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“Le Risorse Umane costituiscono la maggior risorsa delle organizzazioni, ma il loro ruolo, nell’era della conoscenza, si trasforma; e la loro gestione, nell’attuale contesto socioeconomico, comporta nuovi approcci.”

Questa affermazione è valida anche per quanto riguarda l’approccio alla gestione delle informazioni riguardanti le Risorse Umane. L’affermarsi dei modelli organizzativi basati sui Sistemi di Gestione (Qualità, Sicurezza, Ambiente, Responsabilità Sociale) ha comportato un notevole aumento del numero di informazioni da gestire per ciascuna risorsa impiegata, ai fini non solo di un utilizzo ottimale all’interno dell’organizzazione, ma anche di una sua tutela negli aspetti di salute e sicurezza. Fino a qualche anno fa, le uniche informazioni gestite erano quelle relative alle presenze e alle paghe. Oggi abbiamo, a livello di singola persona:

• Formazione ricevuta
• DPI consegnati
• Visite mediche sostenute e previste
• Descrizione delle mansioni svolte
• Curriculum

Si tratta quindi di informazioni variamente strutturate, e normalmente non gestite all’interno dei sistemi ERP. Per questo, generalmente i dipartimenti che gestiscono le Risorse Umane fanno affidamento a documenti Word e soprattutto a fogli elettronici Excel. Il risultato è, ovviamente, la mancanza di integrazione fra le informazioni, con la necessità di importare manualmente alcuni dati da altri sistemi (ad es. la gestione delle presenze, che tutte le aziende hanno), e anche duplicarli su più file per ottenere le visualizzazioni e le statistiche necessarie. Vi è inoltre un rischio privacy, dal momento che un singolo file è sicuramente più esposto a letture e modifiche indebite rispetto ad una informazione contenuta in un database. Infine, vi è la difficoltà ad effettuare interrogazioni e  distribuirne i risultati.

Questo approccio informatico alla gestione delle informazioni è ovviamente inefficiente, e nel medio termine può impedire una crescita del sistema e anche portarlo al collasso, dal momento che richiede un’elevata quantità di tempo per l’inserimento dei dati e la loro manutenzione.

Se si chiede ad un addetto alla gestione delle Risorse Umane se trova difficoltà nella gestione quotidiana dei dati, probabilmente questi risponderà di no, tanta è l’abitudine generalizzata a gestire le informazioni nel modo sopra descritto, con Excel e Word.

L’utilizzo del modulo Gestione Risorse Umane di QualiWare può invece portare ad una notevole diminuzione dei tempi di gestione, aprendo opportunità di miglioramento precedentemente non immaginabili.

In particolare, per quanto riguarda la gestione della Formazione del personale, è possibile registrare in modo strutturato tutta la formazione erogata, consentendo quindi di avere dati sempre aggiornati sulle competenze acquisite dagli addetti, sui costi sostenuti e anche effettuare analisi sulle necessità future partendo dai requisiti richiesti per svolgere le varie mansioni aziendali. Il controllo sulle scadenze della formazione obbligatoria è inoltre totale.

Vi è inoltre un aspetto di maggiore rintracciabilità che diventa indispensabile in caso di verifica da parte degli organi di controllo, i quali generalmente richiedono l’evidenza della formazione effettuata in base alle normative vigenti (si pensi a quella prevista dall’accordo Stato-Regioni). Con pochi click del mouse è possibile produrre tale evidenza, corredata da tutta la documentazione a supporto, che è possibile archiviare grazie all’integrazione con il sistema di gestione documentale.

Il feedback da parte dei nostri clienti non lascia spazio a dubbi: l’utilizzo del modulo di Gestione Risorse Umane di QualiWare porta notevoli risparmi in termini di tempo, e un aumento della quantità di informazioni disponibili, con la possibilità di implementazione di funzioni precedentemente non disponibili con una gestione tutta basata su Word ed Excel.

QualiWare è ora utilizzabile anche in Cloud, senza la necessità di installare alcun componente o software presso la propria azienda. Questa modalità risulta particolarmente conveniente per quelle aziende che non desiderano investire nell’infrastruttura informatica interna per predisporre quanto necessario per utilizzare QualiWare, delegando il compito ad una infrastruttura esterna che può garantire alta disponibilità del servizio e i necessari sistemi di sicurezza per assicurare l’integrità e la riservatezza dei dati.

Analysis offre un servizio specifico dedicato ai clienti che desiderano utilizzare la modalità Cloud. QualiWare viene configurato su un server dedicato installato presso l’infrastruttura di un partner Analysis che ne garantisce la piena disponibilità in ogni momento, nonché la sicurezza delle informazioni. Il cliente accede all’applicativo via internet da PC o dispositivo mobile (smartphone o tablet), attraverso un browser o l’app dedicata.

