Quante volte hai desiderato collegare gli attestati dei corsi svolti dal personale automaticamente con la loro scheda anagrafica, senza doverli spezzare e archiviare singolarmente? O quante volte avresti voluto collegare senza troppi passaggi il PDF inviato dal tuo fornitore al relativo articolo? O ancora, hai mai pensato a quanto potrebbe essere semplice se si potessero collegare automaticamente le richieste di assistenza al ticket di assistenza aperto dal tuo cliente senza lasciarle nel dimenticatoio della tua casella postale per poi sfinirti nel tentativo di ritrovarle?
Ogni file (Word, Excel, PDF) e ogni mail, con i relativi allegati, contiene informazioni preziose sulla tua attività, che prima o poi dovrai rintracciare, e a volte sarebbe il caso di dire “riesumare” sotto quella montagna di file che quotidianamente ti ritrovi a gestire.
Tutte queste operazioni di archiviazione si rivelano tanto ripetitive quanto necessarie e in alcuni casi, anche fondamentali.
Forse però non eri a conoscenza che sono tutte realizzabili con unico strumento, QualiWare.
QualiWare riesce a espletare tutte queste attività in modo efficiente efficace e soprattutto senza che sia tu a farlo.
Come ci riesce?
QualiWare, a differenza di altri sistemi di archiviazione, offre funzionalità avanzate in grado di analizzare documenti ed e-mail, rilevare i dati essenziali e utilizzarli per archiviare i file nel database assieme ai cosiddetti metadati, cioè tutte quelle informazioni strutturate che li caratterizzano e che ne consentono l’immediata rintracciabilità.
Ecco alcune di queste funzioni, tutte naturalmente utilizzabili in automatico:
- Elaborazione di file PDF, anche con applicazione dell’OCR, con estrazione del testo e riconoscimento di eventuali barcode e archiviazione nel database
- Importazione di e-mail da Office365, con archiviazione automatica del messaggio e/o degli allegati
- Estrazione dati da file Excel (anche contenuti in allegati e-mail) e archiviazione degli stessi nel database
- Unione di più file PDF in un unico documento (ad es. per creare Quality Control Book) o suddivisione di un file PDF in file diversi (ad esempio per estrarre singoli documenti da scansioni di più pagine).
Con queste funzioni puoi, ad esempio, chiedere ai tuoi fornitori di inviarti specifiche di fornitura, certificati, disegni ad una mail centralizzata, e ritrovarteli perfettamente archiviati e collegati al codice articolo.
Immagina quanto tempo risparmieresti con queste straordinarie funzionalità. Inoltre, questi strumenti sono altamente configurabili e anche economici se paragoni quanto spenderesti per svilupparli con altri pacchetti di gestione documentale.
