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L’applicazione di nuovi sistemi di Gestione e dei relativi modelli organizzativi, oltre ad una problematica di gestione delle informazioni e dei flussi di processo, pone la necessità di effettuare riesami documentati e sempre più mirati non solo allo specifico ambito di ogni sistema di gestione ma anche alla specifica area aziendale che di quel sistema fruisce.

Si tratta quindi di raccogliere informazioni quali ad esempio azioni correttive, non conformità, reclami, risultati degli audit, valutazioni di indicatori, piani di formazione, riportarle sinteticamente nel documento di riesame, analizzarle e trarre da esse opportunità di miglioramento e i relativi piani d’azione, anch’essi opportunamente formalizzati nel documento stesso.

All’atto pratico, chi si occupa di istruire il documento di riesame, deve reperire i dati disponibili, e questo comporta generalmente una quantità di tempo che rende l’attività di riesame complessa e impegnativa, richiedendo una risorsa specificamente dedicata e occupata per diversi giorni.

Il limite è costituito dalla mancanza di una corretta organizzazione delle informazioni necessarie per il riesame, che vengono generalmente gestite in modo non strutturato sotto forma di files Word o Excel residenti su cartelle di un server, anziché come registrazioni di un database centralizzato.

Il modulo di gestione Riesame di QualiWare consente di superare questo limite. Grazie alla tecnologia web 2.0, è accessibile con facilità da qualsiasi postazione, anche via internet, e rappresenta il punto di incontro di tutti i componenti del team interfunzionale che effettua il riesame, gestendone sia gli aspetti di comunicazione che quelli di gestione delle informazioni, e mettendo a disposizione le seguenti funzioni:

  • Pianificazione del riesame, per tipo e area (Qualità, Sicurezza, Ambiente, ecc.) e definizione del periodo in cui verrà effettuato il riesame e relativamente al quale verranno esaminati i dati.
  • Definizione dei partecipanti al riesame, con avviso automatico via mail.
  • Definizione delle sezioni di cui si compone il riesame, e, per ciascuna, degli elementi di input.
  • Importazione automatica di una sintesi dei dati presenti a sistema per il periodo oggetto di analisi, relativamente a:
    • Non Conformità
    • Reclami
    • Azioni Correttive e Preventive
    • Audits
    • Rapporti di formazione
    • Indicatori
  • Archiviazione delle valutazioni sui dati effettuate dal team.
  • Invio via e-mail del verbale di riesame a tutti i partecipanti.

Grazie ad una maggiore rapidità nel raccogliere e preparare le informazioni necessarie al riesame, il team ha a disposizione una maggiore quantità di tempo da dedicare alla parte di analisi, che è ovviamente il vero valore aggiunto dato dal riesame stesso.

Gli aspetti di archiviazione strutturata sono gestiti completamente dal software, garantendo la piena rintracciabilità delle informazioni anche in momenti successivi.

Il modulo di gestione Riesame di QualiWare è integrato con gli altri moduli del software, coi quali condivide database, interfaccia grafica e modalità operative. Questo consente l’effettuazione di collegamenti logici con qualsiasi altro documento o registrazione gestita nel sistema. L’utente ha quindi la possibilità di ricostruire il percorso che ha portato alla generazione di una determinata informazione. Ad esempio, azioni migliorative o piani di formazione risultanti da un riesame vengono gestiti nel sistema e collegati al riesame stesso, ed è possibile visualizzare graficamente la relazione fra essi.

Il modulo gestione Riesame di QualiWare rappresenta il punto di arrivo della gestione integrata dei dati e delle informazioni di un sistema di Gestione, e anche il punto di partenza per gestire le opportunità di miglioramento individuate nell’ambito di ogni riesame.

Premere qui per scaricare la scheda descrittiva del modulo in formato PDF.