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La release 2011.01 di QualiWare, rilasciata la scorsa settimana, introduce una importantissima novità per quanto riguarda la versione web: la compatibilità è stata infatti estesa ai browser Firefox, Chrome e Safari. Assieme ad Internet Explorer, questi browser hanno una quota di mercato pari a circa il 98%.

La compatibilità è stata raggiunta grazie ad una profonda revisione tecnologica della piattaforma web, che ha portato anche ad un miglioramento delle prestazioni e ad una maggiore compatibilità con Internet Explorer 9.

Va sottolineato che sia Internet Explorer 9 che le più recenti versioni di Chrome utilizzano motori Javascript estremamente performanti. Questo si traduce in tempi di apertura delle maschere ed esecuzione delle operazioni notevolmente migliorati, e mediamente inferiori a quelli della versione client/server.

Per informazioni sull’aggiornamento dell’installazione di QualiWare a questa nuova release potete scrivere al nostro supporto tecnico.

La recente normativa italiana riguardante la firma digitale e la conservazione sostitutiva dei documenti è stata notevolmente semplificata, ai fini di favorire la dematerializzazione dei documenti, sia per la pubblica amministrazione, che per le aziende private, a partire dalle grandi imprese sino agli studi professionali. Per queste ultime, si presenta quindi la grande opportunità di risparmiare tempo, spazio e quindi denaro attraverso dematerializzazione e firma digitale.

QualiWare, con il suo modulo di gestione Documentale potente, flessibile e semplice da usare, rappresenta la soluzione ideale per la produzione e l’archiviazione di tutti i documenti aziendali. Analysis ha quindi pensato di estenderne le funzionalità per consentire ai proprio clienti di cogliere questa interessante opportunità continuando ad utilizzare gli strumenti che già conoscono e apprezzano, e aggiungendo a questi le funzionalità software necessarie per firmare digitalmente i documenti e gestire quindi la conservazione sostitutiva secondo i termini di legge.

Grazie all’integrazione con la soluzione in the cloud Documatica di KPN Qwest, i documenti archiviati in QualiWare potranno essere gestiti secondo le modalità previste dalle normative per la conservazione sostitutiva, in modo totalmente automatico e trasparente per l’utente.

Per saperne di più, potete richiedere informazioni scrivendo a commerciale@qualiware.it.

L’applicazione di nuovi sistemi di Gestione e dei relativi modelli organizzativi, oltre ad una problematica di gestione delle informazioni e dei flussi di processo, pone la necessità di effettuare riesami documentati e sempre più mirati non solo allo specifico ambito di ogni sistema di gestione ma anche alla specifica area aziendale che di quel sistema fruisce.

Si tratta quindi di raccogliere informazioni quali ad esempio azioni correttive, non conformità, reclami, risultati degli audit, valutazioni di indicatori, piani di formazione, riportarle sinteticamente nel documento di riesame, analizzarle e trarre da esse opportunità di miglioramento e i relativi piani d’azione, anch’essi opportunamente formalizzati nel documento stesso.

All’atto pratico, chi si occupa di istruire il documento di riesame, deve reperire i dati disponibili, e questo comporta generalmente una quantità di tempo che rende l’attività di riesame complessa e impegnativa, richiedendo una risorsa specificamente dedicata e occupata per diversi giorni.

Il limite è costituito dalla mancanza di una corretta organizzazione delle informazioni necessarie per il riesame, che vengono generalmente gestite in modo non strutturato sotto forma di files Word o Excel residenti su cartelle di un server, anziché come registrazioni di un database centralizzato.

Il modulo di gestione Riesame di QualiWare consente di superare questo limite. Grazie alla tecnologia web 2.0, è accessibile con facilità da qualsiasi postazione, anche via internet, e rappresenta il punto di incontro di tutti i componenti del team interfunzionale che effettua il riesame, gestendone sia gli aspetti di comunicazione che quelli di gestione delle informazioni, e mettendo a disposizione le seguenti funzioni:

• Pianificazione del riesame, per tipo e area (Qualità, Sicurezza, Ambiente, ecc.) e definizione del periodo in cui verrà effettuato il riesame e relativamente al quale verranno esaminati i dati.
• Definizione dei partecipanti al riesame, con avviso automatico via mail.
• Definizione delle sezioni di cui si compone il riesame, e, per ciascuna, degli elementi di input.
• Importazione automatica di una sintesi dei dati presenti a sistema per il periodo oggetto di analisi, relativamente a:
  • Non Conformità
  • Reclami
  • Azioni Correttive e Preventive
  • Audits
  • Rapporti di formazione
  • Indicatori
• Archiviazione delle valutazioni sui dati effettuate dal team.
• Invio via e-mail del verbale di riesame a tutti i partecipanti.

Grazie ad una maggiore rapidità nel raccogliere e preparare le informazioni necessarie al riesame, il team ha a disposizione una maggiore quantità di tempo da dedicare alla parte di analisi, che è ovviamente il vero valore aggiunto dato dal riesame stesso.

Gli aspetti di archiviazione strutturata sono gestiti completamente dal software, garantendo la piena rintracciabilità delle informazioni anche in momenti successivi.

Il modulo di gestione Riesame di QualiWare è integrato con gli altri moduli del software, coi quali condivide database, interfaccia grafica e modalità operative. Questo consente l’effettuazione di collegamenti logici con qualsiasi altro documento o registrazione gestita nel sistema. L’utente ha quindi la possibilità di ricostruire il percorso che ha portato alla generazione di una determinata informazione. Ad esempio, azioni migliorative o piani di formazione risultanti da un riesame vengono gestiti nel sistema e collegati al riesame stesso, ed è possibile visualizzare graficamente la relazione fra essi.

