Cosa ti potrebbe servire per migliorare questa gestione?
Ti servirebbe un’unica interfaccia di accesso alle informazioni sulle risorse umane, ti servirebbe un database che da solo riuscirebbe a risolve i tre problemi di:
Riservatezza
Estrazione dati
Condivisione delle informazioni
Questa interfaccia esiste!
Il passaggio da fogli Excel ad un software gestionale è sempre delicato, ti faccio vedere in maniera più dettagliata di prima quali potrebbero essere i tempi necessari alle normali attività di gestione del personale fatte con Excel o fatte con il modulo Gestione Risorse Umane e Sicurezza di QualiWare.
Configurazione tempi di gestione Hr
Attività
Excel
QualiWare
Gestione Anagrafica Personale
Inserimento 5 min
Inserimento5 min
Gestione dati:DPI – visite mediche
Ins.2 min.
Ins.4 min
Statistica dei DPI consegnati
Estrazione file 15 min
Stampa1 min
Statistica scadenze visite programmate
Estr.file15 min
Stampa 1 min
Pianificazione formazione
Ins.se fatto 2 min
Ins.2 min
Inserimento dati formazione a consuntivo
Ins. (Se fatto) 5 min
Ins.in scheda relativa 5 min
Calendario formazione per area
30 min.
1 min
Riepilogo costi formazione per area
+30 min
1 min
Gestione competenze
10 min
10 min
Analisi competenze per redazione/verifica piano formativo
Estrazione excel 4 ore
Stampa 1 min
Gestione infortuni
(Se fatto) 2 min
1 min
Statistica infortuni
20 min
1 min
Gestione richiami e provvedimenti
5 min
5 min
Inserimento costi retribuzione su una persona per esecuzione statistiche
Ins.20 min/mese
Import. da paga 1 min
nserimento costi benefit per persona per esecuzione statistiche
(Se fatto) 15 min
5 min
Inserimento dati contrattuali per persona per esecuzione statistiche e budget
Esecuzione di statistiche sulle risorse umane in generale
Ricerca dei dati necessari e copia sui fogli Excel +4 ore
Esecuzione di una query 1 min
Recupero informazioni complessive su una persona
Estr.60 min.
stampa 1 min
Sicurezza dei dati legata ai permessi sul disco
alta probabilità di errori o dimenticanze
Gestibile in modo centralizzato per tutte le informazioni conformemente
Marco Marchetti – Responsabile Qualità – Galletti s.p.a.“L’ utilizzo di QualiWare ha reso più semplice la coordinazione del personale in materia di sicurezza aziendale, in particolare il tema del controllo in termini di: Processo di assunzione, visite mediche, formazione del personale, utilizzo DPI, QualiWare ha permesso di automatizzarne la gestione assicurando il rispetto delle scadenze a cui queste attività sono soggette, permettendo il pieno controllo delle operazioni inerenti al rispetto dei requisiti cogenti a cui la sicurezza aziendale è sottoposta.”
In un momento di storico sfavorevole come quello attuale, le aziende devono mantenere sotto controllo i costi, e migliorare l’efficienza, di ogni aspetto della propria organizzazione.
Le risorse umane sono una voce di costo consistente e devi gestirle con molta attenzione, monitorando i costi ma soprattutto verificando l’adeguatezza alle funzioni ricoperte, preparando piani di formazione adeguati e verificandone l’efficacia.
Diventa quindi necessario gestire molte informazioni in modo strutturato, applicando tecniche di Business Intelligence per prendere le decisioni più adeguate.
Per fare questo è necessario un apposito software gestionale che consenta di gestire tutte le informazioni sulle risorse umane in modo rapido e centralizzato, e offra quindi le risposte giuste nei tempi richiesti.
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Non hai QualiWare ma ti piacerebbe poter conoscere questa e tutte le altre funzionalità che ti permettono di gestire in maniera semplice e flessibile il tuo sistema di gestione o comunque di poter tenere monitorato l’andamento della tua azienda?
