Importi, utilizzi o produci sostanze chimiche? Sai che dal 31 maggio 2018 hai l’obbligo di registrarle in conformità al Regolamento REACH?

Devi raccogliere ed archiviare tutta la documentazione  necessaria per il regolamento REACH e sai già che è un’attività che ti porterà via un sacco di tempo?

Ti piacerebbe avere una soluzione che automatizzi questo processo e che ti faccia risparmiare un sacco di tempo?

Qui sotto troverai la soluzione.

Una delle richieste che più spesso ci viene fatta dai nostri clienti e che da alcuni giorni è anche parte di una campagna di sensibilizzazione da parte del Ministero dell’Ambiente è la possibilità di rendere il più automatico possibile la raccolta della documentazione e delle dichiarazioni di conformità dei componenti utilizzati in produzione così come richiesto dalla normativa REACH .  Anche il Ministero dell’Ambiente sta puntando molto l’attenzione sul regolamento REACH ed ha persino attivato una campagna di sensibilizzazione Ministero dell’Ambiente, in onda sulle reti RAI,  proprio su questo tema. Tutte le imprese che producono o importano sostanze chimiche nei paesi dell’Unione Europea dovranno registrarle entro il 31 maggio 2018 (regolamento REACH).

Tutte le sostanze chimiche prodotte o importate nello Spazio economico europeo, in una fascia compresa tra 1 e 100 tonnellate l’anno, devono essere registrate entro il 31 maggio 2018 presso l’Agenzia europea per le sostanze chimiche (ECHA). Si tratta dell’ultimo termine di registrazione stabilito dal regolamento CE n. 1907/2006 (cd. REACH) per le sostanze chimiche già esistenti.  Questo obbligo per le imprese consentirà anche di raccogliere enormi quantità di dati sulle sostanze fabbricate o usate in Europa, portando anche ad un migliorando della salute dell’uomo e dell’ambiente. La scadenza del 2018 coinvolgerà decine di migliaia di imprese di tutte le dimensioni che, se inadempienti, non potranno più immettere legalmente sul mercato le sostanze chimiche prodotte o importate.   Registrare le sostanze è un processo che richiede tempo.

E’ importante che sin d’ora le imprese comincino a valutare il proprio portafoglio, analizzare i volumi di vendita e produzione delle sostanze,  verificare l’esistenza di obblighi ai sensi del REACH e, nel caso, pianificare la gestione delle loro registrazioni per l’ultimo termine fissato. Un’identificazione corretta delle sostanze in questa fase è essenziale. L’attività di registrazione non incide soltanto sull’attività della singola azienda ma coinvolge anche tutto il gruppo dei fornitori di materia prima a cui si rivolge.

Il problema più grande in cui ci si imbatte in questo tipo di attività è, non solo raccogliere questo tipo di dichiarazioni, ma anche il doversi ricordare delle scadenze di questi documenti e averli ordinati. Se anche tu, come la maggior parte delle persone, fai questa raccolta inviando e ricevendo questi documenti attraverso il tuo client di posta potresti facilmente rischiare di dimenticare qualche documento o dimenticarti di richiedere il nuovo documento alla scadenza del periodo di validità oppure potresti cancellare la mail con dentro una dichiarazione e quindi essere costretto a richiedere nuovamente al fornitore di mandarti il documento richiesto.

Fino a quando nessuno ti richiede di mostrargli queste dichiarazioni potresti tranquillamente cavartela…ma cosa succede quando arriva il momento di mostrare tutte le dichiarazioni relative ad un prodotto o ad un fornitore? Sei in grado, con il tuo sistema, di estrarre queste informazioni in poco tempo, con il minimo sforzo e sopratutto evitando dimenticanze o errori?

Si è vero, tu trovi sempre tutto nel tuo outlook o nelle tue cartelle di rete ma quanto tempo ti serve per farlo? Non solo, quanto tempo ti serve per richiedere al tuo fornitore la documentazione e quanto te ne serve per archiviarla e per recuperarla nel momento del bisogno.

Non Sto dicendo che il tuo modo di lavorare sia sbagliato, anzi, se fino ad ora sei riuscito ad ottenere il risultato vuol dire che funziona bene ma se ti dicessi che potresti ottenere lo stesso risultato con meno sforzo e meno probabilità di errore?

Si proprio così! Meno sforzo, meno errori e meno tempo perso che potrai dedicare ad altro.

Ok mi hai convinto, il mio modo di lavorare è buono ma si può sempre migliorare e sopratutto se posso perdere meno tempo è ancora meglio…ma quale soluzione mi proponi?

Non ti proporrò un solo sistema ma ti darò due possibili soluzioni! La prima è un portale, una pagina web, accessibile tramite internet al tuo fornitore che dopo aver inserito il proprio codice e la propria password avrà un intero ambiente, sicuro e pratico, da cui potrà vedere immediatamente quali documenti ha già caricato e quali deve ancora caricare e da cui velocemente potrà caricare le dichiarazioni necessarie che gli hai richiesto.

A questo punto sarà QualiWare ad occuparsi dell’archiviazione di questi documenti nel proprio database ovviamente classificati in base al tipo di documento e al fornitore e ti invierà una mail di avvenuta ricezione del documento. A te non resta che cliccare sul link che ti arriverà e verificare che il documento sia corretto. A ricordare al cliente che dovrà caricare la nuova dichiarazione dopo un determinato periodo di tempo, così come richiesto dalla normativa, ci penserà QualiWare!

Bello vero? Come dici? non hai la possibilità di far accedere ad un portale web i tuoi fornitori per motivi di sicurezza o perchè sono abituati a mandarmi una mail? Nessun problema!

La seconda soluzione che ti sto per proporre risolve proprio questo problema! QualiWare ti mette a disposizione un tool, chiamato Server Deamon, che è in grado di archiviare e catalogare non solo le mail ma anche i documenti in esse contenute! Ti basterà avere una casella di posta dedicata a cui far inviare ai tuoi fornitori la documentazione di cui hai bisogno e QualiWare si occuperà per te di archiviare i documenti associandoli al fornitore che te li ha inviati. Di nuovo, sarà il sistema ad occuparsi in maniera del tutto indipendente da te di inviare al fornitore un promemoria che gli ricorderà di inviare la nuova dichiarazione.

Non rischiare di incorrere in sanzioni inutili, con QualiWare questa attività obbligatoria di raccolta di documentazione relativa al regolamento REACH è più semplice e veloce. SCRIVI a commerciale@qualiware.it per scoprire le funzionalità di QualiWare che ti aiuteranno a semplificare il tuo lavoro.