Il modulo gestione Riesame di QualiWare rappresenta il punto di arrivo della gestione integrata dei dati e delle informazioni di un sistema di Gestione, e anche il punto di partenza per gestire le opportunità di miglioramento individuate nell’ambito di ogni riesame.

Premere qui per scaricare la scheda descrittiva del modulo in formato PDF.

Quella in cui viviamo è la civiltà dell’Information Technology: ciascuno di noi è costantemente collegato al resto del mondo e viene costantemente informato di ciò che accade tramite e-mail, SMS e gli strumenti social.
Questo modo di vivere l’informazione stenta però a prendere piede nel mondo delle aziende, dove per reperire un dato fondamentale spesso bisogna fare i salti mortali, e tante volte ci si deve accontentare di approssimazioni o stime anche quando i dati stivati all’interno dei sistemi informatici consentirebbero, se opportunamente elaborati, di ottenere un’informazione molto precisa.
Ciò vale in particolare per gli indicatori aziendali o indicatori di performance (KPI = Key Performance Indicator), che danno (o dovrebbero dare) un’immagine di come l’azienda si sta comportando nelle varie aree.
Si è portati a pensare che la valutazione di questi indicatori, comportando spesso un grosso sforzo in termini di aggregazione dei dati, debba essere fatta una o due volte all’anno. Questo è però sbagliato, perché ci sono molte situazioni nelle quali sarebbe utile conoscere il dato con maggiore frequenza, mensile, settimanale o addirittura, in alcuni casi, giornaliera. Dando per scontata la possibilità di reperire in tempi rapidi un dato di sintesi (e con gli attuali sistemi ERP e di gestione della qualità come QualiWare, questo è quasi sempre possibile), resta il problema di come trasmettere l’informazione al destinatario.
L’ideale sarebbe, ovviamente, recapitargliela automaticamente nella casella di posta elettronica, anziché costringerlo ad attivare manualmente una funzione presente all’interno di un cruscotto. In questo modo infatti si conferirebbe al sistema quella proattività che dovrebbe sempre essere l’obbiettivo dei moderni sistemi informativi aziendali.

Con QualiWare è da oggi possibile attivare una funzionalità di questo tipo. Grazie alla nuova funzione di Valutazione Automatica Indicatori, qualsiasi indicatore definito nell’apposita sezione del programma può essere valutato in automatico e il risultato trasmesso via e-mail alle persone interessate, assieme ad un grafico riepilogativo dell’andamento delle valutazioni.
Si tratta di una innovazione molto importante, perché consente di “chiudere il cerchio” fornendo un feedback in tempo reale delle attività intraprese per migliorare le performance, verificandone l’efficacia e consentendo di correggere tempestivamente eventuali situazioni insoddisfacenti o tendenti al peggioramento.

La funzionalità di valutazione automatica indicatori verrà presentata nel corso “QualiWare System Tools” in programma nelle prossime settimane. Per dare la vostra pre-iscrizione o richiedere ulteriori informazioni sulla nuova funzionalità, potete inviare una mail all’indirizzo commerciale@qualiware.it.

La prossima service release di QualiWare conterrà una importante novità:

la possibilità di archiviare le e-mail inviate e ricevute tramite Microsoft Outlook

Si sa che l’e-mail è diventato lo strumento principale con il quale vengono scambiate le informazioni all’interno delle aziende, e fra le aziende e i propri business partner, principalmente clienti e fornitori.

Le e-mail contengono spesso informazioni importantissime che non vengono archiviate in nessun altro sistema a parte le caselle di posta di mittenti e destinatari. Si pensi ad esempio allo scambio di informazioni fra fornitore e cliente relativamente ad un reclamo o ad un’assistenza tecnica. Generalmente ci si limita a ad inserire, all’interno di un modulo, un riassunto delle informazioni scambiate, ma questo potrebbe essere insufficiente a ricostruire l’intera sequenza di eventi nel caso questo fosse necessario, dal momento che non è generalmente possibile accedere agevolmente alle caselle di posta di altri utenti.

La nuova funzione consente di risolvere questo problema, grazie alla possibilità di importare e archiviare lee-mail fascicolate per oggetto e soprattutto collegandole automaticamente alla scheda anagrafica del cliente o fornitore cui si riferiscono.

Sarà possibile configurare in QualiWare una o più categorie documentali atte a contenere le e-mail archiviate, che potranno essere a loro volta contenute in una o più cartelle create nella propria casella di posta o in una casella condivisa. E’ quindi possibile prevedere archiviazioni separate per tipologie di e-mail differenti, come ad esempio quelle relative all’assistenza tecnica e quelle relative all’area commerciale.

Per il rispetto della privacy l’accesso alle categorie documentali sarà disciplinato secondo le usuali modalità previste da QualiWare, e la visibilità delle e-mail archiviate potrà essere concessa secondo regole ben definitenon solo ai mittenti o destinatari delle stesse, ma a qualsiasi utente si prevede possa essere a qualche titolo interessato alle informazioni in esse contenute.

Grazie a questa nuova funzionalità, l’e-mail viene gestito con gli stessi criteri del resto della documentazione prodotta e/o archiviata con QualiWare, e ne viene quindi salvaguardato il contenuto informativo.