Il servizio ha un costo mensile per utente contemporaneo, che comprende anche il programma di manutenzione QIS, e quindi l’assistenza e gli aggiornamenti del software, che vengono curati direttamente dal Supporto Tecnico Analysis.

Potete richiedere informazioni su QualiWare in cloud al nostro servizio commerciale.

L’obbiettivo di una corretta applicazione dei principi delle ISO 9001 dovrebbe essere quello di diminuire quantità e costi dei controlli qualità. 

Per raggiungere questo importante obbiettivo è necessario non solo assicurare la qualità sorvegliando le fasi del processo “a monte” (e quindi il processo del fornitore nel caso in cui si parli di qualità del materiale acquistato), ma anche fare buon uso delle informazioni storiche disponibili, in modo da concentrare i controlli sui prodotti realmente critici, attivando il freepass o diminuendo le quantità di prodotti/lotti controllate per gli altri.

Per arrivare a questo, è necessario registrare accuratamente e sistematicamente gli esiti dei controlli di qualità, e disporre di un sistema che adatti i controlli previsti dal piano di controllo e la loro frequenza sulla base dello storico ed eventualmente di altri parametri.

Ciò che accade spesso nelle aziende è che, per semplicità gestionale, si definisca un piano di controllo per un prodotto-fornitore e lo si applichi sempre e sistematicamente così com’è, indipendentemente da ciò che avviene. Spesso, per non assumersi alcun tipo di rischio, si controlla tutto ciò che arriva. O, all’opposto, non si controlla nulla per questioni di tempo e di costi.

Il modulo Controllo Accettazione di QualiWare supporta l’azienda nell’implementazione di una politica ottimizzata di Controllo Qualità. Grazie ai due tipi di freepass, quello statico, attribuito a priori ad un prodotto-fornitore sulla base di considerazioni specifiche, e quello dinamico, che si attiva sulla base dello storico dei controlli e si disattiva automaticamente in caso di non conformità, si ha la possibilità di concentrare i controlli sulle reali criticità. Se si preferisce non fare uso del freepass, è comunque possibile definire il campionamento in modo dinamico in base allo storico e al fornitore, così come è possibile fare uso del campionamento statistico in base alle norme ISO 2859/1 (ex MLT-STD 105 e UNI 4842-75), così come è possibile implementare una politica di salto di lotti programmato.

Il tutto corredato dalla possibilità di documentare in modo accurato il piano di controllo, con l’inserimento di disegni, foto, procedure che il collaudatore può visualizzare al momento della registrazione dei controlli stessi, senza bisogno di effettuare stampe.

Il piano di controllo viene stabilito a priori e viene presentato all’operatore CQ il quale sa sempre esattamente cosa deve fare, in termini di variabili, attributi e quantità da controllare per il lotto specifico. E’ anche possibile bloccare il collaudo di un prodotto centralmente, informando così in tempo reale il Controllo Qualità della necessità di sospendere un determinato prodotto.

Le non conformità possono essere registrate in tempo reale, anche solo a livello di tipologia per quelle che non richiedono l’apertura di un vero e proprio flusso. In questo modo l’informazione è registrabile con un dispendio di tempo minimo da parte dell’operatore CQ, agevolando così la creazione di un database informativo che contribuirà all’ottimizzazione dell’intensità dei controlli, oltre che ovviamente alla valutazione dei fornitori.

Il grande livello di integrazione con i più diffusi ERP, sia in acquisizione dati che in restituzione per la movimentazione dei magazzini, e la grande esperienza dei consulenti QualiWare in quest’ambito, fa di QualiWare lo strumento ideale per la corretta gestione informatica dei controlli in accettazione.

Per approfondire, scaricate la scheda informativa.

Come sempre, Analysis apre il nuovo anno rilasciando la nuova release maggiore di QualiWare.

Questa nuova versione consolida tutte le novità introdotte nel corso del 2013, e in particolare integra la nuova piattaforma mobile, che consente, senza necessità di installare alcun altro componente oltre all’aggiornamento, di accedere alle informazioni contenute nel database di QualiWare da smartphone e tablet, estendendo a questi dispositivi la potenza del form designer.

Per divulgare la conoscenza delle nuove funzionalità contenute nella release 2014, Analysis organizzerà sessioni di approfondimento gratuite riservate ai clienti che hanno sottoscritto il contratto di manutenzione QIS, nell’ambito della iniziativa QualiWare Academy. La programmazione dei corsi della QualiWare Academy è disponibile nell’apposita sezione news del sito e sulle nostre pagina Facebook e Twitter.